Jakie dane mogą trafić do akt osobowych pracownikaFirma musi skompletować akta osobowe dotyczące zatrudnionej osoby oraz jej uprawnień i obowiązków, w tym m.in. materiały z rekrutacji dopuszczone przepisami i wyniki badań medycyny pracy. Niedochowanie tego obowiązku może działać na niekorzyść pracodawcy w razie sporu, a także skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową zagrożoną karą grzywny.Anna Puszkarska•11 marca 2026
Stawki za dawną dokumentację płacową idą w góręJuż niedługo zmieni się wysokość opłat za kopie i odpisy dawnej dokumentacji pracowniczej przechowywanej w archiwach i prywatnych firmach. Opłaty wzrosną średnio o 75 proc. W praktyce oznacza to, że osoby poszukujące świadectw pracy czy list płac po zlikwidowanych zakładach pracy poniosą znacznie wyższe koszty uzyskania dokumentów niezbędnych m.in. do wyliczenia emerytury lub renty.SBeata Lisowska•19 lutego 2026
Nowe stawki opłat za kopie z archiwów płacowychWprawdzie koszty dla osób potrzebujących dokumentów po zlikwidowanych zakładach pracy będą wyższe aż o 75 proc., ale trzeba pamiętać, że podwyżka opłat za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji następuje po ponad 20 latach.Marcin Mroziuk•17 lutego 2026
Stawki za starą dokumentację płacową drastycznie wzrosną. Resort kultury zwiększa opłatyChoć podwyżki opłat przekraczają nawet 100 proc., bez nich prywatni przechowawcy akt osobowych i płacowych nie utrzymaliby się długo na rynku. Dlatego wzrost cen za sporządzenie i wydanie kopii czy odpisu starych akt osobowych lub płacowych jest niezbędny.Renata Majewska•23 czerwca 2025
Zakres obowiązków pracownika – czy musi być przedstawiony na piśmiePracodawca nie ma prawnego obowiązku przekazywania zakresu obowiązków pracownika w formie pisemnej, ale taka dokumentacja może być kluczowa w razie konfliktu lub kontroli. Pisemny zakres obowiązków ułatwia egzekwowanie zadań i stanowi dowód w sporach przed sądem pracy.15 maja 2025
Czy pracodawca powinien zaktualizować informacje w kwestionariuszu z danymi pracownikaW trakcie trwania stosunku pracy pracownica wyszła za mąż i zmieniła nazwisko. W aktach osobowych pracownicy jest kwestionariusz z jej danymi, zgromadzonymi podczas ubiegania się o zatrudnienie. Czy pracodawca powinien odnotować zmianę nazwiska pracownicy w tym kwestionariuszu lub usunąć kwestionariusz z akt?Anna Puszkarska•17 kwietnia 2025
Trzeba pilnować terminów, aby nie stracić urlopu Czy uzupełniający urlop macierzyński można podzielić na części? Czy, aby z niego skorzystać, należy wycofać złożony już wniosek o urlop rodzicielski? A także czy trzeba dostosowywać dokumentację pracowniczą w związku z wprowadzeniem nowego uprawnienia? Na takie pytania odpowiadają eksperci z departamentu prawa pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w ramach wspólnej akcji z DGPMirosława Brzostek-Kleszcz•20 marca 2025
Przepisy blokują korzystanie z ułatwień dotyczących aktFirmy rzadko korzystają z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentów pracowniczych oraz ich elektronizacji. Pracodawcy postulują uelastycznienie regulacji, co powinno zachęcić przedsiębiorców do tych rozwiązańKarolina Topolska•28 stycznia 2025
Czy pracodawca może określić formę wniosku o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższejAnna Puszkarska•09 stycznia 2025
Utraconą w powodzi dokumentację pracowniczą trzeba odtworzyćWielu pracodawców z terenów południowej Polski, przez które przeszła powódź, mierzy się teraz z problemem, którym jest zniszczenie lub utracenie dokumentacji pracowniczej. Jej brak może negatywnie wpłynąć na wiele kwestii, w tym tych związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniami, ubezpieczeniami czy przyszłymi świadczeniami emerytalnymi zatrudnionych. Dlatego na pracodawcach spoczywa obowiązek odtworzenia dokumentów, aby uniknąć wystąpienia w przyszłości problemów.Klaudia Ziętkowska•21 listopada 2024
Agencja prowadzi jedne akta dla wielokrotnie zatrudnianej osobyZasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla pracowników tymczasowych są takie same jak dla ogółu pracowników. Jeśli zostają oni zatrudnieni na stałe, nadal mają tę samą teczkę personalnąspecjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•31 października 2024
Agencja prowadzi jedne akta dla wielokrotnie zatrudnianej osobyZasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla pracowników tymczasowych są takie same jak dla ogółu pracowników. Jeśli zostają oni zatrudnieni na stałe, nadal mają tę samą teczkę personalną,specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•30 października 2024
Przechowywanie akt osobowych – od kiedy liczyć 10 lat? [TABELA]Przechowywanie akt osobowych pracowników to podstawowy obowiązek pracodawcy. Okres przechowywania uzależniony jest od czasu nawiązania stosunku pracy. Od kiedy liczyć 10 lat? Co jeśli dokumentacja pracownicza może być dowodem w postępowaniu?Emilia Panufnik•06 sierpnia 2024
Po podziale pracodawcy dokumentację wypadkową i płacową należy przechowywać w tym samym miejscuW związku z podziałem spółki nasz zakład pracy ma ulec podziałowi na dwie części. Kto powinien przechowywać dokumentację powypadkową? Jak długo należy ją przechowywać? Kiedy roszczenia pracowników ulegają przedawnieniu?Maciej Ambroziewicz•27 czerwca 2024
Forma pisemna uwiera i pracowników, i pracodawcówPracodawcy postulują, by więcej wniosków i oświadczeń pracowników można było składać e-mailowo. Resort pracy zapowiada pogłębioną analizę kodeksu pracy w celu ewentualnej zmiany przepisówKarolina Topolska•09 maja 2024
Gdy pracownik odchodzi, można szybciej usunąć daneW ocenie UODO nie jest naruszeniem przekazanie do archiwum akt z dokumentami w części E, jeśli pracownik zwalnia się z pracy w trakcie obowiązkowego okresu przechowywania wyników kontroli trzeźwości. Pracodawcy powinni jednak rozważyć szybsze usunięcie dokumentówspecjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek•25 kwietnia 2024
Wniosek urlopowy nie zawsze musi być złożony przez pracownika w formie pisemnejMarcin Stanecki•25 kwietnia 2024