Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to ułatwienie dla urzędu i korzyści dla obywatela

Choć elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) w urzędach to korzyść nie tylko dla obywateli załatwiających tu swoje sprawy, to na jego wprowadzenie decyduje się niewielu kierowników samorządowych urzędów.

Skalę niechęci ujawniła sonda przeprowadzona przez DGP w grudniu zeszłego roku w urzędach miast na prawach powiatu i urzędach marszałkowskich. Pytaliśmy o stopień wdrożenia u nich EZD. Okazuje się, że z 50 takich miast tylko 13, czyli nieco ponad jedna czwarta, zdecydowało się na elektroniczny system. Co gorsza, większość stosuje EZD tylko do części prowadzonych przez siebie spraw.

Wcale nie lepiej wypadły większe jednostki. Na szesnaście urzędów marszałkowskich tylko jeden zdecydował się na EZD.

Alternatywa czy konieczność

Takie dane nie napawają optymizmem w obliczu obowiązujących przepisów. Mogą też dziwić, bo w opinii ekspertów EZD to instrument przyjazny dla urzędów. Kwestię wykonywania w urzędach jednostek samorządu terytorialnego czynności związanych z obiegiem dokumentacji, zarówno tej wytworzonej, jak i napływającej do organów, reguluje rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 57).

Instrukcja przewiduje, że czynności kancelaryjne są wykonywane przez urzędników albo w systemie tradycyjnym, którego podstawę stanowią dokumenty papierowe, albo właśnie w EZD, czyli systemie teleinformatycznym, w ramach którego następuje ewidencjonowanie prowadzenia i załatwienia sprawy na podstawie dokumentów elektronicznych.

Wyboru między dwoma systemami dokonuje kierownik podmiotu. I choć w tym zakresie posiada luz decyzyjny, to z brzmienia przywołanych przepisów wynika, że docelowym instrumentem do wykonywania czynności kancelaryjnych ma być EZD. Urząd po jego wdrożeniu, które bądź co bądź kosztuje, nie może już powrócić do systemu tradycyjnego.

- Wdrożenie EZD wymaga poniesienia kosztów finansowych, co może stanowić czynnik hamujący w związku z brakiem środków finansowych w budżetach poszczególnych jednostek na ten cel. Niemniej jednak sprawnie działające EZD jest jednym z podstawowych czynników sprawnego wdrożenia e-administracji. Dlatego też Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji będzie promowało i wspierało jednostki samorządu terytorialnego w zakresie implementacji EZD w urzędach - tłumaczy w rozmowie z DGP Artur Koziołek, rzecznik prasowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Rozwiązaniem pośrednim zachęcającym do skorzystania z nowoczesnych technologii jest równoległe funkcjonowanie obydwu systemów. Jako podstawowy wybiera się EZD, ale jednocześnie określa się zakres spraw załatwianych tradycyjnymi metodami. W praktyce urzędy, które w pełni wdrożyły EZD, na początku ustanawiały niezwykle szeroki katalog wyjątków następnie stopniowo z nich rezygnując.

Tysiące powodów

Argumentów mogących przekonać urzędy do otwarcia się na EZD są tysiące, a dokładnie 39 tysięcy. Na tyle podkarpacki urząd wojewódzki wyliczył środki, które w ubiegłym roku udało się zaoszczędzić dzięki korzystaniu z elektronicznego zarządzania dokumentacją. Skąd te wyliczenia? Więcej pieniędzy w kasie urzędu zostało przede wszystkim dzięki różnicom między wcześniejszymi kosztami korzystania z dokumentacji papierowej a nakładami na obrót aktami spraw w postaci elektronicznej. Na przykład w systemie tradycyjnym napływające do urzędu e-maile trzeba drukować i załączać do teczek z aktami. Koszt jednej takiej operacji to ok. 20 groszy. Przy 9,5 tys. wiadomości wpadających do elektronicznej skrzynki pocztowej urzędu rocznie ta niewielka z pozoru kwota urasta do prawie dwóch tysięcy złotych. A na wysyłce tylko jednej decyzji przez ePUAP, a nie listownie oszczędzić można prawie 7 zł.

W takim przypadku o wiele łatwiej jest zorganizować również archiwum zakładowe. O ile przy systemie papierowym musi to być oddzielne pomieszczenie spełniające szereg wyśrubowanych kryteriów, o tyle w EZD przekazanie sprawy do archiwum sprowadza się jedynie do przekazania archiwiście uprawnień dostępu do elektronicznych akt sprawy przez wydział zajmujący się jej załatwieniem. Wymaga to wykonania kilku czynności w systemie zamiast skomplikowanej procedury przenoszenia i porządkowania papierów.

Powodem, który przywołują urzędy, broniąc się przed wdrożeniem EZD, jest przywiązanie obywateli do papieru i chęć prowadzenia przez nich urzędowej korespondencji tradycyjną drogą. - Ze względu na niewielką liczbę dokumentów wpływających do nas w postaci elektronicznej w stosunku do wszystkich dokumentów wpływających do urzędu nie została podjęta decyzja o wdrożeniu EZD - usłyszeliśmy od Pawła Lubienieckiego z biura społeczeństwa informacyjnego w świętokrzyskim urzędzie wojewódzkim.

Takie przywiązanie mieszkańców do papieru, choć oczywiście jest pewną niedogodnością, nie powinno jednak stanowić zapory przed informatyzacją administracji. EZD pozwala bowiem digitalizować pisma trafiające do urzędu. Po ich cyfrowym odwzorowaniu pracownik organu posługuje się właśnie tą elektroniczną kopią wprowadzoną do systemu. To z kolei duże ułatwienie z punktu widzenia wewnętrznej wymiany dokumentacji między współpracującymi przy danej sprawie komórkami urzędu. Nie ma również przeszkód, by przekazać obywatelom decyzję administracyjną na papierze. W takiej sytuacji wystarczy zwykły wydruk komputerowy stanowiący odzwierciedlenie tego, co zawiera dokument elektroniczny umieszczony w EZD.

Z drugiej strony należy spodziewać się, że w związku z postępującą cyfryzacją społeczeństwa będą się rozwijać elektroniczne kanały komunikacji obywatela z administracją (np. automatyczna rejestracja przesyłek). A wtedy urzędy odczują, o ile łatwiejsze staje się rejestrowanie pism i spraw kierowanych do urzędu, gdyż wiele etapów w tym procesie zostanie wykonanych automatycznie.

Brak funduszy na wdrożenie systemu też nie musi być przeszkodą Niektóre urzędy, np. zamojski czy wrocławski, wystąpiły o dofinansowanie z funduszy unijnych. W tym ostatnim przypadku było to w ramach Działania 2.2 Rozwój usług elektronicznych w Priorytecie II Rozwój społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.

Nie do ukrycia

Oprócz technicznych zalet korzystanie z EZD podnosi poziom bezpieczeństwa w administracji. Wszystkie czynności wykonywane w systemie są rejestrowane automatycznie; nie ma zatem możliwości, by działanie urzędnika nie pozostawiło śladu. To zaś służy zapewnieniu lepszej transparentności, co finalnie przekłada się na wzrost zaufania obywateli do pracy urzędników.

W EZD znajdują się nie tylko ostateczne pisma, lecz takżę notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz wiadomości ze służbowych skrzynek poczty elektronicznej pracowników organu.

To, co jest atutem dla petentów, jest również przydatne dla samego urzędu, który mając w EZD udokumentowane co do sekundy wykonanie poszczególnych czynności kancelaryjnych, może bronić się przed niesłusznymi zarzutami m.in. o bezczynność.

Zalety EZD

● Ograniczenie ilości dokumentacji papierowej krążącej w urzędzie.

● Obniżenie kosztów funkcjonowania archiwów zakładowych.

● Skuteczniejszy nadzór nad pracą urzędników pod kątem ich efektywności.

● Lepsza pozycja w sporach sądowych z klientami urzędów.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl

opinia eksperta

@RY1@i02/2013/031/i02.2013.031.08800090f.805.jpg@RY2@

Radosław Mędrzycki, asystent w Katedrze Prawa Administracyjnego i Samorządu Terytorialnego Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego

Powolny proces wdrażania systemu EZD w podmiotach jednostek samorządu terytorialnego jest zjawiskiem złożonym. Wynika to między innymi ze strachu przed nowymi, często niezrozumiałymi rozwiązaniami prawno-informatycznymi, choć, jak podkreślają praktycy, część kierowników aż za dobrze rozumie rolę narzędzi informatycznych i boi się przyjąć na siebie większą odpowiedzialność związaną z przejrzystością funkcjonowania podmiotu.

Wśród praktyków podkreśla się także, że kierownicy podmiotów, którzy na mocy par. 1 ust. 3 w związku z par. 1 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej (załącznik 1 do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, od 20 stycznia 2011 r. zostali zobowiązani przez prawodawcę do wyboru podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, muszą sami dostrzegać potrzebę wyboru systemu EZD. To z kolei wiąże się z koniecznością rozumienia wprowadzanych rozwiązań organizacyjnych. Niestety wprowadzaniu nowych przepisów nie towarzyszyły od początku szersze działania przybliżające funkcjonowanie systemu EZD, a nieliczne komentarze odstraszały swoją lakonicznością (porównaj uzasadnienie projektu rozporządzenia w kwestii braku możliwości powrotu do systemu tradycyjnego).

Prawdziwa wydaje się zatem teza, iż nie ma odwrotu od systemu EZD. Kwestią czasu jest przekonanie się do niego większości podmiotów. Niewątpliwie proces ten może nabrać tempa za sprawą pionierów i koordynatorów przemian. Jednym z nich jest podlaski urząd wojewódzki. Bez wątpienia istnieje również potrzeba budowy platformy doświadczeń będącej forum wymiany poglądów na temat wdrażania systemu EZD.

Pamiętajmy również o potrzebie edukacji nowego pokolenia urzędników, w założeniach bardziej przyjaznego dokumentom elektronicznym, którzy mogą w niedalekiej przyszłości odgrywać rolę liderów wdrażania systemu EZD w swoich podmiotach.

opinia eksperta

@RY1@i02/2013/031/i02.2013.031.08800090f.806.jpg@RY2@

Aneta Suliga, zastępca naczelnika Wydziału Nadzoru i Administracji Urzędu Miasta Częstochowy

W Urzędzie Miasta Częstochowy w EZD pracujemy już od 2000 roku. Od 2011 roku jest to podstawowy system dokumentacji spraw. W liczącym ponad ośmiuset pracowników urzędzie wdrożony został system elektronicznego obiegu dokumentów OfficeObjects®DocMan, który objął cały urząd. Co warto podkreślić, w systemie pracują wszyscy pracownicy naszej jednostki - począwszy od referenta, a skończywszy na prezydencie. OfficeObjects®DocMan pozwala na bardzo szybkie wyszukiwanie dokumentów, daje możliwość prześledzenia ścieżki, jaką dany dokument przebył w urzędzie, oraz kontroli terminowości załatwiania spraw i udzielania odpowiedzi. Interesant może otrzymać od ręki (po zarejestrowaniu sprawy w systemie) potwierdzenie wpływu swojego wniosku. Na potwierdzeniu znajduje się numer kancelaryjny, na podstawie którego interesant może sprawdzić status swojej sprawy w BIP. Podstawowymi korzyściami wynikającymi z zastosowania systemu OfficeObjects®DocMan są między innymi poprawienie i przyspieszenie obsługi interesantów, zmniejszenie kosztów działania administracji przy zapewnieniu niezawodności i wysokiej jakości działania oraz doprowadzenie stanu zasobów informacyjnych do postaci umożliwiającej dalszą ich integrację i lepsze wykorzystanie. Wdrożenie EZD w oczach klientów znacząco wpływa również na zwiększenie transparentności i przejrzystości działania samego urzędu. Władze miasta otrzymały tym samym narzędzie zarządcze i bardzo szczegółową bazę danych zawierającą np. informacje o sposobie i terminowości załatwienia nawet najdrobniejszej sprawy konkretnego mieszkańca. Przy tym dotarcie do tych informacji jest łatwe i szybkie. Ogromną korzyścią z wdrożenia EZD jest możliwość uzyskania informacji z dowolnego miejsca. Kadra zarządzająca, jak również niektórzy pracownicy posiadają zdalny dostęp do zasobów urzędowych, w tym EZD. Umożliwia to szybsze i bardziej skuteczne podejmowanie decyzji, a co za tym idzie, przyspieszenie załatwiania spraw. Będąc poza urzędem, pracownicy mogą zdalnie podejmować decyzje, mając komplet niezbędnych informacji. System Zarządzania Dokumentami zintegrowany jest z elektronicznymi skrzynkami podawczymi, które Urząd Miasta Częstochowy udostępnia na platformach SEKAP oraz ePUAP. Dzięki temu elektroniczne wnioski złożone przez interesantów automatycznie wpływają do systemu, a tam następnie są procedowane zgodnie z ustalonymi procedurami pracy (workflow).

Co warto podkreślić, Urząd Miasta Częstochowy jest jednym z nielicznych urzędów, które wdrożyły zapisy nowej instrukcji kancelaryjnej, wybierając jako podstawowy system realizacji i dokumentacji spraw EZD.