Jak właściwie rozliczyć inwestycje samorządowe finansowane ze środków europejskich

@RY1@i02/2009/240/i02.2009.240.092.006a.001.jpg@RY2@

Piotr Lichwa, ekspert z zakresu finansowania inwestycji unijnych, właściciel firmy konsultingowej Kooperator

ekspert z zakresu finansowania inwestycji unijnych, właściciel firmy konsultingowej Kooperator

Zasady i sposób sprawozdawczości i rozliczania projektu unijnego określa umowa dotacyjna zawarta między beneficjentem (jednostką samorządu terytorialnego) a właściwą instytucją pośredniczącą. Jej nieodłączną częścią jest harmonogram rzeczowo-finansowy oraz harmonogram płatności. Dotrzymanie terminów wykonania poszczególnych działań, realizacja zakupów w kwotach wcześniej zaplanowanych to klucz do sprawnego rozliczenia dotacji. Duży nacisk przy rozliczaniu projektu kładzie się na zbieżność kwot wymienionych we wniosku z tymi, które pojawią się na fakturach i rachunkach zakupowych. Wszelkie odstępstwa od założonych sum należy bezzwłocznie aneksować i wytłumaczyć pisemnie do instytucji zarządzającej. Ma to wpływ na wielkość wypłaconej kwoty dotacji. Zmniejszenie kwoty wydatków spowoduje proporcjonalne pomniejszenie kwoty wypłaconych środków finasowych. Niestety, zwiększenie kosztów zakupu nie będzie podstawą do zwiększenia kwoty dotacji.

Realizacja projektów współfinansowanych ze środków unijnych wiąże się z koordynacją wielu różnych działań. Najczęstszym problemem pojawiającym się przy rozliczaniu projektów jest wykonanie czynności niezgodnie z założonym harmonogramem. Często wiąże się to także z nieterminowo wystawionymi bądź opłaconymi fakturami i rachunkami. Inny problem stanowią niezrealizowane wskaźniki produktu i rezultatu projektu. Niespełnienie założeń projektu może skutkować obniżeniem wartości przyznanej dotacji, koniecznością zwrotu części otrzymanych środków, a nawet zwrotu całości dofinansowania.

Warunkiem koniecznym decydującym o wypłacie beneficjentowi dofinansowania jest złożenie w instytucji zarządzającej wniosku o płatność wraz z załącznikami. Zarówno format wniosku, jak i załączników jest określony wzorem ustalonym przez daną instytucję zarządzającą. Istnieją dwie formy wniosku o płatność: wniosek o wypłatę zaliczki oraz wniosek o wypłatę refundacji (wniosek o płatność pośrednią lub końcową).

Możliwość uzyskania zaliczki uregulowana jest zapisami umowy dotacyjnej. Rozliczenie uzyskanych transz dofinansowania w formie zaliczki odbywa się poprzez złożenie wniosku o płatność wraz z odpowiednimi fakturami i/lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej. Z kolei możliwość ubiegania się o kolejną transzę zaliczki uruchamia się wtedy, gdy poprzednia zaliczka została rozliczona.

W przypadku wniosku o refundację każdy zakup powinien być faktycznie i w całości poniesiony. Wydatek należy udokumentować także potwierdzeniem dokonania zapłaty (wyciąg z rachunku bankowego). Jako załączniki do wniosku składa się kopie faktur, umów z dostawcami, dowodów zapłaty, protokołów odbioru, ZUS DRA, umów o pracę, dokumentacji PZP.

Komplet dokumentów rozliczeniowych należy złożyć w instytucji zarządzającej we właściwym terminie, zgodnym z zapisami umowy o dofinansowanie. Najczęściej jest to termin do 30 dni od daty zakończenia projektu. Dokumentacja poddawana jest ocenie pod względem formalnym, prawnym, finansowym i merytorycznym. Jeżeli w trakcie oceny zostaną wykazane błędy, beneficjent jest zobligowany do dostarczenia uzupełnień we wskazanym terminie.

W celu zredukowania ilości błędów przy rozliczaniu dotacji należy postępować zgodnie z wytycznymi dokumentów źródłowych i instrukcji. W przypadku sprzeczności przepisów najlepiej się zwrócić do instytucji rozliczającej projekt o wyjaśnienie. Często jedna rozmowa telefoniczna czy wymiana korespondencji e-mailowej jest w stanie rozwiać wątpliwości.

Należy pamiętać, że w trakcie rozliczania projektów istnieje możliwość wielokrotnego składania korekt i uzupełnień. Bardzo pomocne jest stworzenie odpowiedniego systemu przepływu informacji (oraz dokumentów), aby jak najszybciej móc reagować w przypadku występowania rozbieżności wykonania projektu z założeniami z wniosku.

Do wniosku o płatność konieczne jest złożenie sprawozdania z realizacji projektu. Niektóre instytucje zarządzające wycofują się z tego dokumentu. W takich sytuacjach wniosek o płatność jest rozbudowany i zawiera te elementy, które widnieją w sprawozdaniu. Sprawozdanie weryfikuje stopień realizacji celów i wskaźników projektu na poziomie produktu i rezultatu.

Rola działów księgowych w sprawozdawczości jest bardzo istotna. Ich zadaniem jest weryfikacja dokumentacji księgowej, jej zgodności z założeniami projektu i stanem faktycznym. Każdy dokument księgowy musi zostać właściwie opisany i opatrzony numeracją odrębnej księgowości stworzonej na potrzeby realizacji projektu.

W trakcie wypełniania dokumentu należy się odnieść do wielkości deklarowanych we wniosku o dofinansowanie. Wskaźnik produktu to bezpośredni, materialny efekt realizacji przedsięwzięcia mierzony konkretnymi wielkościami, np.: liczba zakupionych środków trwałych, metraż rozbudowanych powierzchni. Wskaźnik rezultatu jest to bezpośredni efekt zrealizowanego przedsięwzięcia uzyskany w wyniku realizacji projektu, np.: wzrost zatrudnienia.

W zależności od rodzaju projektu należy przedłożyć do instytucji zarządzającej wszystkie dokumenty (faktury, rachunki, umowy itp.) w celu rozliczenia projektu. Przy niektórych projektach istnieje możliwość zaliczkowania części bądź całości kosztów realizacji projektu. Szczegółowe informacje dotyczące rozliczania i zaliczkowania dotacji zawarte są w regulaminach poszczególnych konkursów. Instytucja zarządzająca ocenia wniosek rozliczeniowy, dokumenty i ich zgodność ze złożonym wcześniej wnioskiem aplikacyjnym. W przypadku niezgodności wzywa beneficjenta do uzupełnienia i wytłumaczenia zaistniałych różnic.

Dodatkowo beneficjenci zobowiązani są do przechowywania dokumentacji księgowej projektu przez okres minimum 10 lat od daty jego zakończenia, ale nie krócej niż do 31 grudnia 2020 r. Na każdym etapie zarówno realizacji projektu, jak i okresu tzw. trwałości projektu może zostać przeprowadzona kontrola u beneficjenta. Badaniu mogą zostać poddane zarówno dokumenty księgowo-finansowe, jak i zakres rzeczowy przeprowadzonej inwestycji oraz efekty realizacji projektów. Kontrolowana jest także ewaluacja danego programu. Zdarzyć się może, że beneficjent otrzyma drogą elektroniczną lub pocztową ankietę sprawozdanie do wypełnienia i odesłania na wskazany adres.

Rozmawiał Łukasz Sobiech