Ministerstwo przed kontrolerem nie ucieknie ani się nie schowa

Kontrole w urzędach co do zasady dzielą się na wewnętrzne i zewnętrzne, w zależności od tego, czy czynności sprawdzające prowadzi komórka wewnętrzna tego organu administracji, czy też podmiot zewnętrzny - np. Najwyższa Izba Kontroli, Państwowa Inspekcja Pracy, a w ministerstwach przykładowo Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.

Według planu

Kontrole mogą być planowane (przewidziane i realizowane zgodnie z planem kontroli przygotowanym na dany kwartał, pierwsze lub drugie półrocze albo cały rok z góry) i doraźne - w reakcji na doniesienia o nieprawidłowościach, np. na artykuły w prasie. W drugim przypadku sprawdzenie odbywa się po okazaniu legitymacji i upoważnienia szefa organu kontrolującego do przeprowadzenia czynności.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy jest możliwe wejście tylko na legitymację, nawet bez upoważnienia. Dotyczy to chociażby inspektorów pracy, którzy do wszystkich organów administracji publicznej mają prawo wejść na podstawie legitymacji.

Trzy naraz

Istotne jest także, że gdy sprawdzany jest podmiot administracji, a nie prywatny przedsiębiorca, inspektor pracy przychodzący na kontrolę nie jest blokowany czynnościami kontrolnymi innego organu. Nawet gdy w danym podmiocie trwa akurat kontrola NIK, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy innego organu nadzoru, swoje czynności może przeprowadzić także inspekcja pracy.

W przeciwieństwie do przedsiębiorców, którzy co do zasady muszą być uprzedzani o zamiarze przeprowadzenia u nich kontroli przez dany organ czy inspekcję, w przypadku urzędów nie jest to konieczne. Sprawdzające administrację podmioty nie mają też ograniczeń co do czasu trwania wizyty w urzędzie i liczby prowadzonych równocześnie kontroli. Jedynym ograniczeniem jest racjonalne podejście do takich działań.

Typowanie to podstawa

To, co łączy kontrolowane urzędy administracji i przedsiębiorców, to typowanie przez poszczególne organy i określanie celu kontroli. Dzięki temu kontrolujący podmiot już w momencie przyjścia do firmy dobrze wie, co chce i co powinien zbadać. To pozwala wydatnie skracać czas sprawdzania. Kontrole inspektorów pracy w podmiotach administracji trwają zwykle parę dni. Rzadko kiedy zaczynają się i kończą jednego dnia.

Przykładowo Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), konstruując program działania, co roku przeprowadza szeroką konsultację, by w planie zadań uwzględnić możliwie najszersze spektrum zagadnień zgłoszonych przez podmioty działające na rzecz ochrony pracy i sprostać społecznemu zapotrzebowaniu.

- Z uwagą analizujemy propozycje tematyczne związków zawodowych i organizacji pracodawców, ministerstw i urzędów centralnych, organów kontroli warunków pracy i jednostek naukowo-badawczych - zapewnia Danuta Rutkowska, rzecznik prasowy głównego inspektora pracy. Dodaje, że w doborze zadań programowych PIP respektuje standardy europejskie, zalecenia Rady Ochrony Pracy i komisji sejmowych oraz uwzględnia potrzeby krajowego rynku pracy i sytuację makroekonomiczną.

- Wśród działań kontrolnych i prewencyjnych na rok 2013 zaplanowaliśmy zarówno zadania długofalowe (na lata 2013-2015), jak i roczne. Pierwsze dotyczą strategicznych obszarów ochrony pracy, których specyfika wymaga przyjęcia perspektywy długookresowej. W zadania te zaangażowane są wszystkie okręgowe inspektoraty pracy - wyjaśnia rzecznik prasowy PIP. - Drugie, czyli zadania roczne, uwzględniają bieżące działania w zakresie ochrony pracy. W ich realizację zaangażowane są, zależnie od rodzaju badanych zagadnień, wszystkie lub tylko część okręgowych inspektoratów pracy - dodaje Danuta Rutkowska.

Te zadania są koordynowane centralnie, tj. przez Główny Inspektorat Pracy (w niektórych przypadkach we współpracy z wybranym okręgiem). - Wynika to z potrzeby zapewnienia jednolitej metodyki i jednolitych zasad realizacji tych zadań - zapewnia Danuta Rutkowska. Takie podejście umożliwia kompleksową analizę uzyskanych danych i diagnozowanie potrzeb w zakresie ochrony pracy. Chodzi np. o badanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, przeprowadzanie kontroli legalności zatrudnienia, prowadzenie szkoleń z zakresu bhp i profilaktycznych badań lekarskich, zatrudniania osób niepełnosprawnych, czasu pracy, udzielania urlopów wypoczynkowych, przestrzegania uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem czy badanie zgłaszanych skarg.

Zgodnie z prawem

Tylko w 2012 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa i urzędy wojewódzkie zakończyły 4731 kontroli zewnętrznych, co stanowi ponad jedną trzecią (36 proc.) wszystkich kontroli zewnętrznych przez nie przeprowadzonych (13 276).

Podstawę prawną do przeprowadzania kontroli stanowi przede wszystkim ustawa z 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. nr 185, poz. 1092), ale także ustawy szczegółowo regulujące czynności - np. ustawa o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym(t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 621), ustawa z 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 231, poz. 1701 z późn. zm.) czy ustawa z 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 12, poz. 68 z późn. zm.; dalej ustawa o p.s.p.).

Rząd stawia na uczciwość i rzetelność

Wsparciem dla sprawdzania prowadzonego przez jednostki administracji rządowej są też zatwierdzone przez szefa KPRM "Standardy kontroli w administracji rządowej". Zgodnie z nimi podstawowymi zasadami, jakimi powinny kierować się osoby zarządzające takimi działaniami, nadzorujące je oraz kontrolujący, jest uczciwość, rzetelność, niezależność, obiektywizm, poufność i profesjonalny osąd. Nieprzestrzeganie ich może oznaczać dla kontrolującego odpowiedzialność dyscyplinarną lub porządkową.

Na podstawie tych standardów opracowane zostało z kolei "Wprowadzenie do kontroli w administracji rządowej". Dokument zawiera szczegółowe wskazówki, jak powinna wyglądać dobra kontrola.

Zgodnie z sugestią autorów opracowania dobrze przygotowane sprawdzenie to takie, w którym dokładnie wiadomo, co, dlaczego, w jakich warunkach i jak kontrolować. Temu ma służyć analiza przedkontrolna, w której wskazane zostaną najbardziej prawdopodobne obszary wystąpienia nieprawidłowości. Zła analiza skutkować może źle przygotowaną kontrolą, w trakcie której wykonujące ją osoby dopiero zdobywają podstawową wiedzę o kontrolowanej działalności.

MSW w straży

Działalność Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej kontrolują np. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Najwyższa Izba Kontroli.

Podstawą prawną działalności kontrolnej w resorcie spraw wewnętrznych, jak podaje Małgorzata Woźniak, rzecznik prasowy MSW, jest poza ustawą o p.s.p. także decyzja nr 65 ministra spraw wewnętrznych z 31 maja 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania wytycznych w zakresie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w urzędach obsługujących organy lub w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra spraw wewnętrznych (Dz.Urz. MSW z 2012 r. poz. 43 z późn. zm.) i zarządzenie nr 43 dyrektora generalnego z 18 maja 2012 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w MSW. Poza tym także ustawa z 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych (Dz.U. nr 208, poz. 1240), rozporządzenia Rady Ministrów: z 7 stycznia 2008 r. w sprawie celów specjalnych oraz trybu przeprowadzania kontroli wykorzystania środków budżetowych i mienia państwowego na te cele (Dz.U. nr 17, poz. 102) i z 13 stycznia 2004 r. w sprawie wykonywania zadań obronnych (Dz.U. nr 16, poz. 151). Kontrole MSW reguluje ponadto ustawa z 1 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie i ratownictwie w górach i na zorganizowanych terenach narciarskich (Dz.U. z 2011 r. nr 208, poz. 1241), ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228) oraz ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447).

Podstawą zaś do przeprowadzania kontroli w MSW przez zewnętrzne podmioty jest ustawa z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (t.j. Dz.U. z 2011 r. poz. 82 z późn. zm.), ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 404 z późn. zm.) oraz wspomniane ustawy o NIK i o CBA.

Korupcja pod lupą

Z najświeższej informacji o wynikach działalności CBA wynika, że ta służba powołana dla zwalczania korupcji w życiu publicznym i gospodarczym prowadziła w 2012 roku 466 postępowań przygotowawczych. Wszczętych zostało 251 śledztw, a zakończonych - 236. W sumie funkcjonariusze postawili 1851 zarzutów 584 osobom. Do najczęściej stosowanych wobec nich środków zapobiegawczych należało poręczenie majątkowe (173 razy). Dozór policji zastosowano 88 razy, zakaz opuszczania kraju otrzymały 42 osoby, a tymczasowe aresztowanie zastosowano wobec 41 osób.

W ubiegłym roku CBA wszczęło też 589 analiz przedkontrolnych, a zakończyło 542. Ponad 63 proc. spośród prowadzonych 834 analiz dotyczyło oświadczeń o stanie majątkowym oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej, składanych przez osoby pełniące funkcje publiczne. Podobnie jak w latach poprzednich analizy przedkontrolne najczęściej dotyczyły zamówień publicznych (145 analiz). CBA analizowała także rozporządzanie mieniem państwowym i komunalnym (58) oraz gospodarowanie środkami publicznymi (47).

W wielu przypadkach służba nie poprzestała na analizach, lecz podjęła dalsze czynności. Przykładowo w 137 przypadkach biuro wszczęło kontrolę oświadczeń majątkowych, m.in. parlamentarzystów - 14 kontroli, pracowników agencji państwowych - 10 oraz kierowników i pracowników w urzędach państwowych - 7. W 44 przypadkach prowadzona była kontrola dotycząca decyzji gospodarczych. Skierowano też zawiadomienia do prokuratury o popełnieniu przestępstwa w 26 przypadkach. Także w 26 przypadkach służba wystąpiła z wnioskami do urzędów skarbowych o wszczęcie postępowań wyjaśniających lub sprawdzających.

Funkcjonariusze prowadzili również 230 kontroli. Wszczęto 173 kontrole, a zakończono 176. Większość kontroli (81,7 proc.) CBA przeprowadziła w trybie doraźnym. Kontrole zrealizowane zgodnie z planem stanowiły zaledwie 18,3 proc. wszystkich postępowań.

Największa liczba kontroli (spośród 83 kontroli decyzji gospodarczych) dotyczyła zamówień publicznych, gospodarowania środkami publicznymi oraz wsparcia finansowego.

Jak zapewnia Jacek Dobrzyński, rzecznik prasowy CBA, w grupie podmiotów obecnie kontrolowanych znajdują się naczelne organy administracji państwowej, jak również centralne organy administracji państwowej. Biuro prowadzi obecnie kontrole w Ministerstwie Edukacji Narodowej, Ministerstwie Sprawiedliwości, Agencji Nieruchomości Rolnych, oddziale terenowym Agencji Nieruchomości Rolnych, oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia, a także w Agencji Rezerw Materiałowych, regionalnym zarządzie gospodarki wodnej i w Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Najważniejsze etapy

Zarządzenie kontroli planowej lub doraźnej przez kierownika jednostki kontrolującej.

Przygotowanie programu kontroli, złożenie przez kontrolera pisemnego oświadczenia o braku przesłanek uzasadniających jego wyłączenie od udziału w kontroli oraz wydanie mu upoważnienia do kontroli.

Przeprowadzenie czynności kontrolnych.

Przygotowanie wystąpienia pokontrolnego ze wskazaniem ustaleń. Projekt wystąpienia pokontrolnego podpisywany jest przez kontrolera i kierownika komórki do spraw kontroli.

Przekazanie kierownikowi jednostki kontrolowanej projektu wystąpienia pokontrolnego z pouczeniem o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń, w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania projektu.

Opracowanie wystąpienia pokontrolnego obejmującego treść projektu wystąpienia i wyniki analizy zastrzeżeń.

Przekazanie przez kierownika jednostki kontrolującej wystąpienia pokontrolnego kierownikowi jednostki kontrolowanej.

Monitorowanie przez jednostkę kontrolującą realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.

● Kontrola może być przeprowadzana również w trybie uproszczonym, w którym sporządza się sprawozdanie z kontroli, podpisywane przez kierownika jednostki kontrolującej.

● W uzasadnionych przypadkach sporządza się informację o wynikach kontroli, która może zawierać wyniki więcej niż jednej kontroli.

Co może, a co musi każda ze stron

Obowiązki	- przyjęcie zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego i ich analiza, - zachowanie przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, - przyjęcie oświadczenia, jeżeli ma ono związek z zakresem kontroli, - niezwłoczne informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzeniu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego, możliwości powstania niepowetowanej szkody w mieniu, - udostępnianie akt kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one sobie anonimowość.	- niezwłoczne przedstawianie dokumentów, - terminowe udzielanie wyjaśnień, - sporządzanie i przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów, wyciągów, zestawień, odpisów, - zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolera dokumentów i materiałów, - poinformowanie o sposobie wykorzystania uwag i ocen oraz wykonania wniosków, zaleceń, rekomendacji lub o przyczynach ich niewykonania albo o innym sposobie usunięcia nieprawidłowości, - udostępnianie niezbędnych urządzeń technicznych i zapewnienie dostępu do internetu, - udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem, - przedstawienie stanowiska w sprawie wyników kontroli w trybie uproszczonym.
Prawa	- przyjęcie zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego i ich analiza, - zachowanie przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, - przyjęcie oświadczenia, jeżeli ma ono związek z zakresem kontroli, - niezwłoczne informowanie kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzeniu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego, możliwości powstania niepowetowanej szkody w mieniu, - udostępnianie akt kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one sobie anonimowość.	- składanie umotywowanych zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego, - występowanie z wnioskiem o sprostowanie oczywistych omyłek w projekcie wystąpienia pokontrolnego, - odmowa udzielenia wyjaśnień w przewidzianych prawem okolicznościach, - odmowa udostępnienia dokumentów, gdy zawierają tajemnicę ustawowo chronioną, a kontroler nie ma odpowiedniego upoważnienia.

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów o ustawie o kontroli w administracji rządowej

Ustawa z 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. nr 185, poz. 1092) jest najważniejszą od dwóch dekad regulacją tej rangi z dziedziny kontroli i wyznacza nowe ramy prowadzenia działalności kontrolnej przez administrację rządową. Do wejścia jej w życie, tj. do 1 stycznia 2012 r., w samych ministerstwach funkcjonowało ponad 160 regulacji kontrolnych różnej rangi.

Ustawa, poprzez określenie jednolitych zasad i procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami w tym zakresie, uporządkowała system kontroli w administracji rządowej. Nie uchyliła wszystkich szczegółowych procedur, wprowadziła jednak jednolite standardy postępowania, określając jego kryteria i etapy, uprawnienia stron, wykaz środków dowodowych oraz sposoby dokumentowania kontroli, umożliwiła również realizację zasad podmiotowości, prawdy obiektywnej, kontradyktoryjności i pisemności. Dzięki niej wzrosła ranga kontroli instytucjonalnej w administracji rządowej, a określony w przepisach ustawy cel kontroli, jakim jest nie tylko usunięcie nieprawidłowości, lecz także usprawnianie kontrolowanych zadań czy jednostek, stawia kontrolę w rzędzie istotnych narzędzi służących doskonaleniu funkcjonowania administracji.

Ustawa wprowadziła nowatorskie rozwiązania, jak dokumentowanie wyników w jednym dokumencie łączącym w sobie elementy prezentacji ustalonego stanu faktycznego oraz oceny kontrolowanej działalności. Umożliwiła też ochronę osób informujących o nieprawidłowościach poprzez zachowanie anonimowości osób składających wyjaśnienia. Nowością jest przekazywanie wystąpienia pokontrolnego byłemu kierownikowi jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnemu za stwierdzone nieprawidłowości.

Za tydzień przedstawimy pełniejszą informację o kontroli w administracji publicznej przekazaną na naszą prośbę przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.

Najczęściej stwierdzane nieprawidłowości

Liczba kontroli PIP w administracji:

2010 r. - 1504,

2011 r. - 1116,

2012 r. - 871.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w latach 2010-2012:

- w zakresie udzielania urlopu wypoczynkowego,

- nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych,

- w zakresie regulaminu pracy,

- nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy,

- dotyczące czasu pracy,

- nieprawidłowości w zakresie wynagrodzenia za pracę,

- brak lub niewłaściwie przeprowadzone szkolenia pracowników,

- brak zabezpieczenia lub niewłaściwe oznakowanie miejsc niebezpiecznych,

- brak wyników pomiaru oświetlenia,

- brak udokumentowanej oceny ryzyka zawodowego,

- niewłaściwy stan techniczny - ściany, posadzki,

- nieprawidłowości dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe,

- brak badań lekarskich albo ich niewłaściwie przeprowadzenie.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

@RY1@i02/2013/112/i02.2013.112.08800060a.802.jpg@RY2@

Prowadzone przez CBA postępowania przygotowawcze (proc.)

Grażyna J. Leśniak

grazyna.lesniak@infor.pl