Kapitał Ludzki - jak wypełnić wniosek według nowej instrukcji, by szybko uzyskać unijną dotację

Znowelizowana przez ministra rozwoju regionalnego działającego jako instytucja zarządzającą instrukcja dotyczy wypełniania wniosków o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Wprowadzone nowości, jak twierdzą urzędnicy resortu, mają charakter porządkowy: dostosowują przede wszystkim wzory wniosków do innych dokumentów opracowanych przez instytucję zarządzającą.

Zarządzanie i nadzór

W nowej instrukcji doprecyzowane zostały zapisy dotyczące powoływanej obowiązkowo w projektach systemowych i partnerskich grupy sterującej. Jej zadaniem jest długoterminowe zarządzanie realizowanym projektem, bieżący monitoring wykonania, weryfikacja zgodności z przyjętymi wcześniej celami oraz utrzymanie założonych ram dotyczących zakresu projektu.

- Grupa sterująca musi także pilnować kosztów i terminów oraz pomagać w podejmowaniu decyzji strategicznych dotyczących wykonania projektu - zauważa Karol Jakubiak, specjalista od funduszy unijnych.

W instrukcji zmianie uległy także zapisy dotyczące opisu obowiązków części kadry zaangażowanej w realizację projektu. Zgodnie z nowymi zasadami we wniosku powinien znaleźć się bardziej szczegółowo określony zakres zadań wykonywanych przez osoby pracujące w ramach samozatrudnienia (jednoosobowa, samodzielna działalność gospodarcza) oraz pozyskanych do wykonywania poszczególnych obowiązków współpracowników lub wolontariuszy.

Bardziej szczegółowe zapisy dotyczą również wkładu prywatnego. Może nim być, zgodnie z nowymi zapisami, nie tylko wnoszona do projektu gotówka lub kapitał w innej formie, ale choćby pobierane w czasie realizacji projektu wynagrodzenie przedsiębiorcy. Zmianie uległy też zapisy dotyczące projektów realizowanych przez beneficjenta z zastosowaniem uproszczonych metod rozliczania wydatków. Mogą być one liczone przy wykorzystaniu standardowej skali kosztów jednostkowych (standard scales of unit costs), lub płatności ryczałtowych (lump sums). Ale można je również określić przez zastosowanie wartości procentowej do jednej lub kilku kategorii kosztów finansowania ryczałtowego (flat rate).

Szukaj w internecie

Wniosek o dofinansowanie powinien być wypełniany, jak przypominają specjaliści, poprzez aplikację Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) dostępną z poziomu przeglądarki internetowej pod adresem www.generatorwnioskow.efs.gov.pl.

Do przygotowania wniosku można również skorzystać z wersji off-line GWA, czyli Generatora Wniosków Aplikacyjnych - Edytor (GWA-E). W obu przypadkach możliwe jest wsparcie przy tworzeniu nowego wniosku oraz edycja wcześniej zapisanego dokumentu.

- Należy przy tym pamiętać, że generator wniosków aplikacyjnych (GWA) nie jest narzędziem służącym do przygotowywania projektów w ramach programu - przypomina Karol Jakubiak. - Jego zadaniem jest jedynie wsparcie w wypełnieniu wniosku. Projekt jest rozumiany szeroko. Ma to być spójne, logicznie i przemyślane przedsięwzięcie, odpowiadające na konkretne problemy albo potrzeby, zawierające określone cele, wskaźniki ich pomiaru oraz dokładnie opisane zadania, które mają przyczynić się do ich realizacji. Musi być przy tym wykonywany w określonym budżecie. Powinien być zatem przygotowany poza Generatorem Wniosków Aplikacyjnych, który może służyć jedynie pomocą, a nie być podstawą.

Do GWA należy zatem przenosić wypracowane i przemyślane wcześniej przedsięwzięcie - radzą specjaliści. Jego opis natomiast można przygotować wcześniej np. w popularnym edytorze tekstu (Word, Excel).

Wersja 8.6

Znowelizowana instrukcja udostępniona została w grudniu 2012 r. w nowej wersji 8.6 Generatora Wniosków Aplikacyjnych (GWA). Obowiązuje w odniesieniu do dokumentów aplikacyjnych składanych w odpowiedzi na konkursy oraz rundy konkursowe ogłaszane od 1 stycznia 2013 r. Dotyczy też wniosków o dofinansowanie projektów systemowych składanych do oceny po 1 stycznia 2013 r. Od tego dnia wszystkie wnioski o dofinansowanie składane być powinny już w nowej wersji GWA.

- Jednocześnie w przypadku konieczności poprawy złożonego w wersji 7.5 GWA wniosku zmiany należy wprowadzać wyłącznie przy użyciu nowej wersji aplikacji - dodaje Karol Jakubiak.

W nowym systemie została również zapewniona możliwość edycji dokumentu z wersji 7.5 GWA do wersji 8.6. Dzięki temu nie jest już konieczne tworzenie aplikacji od podstaw. Po wczytaniu pliku z wnioskiem do nowej wersji systemu nastąpi jego automatyczne przekształcenie do nowego GWA. Zmieni się także suma kontrolna.

Wnioski w wersji elektronicznej, do dalszej edycji i przekazania instytucji organizującej konkurs, właściwej instytucji pośredniczącej, instytucji pośredniczącej drugiego stopnia lub instytucji zarządzającej, powinny być zapisywane z rozszerzeniem .zip (plik .xml po kompresji danych) na lokalnym nośniku (dysk twardy komputera, pamięć przenośna itp.).

Uwaga!

Przed złożeniem wniosku do instytucji organizującej konkurs należy porównać zgodność sumy kontrolnej wersji papierowej oraz wersji elektronicznej wniosku o dofinansowanie projektu. W tym celu należy utworzyć plik (PDF), z którego drukowana będzie papierowa wersja wniosku. Następnie należy ponownie wczytać plik ZIP - POKL (XML po kompresji danych) do generatora dostępnego w wersji online i porównać sumy kontrolne

Kolejność postępowania

Z uwagi na nowe rozwiązania techniczne (automatyczne przenoszenie niektórych danych oraz sumowanie i wyliczanie wartości niektórych pól) sugerowana jest następująca kolejność wypełniania poszczególnych części wniosku:

1. Informacje o projekcie (bez wypełnienia pkt 1.8, nie jest możliwe dalsze wypełnianie wniosku). Warto zwrócić też uwagę na następujące kwestie: bez wybrania priorytetu w pkt 1.1 i działania (pkt 1.2) listy słownikowe w części III wniosku będą nieaktywne. W przypadku działania 9.5 (oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich) pojawi się okno diagonalne z informacją, że wybranie działania 9.5 spowoduje usunięcie pewnych danych oraz pytanie, czy kontynuować. W przypadku wyboru opcji OK zaznaczone zostanie odpowiednie działanie, ale wcześniej ewentualnie wprowadzone dane w tabelach (oprócz celu głównego i celów szczegółowych) zostaną usunięte. W przypadku opcji "Anuluj" dane zostaną zachowane, ale niemożliwy będzie wybór działania 9.5.

2. Beneficjent.

3. Charakterystyka projektu - bez wpisania poszczególnych zadań w ramach pkt 3.3 Zadania, nie jest możliwe wypełnienie Szczegółowego budżetu projektu i Harmonogramu realizacji.

4. Oświadczenie.

5. Szczegółowy budżet.

6. Budżet.

7. Harmonogram. Wymagania dotyczące liczby kopii, nośnika, na jakim powinna być zapisana wersja elektroniczna, oznaczenia koperty itp. podawane są w dokumentacji konkursowej, albo w przypadku projektów systemowych określane i ogłaszane przez odpowiednią instytucję.

Aleksandra Kozicka-Puch

dgp@infor.pl