Krajowy System e-Faktur

Zdarza się, że faktury nie tylko znikają w KSeF, ale w ogóle do niego nie trafiają. Problem mają więc nie tylko odbiorcy (gdy nie widzą faktur), ale też wystawcy, gdy z niewidomych dla nich przyczyn system odrzuca dokument.

Konieczne są zmiany w przepisach i rozwiązaniach technicznych Krajowego Systemu e-Faktur – twierdzą przedsiębiorcy i biura rachunkowe. Chodzi m.in. o umożliwienie tym ostatnim zarządzania certyfikatami KSeF w imieniu jednoosobowych działalności gospodarczych, a także wprowadzenie opcji resetu hasła do certyfikatu KSeF.

Od 14 lutego 2026 r. będzie można łatwiej zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur, bo również za pomocą e-Dowodu, aplikacji mObywatel i bankowości elektronicznej. Tak wynika z opublikowanego projektu rozporządzenia.

Lada moment w życie wejdą przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Mimo rosnącej świadomości przedsiębiorców dotyczącej KSeF, wciąż nie czują się oni przygotowani na zmiany - wyniki badania inFakt indeks 2025.

Można się posłużyć udostępnianymi przez kancelarie szablonami takich procedur, które wskażą właściwy kierunek regulacji, ale nie warto na tym poprzestać. Konieczna jest ich rzetelna i fachowa implementacja.

Przed wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych, które mają odrębne numery NIP, czy centra usług wspólnych mają wiele wątpliwości. Dotyczą one m.in. refundowania wydatków pracownikom, płatności kartą służbową czy integracji KSeF z systemami bankowymi.

Dlatego warto już dzisiaj zagwarantować sobie pełne jego wykorzystanie przez odpowiednie zapisy w umowach z dostawcą oprogramowania, a także z partnerami handlowymi. Chodzi np. o możliwość żądania od wystawcy faktury uzupełnienia w KSeF tego bloku danymi wskazanymi przez nabywcę.

Cyfrowe ustrukturyzowane faktury, których wystawianie i odbieranie wkrótce stanie się obowiązkowe, wywołają wiele nieoczywistych dzisiaj dla podatników problemów i wątpliwości. Jedne z najistotniejszych dotyczą realizacji prawa do odliczenia VAT

Mimo apeli przedsiębiorców nie zanosi się na przesunięcie terminu, kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się w Polsce obowiązkowy. Inne państwa unijne nie mają oporów przed odroczeniem wdrożenia.

W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł, i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, lecz także konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Na pytania dotyczące tych kwestii odpowiadają eksperci zespołu VAT MDDP, którzy na co dzień w ramach MDDP Platforma Wiedzy prowadzą praktyczne szkolenia i warsztaty na temat KSeF.

Posłowie wskazują, że Krajowy System e-Faktur jest niedopracowany i może zawierać błędy. Twierdzą też, że niektóre firmy nadal mogą być nieprzygotowane do zmian. Apelują więc o przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF.

O momencie jej otrzymania przez nabywcę decyduje według ustawodawcy data nadania numeru KSeF. Wątpliwości mogą jednak się pojawić w sytuacji, gdy kontrahent ma tylko wizualizację, a dokument nie został jeszcze przesłany do systemu

Kary za naruszenie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur mają wejść w życie dopiero od 2027 r., ale tylnymi drzwiami będą nakładane już w 2026 r. Wystarczy, że sprzedawca po uzyskaniu numeru identyfikującego fakturę wystawioną wcześniej w trybie offline24 nie skoryguje ewidencji w JPK_VAT

Jeden z czterech podręczników do Krajowego Systemu e-Faktur zawiera treści, które dla przedsiębiorców są absolutną nowością, także jeśli porównać je z wcześniej opublikowanymi przez MF odpowiedziami na pytania. Co więcej, nie wynikają one, przynajmniej na razie, z żadnych przepisów.