Braki w dokumentacji pracowniczej to przegrane procesy z pracownikami

Zakres dokumentowania przez pracodawcę stosunku pracy zatrudnionych pracowników określają przepisy prawa pracy. Pracodawca musi je stosować, ponieważ odpowiada za szkodę pracownika spowodowaną brakiem lub nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Ponadto, gromadząc dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, pracodawca dysponuje danymi osobowymi pracownika. Jest zatem administratorem tych danych, a więc musi również przestrzegać przepisów określających zasady ochrony danych osobowych.

Od kandydata do pracy pracodawca może żądać przedstawienia tylko określonych dokumentów i danych. Pracodawca podczas rekrutacji może bowiem uzyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujące dane osobowe (art. 22¹ par. 1 k.p.):

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca może zatem żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów (par. 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.):

● wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

● świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

● dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

● świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

● orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest zatem dobrowolne dołączenie do dokumentacji pracowniczej listów rekomendacyjnych.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Z tego powodu już na etapie rekrutacji może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Po zatrudnieniu pracownika wszystkie dokumenty złożone w trakcie naboru do pracy znajdą się w jego aktach osobowych. Jeżeli do podania o pracę załączone zostały oryginały dokumentów, pracodawca powinien sporządzić z nich odpisy i zwrócić oryginały pracownikowi. W przypadku ich zniszczenia, gdy wywoła to negatywne konsekwencje dla pracownika, pracodawca może bowiem odpowiadać za szkodę pracownika powstałą z tego powodu.

Po zatrudnieniu pracodawca może domagać się przekazania przez pracownika innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli są konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, oraz numeru PESEL pracownika (art. 22¹ par. 2 pkt 1 i pkt 2 k.p.).

Ponadto pracodawca, na podstawie przepisów szczególnych, może żądać od pracownika podania innych danych na etapie rekrutacji i w okresie zatrudnienia, np. pracodawca może na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz wydanego zgodnie z jej przepisami regulaminu zbierać informacje o sytuacji materialno-życiowej pracownika w celu przyznania mu świadczenia (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99). Pracodawca, gromadząc takie informacje, nie narusza dóbr osobistych pracownika, ponieważ rozpoznawanie poszczególnych wniosków o zapomogi wymaga każdorazowego badania i ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Pracodawca nie może od wszystkich pracowników żądać przedłożenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Jest to dopuszczalne jedynie wobec pracowników, w stosunku do których z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym). W odniesieniu do tej kategorii pracowników pracodawca może zażądać informacji o niekaralności lub udokumentować tę okoliczność samodzielnie.

Firma budowlana z każdym nowym pracownikiem zawierała umowę na okres próbny trwający od dwóch tygodni do miesiąca. W związku tym, iż tylko niewielka część zatrudnianych okazywała się przydatna, pracodawca po pewnym czasie przestał zakładać akta osobowe na początku zatrudnienia. Tworzył je i prowadził dopiero po podpisaniu umowy na czas nieokreślony lub czas określony na dłuższy okres. Dokumenty pracowników zatrudnianych na okres próbny gromadził zaś w jednej wspólnej teczce. Jest to postępowanie nieprawidłowe, ponieważ niezależnie od okresu zatrudnienia i rodzaju umowy pracodawca musi założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę dotyczącą zasad finansowania jego nauki i udzielania innych świadczeń związanych ze studiami dyplomowymi, które odbywał pracownik. Pracodawca powinien zamieścić ją w części B akt osobowych.

Nawiązanie stosunku pracy dokumentuje umowa o pracę. Należy ją sporządzić co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pracodawca doręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Po podpisaniu umowy o pracę pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowe pracownika, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy. Pracodawca musi zatem prowadzić akta osobowe dla wszystkich pracowników, tj. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę. Obowiązek taki ciąży na pracodawcy również w przypadku zawarcia umowy krótkoterminowej, umowy na zastępstwo czy umowy na okres próbny. Przepisów określających zasady prowadzenia akt osobowych muszą bowiem przestrzegać wszyscy pracodawcy, niezależnie od formy organizacyjnej prowadzenia działalności. Pracodawca prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika.

Ponadto należy pamiętać, że przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi udokumentować na piśmie:

● przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia,

● zapoznanie się pracownika z treścią regulaminu pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, przekazanie pracownikowi informacji o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

● zaznajomienie pracownika z przepisami i zasadami dotyczącymi bhp, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

● poinformowanie pracownika o obwieszczeniu ustalającym systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe, jeżeli nie zostały ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Sposób i formę prowadzenia akt osobowych precyzyjnie określają przepisy rozporządzenia z 28 maja 1996 r. Akta osobowe każdego pracownika powinny składać się z trzech części:

● część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

● część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

● część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Najobszerniejszą część akt osobowych stanowi część B, w której gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Rozporządzenie z 28 maja 1996 r. jedynie przykładowo wymienia dokumenty, które umieszcza się w tej części akt osobowych. Pracodawca może zatem przechowywać w tej części akt osobowych inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia pracownika.

Pracodawca założył dla każdego z pracowników oddzielną teczkę, do której wkładał luzem, nie zszywając oraz nie numerując, dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników. W związku z tym, iż dokumenty były wykorzystywane przy różnych okazjach, poszczególne pisma były przemieszane i ułożone niechronologicznie. Taki sposób prowadzenia dokumentacji nie może być uznany za prowadzenie akt osobowych pracownika. Jest to najwyżej zbór dokumentów, które powinny się znaleźć w aktach osobowych. Takie postępowanie naraża pracodawcę na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Pracodawca włączał do akt osobowych swoich pracowników m.in. anonimowe donosy na temat życia prywatnego pracowników, artykuły z lokalnej gazety na temat sporów sąsiedzkich i małżeńskich. Każdy z pracowników może żądać od pracodawcy usunięcia z jego akt osobowych dotyczących go dokumentów niezwiązanych z zatrudnieniem, a gdy pracodawca nie wyrazi na to zgody, wystąpić na drogę sądową.

Prezes spółdzielni szczegółowo dokumentował przebieg różnych zdarzeń, które miały miejsce w zakładzie pracy, m.in. zbierając notatki służbowe sporządzane przez kierowników oraz swoje własne w skoroszycie niedostępnym dla pracowników. Jednak przy okazji proponowania poszczególnych osób do awansów czy zmiany zakresu czynności powoływał się na te notatki. Pracownicy na drodze sądowej mogą domagać się umieszczenia notatek dotyczących poszczególnych pracowników w ich aktach osobowych.

Podstawowym dokumentem, który należy umieścić w części B każdych akt osobowych, jest umowa o pracę. Ponadto muszą się w niej znaleźć wszelkie dokumenty, za pomocą których zmieniono warunki zatrudnienia (wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające). W tej części akt osobowych należy także umieścić pisemne potwierdzenia wykonania przez pracodawcę obowiązków informacyjnych względem pracownika (dotyczących warunków zatrudnienia, bhp czy uprawnień pracowniczych), a także gromadzone są dane dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem oraz powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia. W części B akt osobowych umieszcza się również pisma dokumentujące zastosowanie wobec pracownika kar porządkowych lub dyscyplinarnych (jeżeli takie kary stosowane są wobec danej kategorii pracowników), jak również przyznanie mu wszelkich wyróżnień, nagród oraz dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Ponadto w aktach osobowych każdego pracownika znajdują się orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, z tym że orzeczenia lekarskie wydane w związku z badaniami przeprowadzonymi po rozwiązaniu stosunku pracy włącza się do części C akt osobowych.

Jeżeli w trakcie zatrudnienia pracodawca przeprowadza jakiekolwiek konsultacje lub współdziała z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących pracownika, należy pisma potwierdzające ten fakt włączyć do części B akt osobowych pracownika.

Natomiast w części C akt osobowych przechowuje się przede wszystkim:

● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

● kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Ponadto gdy umowa o zakazie konkurencji została zawarta dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy, należy ją umieścić w części C akt osobowych (gdy umowa o zakazie konkurencji zostanie podpisana w trakcie trwania stosunku pracy, znajduje się ona w części B akt osobowych). Ostatnia część akt osobowych zawiera również potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym wobec pracownika postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 par. 2 k.p.c.), dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 1¹ k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 par. 3 k.p.).

Pracodawcy najczęściej przy prowadzeniu akt osobowych popełniają błędy natury technicznej polegające na:

● braku numeracji dokumentów znajdujących się w aktach osobowych,

● umieszczaniu dokumentów w niewłaściwej częściach akt osobowych,

● braku podziału akt osobowych na poszczególne części,

● braku wykazu dokumentów umieszczonych w poszczególnych częściach akt osobowych,

● nieuzupełnianiu wykazów dokumentów umieszczonych w poszczególnych częściach akt osobowych po założeniu akt,

● niechronologicznym ułożeniu dokumentów.

W aktach osobowych mogą znajdować się wyłącznie dokumenty dotyczące zatrudnienia pracownika. Natomiast niektórzy pracodawcy włączają do akt każdy dokument dotyczący pracownika, który znalazł się w ich posiadaniu. Jeżeli takie pismo nie jest związane z zatrudnieniem pracownika, może on wytoczyć pracodawcy powództwo o usunięcie go z akt osobowych. Pracodawca nie może w szczególności gromadzić w aktach osobowych jakichkolwiek dokumentów dotyczących życia rodzinnego pracownika oraz innych sfer jego aktywności pozazawodowej, np. hobby, działalności społecznej, kulturalnej, politycznej itp.

Sprawy sądowej spodziewać się może również pracodawca, który zgodnie z prawem przechowywał w aktach osobowych pewne dokumenty, ale po wymaganym czasie ich nie usunął - dotyczy to przede wszystkim informacji o zastosowanej wobec pracownika karze porządkowej, po zatarciu tej kary (art. 113 par 1 k.p.), oraz orzeczeń o zastosowaniu wobec pracowników kar dyscyplinarnych, jeśli pracodawca zobowiązany jest do ich usunięcia na podstawie odrębnych przepisów (np. dotyczących nauczycieli).

Pracodawca może umieszczać w aktach osobowych sporządzane przez siebie notatki służbowe dotyczące pracowników (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118). SN szeroko interpretuje bowiem pojęcie "dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia", które można włączać do akt osobowych. Pracodawca może więc gromadzić w aktach osobowych notatki służbowe na temat pracownika, o ile w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika i mają związek z jego zatrudnieniem. W takim przypadku nie można uznać, że ich dołączenie do akt osobowych narusza dobra osobiste pracownika. Notatki mogą dotyczyć np. ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami.

Pracodawca może również dokumentować fakt niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Takie postępowanie nie jest sprzeczne z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. W myśl jej przepisów za usprawiedliwione należy bowiem uznać przetwarzanie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań pracodawcy, pod warunkiem że nie narusza to praw i wolności pracownika oraz nie dotyczy danych wrażliwych, bez spełnienia warunków przetwarzania takich danych. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji, ponieważ dotyczy ona przebiegu jego zatrudnienia (wyrok SN z 10 października 2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004/19/332).

Jednak należy podkreślić, że notatki służbowe muszą być gromadzone w aktach osobowych pracownika. Nie należy ich przechowywać w innej dokumentacji. W takim przypadku pracownik może bowiem domagać się włączenia wszystkich dokumentów dotyczących przebiegu jego zatrudnienia do akt osobowych, ponieważ gwarantuje mu to wiedzę o zakresie informacji zebranych o nim przez pracodawcę.

Akta osobowe to niejedyna dokumentacja, którą musi prowadzić i przechowywać pracodawca. W trakcie sporów sądowych z pracownikami równie ważne są pozostałe elementy dokumentacji pracowniczej. Każdy pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika:

● karty ewidencji czasu pracy,

● imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

● karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto pracodawca prowadzi:

● rejestr wypadków przy pracy oraz przechowuje protokoły ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat (art. 234 par. 3 i 3¹ k.p.),

● rejestr obejmujący przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 par. 4 k.p.),

● ewidencję pracowników młodocianych (art. 193 k.p.).

Pracodawca zobowiązany jest również do posiadania dokumentacji przeprowadzenia szkoleń BHP oraz przechowania w aktach osobowych odpisów zaświadczeń o ukończeniu przez pracownika wymaganych szkoleń w zakresie bhp.

Szczególnie istotne dla ochrony interesów finansowych pracodawcy jest rzetelne dokumentowanie czasu pracy pracownika. Ewidencja czasu pracy powinna obejmować:

● pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,

● pracę w porze nocnej,

● pracę w godzinach nadliczbowych,

● pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

● dyżury,

● urlopy,

● zwolnienia od pracy,

● inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Natomiast nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników (art. 149 par. 2 k.p.):

● objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

● zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

● otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dowolna i zależy od potrzeb danego pracodawcy, przy uwzględnieniu systemu czasu pracy, długości okresu rozliczeniowego, rozkładów czasu pracy w poszczególnych dniach, tygodniach i miesiącach oraz terminów dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy

Ponadto pracodawca oprócz ewidencji czasu pracy może prowadzić listy obecności, rejestry wyjść w czasie pracy czy zwolnień od pracy.

Ewidencja czasu pracy oraz dokumentacja płacowa są jawne dla pracownika. Pracownik w każdym czasie może żądać udostępnienia ich przez pracodawcę (art. 85 ust. 5 i art. 149 ust. 1 k.p.).

W przypadku sporów sądowych, szczególnie w procesach o nadgodziny, prawidłowo prowadzona dokumentacja płacowa oraz ewidencja czasu pracy są podstawowymi dowodami, za pomocą których pracodawca może zwalczyć roszczenia zgłoszone przez pracownika.

Natomiast wszelkie uchybienia w prowadzeniu ww. ewidencji i dokumentacji mogą spowodować negatywne skutki dla pracodawcy. Należy przede wszystkim wskazać, że na pracodawcy, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 62/99, OSNAPiUS 2000/15/579). W wyroku z 4 października 2000 r. (I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002/10/231) SN stwierdził, że naruszenie przez pracodawcę obowiązków w zakresie ewidencjonowania czasu pracy powoduje, że na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika, w szczególności niewykonywania pracy w godzinach nadliczbowych (art. 6 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Jeżeli pracodawca nie ewidencjonuje prawidłowo czasu pracy, wystarczające dla uwzględnienia roszczeń pracownika o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny będzie udowodnienie, że pracownik wykonywał taką pracę, bez konieczności ścisłego udowodnienia liczby przepracowanych godzin, a sąd będzie mógł zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (por. wyrok SN z 5 maja 1999r., I PKN 665/98, OSNAPiUS 2000/14/535).

Natomiast gdy pracodawca narusza obowiązek prawidłowego prowadzenia dokumentacji w zakresie wynagrodzenia za pracę w stopniu uniemożliwiającym lub poważnie utrudniającym pracownikowi kontrolę prawidłowości dokonanej zapłaty, pokwitowanie przez pracownika tej zapłaty, nie zwalnia pracodawcy od obowiązku wykazania, że wynagrodzenie lub inne świadczenie zostało wypłacone w należnej wysokości (wyrok SN z 20 listopada 2007 r., II PK 81/07, OSNP 2009/1-2/5).

Pracodawca zobowiązany jest do wyrównania szkody wyrządzonej pracownikowi wskutek nierzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W wyroku z 6 października 1976 r. (I PR 130/76, OSNC 1977/4/82) SN stwierdził, że "w razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy pracownik może - jeżeli w związku z tym zaniedbaniem poniósł szkodę - domagać się odszkodowania od zakładu pracy". Podstawę prawną żądania odszkodowania stanowią stosowane odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego (a w szczególności art. 471 k.c.).

Na takiej samej podstawie (art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p.) odpowiada pracodawca, który wyrządził pracownikowi szkodę wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającą z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (wyrok SN z 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).

Przepisy nie określają warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawców. Jednak pracodawcy w celu optymalnego wypełnienia nałożonych na nich obowiązków powinni dążyć do zapewnienia przechowywania dokumentów zgodnie ze standardami ustalonymi dla przedsiębiorców usługowo zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w przepisach rozporządzenia ministra kultury z 15 lutego 2005 r.

W myśl tych przepisów budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym i niegrożącym osunięciem oraz położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Ponadto powinny one posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Jednak najistotniejszy jest wymóg, aby pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie było zawilgocone oraz nie znajdowało się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Preferowane jest wyposażenie go w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczenie przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny odpowiedni sposób dla danego pomieszczenia. Ponadto przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie powinny być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe, a także nie powinny znajdować się w nich przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem. Nie wolno w nich również stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

W przypadku zmiany pracodawcy, w sytuacji określonej w art. 23¹ k.p. albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu pracownika.

Nowy pracodawca wstępuje bowiem w stosunki pracy z pracownikami dotychczasowego pracodawcy. Nie ma więc obowiązku zakładania nowych akt osobowych i powinien nadal prowadzić już istniejące akta. W takim przypadku nowy pracodawca zobowiązany będzie również do przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracownika po ustaniu stosunku pracy.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów poświadczających przebieg zatrudnienia pracownika, znajdujących się w aktach osobowych, oraz dokumentacji płacowej również po ustaniu stosunku pracy. Dokumenty te mogą być bowiem niezbędne dla uzyskania przez pracownika lub członków jego rodziny świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz wykazania prawa do niektórych uprawnień pracowniczych u kolejnych pracodawców.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

● od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej,

● od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Pracodawcy, którzy samodzielnie przechowują dokumentację osobową, powinni również zachowywać wskazany 50-letni termin. Natomiast listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dokumenty, które mogą posłużyć do ustalenia podstawy wymiaru renty lub emerytury, pracodawca jako płatnik składek powinien przechowywać przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy (art. 125a ust. 4 o emeryturach i rentach z FUS). Z uwagi na powyższe pracodawca, który kontynuuje działalność, całą dokumentację dotyczącą pracownika powinien przechowywać przez 50 lat od ustania stosunku pracy konkretnego pracownika.

W wielu przypadkach po zakończeniu działalności pracodawca nie posiada środków na opłacenie usługi przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji dokumentację przejmuje archiwum państwowe. Brak funduszy na przechowywanie dokumentacji musi stwierdzić sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej.

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. Po przejęciu dokumentacji archiwum państwowe ewidencjonuje, przechowuje, zabezpiecza i udostępniania przejętą dokumentację, a także wydaje z niej odpisy i kopie.

Dokumentację przejętą od pracodawców z uwagi na niemożność zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji, stwierdzoną przez sąd rejestrowy, przechowuje Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku (woj. mazowieckie). Ponadto archiwum to przechowuje dokumentację przejętą od przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przed upływem okresu przechowywania znajdującej się u niego dokumentacji (w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji):

● został on postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość,

● cofnięto lub ograniczono mu zakres zezwolenia na wykonywanie takiej działalności albo zezwolenie to wygasło,

● zakazano mu prawomocnym orzeczeniem wykonywania takiej działalności.

Ponadto gdy istnieje zagrożenie zniszczenia dokumentacji pracowniczej (w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich) pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, a brak jest podstaw do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania, naczelny dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie tej dokumentacji na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym. W takim przypadku koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, na podstawie której może on korzystać do celów prywatnych z samochodu służbowego. Umowa powinna zostać dołączona do części B akt osobowych pracownika.

Spółka z o.o. zatrudniała pracownika od początku 2000 r. do 30 listopada 2009 r., gdy stosunek pracy ustał po upływie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę. Dokumentację płacową w postaci list płac i kart wynagrodzeń tego pracownika oraz jego akta osobowe pracodawca musi przechowywać do 1 grudnia 2059 r. Pracodawca przez ten okres zobowiązany jest do udostępniania dokumentacji i akt na żądanie uprawnionych instytucji. Jeżeli w tym czasie spółka zlikwiduje działalność lub nastąpi jej upadłość, powinna przekazać dokumentację pracowniczą odpłatnie na przechowanie specjalistycznemu przedsiębiorcy, a gdyby nie miała na to środków, archiwum państwowemu.

Pracodawca założył karty ewidencyjne przydziału obuwia roboczego i odzieży roboczej, ale przez kilka lat nie uzupełniał właściwych rubryk pomimo wydawania odzieży i obuwia. Zgodnie z regulaminem pracy pracodawca mógł wydawać odzież i obuwie robocze lub wypłacać ekwiwalent. Po rozwiązaniu stosunku pracy jeden z pracowników wystąpił o zasądzenie ekwiwalentu za 6 lat. W takiej sytuacji pracodawca może jedynie podnieść zarzut przedawnienia części roszczenia, ponieważ uchybienia w prowadzeniu dokumentacji praktycznie pozbawią go możliwości wykazania, że wywiązywał się z obowiązków w tym zakresie. Z powodu braków w dokumentacji to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu przekazania pracownikowi odzieży i obuwia lub wypłaty ekwiwalentu.

Pracodawca prowadzący akta osobowe i inną dokumentację dotyczącą pracowników jest administratorem zbioru ich danych osobowych w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Zobowiązany jest zatem do przestrzegania obowiązków nałożonych na administratora, a więc przede wszystkim musi zabezpieczyć dane przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W postanowieniu z 16 marca 2000 r. (I PKN 672/99, OSNAPiUS/2001/15/491) SN stwierdził, że przepisy ustawy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami pracy, gdyż przepisy prawa pracy przewidują dalej idącą ochronę. Naruszenie przepisów prawa pracy otwiera pracownikowi drogę do dochodzenia roszczeń przed sądem pracy. Sąd Najwyższy opowiedział się za dopuszczalnością drogi sądowej we wszelkich sprawach dotyczących dokumentacji zatrudnieniowej, uznając, iż tego typu sprawy mają charakter spraw pracowniczych.

W wyroku z 6 września 2005 r. (II SA/Wa 825/05) WSA w Warszawie również wskazał, że pracownik nie ma prawa żądać wydania dokumentów z akt osobowych opierając się na przepisach o ochronie danych osobowych. Wszelkie spory między pracownikiem i pracodawcą dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej rozstrzygają zatem sądy pracy, a nie organy administracji i sądy administracyjne.

Dostęp do akt osobowych pracownika i innych dokumentów dotyczących jego zatrudnienia mają pracodawca i pracownik. Pracownik może wyrazić zgodę na udostępnienie akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej innej osobie.

Natomiast na podstawie przepisów szczególnych pracodawca zobowiązany jest udostępniać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację również innym podmiotom, np. sądom, funkcjonariuszom Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy, inspektorowi upoważnionemu przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, oraz upoważnionemu inspektorowi kontroli ZUS.

Natomiast wątpliwości wywołuje kwestia udostępniania akt osobowych pracownika organizacji związkowej, z którą pracodawca musi skonsultować decyzje podejmowane wobec pracownika. Zakładowa organizacja związkowa uprawniona jest bowiem do zajmowania stanowiska w sprawach dotyczących poszczególnych pracowników (przede wszystkim wyrażania opinii lub zastrzeżeń co do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, wypowiedzenia warunków pracy, oceny sprzeciwu od kary porządkowej oraz w niektórych przypadkach wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy). Jednak w uwagi na konieczność ochrony danych osobowych pracowników zakładowa organizacja związkowa nie powinna mieć wglądu do całości akt osobowych pracownika, ale tylko do tych konkretnych dokumentów (lub ich odpisów), które są ściśle związane przedmiotem konsultacji przeprowadzanej przez pracodawcę, tj. sprawy, w której zakładowa organizacja związkowa ma wyrazić opinię, stanowisko lub zgodę. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej związkom zawodowym w ograniczonym zakresie znajduje uzasadnienie w orzecznictwie SN. W uchwale z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2) SN stwierdził bowiem, że zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy o związkach zawodowych uprawnienie do kontrolowania przez związki zawodowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń pracowników. Nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. W konsekwencji ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 k.c.

W praktyce pracodawcy najczęściej udostępniają akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą sądom pracy lub ubezpieczeń społecznych na potrzeby procesów toczących się przed tymi sądami. Akta osobowe stanowią bowiem dowód w każdym prawie procesie z udziałem pracowników. Przekazując akta, pracodawca powinien zadbać o należyte potwierdzenie na piśmie tego udostępnienia akt, a później monitorować, czy doszło do ich zwrotu po zakończeniu sprawy. W przypadku procesów, których przedmiotem są roszczenia dotyczące wynagrodzeń pracowników, konieczne jest również udostępnianie dokumentacji płacowej, z tym że z reguły biegli zapoznają się z taką dokumentacją w siedzibie pracodawcy. Odmowa przekazania akt osobowych sądowi na potrzeby toczącego się procesu może spowodować nałożenie przez sąd kary grzywny na pracodawcę.

Pracodawca, który lekceważy obowiązki związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, naraża się nie tylko na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika. Uchybienia w tym zakresie zagrożone są również odpowiedzialnością za wykroczenie. Kara grzywny grozi za dwa typy zachowań lub zaniechań, tj. w przypadku:

● nieprowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

● pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jednak nie każde naruszenie obowiązków przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej skutkuje odpowiedzialnością karną. Nie zawsze również odpowiada osobiście pracodawca. Karę za popełnienie wykroczenia wymierzyć można bowiem osobie, do której obowiązków należało prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej oraz jej przechowywanie. Odpowiedzialny za popełnienie wykroczenia może być zatem:

● pracodawca będący osobą fizyczną,

● członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną,

● osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy,

● osoba, której pracodawca powierzył wykonywanie czynność prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, np. pracownik kadr.

W piśmiennictwie wyrażane są rozbieżne poglądy co do zakresu odpowiedzialności za wykroczenie polegające na nieprowadzeniu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wskazuje się, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu popełnia je w przypadku jakiegokolwiek naruszenia przepisów o prowadzeniu akt osobowych lub innej dokumentacji pracowniczej, np. nieumieszczanie w aktach wymaganego dokumentu, brak numeracji poszczególnych dokumentów czy brak podziału akt osobowych na części itp.). Jednak dominuje pogląd, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu popełnia to wykroczenie, gdy akta osobowe lub inna dokumentacja pracownicza nie są w ogóle prowadzone, a nie wtedy, gdy pracodawca zaniecha włączenia do akt lub dokumentacji konkretnych dokumentów. Podkreślić jednak należy, że pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona będzie ponosił odpowiedzialność także wówczas, gdy okaże się, że braki w dokumentacji są tak poważne, że nie można uznać, iż akta osobowe pomimo formalnego ich założenia w istocie są prowadzone.

Natomiast pracodawca nieprawidłowo przechowujący akta osobowe i dokumentację pracowniczą naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie nie tylko gdy akta osobowe zaginą lub ulegną zniszczeniu. Sankcjonowane jest samo narażenie tych dokumentów na zniszczenie lub uszkodzenie. Celem przepisu zakazującego przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest ochrona tych dokumentów przed porzuceniem przez pracodawcę, przetrzymywaniem w miejscu, w którym osoby nieuprawnione miałyby nieograniczony do nich dostęp, ich uszkodzeniem i zaborem przez osoby niepowołane. Grzywna może również zostać nałożona za przechowywanie akt osobowych w pomieszczeniach niezapewniających bezpiecznego zachowania ich w stanie nienaruszonym, np. narażonych na zagrzybienie, zawilgocenie lub zagrożonych pożarem.

Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. W sprawach o te wykroczenia sąd orzeka na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który w tego typu sprawach jest oskarżycielem publicznym. W każdej sprawie o wykroczenie wniosek może wnieść także prokurator. Ponadto inspektor pracy jest uprawniony do nałożenia kary grzywny mandatem karnym w tych sprawach. Maksymalna wysokość grzywny nałożonej mandatem wynosi 2000 zł. Jednak gdy ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w kodeksie pracy popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie, właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł.

Inspektor pracy przeprowadził kontrolę u pracodawcy wskutek zawiadomienia przez pracowników inspekcji pracy o nieterminowym wypłacaniu wynagrodzeń. W toku kontroli wyszło na jaw, że pracodawca w ogóle nie prowadzi ewidencji czasu pracy i kart wynagrodzeń pracowników. Pracodawca może zostać ukarany za wykroczenie dotyczące zaniechania prowadzenia dokumentacji oraz otrzymać nakaz zapłaty zaległych wynagrodzeń.

Pracodawca prowadzący firmę budowlaną powierzył księgowej zajmującej się też kadrami wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy. Pracownica część pracy wykonywała w domu, gdzie wynosiła akta osobowe pracowników oraz archiwalną dokumentację płacową sporządzoną wyłącznie w formie papierowej. Dokumenty dotyczące 3 pracowników nie zostały przez nią należycie zabezpieczone i zostały całkowicie zniszczone przez przebywające w domu psy. Pracownica jako osoba odpowiedzialna za nadzór nad dokumentami może ponieść odpowiedzialność za wykroczenie. Natomiast gdyby w wyniku zniszczenia dokumentacji szkodę ponieśli pracownicy, których dokumenty uległy zniszczeniu, odpowiedzialność cywilnoprawną wobec nich będzie ponosił pracodawca, który ewentualnie może w drodze regresu żądać przynajmniej częściowego naprawienia szkody od pracownicy.

Rafał Krawczyk

gp@infor.pl

 

Art. 22¹, art. 94 pkt 9a i pkt 9b, art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227).

Art. 51u-51z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.).

Art. 14, art. 23 ust. 1 pkt 1, art. 32, art. 36 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późń. zm.).

Art. 10 ust. 1 pkt 15, art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. nr 89, poz. 589 z późn. zm.).

Art. 14 ustawy z 6 kwietnia 1990r. o Policji (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 43, poz. 277 z późn. zm.).

Art. 24 ustawy z 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz.U. nr 74, poz. 676 z późn. zm.).

Art. 22 ustawy z 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz.U. nr 104, poz. 708 z późn. zm.).

Art. 87 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 późn. zm.).

Art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Art. 17 par. 2, art. 95 par. 3, art. 96 par. 1a i par. 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 133, poz. 848 z późn. zm.).

Par. 1-10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Par. 1-4 rozporządzenia ministra kultury z 1 czerwca 2004 r. w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej (Dz.U. nr 142, poz. 1503).

Par. 2-7 rozporządzenia ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284).