Komputer ułatwia start także w tradycyjnych przetargach

Pomijając wybrane elementy procedur, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone w formie pisemnej. Nie da się od początku do końca przeprowadzić przetargu w internecie. Nawet specjalny tryb - licytacja elektroniczna - wymaga od przedsiębiorców złożenia wniosków na papierze. Z kolei aukcja elektroniczna jest tylko ostatnim etapem tradycyjnego, papierowego postępowania, gdzie wszystkie dokumenty składa się w kopertach.

Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy chcący rywalizować o zlecenia publiczne mogą się dzisiaj obyć bez dostępu do internetu. Z roku na rok internet pełni coraz większą rolę. Niedługo ma zaś stać się podstawowym sposobem na udzielanie zamówień.

Ogłoszenia i specyfikacje

Już samo znalezienie interesującego zamówienia bez sieci jest jeśli nie niemożliwe, to przynajmniej bardzo utrudnione. Przepisy wymagają wciąż co prawda, aby było ono publikowane w siedzibie zamawiającego, w ogólnie dostępnym miejscu, np. na tablicy ściennej w gminnym urzędzie. Mało kto jednak pozyskuje jeszcze informacje o zamówienia w taki sposób. Nawet niewielkie firmy, zainteresowane wyłącznie lokalnymi przetargami, sprawdzają ogłoszenia w sieci. Zamówienia poniżej progów unijnych są ogłaszane w elektronicznym Biuletynie Zamówień Publicznych, do którego link można znaleźć na stronie Urzędu Zamówień Publicznych (uzp.gov.pl). Z kolei droższe zlecenia są ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a w praktyce w jego internetowej wersji TED - Tenders Electronic Daily (ted.europa.eu).

Również kolejny podstawowy dokument przetargowy, czyli specyfikacja istotnych warunków zamówienia, w przetargu nieograniczonym musi zostać opublikowana w internecie i stamtąd najłatwiej ją pobrać. Oczywiście zgodnie z zasadą pisemności można też pofatygować się osobiście i odebrać z rąk zamawiającego. Tyle, że wówczas może już nie starczyć czasu na przygotowanie oferty. Zgodnie z art. 42 ust. 2 p.z.p. zamawiający ma aż pięć dni na wydanie tego dokumentu. Co więcej, może to się wiązać z koniecznością zapłaty pokrywającej koszty druku i przekazania. Ściągając plik ze strony www przedsiębiorca nie ponosi takich kosztów.

Adres, pod którym zostaje zamieszczona specyfikacja, jest podawany w ogłoszeniu o zamówieniu. Nie musi to być oficjalna strona urzędu. Najczęściej informacje o przetargach ukazują się w biuletynie informacji publicznej (bip.gov.pl).

Pytania i modyfikacje

Pobierając specyfikację z sieci, przedsiębiorca musi przez cały czas trzymać rękę na pulsie. W zasadzie raz, a nawet kilka razy dziennie powinien zaglądać na stronę, z której ściągnął ten dokument, i sprawdzać, czy nie pojawiły się na niej nowe informacje. To na niej bowiem znajdą się ewentualne pytania do specyfikacji zadane przez innych wykonawców i odpowiedzi na nie udzielone przez zamawiającego. Również na niej pojawią modyfikacje treści specyfikacji.

Tu w korzystniejszej sytuacji są ci, którzy odebrali specyfikację na piśmie z rąk zamawiającego. Muszą oni wówczas zostać bezpośrednio poinformowani o pytaniach i wyjaśnieniach dotyczących specyfikacji czy też modyfikacjach jej treści. Wynika to z art. 38 ust. 2 i 4 p.z.p.

Formy komunikacji

Zgodnie z art. 27 p.z.p. wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje są przekazywane pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Decydujący jest wybór zamawiających. Chociaż część z nich nadal preferuje wyłącznie korespondencję na piśmie, to jednak coraz większa ich grupa pozwala także na kontakt via e-mail czy faks. Zwłaszcza przy określonych czynnościach, np. przy zadawaniu pytań dotyczących specyfikacji.

Warto jednak pamiętać, że forma pisemna jest zawsze dopuszczalna, co oznacza, że zamawiający zawsze musi przyjąć korespondencję na piśmie. Firma, która nie korzysta z nowoczesnych technologii, nie jest więc na straconej pozycji.

Internet też jest coraz częściej wykorzystywany przy wnoszeniu odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej, co od kilku już lat jest uprawnieniem ustawowym (art. 180 ust. 4 p.z.p.). To ważne, bo przepisy wyznaczają na to stosunkowo krótkie terminy (5, 10 i 15 dni), a decyduje data wpłynięcia pisma do prezesa KIO. Jeśli więc jest wysyłane pocztą lub kurierem, wykonawca ma mniej czasu. Tymczasem odwołanie złożone w formie elektronicznej dociera w zasadzie natychmiast. Jedyne, o czym musi pamiętać przedsiębiorca, to opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego.

Dialog techniczny

Od 20 lutego w internecie można szukać też ogłoszeń o zamiarze przeprowadzenia nowej procedury - dialogu technicznego. Instrument ten pozwala zamawiającemu na prowadzenie rozmów z wykonawcami przed ogłoszeniem przetargu. Dzięki temu może on zapoznać z innowacyjnymi rozwiązaniami, o których istnieniu być może nie miałby pojęcia. Uzyskaną w ten sposób wiedzę wykorzysta później przy sporządzaniu specyfikacji.

Zgodnie z art. 31b p.z.p. informację o dialogu zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej. To jedyne miejsce, z którego przedsiębiorcy mogą zaczerpnąć informację o tym, że taka procedura jest przewidywana. Jeśli ją przeoczą, to bezpowrotnie stracą szansę na wzięcie udziału w dialogu. Kolejną informację o nim znajdą już bowiem po fakcie, w ogłoszeniu o przetargu, który był poprzedzony właśnie dialogiem.

Jak wynika z dotychczasowej praktyki, w przypadku dialogu technicznego zamawiający preferują też drogę elektroniczną przy przesyłaniu wniosków o dopuszczenie do wzięcia w nim udziału. Często wygląda to w ten sposób, że na stronie internetowej jest podpięty plik tekstowy ze wzorem takiego wniosku, przedsiębiorca ma go wypełnić i przesłać na wskazany adres e-mail. Nie trzeba opatrywać go bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W nielicznych przypadkach także sam dialog toczy się via e-mail, ale najczęściej jednak zamawiający zapraszają przedsiębiorców na bezpośrednie rozmowy, podczas których ci mogą przedstawić swoje propozycje.