Trzeba rozliczyć środki na ZFŚS

Kwotę odpisów stanowi przeciętna liczba osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty pomnożona przez odpowiednie wskaźniki odpisu, którego 75 procent pieniężnej równowartości powinno trafić na rachunek ZFŚS do końca maja, a reszta do końca września. Jednak należy pamiętać, że w końcu roku kalendarzowego (najpóźniej do 31 grudnia) pracodawca ma obowiązek skorygować wcześniejsze naliczenie odpisu poprzez ponowne ustalenie przeciętnej, tym razem wykonanej liczby zatrudnionych. Ustalony na początku roku odpis na ZFŚS może ulec zmianom, jeżeli w ciągu roku kalendarzowego następowały w firmie zmiany w stanie zatrudnienia.

W 2010 roku odpisy na fundusz wynoszą dla:

● pracowników zatrudnionych w tzw. normalnych warunkach pracy - 37,50 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 1047,84 zł;

● pracowników młodocianych odpowiednio w:

pierwszym roku nauki - 5 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 139,71 zł,

drugim roku nauki - 6 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 167,66 zł,

trzecim roku nauki - 7 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 195,60 zł;

● pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub wykonujących pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych - 50 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 1397,13 zł;

● pracowników, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności - 37,50 procent + 6,25 procent przeciętnego wynagrodzenia (nieobowiązkowe zwiększenie), tj. 1222,48 zł;

● byłych pracowników zakładu, tj. emerytów i rencistów 6,25 procent przeciętnego wynagrodzenia, tj. 174,64 zł. Pracodawca może dokonać zwiększenia funduszu na każdego byłego pracownika emeryta lub rencistę, w tym na emeryta i rencistę ze zlikwidowanego zakładu. Nie jest to jednak zwiększenie obowiązkowe.

Środki ZFŚS muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym (art. 12 ustawy o ZFŚS). Jest to warunek uznania za koszt uzyskania przychodu środków pieniężnych z tytułu naliczonych odpisów na ZFŚS. Wprawdzie ten obowiązek nie dotyczy pracodawców spoza sfery budżetowej dobrowolnie tworzących fundusz i zatrudniających mniej niż 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), to jednak prowadzenie rachunku bankowego dla ZFŚS będzie i w tym przypadku konieczne, jeśli pracodawca chce uznania odpisów za koszt podatkowy.

Koszty związane z prowadzeniem i obsługą rachunku bankowego funduszu są kosztem administrowania nim przez pracodawcę. Zatem nie powinny one obciążać samego funduszu, ale powinny być kosztami działalności pracodawcy.

Jeżeli z porównania wstępnego i końcowego naliczenia odpisu w roku kalendarzowym wyniknie różnica, należy dokonać równocześnie korekty odpisu podstawowego na ZFŚS. Jest ona konieczna, jeżeli pracodawca przekazał wcześniej na rachunek bankowy:

● więcej środków pieniężnych, niż to wynika z ponownego przeliczenia średniorocznego zatrudnienia (uległo ono zmniejszeniu) - musi cofnąć nadwyżkę z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący firmy albo

● zbyt małą kwotę (nastąpiła niedopłata, ponieważ zatrudnienie zwiększyło się ponad plan) - musi dopłacić na konto ZFŚS odpowiednią kwotę.

W taki sam sposób wyliczenia odpisów na fundusz dokonuje pracodawca, gdy zatrudnienie w trakcie roku uległo zwiększeniu.

Warto pamiętać, że korekta corocznego odpisu na ZFŚS na koniec roku polega na porównaniu wyniku jego naliczenia w oparciu o planowane średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty z wynikiem ponownego przeliczenia w końcu roku w stosunku do faktycznego (wykonanego) zatrudnienia w firmie za dany rok.

Dobór właściwej metody statystycznej obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w miesiącu, dostosowanej do natężenia zmian w stanie zatrudnienia, zapewnia prawidłowe ustalenie faktycznej średniorocznej liczby zatrudnionych.

Zmiany w stanie zatrudnienia na przestrzeni roku skutkują także odpowiednią korektą środków pieniężnych przekazywanych tytułem odpisu na odrębny rachunek bankowy funduszu, a tym samym korektą kosztów działalności pracodawcy. Z tych powodów nie należy wydawać wszystkich środków ZFŚS przed dokonaniem korekty odpisu albo najlepiej utworzyć minimalną rezerwę z przeznaczeniem na ewentualną korektę.

Naliczony na początku roku odpis należy co roku skorygować, najpóźniej do 31 grudnia, do faktycznego przeciętnego zatrudnienia u pracodawcy. Coroczna korekta odpisu podstawowego na ZFŚS polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego, średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, z faktycznym, ustalonym w końcu roku. Na początku roku odpis na ZFŚS nalicza się bowiem na podstawie planowanej na dany rok, przeciętnej liczby pełnych etatów, skorygowanej w końcu roku do jej faktycznego wykonania. Zasada ta skutkuje również koniecznością dokonania stosownej korekty środków pieniężnych przekazywanych na odrębny rachunek bankowy funduszu.

Na początku roku pracodawca nie wie jednak, ile dokładnie osób będzie zatrudniać w poszczególnych miesiącach roku. Dlatego też przyjmuje się dane szacunkowe. Do końca roku, czyli najpóźniej do 31 grudnia, trzeba ustalić, czy wykonane średnioroczne zatrudnienie było takie samo czy też inne, niż zaplanowano i dokonać stosownej korekty odpisu. Skutkuje to także koniecznością dokonania stosownej korekty środków pieniężnych przekazanych na rachunek bankowy ZFŚS.

W celu ustalenia, czy planowana liczba zatrudnionych jest zgodna ze stanem faktycznym w danym roku, należy:

● ponownie obliczyć przeciętne stany zatrudnienia w poszczególnych miesiącach w całym roku (przeliczając niepełnozatrudnionych na pełne etaty);

● zsumować je i podzielić przez 12;

● porównać z danymi szacunkowymi, jakie przyjęto na początku roku.

Jeżeli w wyniku dokonanych wyliczeń powstała różnica, to niezbędna jest korekta odpisu. Z porównania wstępnego i końcowego naliczenia prawdopodobnie wyniknie potrzeba korekty środków pieniężnych przekazanych na odrębny rachunek bankowy ZFŚS z tytułu wstępnego naliczenia odpisu.

Jeśli przekazano na rachunek bankowy więcej środków pieniężnych, niż to wynika z ponownego przeliczenia średniorocznego zatrudnienia (zatrudnienie uległo zmniejszeniu) - trzeba cofnąć nadwyżkę środków pieniężnych z rachunku bankowego funduszu na rachunek bieżący firmy. Jeżeli natomiast nastąpiła niedopłata (zatrudnienie wzrosło) - należy przekazać na konto funduszu odpowiednią kwotę.

Zgodnie bowiem z ustawową zasadą odpis podstawowy na ZFŚS, obciążający koszty działalności pracodawcy, jest to równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS.

Biorąc pod uwagę, że dokonany odpis na fundusz mógł być zarówno zbyt mały, jak i zbyt wysoki, lepiej nie wydawać wszystkich środków funduszu przed dokonaniem korekty. Dotyczy to przede wszystkim pracodawców finansujących działalność socjalną na rzecz pracowników przede wszystkim z odpisu podstawowego.

Przyjmując założenie, że na początku marca 2010 roku pracodawca zaplanował, że średniomiesięcznie będzie zatrudniać 130 pracowników (125 etatów), w tym:

● 110 pracowników w tzw. normalnych warunkach - w pełnym wymiarze czasu pracy,

● 10 pełnoetatowców w szczególnych warunkach pracy w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,

● 10 pracowników legitymujących się umiarkowanym stopniem niepełnosprawności na 1/2 etatu - 5 etatów,

Oprócz tego pracodawca dokonał zwiększenia funduszu na 10 emerytów będących byłymi pracownikami zakładu. Pamiętać należy, że zwiększenie funduszu na emerytów nie podlega korekcie. Pracodawca, podejmując decyzję o dokonaniu tego zwiększenia, powinien przyjąć liczbę emerytów mających status emeryta przez cały 2010 rok - tzn. stan na dzień 1 stycznia.

W oparciu o powyższe dane oraz obowiązujące w 2010 roku kwotowe wskaźniki odpisu naliczono wstępnie odpis podstawowy na ZFŚS. Podstawę do obliczenia kwotowych wskaźników odpisu na fundusz w 2010 roku stanowi kwota 2794,25 zł. Obliczenia pracodawcy powinny wyglądać następująco:

● zatrudnieni w normalnych warunkach: 110 pełnych etatów x 1047,84 zł (2794,25 zł x 37,50 procent) = 115 262,40 zł,

● zatrudnieni w warunkach szczególnych: 10 pełnych etatów x 1397,13 zł (2794,25 zł x 50 procent) = 13 971,30 zł,

● osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: 5 etatów x 1047,84 zł + 10 osób x 174,64 zł (2794,25 zł x 6,25 procent) = 5239,20 zł + 1746,40 zł = 6985,60 zł, (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdego niepełnosprawnego pracownika (na każdą osobę bez względu na wymiar etatu) o 6,25 procent przeciętnego wynagrodzenia stanowiącego podstawę naliczenia odpisu na 2010 rok),

● byli pracownicy będący emerytami: 10 osób x 174,64 zł = 1746,40 zł.

Zatem kwota wstępnego naliczenia funduszu za cały rok po zsumowaniu powyższych wyliczeń wynosi 137 965,70 zł.

Do 31 grudnia 2010 r. należy dokonać ostatecznej korekty rocznego naliczenia odpisu na fundusz socjalny za 2010 rok. Okazało się bowiem, że w stosunku do przeciętnej planowanej na początku roku liczby zatrudnionych nastąpiły zmiany:

● od 1 marca 2010 r. 5 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy przeszło na emeryturę,

● od 1 września 2010 r. pracodawca zatrudnił 30 nowych pracowników w normalnych warunkach w związku ze zwiększeniem zamówień na swoje towary.

Uwzględniając powyższe zmiany - rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie i naliczenie odpisu wynosi:

● zatrudnieni w normalnych warunkach pracy - 115,83 etatów [(2 miesiące x 110 etatów + 6 miesięcy x 105 etatów + 4 miesiące x 135 etatów): 12] x 1047,84 zł = 121 371,31 zł,

● warunki szczególne - bez zmian - wysokość odpisu - 13 971,30 zł,

● pracownicy niepełnosprawni - bez zmian - wysokość odpisu - 6985,60 zł,

● emeryci - bez zmian - wysokość zwiększenia funduszu - 1746,40 zł.

Kwota rocznego naliczenia odpisów na ZFŚS w 2010 roku, po zsumowaniu dokonanych wyżej wyliczeń powinna wynieść 144 074,61 zł. Oznacza to, że na rachunek ZFŚS przekazano za mało środków. Pracodawca powinien więc dokonać ich korekty in plus w kwocie 144 074,61 zł - 137 965,70 zł = 6108,91 zł, wpłacając je z rachunku firmy na rachunek ZFŚS. Jeśli w 2010 r. nie będzie dalszych zmian w stanie zatrudnienia to tak powinien kształtować się odpis na ZFŚS za ten rok.

Jadwiga Stefaniak

gp@infor.pl

Art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 11 i art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Rozporządzenie ministerstwa pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).