Jak gmina powinna rozliczyć w VAT refakturę mediów na najemcę lokalu mieszkalnego

Stan faktyczny

Gmina (podatnik VAT czynny) poprzez gminny zakład budżetowy (tj. zakład gospodarki mieszkaniowej) realizuje zadania własne (m.in. w zakresie gospodarki nieruchomościami). Gmina jest właścicielem lokali komunalnych, wchodzących w skład gminnego zasobu mieszkaniowego. Jeden z tych lokali znajduje się w budynku zarządzanym przez wspólnotę mieszkaniową, której gmina jest członkiem. Wspólnota mieszkaniowa zawarła umowy dostawy mediów do zarządzanych przez siebie budynków (tj. dostawy wody i odbiór ścieków). Faktury dokumentujące nabycie mediów są wystawiane na wspólnotę mieszkaniową. Gmina otrzymuje od niej fakturę dokumentującą rozliczenie dostaw mediów do tego lokalu i następnie odpowiednio refakturuje te koszty na najemcę. Gmina poprzez zakład wynajmuje na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych lokale mieszkalne na rzecz osób fizycznych, pobierając stosowny czynsz. Lokale są wynajmowane wyłącznie na cele mieszkaniowe i ich wynajem korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Gmina rozlicza VAT na zasadach ogólnych za okresy miesięczne (JPK_V7M). Między gminą a najemcą lokalu komunalnego nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Gmina obciąża najemców kosztami zużycia mediów, w tym dostawy wody, odprowadzania i oczyszczania ścieków (ustalanych na podstawie wskazań podliczników). Tak jest również w przypadku lokalu mieszkalnego, którego dotyczy pytanie. Na podstawie otrzymanych od wspólnoty mieszkaniowej faktur za dostawę wody i odbiór ścieków do lokalu mieszkalnego w grudniu 2025 r. gmina 12 stycznia 2026 r. wystawiła refakturę na najemcę tego lokalu mieszkalnego na kwotę 108 zł z terminem płatności do 20 stycznia 2026 r. Do refaktury tych mediów gmina zastosowała zwolnienie z VAT. Czy było to prawidłowe działanie? Jak gmina powinna rozliczyć w VAT refakturę mediów?

Czynności opodatkowane VAT

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu VAT podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT), a towary to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii (art. 2 pkt 6 ustawy o VAT). Z kolei w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT.