Jak zorganizować sekretariat w urzędzie miasta

dyrektor Kancelarii Prezydenta Gdańska

W pierwszej kolejności należy określić cel pracy sekretarki i sporządzić wykaz zadań do realizacji. Celem pracy sekretarki jest stworzenie prezydentowi optymalnych warunków do pracy, zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, profesjonalna obsługa klientów zewnętrznych i wewnętrznych, umożliwienie przepływu informacji. Po określeniu celu pracy i rodzaju zadań konieczny jest dobór właściwej osoby na to stanowisko.

To sekretarka buduje wizerunek swojego szefa. Sprawna organizacja pracy sekretariatu prezydenta wpływa na efektywność zarządzania miastem, ale także buduje pozytywny obraz urzędu na zewnątrz. Nie bez znaczenia są predyspozycje osobowe, doświadczenie, umiejętności. Począwszy od empatii i asertywności, wysokiej kultury osobistej, rzetelności, uczciwości, umiejętności nawiązywania kontaktów i budowania dobrych relacji międzyludzkich, bardzo dobrej organizacji pracy, wiedzy z zakresu struktury urzędu, jednostek organizacyjnych miasta po wiedzę o mieście i znajomości różnych środowisk: przedstawicieli samorządów, przedsiębiorców, stowarzyszeń, organizacji czy polityków. Ważna jest m.in. zdolność do analitycznego myślenia i przekazywania precyzyjnych, obiektywnych informacji, umiejętność ustalania priorytetów, podejmowanie decyzji, stabilność emocjonalna, dobry stan zdrowia pozwalający na pracę w warunkach dużego stresu i silna motywacja do pracy.

Sekretariat odpowiada przede wszystkim za sprawny obieg dokumentów, terminowość spotkań, komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, przepływ informacji. Wykaz zadań do realizacji wynika z charakteru i specyfiki pracy. Chodzi o takie sprawy jak: przyjmowanie rozmów telefonicznych, rejestrowanie i przekazywanie do podpisu lub dekretacji prezydenta korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, jak również przyjmowanie interwencji mieszkańców i kierowanie ich do osób merytorycznie odpowiedzialnych za dane sprawy oraz obsługę recepcyjną zaproszonych gości.

HW