Nie każda nieobecność pracownika w firmie obniża wymiar czasu pracy

Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego pracodawca ma obowiązek rozliczyć czas pracy pracownika. Dopiero w tym momencie można bowiem ustalić, czy pracownik wykonywał pracę przez czas odpowiadający wymiarowi czasu pracy na dany okres rozliczeniowy, czy też pracował krócej lub dłużej i jakie były tego przyczyny.

W kolejnych materiałach postaramy się pokazać, jak to robić, wyjaśniając przy tym najczęstsze z pojawiających się wątpliwości.

Opis przypadku

Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym. Praca jest wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. Dniami wolnymi z tytułu średnio 5-dniowego tygodnia pracy są soboty. W grudniu 2011 r. czas pracy tego pracownika przedstawiamy w tabeli.

Jak z niej wynika, pracownik chorował od 19 do 24 grudnia, a 27 grudnia nie stawił się do pracy i nie usprawiedliwił swojej nieobecności, za co pracodawca ukarał go karą porządkową nagany. Ponadto w niektórych dniach pracownik przepracował więcej, niż wynika to z jego dobowego wymiaru czasu pracy (tj. pracował dłużej niż 8 godzin na dobę), a także dodatkowo pracował w dniu wolnym od pracy - sobota 31 grudnia. Łącznie w całym miesiącu pracownik przepracował 140 godzin, nie licząc okresu zwolnienia lekarskiego. Jak ustalić, czy pracownik pracował w nadgodzinach?

Ustalenie wymiaru czasu pracy

W pierwszej kolejności, aby prawidłowo rozliczyć pracownikowi godziny pracy przepracowane w grudniu, należy ustalić obowiązujący go wymiar czasu pracy.

Zgodnie z regulacjami zawartymi w kodeksie pracy ustalenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym polega na pomnożeniu 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodaniu do otrzymanej liczby godzin iloczynu 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku (art. 130 par. 1 k.p.).

Dodatkowo każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Chyba że wypada w ustalony dla pracownika dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, ale taka sytuacja w opisywanym przypadku nie ma miejsca.

W związku z powyższym wymiar czasu pracy w grudniu 2011 r. wynosi 168 godzin (tj. 21 dni pracy × 8 godzin) i wynika z następującego wyliczenia: (40 godzin × 4 tygodnie) + (8 godzin × 2 dni) - (8 godzin × 1 dzień świąteczny, tj. 26 grudnia) = 168.

Pierwszy dzień Bożego Narodzenia, czyli 25 grudnia, przypadł w niedzielę, a więc to święto nie powoduje obniżenia wymiaru czasu pracy w grudniu.

Nieobecność usprawiedliwiona

Tak ustalony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 par. 3 k.p.). Oznacza to, że w razie nieobecności pracownika spowodowanej chorobą (odpowiednio udokumentowaną zaświadczeniem lekarskim) liczba godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym ulega odpowiednio obniżeniu o taką liczbę godzin, jaką pracownik przepracowałby w tym czasie, gdyby nie chorował. Zmniejszą się zatem realne godziny do przepracowania zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Odnosząc się do omówionego przykładu choroba pracownika, przypadająca na dni od 19 do 24 grudnia 2011 r., obniża wymiar czasu pracy w miesiącu grudniu o 40 godzin, gdyż pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin. [przykład 1]

Nieobecność nieusprawiedliwiona

Ponieważ zgodnie z regulacjami zawartymi w kodeksie pracy tylko usprawiedliwiona nieobecność w pracy powoduje obniżenie wymiaru czasu pracy, czasu nieusprawiedliwionej nieobecności nie można odliczyć od obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy.

Nieobecność w pracy, której pracownik nie usprawiedliwi, ma zatem istotne znaczenie w sytuacji, gdy w tym samym okresie rozliczeniowym pracownik ma przepracowane dodatkowe godziny pracy w dniu wolnym od pracy, które mogłyby stanowić godziny nadliczbowe z tytuły przekroczenia normy tygodniowej, płatne zawsze 100-proc. dodatkiem do wynagrodzenia. [przykład 2]

Przekroczenie norm dobowych

Wiedząc już, ile godzin pracownik powinien był przepracować w danym okresie i ile faktycznie tych godzin przepracował, można ustalić, czy doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy występuje, gdy pracownik wykonuje pracę dłużej niż obowiązująca go dobowa norma czasu pracy (art. 151 k.p.). Zatem w przypadku pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy, nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu ósmej godziny pracy.

Z przedstawionej tabeli wynika, że pracownik pracował dłużej niż obowiązująca go 8-godzinna dobowa norma czasu pracy w następujących dniach: 5, 12 grudnia, 28 - 30 grudnia (po 2 nadgodziny dobowe) oraz 8 i 16 grudnia (po 1 dobowej nadgodzinie). Łącznie w grudniu pracownik wypracował 12 godzin nadliczbowych dobowych.

Nadgodziny średniotygodniowe

W wyniku przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają tzw. nadgodziny średniotygodniowe. Warunkiem jest jednak, aby godziny te nie były wcześniej zakwalifikowane jako nadgodziny dobowe. Nasz ustawodawca przyjął bowiem zasadę jednokrotnego zaliczania dodatkowej pracy jako nadgodzin z bezwzględnym pierwszeństwem dla nadgodzin dobowych.

O ile o nadgodzinach dobowych wiadomo na bieżąco, gdyż już po wyjściu pracownika z pracy w danym dniu możemy określić ich liczbę, to w przypadku nadgodzin średniotygodniowych dopiero na koniec okresu rozliczeniowego wiadomo, czy takie w ogóle wystąpiły. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego porównuje się wymiar czasu pracy obowiązujący do przepracowania w tym okresie z godzinami faktycznie przepracowanymi.

Można się jednak spotkać z dwiema metodami ustalania godzin średniotygodniowych. Metody te różnią się i są reprezentowane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwową Inspekcję Pracy. W praktyce jednak metoda reprezentowana przez PIP jest stosowana częściej, gdyż jest bezpieczniejsza dla pracodawców z punktu widzenia ryzyka ewentualnych kontroli PIP czy sporów sądowych.

Metoda ta zakłada, że nadgodziny średniotygodniowe występują zawsze po przekroczeniu wymiaru czasu pracy, obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym. Celem ustalenia takich nadgodzin należy od godzin faktycznie przepracowanych w okresie rozliczeniowym odjąć liczbę godzin wynikających z wymiaru czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym. Od otrzymanego wyniku należy odjąć jeszcze nadgodziny wynikające z przekroczenia norm dobowych, gdyż te mają pierwszeństwo w rozliczeniu. Tak uzyskany wynik to liczba nadgodzin średniotygodniowych. [przykład 3]

Rozliczenie zależy od rodzaju nieobecności

W omawianym przypadku wpływ na liczbę nadgodzin średniotygodniowych ma nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika przypadająca 27 grudnia. Nieobecność ta obniża liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w grudniu, ale nie obniża wymiaru czasu pracy, jaki powinien zostać wypracowany przez pracownika. W praktyce więc dodatkowo przepracowane 8 godzin w sobotę 31 grudnia 2011 r., uzupełniają niedopracowane 8 godzin z 27 grudnia, pozbawiając tym samym pracownika nadgodzin średniotygodniowych.

Z drugiej jednak strony dzięki pracy w tym dniu liczba godzin rzeczywiście przepracowanych zgadza się z liczbą godzin nominalnych w tym okresie, co gwarantuje pracownikowi wypłatę za pełen czas pracy. Gdyby bowiem pracownik nie przepracował tych dodatkowych 8 godzin, to pracodawca mógłby mu pomniejszyć pensję za ten miesiąc o 8 godzin z tytułu nieusprawiedliwionej nieobecności.

Działanie takie byłoby możliwe bez względu na przyjęty w firmie system wynagrodzeń, a więc zarówno przy stawce miesięcznej, jak i stawce godzinowej. Należałoby najpierw obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca w związku z chorobą przez tydzień, a następnie jeszcze je pomniejszyć o nieusprawiedliwioną nieobecność. Gdyby pracownik usprawiedliwił nieobecność 27 grudnia, sytuacja wglądałaby oczywiście inaczej. [przykład 4]

Praca w sobotę

W przypadku gdy pracodawca poleca pracownikowi wykonywanie pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady średnio 5-dniowego tygodnia pracy, musi pamiętać o właściwej rekompensacie za taką pracę.

Zgodnie z art. 151³ k.p. z tytułu pracy w takim dniu pracownik ma prawo do innego dnia wolnego, który ma zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym. Zatem w sytuacji, gdy sobota jest dla pracownika dniem wolnym wynikającym z zasady średnio 5-dniowego tygodnia pracy, a pracodawca zleca mu wykonywanie pracy w takim dniu, to zasadą jest, że do końca okresu rozliczeniowego powinien udzielić mu w zamian innego dnia wolnego. Dzień wolny powinien być udzielony bez względu na to, ile godzin pracownik w takim dniu przepracował (np. trzeba oddać cały dzień wolny w zamian za przepracowane tylko 3 godziny w sobotę). Natomiast jeśli praca ta trwała dłużej niż 8 godzin, to oprócz dnia wolnego należy jeszcze zrekompensować pracownikowi nadgodziny, wynikające z przekroczenia 8-godzinnej normy dobowej.

Nieudzielanie dnia wolnego

W praktyce może jednak okazać się, że pracodawca nie będzie miał możliwości, aby takiego dnia udzielić, np. w sytuacji gdy do końca okresu rozliczeniowego pracownik był nieobecny w pracy, ponieważ przebywał na zwolnieniu lekarskim. W takim przypadku, zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie rekompensowania pracy w wolną sobotę (GPP-249-4560-52/09/PE/RP), nieoddanie dnia wolnego spowoduje przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, w wyniku czego pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia wraz z dodatkiem w wysokości 100 proc. wynagrodzenia.

Do sytuacji, w których pracodawca nie ma możliwości oddania dnia wolnego w zamian za pracę w "szóstym" dniu tygodnia, można zaliczyć również taką, w której praca jest wykonywana w sobotę przypadającą na sam koniec okresu rozliczeniowego. Taka sytuacja ma miejsce w przedstawionym przykładzie, gdzie pracownik wykonuje pracę w wolną sobotę 31 grudnia 2011 r., która jest ostatnim dniem okresu rozliczeniowego. Pracodawca nie ma zatem fizycznej możliwości wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 151³ k.p., a więc w takim przypadku może za taką pracę zapłacić, nie ryzykując popełnienia wykroczenia przeciwko przepisom o czasie pracy (art. 281 pkt 5 k.p.).

Gdyby pracownik z naszego przykładu nie miał w tym samym okresie rozliczeniowym nieobecności nieusprawiedliwionej, praca w sobotę 31 grudnia 2011 r. spowodowałaby przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy czasu pracy i pracodawca byłby zobowiązany do rekompensaty za pracę w takim dniu stosownym wynagrodzeniem wraz ze 100-proc. dodatkiem.

Pracownik pracujący od poniedziałku do piątku chorował od 19 o 24 grudnia. Zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy w okresie choroby przepracowałby więc 40 godzin. Sobota 24 grudnia jest dla pracownika dniem wolnym od pracy i tym samym zwolnienie lekarskie opiewające również na ten dzień nie obniża wymiaru czasu pracy. Nie oznacza ono rzecz jasna również braku dnia wolnego od pracy i obowiązku oddawania go w innym terminie. Zwolnienie w dniach wolnych od pracy jest bowiem neutralne z punktu widzenia czasu pracy.

Wymiar czasu pracownika w grudniu 2011 r. wynosi 168 godzin. Choroba pracownika w tym miesiącu obniżyła wymiar jego czasu pracy o 40 godzin Obowiązujący go w tym miesiącu wymiar czasu wynosi więc 128 godzin (168 godzin - 40 godzin nieobecności usprawiedliwionej z tytułu choroby pracownika). Nieobecność nieusprawiedliwiona przypadająca 27 grudnia nie ma wpływu na wymiar czasu pracy do przepracowania w tym miesiącu.

Pracownik, którego wymiar czasu pracy w grudniu wynosi (po odliczeniu okresu usprawiedliwionej nieobecności w pracy) 128 godzin, faktycznie świadczył pracę w tym miesiącu przez 140 godzin. Wypracował bowiem 12 godzin nadliczbowych dobowych. Aby sprawdzić, czy przekroczono przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy, należy dokonać następujących obliczeń:

140 godzin faktycznie przepracowanych - 128 godzin (obowiązujący w grudniu wymiar czasu pracy pracownika) = 12 nadgodzin - 12 nadgodzin dobowych = 0.

Z wyliczenia wynika, że w grudniu nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.

Pracownik usprawiedliwił nieobecność w dniu 27 grudnia. W takiej sytuacji rozliczenie nadgodzin średniotygodniowych powinno wyglądać następująco:

140 godzin faktycznie przepracowanych - 120 godzin (obowiązujący w grudniu pracownika wymiar czasu pracy pomniejszony o 48, a nie 40 godzin) = 20 nadgodzin - 12 nadgodzin dobowych = 8 nadgodzin średniotygodniowych. Nadgodziny te wynikałyby z pracy w dniu wolnym dla pracownika, który przypadł 31 grudnia 2011 r. (wolna sobota).

@RY1@i02/2011/251/i02.2011.251.217001000.101.jpg@RY2@

Grudzień 2011

@RY1@i02/2011/251/i02.2011.251.217001000.802.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek, asystent sędziego Sądu Najwyższego

Łukasz Prasołek

asystent sędziego Sądu Najwyższego

Art. 130, 151 - 152³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).