Co roku należy składać oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

Od początku roku obowiązuje nowa ustawa o finansach publicznych, która wprowadza nowatorskie rozwiązania dotyczące kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w samorządach.

Zgodnie z art. 68 tej ustawy kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań danego urzędu w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Oznacza to, że ważnym elementem kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego jest system wyznaczania celów i zadań dla samorządowych jednostek organizacyjnych, a także system monitorowania ich realizacji.

Dodatkowo przepisy przyznają ministrowi finansów uprawnienia do określenia i ogłoszenia w formie komunikatu standardów kontroli zarządczej i szczegółowych wytycznych w tym zakresie. Wytyczne te może opracować też każdy minister dla kierowanych przez niego działów administracji.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej i skutecznej kontroli zarządczej należy odpowiednio do wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty albo marszałka województwa.

Ustawodawca nie sformułował jednak precyzyjnie zadań wymienionych organów w tym zakresie. Z ustawy wynika jednak, że powinny być one realizowane w ramach kompetencji przyznanych zwierzchnikom urzędów w przepisach odrębnych. Jednocześnie wprowadzenie tego obowiązku wiąże się z corocznym składaniem przez niech oświadczeń o stanie kontroli zarządczej. Niestety, i w tym przypadku przepisy nie precyzują bardziej szczegółowych wymagań odnośnie do tworzenia procedur kontroli. Brak ten nie może być jednak przeszkodą do podejmowania działań wprowadzających odpowiednie zasady postępowania w tym zakresie, np. w formie ustalenia pisemnych procedur, regulaminów czy instrukcji. Pośrednio na taką formę działania wskazuje m.in. art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem celem kontroli zarządczej jest zapewnienie zgodności działania urzędu z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.

W konsekwencji zadaniem kierownika jest stworzenie odpowiednich procedur wewnętrznych, a następnie wdrożenie ich w codziennym funkcjonowaniu urzędu. Dodatkowo przepisy umożliwiają szefom gmin, powiatów i województw wydawanie poleceń urzędnikom kierującym poszczególnymi departamentami urzędu. Mogą one dotyczyć obowiązku sporządzania planu działalności na rok następny czy sprawozdania z jego wykonania. Mogą oni również żądać oświadczenia o stanie kontroli zarządczej poszczególnych departamentów za poprzedni rok.

Zgodnie z delegacją ustawową minister finansów przygotował standardy kontroli zarządczej w celu uporządkowania systemu kontroli w jednostkach finansów publicznych. Resort wskazał przede wszystkim na potrzebę zorganizowania tej kontroli na dwóch poziomach. Podstawowym poziomem będzie przygotowanie jej w poszczególnych jednostkach (pierwszy poziom).

Odpowiedzialność za funkcjonowanie kontroli zarządczej na tym poziomie spada na kierownika jednostki. W administracji rządowej i samorządowej powinna funkcjonować również kontrola zarządcza odpowiednio na poziomie danego działu administracji rządowej, a także na poziomie jednostek samorządu terytorialnego (drugi poziom).

Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w samorządach odpowiada wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa.

Opracowane przez ministra finansów standardy kontroli zarządczej obejmują pięć obszarów. Pierwszym jest środowisko wewnętrzne urzędu. Stanowi ono fundament dla pozostałych elementów kontroli, gdyż dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości. Obejmuje takie elementy, jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe (poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, identyfikację tzw. zadań wrażliwych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach pracowniczych.

Za zadania wrażliwe uznaje się przy tym zadania, przy których wydawana decyzja jest związana z dużym stopniem uznaniowości urzędnika, np. przy nakładaniu kar, wprowadzaniu ulg, czy udzielaniu zamówień publicznych w trybie z wolej ręki.

Drugi element standardów kontroli dotyczy zarządzania ryzykiem. Ma on na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów, monitorowanie realizacji zadań, identyfikację, analizę i reakcję na ryzyko oraz działania zaradcze. Bezpośrednio z nim wiążą się mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć, np. przez dokumentowanie systemu kontroli, rejestrowanie i zatwierdzanie (autoryzację) operacji gospodarczych, podział kluczowych obowiązków, inwentaryzację, rejestrowanie odstępstw od procedur, instrukcji lub wytycznych, selektywny i kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych, materialnych i informacyjnych. Dotyczy to także mechanizmów kontroli systemów informatycznych. Chodzi przede wszystkim o kontrolę dostępu do zasobów informatycznych i oprogramowania systemowego czy nadzór nad tworzeniem i zmianami aplikacji oraz dostępu do poszczególnych aplikacji.

Kontroli zarządczej podlegają także dane zapewniające pracownikom danej jednostki dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków. Obejmie ona także monitorowanie systemu kontroli przez bieżącą ocenę jego skuteczności i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę i audyt wewnętrzny.

Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

Standardy w tym zakresie powinny stanowić zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki samorządu terytorialnego. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być jednak wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści.

Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.

System kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

krzysztof.polak@infor.pl

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).