Pracodawca do końca roku ma obowiązek rozliczyć odpis i środki na rachunku ZFŚS

Obowiązek dokonania korekty corocznego odpisu podstawowego na ZFŚS, a więc także środków pieniężnych przekazywanych przez pracodawcę z tego tytułu na odrębny rachunek bankowy prowadzony dla ZFŚS, wynika z ustawowej definicji tego odpisu. Coroczny odpis podstawowy stanowi równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy funduszu w wysokości ustalonej na podstawie ustawy o ZFŚS.

Obliczanie przeciętnego zatrudnienia w roku, na podstawie których nalicza się odpis na ZFŚS, polega na zsumowaniu przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzieleniu jej przez 12. Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym, metoda ta powinna także być stosowana w przypadku gdy firma działa niepełny rok kalendarzowy lub nalicza odpis na niepełny rok.

Rozporządzenie dotyczące zasad naliczania odpisów nie określa sposobu obliczania przeciętnej miesięcznej liczby zatrudnionych. Dlatego na potrzeby funduszu socjalnego można posługiwać się powszechnie stosowanymi do celów statystycznych metodami, czyli metodą arytmetyczną, chronologiczną lub uproszczoną. Wybór metody zależy od występującego u danego pracodawcy natężenia zmian w zatrudnieniu. Metody te są opisane w objaśnieniach do formularza Z-06, wypełnianego corocznie przez pracodawców na potrzeby statystyki publicznej.

W przeciętnym zatrudnieniu, w celu naliczania odpisu na ZFŚS uwzględnia się pracowników w rozumieniu art. 2 kodeksu pracy. Chodzi o wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony, na zastępstwo, na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy), na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie należy wyłączać z liczby osób zatrudnionych pracowników nieświadczących pracy z powodów usprawiedliwionych, np. przebywających na urlopach.

W przeciętnym zatrudnieniu należy uwzględnić wszystkich pracowników, z którymi nie rozwiązano stosunku pracy. Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wykazuje się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Zatrudnienie ma charakter pracowniczy. Tak samo ustawowa definicja kręgu osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS nie obejmuje osób zatrudnionych na innej podstawie niż pracownicze, np. umów cywilnoprawnych.

Naliczony na początku roku odpis na ZFŚS należy najpóźniej do 31 grudnia skorygować do faktycznego przeciętnego zatrudnienia u pracodawcy.

Coroczna korekta odpisu podstawowego na ZFŚS polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego, średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, z faktycznym, ustalonym w końcu roku. Na początku roku odpis na ZFŚS nalicza się bowiem na podstawie planowanej na dany rok przeciętnej liczby pełnych etatów, skorygowanej w końcu roku do faktycznego wykonania. Zasada ta skutkuje również koniecznością dokonania stosownej korekty środków pieniężnych przekazywanych na odrębny rachunek bankowy funduszu, jeżeli w trakcie roku liczba zatrudnionych ulegała zmianom.

Wysokość odpisu na ZFŚS jest uzależniona od przeciętnej średniorocznej liczby zatrudnionych. Na początku roku trudno precyzyjnie przewidzieć, ile dokładnie osób będzie zatrudniać pracodawca w poszczególnych miesiącach. Dlatego też przyjmuje się dane szacunkowe.

Natomiast najpóźniej do 31 grudnia trzeba ustalić, czy wykonane średnioroczne zatrudnienie było takie samo czy też inne, niż zaplanowano i dokonać stosownej korekty odpisu. Skutkuje to także koniecznością dokonania stosownej korekty środków pieniężnych przekazanych na odrębny rachunek bankowy ZFŚS z tego tytułu.

Pracodawca może dysponować tylko takimi środkami na finansowanie działalności socjalnej, jakie wynikają z prawidłowego naliczenia odpisu.

W celu ustalenia, czy planowana liczba zatrudnionych jest zgodna ze stanem faktycznym w danym roku, należy ponownie obliczyć przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach w całym roku, przeliczając niepełnozatrudnionych na pełne etaty. Sumujemy przeciętną liczbę osób w poszczególnych miesiącach i dzielimy przez 12. Następnie uzyskane kwoty należy porównać z danymi szacunkowymi przyjętymi na początku roku.

Z porównania wstępnego i końcowego naliczenia ZFŚS prawdopodobnie wyniknie potrzeba korekty środków pieniężnych przekazanych w trakcie roku na konto ZFŚS z tytułu wstępnego naliczenia odpisu.

Jeżeli na rachunek bankowy ZFŚS przekazano więcej środków pieniężnych, niż wynika to z ponownego przeliczenia średniorocznego zatrudnienia, nadwyżkę środków z rachunku bankowego ZFŚS należy cofnąć na rachunek bieżący firmy. Natomiast w przypadku niedopłaty, jeżeli wzrosło zatrudnienie, na konto ZFŚS należy przelać odpowiednią kwotę. Odpis podstawowy na ZFŚS, obciążający koszty działalności pracodawcy - to równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS.

Biorąc pod uwagę, że dokonany odpis na fundusz mógł być zarówno zbyt mały, jak i zbyt duży, lepiej jest nie wydawać wszystkich środków funduszu przed dokonaniem korekty.

Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nie przekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

● Na początku 2010 r. pracodawca zaplanował, że średniomiesięcznie będzie zatrudniać 150 osób (145 etatów), w tym:

125 pracowników w tzw. normalnych warunkach, w pełnym wymiarze czasu pracy; 15 pełnoetatowców - wykonujących prace w szczególnych warunkach w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych; 10 pracowników legitymujących się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności na 1/2 etatu - 5 etatów. Pracodawca dokonał też zwiększenia funduszu na 20 emerytów, będących byłymi pracownikami zakładu. Zwiększenie funduszu na emerytów ma charakter fakultatywny i nie podlega korekcie. Podejmując decyzję o dokonaniu zwiększenia, należy przyjąć liczbę emerytów mających status emeryta przez cały 2010 rok .

● Na podstawie powyższych danych oraz obowiązujących w 2010 roku kwotowych wskaźników odpisu naliczono wstępnie odpis podstawowy na ZFŚS. Podstawę do obliczenia kwotowych wskaźników odpisu na fundusz w 2010 roku stanowi kwota 2794,25 zł. Obliczenia pracodawcy powinny wyglądać następująco: zatrudnieni w normalnych warunkach: 125 pełnych etatów x 1047,84 zł (37,50 proc. z 2794,25 zł) = 130 980 zł; zatrudnieni w warunkach szczególnych: 15 pełnych etatów x 1397,13 zł (50 proc. z 2794,25 zł) = 20 956,95 zł; osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: (5 etatów x 1047,84 zł + 10 osób x 174,64 zł (6,25 proc. z 2794,25 zł) = 5239,20 zł + 1746,40 zł = 6985,60 zł, (zwiększenie odpisu na każdego niepełnosprawnego pracownika o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę odpisu); byli pracownicy będący emerytami: 20 osób x 174,64 zł = 3492,80 zł.

Zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za cały rok to po zsumowaniu powyższych wyliczeń wynosi 162 415,35 zł.

● Do 31 grudnia należy dokonać ostatecznej korekty rocznego naliczenia odpisu na fundusz socjalny za 2010 r. i przekazanych na rachunek ZFŚS środków pieniężnych z tego tytułu. Okazało się bowiem, że w stosunku do przeciętnej planowanej na początku roku liczby zatrudnionych nastąpiły zmiany: 31 sierpnia 2010 r. - 10 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy rozwiązało stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę oraz 1 października 2010 r. - nawiązano stosunek pracy z 5 nowymi pracownikami na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy.

● Uwzględniając powyższe zmiany - rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie i naliczenie odpisu wynosi: zatrudnieni w normalnych warunkach pracy - 122,92 etatów (styczeń - sierpień, tzn. 8 x 125 + wrzesień - 115 + październik - grudzień, tzn. 120 x 3): 12 x 1047,84 zł = 128 800,49 zł; wykonujący prace w szczególnych warunkach - 10 pełnych etatów x 12: 12 x 1397,13 zł =13 971,30 zł; pracownicy o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: 5 pełnych etatów x 12: 12 x 1047,84 zł + 10 osób x 174,64 zł = 5239,20 zł + 1746,40 zł = 6985,60 zł; emeryci - byli pracownicy (ich liczba nie uległa zmianie): 20 x 174,64 zł = 3492,80 zł, łącznie 153 250,19 zł.

● Rzeczywista kwota rocznego naliczenia odpisów na ZFŚS wyniosła - 153 250,19 zł. Oznacza to, że na rachunek ZFŚS przekazano za dużo środków. Pracodawca powinien dokonać ich korekty in minus w kwocie 162 415,35 zł - 153 250,19 zł = 9165,16 zł wycofując je z rachunku ZFŚS na rachunek firmy.

Jadwiga Stefaniak

specjalista z zakresu prawa pracy

Art. 2 pkt 2, art. 5, art. 6 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1994 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).