Jak powiadamiać o warunkach pracy

Istotne warunki umowy o pracę zawarte są w samej umowie o pracę, dlatego pracodawca nie ma obowiązku dodatkowego informowania o nich pracownika. Bezpośrednio po zawarciu umowy aktualizuje się natomiast obowiązek poinformowania pracownika o innych warunkach umowy o pracę. Niezbędne informacje trzeba mu przekazać w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę. Pracownik powinien zostać poinformowany o:

- obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

- częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,

- wymiarze urlopu wypoczynkowego,

- długości okresu wypowiedzenia umowy,

- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Pracodawca powinien informacje zindywidualizować do sytuacji każdego pracownika. Normy czasu pracy, o których należy poinformować, to przewidziane w kodeksie pracy ośmiogodzinna norma dobowa i przeciętnie 40-godzinna norma tygodniowa. Jeżeli jednak pracownik będzie pracował w innym systemie czasu pracy, informacja ta powinna zostać odzwierciedlona w przekazanej mu informacji. Informację o długości okresu wypowiedzenia należy również dostosować do rodzaju umowy o pracę danego pracownika. Tylko w przypadku umowy na czas określony, w której strony przewidziały możliwość jej wypowiedzenia, 14-dniowy okres wypowiedzenia wskazany jest już w samej umowie.

Informacja o urlopie wypoczynkowym powinna uwzględniać prawa zależne od stażu pracownika. Jeśli pracownikowi (np. niepełnosprawnemu) przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy, pracodawca powinien poinformować go także o tym.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, informuje dodatkowo o:

- porze nocnej,

- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,

- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy - usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W pozostałych przypadkach informacje te zawarte są w regulaminie pracy.

Informacje o warunkach zatrudnienia można przekazać w dwojaki sposób. Po pierwsze można przygotować dla pracownika pisemną informację, pouczającą go w sposób opisowy o warunkach zatrudnienia. Decydując się na tę formę, najważniejsze jest odpowiednie skonkretyzowanie przekazywanych informacji. Niedopuszczalne byłoby w szczególności przekazanie informacji w formie tak rozbudowanej, żeby nie było potrzebne jakiekolwiek jej uzupełnianie po zmianie warunków zatrudnienia. Przykładowo: pracodawca nie może wskazać już w pierwszej informacji przekazanej pracownikowi pouczenia o wszystkich możliwych okresach wypowiedzenia, które przysługują w zależności od okresu zatrudnienia, lecz dostosować ją do tego, jaki okres wypowiedzenia przysługuje temu właśnie pracownikowi.

Druga możliwość to wskazanie na piśmie przepisów prawa pracy, które kształtują warunki zatrudnienia pracownika. Decydując się na tę metodę, pracodawca powinien podać treść konkretnego przepisu. Wskazać należy również akt prawny i miejsce jego publikacji.

Informując o warunkach zatrudnienia, pracodawca powinien pamiętać o tym, iż przepisy prawa pracy to nie tylko kodeks pracy ustawy i rozporządzenia, ale także określające prawa i obowiązki stron postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów. Określając zatem częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, pracodawca może wskazać odpowiedni paragraf z regulaminu wynagradzania.

Pracownika skierowanego do pracy poza UE należy dodatkowo poinformować o świadczeniach z tego tytułu, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania. Informacje o warunkach zatrudnienia, jak też ich zmianie pracodawca ma obowiązek przekazać także tym pracownikom, których stosunki pracy nawiązane zostały na innej podstawie niż umowa o pracę (mianowania, powołania, wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę).

Kodeks pracy nie przewiduje sankcji za zaniechanie obowiązku poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia. Brak wykonania tego obowiązku może jednak działać na szkodę pracodawcy, ponieważ w przypadku sporu sądowego, w którym wiedza pracownika o warunkach zatrudnienia będzie miała istotne znaczenie, okoliczność ta będzie brana pod uwagę, działając na niekorzyść pracodawcy.

Pracodawca nie powinien wprowadzać do umowy o pracę tych warunków zatrudnienia, o których tylko informuje pracownika

gp@infor.pl

Art. 29 par. 3-3¹, art. 29¹ par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).