Organizacja przetargu na serwis kserokopiarek

W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest zakup sprzętu kserograficznego zamawiający powinien określić minimalny okres gwarancji na zamawiany sprzęt. W praktyce udzielania zamówień publicznych zamawiający, jako warunek dopuszczający do udziału w postępowaniu, określają obowiązek zapewnienia na oferowany sprzęt 36 miesięcy gwarancji. Wówczas w większości przypadków cena jest jedynym kryterium oceny ofert. W innym podejściu zamawiający, jako warunek, określają krótszy okres gwarancji (np. 12 miesięcy) a jej wydłużenie jest dodatkowo oceniane w ramach kryteriów oceny ofert.

Oba podejścia są prawidłowe, jednak bez względu na sposób postępowania udzielony okres gwarancji w końcu upływa. Wówczas zamawiający staje przed koniecznością wyboru podmiotu świadczącego usługi serwisu pogwarancyjnego - przyjmujemy, że kwota wydatkowana na serwis kserokopiarek przekracza równowartość kwoty 14 tys. euro. Wskazana kwota nie dotyczy poszczególnych kserokopiarek posiadanych przez zamawiającego ale odnosi się do łącznej sumy wydatków ponoszonych na serwis pogwarancyjny kserokopiarek.

Dokonując kontroli zasad prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego kilkakrotnie stwierdziłam zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki do wyboru podmiotu świadczącego usługi serwisu pogwarancyjnego. Uzasadnienie formalne zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki opierało się na art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. a) i/lub pkt. 3, i/lub pkt. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. W uzasadnieniu faktycznym zamawiający twierdzili, że:

● z przyczyn technicznych jedynym podmiotem prowadzącym serwis pogwarancyjny jest sprzedawca sprzętu, ponieważ zapewnia oryginalne podzespoły i elementy eksploatacyjne,

● unieważniono poprzednio prowadzonego postępowanie, czego zamawiający nie mógł przewidzieć a wymagane jest natychmiastowe udzielenie zamówienia ponieważ okres gwarancji na posiadany sprzęt dobiegł końca.

Wszystkie tego typu uzasadnienia należy uznać za nie wyczerpujące przesłanek zezwalających na zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki w odniesieniu do serwisu pogwarancyjnego. Biorąc pod uwagę fakt, iż podstawowym trybem udzielenie zamówienia publicznego jest przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony należy przyjąć, że dowolnie wybrany jeden ze wskazanych trybów jest optymalnym do udzielenia zamówienia na świadczenie usług serwisu pogwarancyjnego.

W odniesieniu do serwisu kserokopiarek najczęściej spotykane są dwa zupełnie odmienne sposoby określenia zakresu przedmiotu zamówienia. W większości przypadków zamawiający przyjmuje, że podmiot świadczący usługi serwisu pogwarancyjnego odpowiedzialny będzie za konserwację urządzeń oraz ich naprawę w przypadku zaistnienia awarii. Wynagrodzenie wypłacane jest najczęściej w formie stałego ryczałtu za konserwację urządzeń (np. w okresach miesięcznych) a w przypadku zaistnienia awarii zamawiający ponosi koszt naprawy wynikający z ceny wymienionych podzespołów oraz stawki roboczogodziny pracownika serwisu.

W większości przypadków zamawiający zastrzega, że naprawa nastąpi po zatwierdzeniu jej kosztu przez upoważnionego pracownika zamawiającego. Koszt ustalany jest w oparciu o cenę elementu jaki należy wymienić oraz pozostałych kosztów naprawy.

W mojej ocenie powyższe rozwiązanie nie jest korzystne dla zamawiającego. Przede wszystkim nie gwarantuje przejrzystego sposobu rozliczenia za wykonanie naprawy w ramach świadczonych usług serwisowych.

Istnieje jednak możliwość innego określenia zakresu zamówienia publicznego.

Część zamawiających zlecając serwis pogwarancyjny sprzętu kserograficznego wymaga aby wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy świadczył usługi związane z konserwacją, naprawą oraz wymianą materiałów eksploatacyjnych (zwłaszcza tonera) niezbędnych dla prawidłowego działania sprzętu objętego serwisem.

Wynagrodzenie za realizację tak określonego zakresu prac ustalane jest jako ryczałt za jedną stronę wykonanej kserokopii. Liczba kserokopii wykonana w okresie rozliczeniowym razy cena za jedną kopię (ustalona w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) stanowi kwotę jaką zamawiający wypłaca wykonawcy za świadczone usługi serwisowe.

Przedstawione rozwiązanie zapewnia zamawiającemu przejrzyste rozliczenie kosztów serwisu pogwarancyjnego. Dodatkowo nie zachodzi konieczność przeprowadzania postępowania, którego przedmiot obejmuje dostawę materiałów eksploatacyjnych (przede wszystkim tonerów) do kserokopiarek pogwarancyjnych. Zapewnienie prawidłowych materiałów eksploatacyjnych jest zadaniem podmiotu prowadzącego serwis pogwarancyjny.

W przypadku gdy zamawiający dysponuje znaczną liczbę kserokopiarek wytworzonych przez różnych producentów, zalecane jest rozważenie dopuszczenia składania ofert częściowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu powstaje możliwość wybrania wykonawców wyspecjalizowanych w serwisowaniu kserokopiarek danego producenta.

W sytuacji gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych znacznie wzrasta zainteresowanie postępowaniem ze strony autoryzowanych serwisów producentów kserokopiarek.

Przyjmując, iż zamawiający zdecydował się ogłosić postępowanie na wybór wykonawcy serwisu pogwarancyjnego ustalając, iż wykonawca będzie otrzymywał wynagrodzenie wynikające z liczby wykonanych kserokopii na urządzeniach objętych serwisem, należy odpowiednio uwzględnić kwestię wyrażenia ceny w ofercie. Aby nie narażać się na zarzut naruszenia ustawy z dnia 11 września 2001 r. o cenach (Dz. U. z 2001 r. Nr 97 poz. 1050) należy postawić wymóg, iż do obliczenia ceny oferty będzie uwzględniona kwota np. za 100 szt. wykonanych kserokopii.

A zatem brak możliwości określenia przez zamawiającego, co i kiedy ulegnie awarii w danej kserokopiarce, nie powinno stanowić przeszkody dla wyłonienia podmiotu prowadzącego serwis pogwarancyjny. Dzieleniem zamówienia jest rozbijanie kosztów serwisu na poszczególne kserokopiarki. Wykonawca usług serwisu pogwarancyjnego powinien zostać wybrany w trybie podstawowym jaki określa ustawa Prawo zamówień publicznych.

Justyna Majecka-Żelazny

Radca prawny

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm).