Nie wszyscy muszą tworzyć ZFŚS

Pracodawcom tworzącym ZFŚS przydatne będą informacje o zasadach jego tworzenia i rozliczania, a także o prawnych możliwościach modyfikacji powinności socjalnych w przypadku trudności finansowych, pozwalających zabezpieczyć odpowiednie środki na organizowanie pomocy socjalnej na rzecz pracowników.

Obowiązkiem tworzenia ZFŚS są objęci pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostki budżetowej, jej gospodarstwa pomocniczego oraz zakładu budżetowego (od 1 stycznia 2011 r. jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego) - bez względu na liczbę pracowników. Mają go również pracodawcy z poza budżetówki, zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ci ostatni, w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, mogą na poziomie zakładu regulować wysokość przeznaczonych na cele socjalne środków zależnie od swojej sytuacji finansowej. Mogą oni ustalać dowolną wysokość odpisu na fundusz (wyższą lub niższą od ustawowych wskaźników), a nawet zrezygnować z jego tworzenia.

W przypadku rezygnacji z tworzenia ZFŚS tzw. mali pracodawcy mogą wypłacać jednorazowe w skali roku świadczenie urlopowe. Mogą oni także zwolnić się z tych obowiązków w trybie zmiany prawa zakładowego. W przypadku braku układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania sami podejmują decyzję o sposobie stosowania ustawy o ZFŚS, informując o tym pracowników do końca stycznia danego roku.

Podkreślenia wymaga to, że odpis na ZFŚS jest czynnikiem kosztotwórczym. Ma on wpływ na uznawalność dokonywanych przez pracodawcę wydatków z tego tytułu za koszt uzyskania przychodu firmy w rozumieniu przepisów podatkowych. Dlatego też prawidłowe naliczenie odpisu jest warunkiem niezbędnym do uznania dokonywanych z tego tytułu wpłat na rachunek bankowy funduszu za tzw. koszt uzasadniony.

Głównym źródłem finansowania ZFŚS jest coroczny odpis podstawowy naliczany w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych ustalanej na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. Naliczony na początku roku odpis w oparciu o planowane średnioroczne zatrudnienie należy co roku skorygować, najpóźniej do 31 grudnia, w ślad za wykonanym, przeciętnym zatrudnieniem u pracodawcy. Coroczna korekta odpisu podstawowego na ZFŚS polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty z faktycznym ustalonym w końcu roku. Na początku roku odpis na ZFŚS nalicza się bowiem na podstawie planowanej (zakładanej) na dany rok przeciętnej liczby pełnych etatów, skorygowanej w końcu roku do wykonania. Zasada ta skutkuje również koniecznością dokonania stosownej korekty środków pieniężnych przekazywanych przez pracodawcę na odrębny rachunek bankowy funduszu z tytułu naliczonych odpisów.

Prawidłowe ustalenie i naliczenie odpisu na zfŚs, będącego podstawowym źródłem tworzenia tego funduszu, w trakcie roku kalendarzowego wiąże się z obowiązkami, które pracodawca musi wykonać w określonej kolejności. Najpierw musi zaplanować przeciętne zatrudnienie. Co do zasady, na początku roku planuje, ile przeciętnie miesięcznie w danym roku będzie zatrudniać osób w przeliczeniu na pełne etaty, ponieważ w tym terminie nie jest jeszcze w stanie dokładnie określić rzeczywistego zatrudnienia w całym roku.

Jeżeli jednak już na początku roku pracodawca jest w stanie przewidzieć, że w jego firmie nastąpią zmiany w stanie zatrudnienia (zatrudni nowych pracowników albo przeprowadzi redukcję etatów), to ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych na dany rok, powinien te dodatkowe okoliczności uwzględnić. Przy zmianach na minus (pracownicy odchodzą z firmy z różnych powodów - przechodzą na emeryturę, świadczenie przedemerytalne, są zwalniani z przyczyn dotyczących pracodawcy lub sami rozwiązują stosunek pracy) może się bowiem okazać, że na początku roku zostało na działalność socjalną przeznaczone więcej środków, niż wynikałoby to ze zmian w stanie zatrudnienia.

Pracodawca, który dysponuje wyłącznie odpisem podstawowym (nie ma innych źródeł zwiększania środków funduszu), może mieć wówczas kłopoty z obowiązkową korektą środków ZFŚS w końcu roku, jeżeli np. środki te wydał w trakcie roku kalendarzowego na świadczenia dla pracowników.

Następnie pracodawca powinien ustalić przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach danego roku, stosując odpowiednie metody statystyczne. Przy obliczaniu przeciętnej liczby osób zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. W taki sam sposób postępuje również pracodawca naliczający odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Przepisy o ZFŚS nie określają jednak specjalnego sposobu obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu do celów socjalnych. Można więc w tym zakresie posiłkować się ogólnie stosowanymi metodami określonymi w załączniku do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 28 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2010. Zgodnie z objaśnieniami do formularza Z-06 (Dział 1. Zatrudnienie i wynagrodzenia) przeciętne zatrudnienie powinno się obliczać jako sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez 12 - bez względu na to, czy zakład funkcjonował cały rok, czy też nie.

Metoda obliczania przeciętnego zatrudnienia w miesiącu powinna być dostosowana do sytuacji kadrowej w zakładzie pracy.

W przypadku dużej rotacji kadr trzeba stosować metodę średniej arytmetycznej z dziennych stanów w miesiącu.

Przy stabilnej sytuacji kadrowej przeciętne zatrudnienie w miesiącu można obliczyć metodą uproszczoną, tj. na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa. Można też zastosować metodę średniej chronologicznej, obliczanej na podstawie połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, podzielonej przez dwa.

Należy następnie ustalić kategorie osób uwzględnianych w przeciętnym zatrudnieniu do celów socjalnych, czyli pracodawca ustala, na kogo nalicza się odpis na ZFŚS. W przeciętnej liczbie zatrudnionych, stanowiącej podstawę naliczania odpisu na fundusz, uwzględnia się pracowników w rozumieniu art. 2 k.p. Chodzi o wszystkich zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę (chodzi tutaj także o umowy o pracę na okres próbny, na czas wykonania określonej pracy, na zastępstwo), wyboru, powołania, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy - w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach: macierzyńskim, wychowawczym lub bezpłatnym. Przepisy o ZFŚS nie wyłączają bowiem tych pracowników z liczby zatrudnionych przy naliczaniu odpisu na fundusz.

W przeciętnej liczbie zatrudnionych ustalanej dla celów odpisu na fundusz nie należy uwzględniać:

● osób, z którymi zawarto cywilne umowy-zlecenia, umowy o dzieło, kontrakty menadżerskie;

● osób uprawnionych do pobierania tzw. zasiłków lub świadczeń przedemerytalnych. Z tymi osobami rozwiązuje się stosunek pracy, czyli nie są już pracownikami firmy. Jednocześnie osoby te jeszcze nie uzyskały uprawnień emerytalnych lub rentowych, nie mają więc statusu byłego pracownika - emeryta lub rencisty;

● pracowników tymczasowych, dla których pracodawca jest jedynie użytkownikiem na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Przechodząc do kolejnego etapu, pracodawca musi zastosować odpowiednie wskaźniki i naliczyć odpis. Podstawę ustalania kwotowych wskaźników odpisu na fundusz stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Wysokość przeciętnego wynagrodzenia, stanowiącego podstawę naliczania odpisu na fundusz, ogłasza prezes GUS - nie później niż do 20 lutego każdego roku (art. 5 ust. 6 ustawy o ZFŚS). Wysokość ogłaszanego wynagrodzenia jest pomniejszana, na potrzeby ZFŚS, o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe (art. 110 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Zgodnie z obwieszczeniem prezesa GUS przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w 2009 roku wyniosło 2716,71 zł, a w drugim półroczu roku poprzedniego - 2794,25 zł. Zatem podstawę naliczenia odpisu w 2010 roku stanowi 2794,25 zł.

@RY1@i02/2010/181/i02.2010.181.168.0005.001.jpg@RY2@

Przykład: Przeliczenie niepełnoetatowców na pełne etaty

Jadwiga Stefaniak

gp@infor.pl

Art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 11 i art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).