Sprawdzanie billingów rozmów pracownika z telefonu służbowego jest dozwolone jedynie za jego wiedzą

Mimo że takie działanie pracodawcy należy uznać za dopuszczalne, to - zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych - jednocześnie trzeba podkreślić, że pracodawca nie może być zwolniony z obowiązku poinformowania swoich pracowników o zasadach korzystania lub całkowitego zakazu korzystania z telefonu służbowego do celów prywatnych, a przede wszystkim o dokonywaniu przez pracodawcę kontroli billingów z rozmów przeprowadzanych z telefonu służbowego, tj. weryfikacji połączeń wykonanych w celach służbowych. Brak powiadomienia pracownika o sprawdzaniu billingów rozmów z telefonu służbowego może być uznany za naruszenie jego prawa do prywatności. Konieczność poinformowania pracownika o takim postępowaniu wynika z zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych. Jedną z nich jest prawo do bycia poinformowanym o tym, kto, w jakim zakresie i w jakim celu przetwarza nasze dane osobowe.

W tym miejscu zasadne jest wskazanie wyroku Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w Strasburgu z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland v. the United Kingdom (no. 62617/00) dotyczącego monitoringu rozmów telefonicznych i e-maili pracowników. Trybunał zwrócił w tym rozstrzygnięciu uwagę, iż zgodnie z art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, która została ratyfikowana przez Polskę, każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji. Trybunał uznał, że brak powiadomienia pracownika o monitorowaniu jego rozmów oraz przesyłanej elektronicznie korespondencji, a także innej aktywności, można rozpatrywać w kontekście ewentualnego naruszenia jego prawa do prywatności.

Artykuł 49 Konstytucji RP gwarantuje wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Uprawnienie to należy rozumieć szeroko, a więc nie tylko jako prawo do tajemnicy treści korespondencji, ale również prawo do zachowania w tajemnicy przed innymi podmiotami faktu, że do komunikacji między określonymi osobami w ogóle doszło. Jednak w czasie pracy pracownik powinien wykonywać pracę na rzecz pracodawcy. Z tego względu swoboda komunikowania się może zostać ograniczona.

Niemniej GIODO stoi na stanowisku, że sprawdzanie billingów rozmów pracownika z telefonu służbowego będzie dozwolone jedynie za jego wiedzą. Niezwykle ważne jest również ustalenie jasnych zasad korzystania przez pracownika z telefonu służbowego. Poinformowanie pracownika o możliwości sprawdzania przez pracodawcę billingów rozmów z telefonu służbowego może zostać zawarte np. w regulaminie pracy lub umowie o pracę czy zarządzeniach pracodawcy wydawanych wobec pracowników.