Poprawa wizerunku władz gminy i rozwój społeczności lokalnej

Większości mieszkańców wspólnoty samorządowej urząd miasta, gminy czy starostwa powiatowego nie kojarzy się dobrze. Gdy obywatel już szczęśliwie odnajdzie w urzędzie właściwy pokój, musi jeszcze długo czekać na załatwienie swojej sprawy. Potem urzędnik często oświadcza, że sprawy nie da się załatwić w jeden dzień albo trzeba donieść jeszcze kilka dokumentów. Tak wypaczony obraz funkcjonowania polskich urzędów nie należy niestety do rzadkości. O wizerunek władz samorządowych, a także dobry kontakt z obywatelami należy dbać nie tylko przed wyborami. Prawidłowo funkcjonująca gmina czy powiat powinny nie tylko dbać o realizację podstawowych zadań, które nałożyła na nie ustawa. Władze samorządowe powinny wspierać inicjatywy obywatelskie, pozwalać mieszkańcom współdecydować o najważniejszych dla nich sprawach i sprawić, by przychodzący do urzędów petenci nie tylko nie marnowali czasu, stojąc w kolejkach, ale doskonale wiedzieli, co się dzieje w ich mieście czy gminie i na co są wydawane ich pieniądze.

Pierwszym krokiem w kierunku poprawy wizerunku samorządu w oczach wspólnoty lokalnej jest poprawa informacji o pracy urzędu i zadaniach realizowanych w gminie czy powiecie. Jednostka samorządu nie może być anonimowa i odcinać się od codziennych potrzeb obywateli. Władze samorządowe muszą ocenić potrzeby informacyjne mieszkańców, czyli sprawdzić, co powinni oni wiedzieć, by móc skuteczniej załatwiać swoje sprawy, i co mogłoby jednocześnie ułatwić urzędnikom wykonywanie obowiązków. Należy wprost spytać mieszkańców, jakie są ich propozycje zmian i oczekiwania w tym zakresie. Jest wiele metod dotarcia do mieszkańców.

Można to robić bezpośrednio - w trakcie załatwiania spraw w urzędzie, w czasie rozmów z jego pracownikami czy władzami samorządowymi. Można też użyć różnych pośrednich źródeł informacji. Podstawowym z nich jest umieszczenie w gmachu urzędu zbioru opisującego wszystkie usługi świadczone przez urząd. Do rozpowszechniania informacji znakomicie nadają się także broszury i ulotki (zwłaszcza w nagłych sytuacjach, wymagających szybkiego dotarcia z wiadomością do mieszkańców). Z kolei w załatwianiu własnych spraw nieocenioną pomocą są wzory i instrukcje wypełniania pism, które są składane w urzędzie. Na korytarzach urzędu nie powinno również zabraknąć czytelnych tablic informacyjnych. Należy je również umieścić na terenie mniejszych jednostek (np. w poszczególnych sołectwach).

Każdy pracownik urzędu jest odpowiedzialny za komunikację z mieszkańcami w zakresie wykonywanych przez siebie obowiązków służbowych. To jednak za mało, aby skutecznie poprawić politykę informacyjną urzędu, gdyż niejednokrotnie codziennie mieszkańcy zgłaszają do niego własne uwagi, potrzeby i propozycje dotyczące poszerzenia lub zmiany zakresu podawanych w urzędzie informacji. Za poprawę wykorzystywania metod informowania o pracy urzędu, a także udostępnianie wiadomości o pracy organów samorządowych powinna odpowiadać więc jedna osoba na odrębnym stanowisku, które będzie zajmowało się wyłącznie komunikacją społeczną (KS). Jej zadaniem będzie nie tylko uwzględnianie spostrzeżeń zgłaszanych przez mieszkańców.

Pracownik KS będzie odpowiedzialny za redagowanie i aktualizowanie ogłoszeń na tablicach informacyjnych. Ogłoszenia powinny być przystępne dla mieszkańców, co da się uzyskać poprzez ich sformułowane możliwie prostym językiem. Do jego zadań będzie należało również opracowanie pełnej informacji o załatwianiu spraw w urzędzie. Odrębne procedury trzeba przygotować do analizy skarg i wniosków, a także wydawania i dystrybucji ulotek.

W urzędzie powinna być opracowana i na bieżąco aktualizowana lista najczęściej zadawanych przez mieszkańców pytań. I nie chodzi tutaj tylko o pytania zgłaszane na piśmie, ale również telefonicznie poszczególnym pracownikom urzędu. Uprzedzeni o takiej konieczności powinni przekazywać je do pracownika KS.

Każdy urząd powinien opracować kompleksową informację o sposobie przyjmowania i załatwiania spraw w urzędzie. Można to zrobić według określonego szablonu obejmującego rodzaj sprawy, miejsce, w którym się ją załatwia z podaniem numeru pokoju oraz kontaktu telefonicznego i e-mailowego, listę wymaganych dokumentów oraz związane z tym opłaty. Na koniec warto określić czas jej załatwienia. Niestety część urzędów zamieszcza tu zdawkowe stwierdzenie - zgodnie z terminami przewidzianymi w kodeksie postępowania administracyjnego. Należy jednak pamiętać, że przeciętnemu obywatelowi nic to nie mówi. Zgodnie z art. 35 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Nie należy wysługiwać się tutaj terminami ustawowymi, lecz dążyć do tego, by je skracać.

Katalog usług jednostki wraz ze sposobem załatwiania spraw powinien zostać opublikowany na stronie internetowej urzędu i w Biuletynie Informacji Publicznej. Może on zostać także wyłożony w formie broszury w miejscach łatwo dostępnych. Do takich miejsc zaliczają się przede wszystkim biblioteki, urzędy pocztowe, banki i szkoły.

Do zaktywizowania społeczności lokalnych władze samorządu powinna dążyć poprzez realizację, wspieranie i finansowanie zgłaszanych przez obywateli inicjatyw. Kierunki działań, mających na celu poprawę sytuacji w tym zakresie, powinna wyznaczać uchwała organu stanowiącego. Zasady działań wspieranych przez samorząd powinny być uchwalane nie tylko zgodnie z wizją kierownictwa urzędu. Na ich kształt powinni mieć wpływ przedstawiciele organu stanowiącego, organizacji społecznych i zrzeszeń obywateli.

Wdrożenie systemu grantowego (wspierania inicjatyw) powinno rozpocząć się od przeanalizowania jego zasad i mechanizmów działania w gminach o podobnej wielkości i potencjale. Następnie osoby, które w urzędzie zajmowały się obsługą inicjatyw obywatelskich, muszą przygotować informacje o dotychczas stosowanych formach wsparcia. Trzeba przyjrzeć się dotychczasowym procedurom, wielkości udzielanego wsparcia, sposobom rozliczeń i przepisom prawa regulującym ten rodzaj aktywności gminy. Pozwoli to burmistrzowi, wójtowi czy staroście, pracownikom urzędu i radnym ustalić obszary aktywności obywatelskiej, które są ważne dla rozwoju jednostki, i przyjąć w tym zakresie wspólne stanowisko. Następnie musi ono zostać przedstawione przedstawicielom organizacji społecznych i organizacji pozarządowych. W trakcie spotkań z władzami gminy mogą one zgłaszać własne pomysły i zastrzeżenia. Taki zespół będzie mógł dzięki temu efektywnie pracować nad projektem zaprezentowanym przez urząd.

Podstawowym zadaniem zespołu, o którym mowa, jest wypracowanie zasad rozdziału wsparcia i oceny jego efektywności. Opracowany wspólnie projekt powinien być następnie przedstawiany organowi stanowiącemu jednostki samorządowej w celu jego przedyskutowania i przyjęcia. Wcześniej może być przeprowadzona konsultacja z radnymi.

Po uchwaleniu zasad wspierania inicjatyw obywatelskich informacje o nich należy rozpowszechnić wśród lokalnej społeczności (powinny one znaleźć się przede wszystkim na stronie internetowej). Następnie potencjalni zainteresowani udziałem w programie powinni zostać zaproszeni do udziału w zorganizowanym przez urząd szkoleniu, na którym nauczą się wypełniać wnioski i dowiedzą się więcej szczegółów na temat obowiązujących procedur. Po zebraniu wniosków pozostaje więc jedynie je ocenić według przyjętych kryteriów i rozliczyć. Przed kolejnym naborem warto jednak podsumować efekty udzielonego wsparcia i ewentualnie zastanowić się nad modyfikacją obowiązujących zasad.

Wspieranie kreatywności lokalnego społeczeństwa powinno polegać również na włączaniu przedsięwzięć mieszkańców do planów inwestycyjnych gminy czy powiatu. Najpierw jednak władze samorządowe powinny przyjąć procedurę wyboru projektów inwestycyjnych obywateli i kryteriów przyznawania funduszy na ich realizację. Konkurs inicjatyw obywatelskich powinien przebiegać według zasad uchwalonych przez organ stanowiący jednostki, których projekt przygotują wcześniej pracownicy urzędu zajmujący się na co dzień planami inwestycyjnymi jednostki i kontaktami z mieszkańcami. Uchwała powinna zawierać między innymi informacje o zasadach udzielania wsparcia i rodzajach inwestycji, jakie mogą być współfinansowane z budżetu samorządu, kryteriach decydujących o wyborze projektów i potrzebnej dokumentacji.

Informacje o zasadach konkursu powinny zostać rozpowszechnione wśród lokalnej społeczności. Katalog i formularz zgłoszenia powinien być dostępny dla mieszkańców zarówno w urzędzie, jak i w innych placówkach publicznych. W urzędzie należy w międzyczasie wyznaczyć osobę, która będzie doradzała zainteresowanym w zakresie możliwości ubiegania się o gminne środki, wymaganych dokumentach i sporządzeniu planu finansowego inwestycji.

Po zebraniu wniosków wyznaczony pracownik sprawdza je pod względem wymagań formalnych. Gdy upłynie czas na składanie ofert następuje rozstrzygnięcie konkursu i wybór określonej liczby inwestycji, które uzyskają dofinansowanie z lokalnego budżetu i zostaną włączone do jego planów inwestycyjnych.

Jednostka samorządu powinna pozwolić mieszkańcom współdecydować w najważniejszych dla nich sprawach. Doskonale nadającym się do tego narzędziem jest referendum lokalne, w którym mieszkańcy jednostki samorządu terytorialnego jako członkowie wspólnoty samorządowej mogą wyrazić w drodze głosowania swoją wolę co do sposobu rozstrzygania sprawy dotyczącej tej wspólnoty, mieszczącej się w zakresie zadań i kompetencji organów danej jednostki lub w sprawie odwołania organu stanowiącego tej jednostki, a w przypadku gminy także wójta (burmistrza, prezydenta miasta).

Referendum polega na udzieleniu na urzędowej karcie do głosowania pozytywnej lub negatywnej odpowiedzi na postawione pytanie lub pytania albo na dokonaniu wyboru pomiędzy zaproponowanymi wariantami. Referendum może zostać przeprowadzone z inicjatywy organu stanowiącego jednostki samorządu lub zorganizowane na wniosek co najmniej 10 proc. uprawnionych do głosowania mieszkańców gminy albo powiatu lub 5 proc. uprawnionych do głosowania mieszkańców województwa.

Referendum przeprowadzane z inicjatywy organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego powinno znaleźć oparcie w przyjętej większością głosów uchwale. Uchwała musi zawierać:

● pytanie lub pytania referendum albo warianty zaproponowane mieszkańcom jednostki do wyboru,

● termin przeprowadzenia referendum,

● wzór karty do głosowania,

● kalendarz czynności związanych z przeprowadzeniem referendum.

Referendum pozwala poznać stanowisko wspólnoty samorządowej w ważnych dla niej sprawach. Dzięki temu może ona decydować o swoich obowiązkach i uprawnieniach, a przez to pośrednio sprawować władzę. Może być poza tym przeprowadzone praktycznie w każdej sprawie.

Nawet najmniejsze gminy, w których na pozór nie dzieje się nic ciekawego, prędzej czy później mogą zaistnieć w mediach. Powodem nie muszą być szczególne osiągnięcia czy zaniedbania na polu działalności samorządowej. Niekiedy wystarczy sensacja wywołana zachowaniem jednego z mieszkańców, a jeszcze tego samego dnia przed obiektywami kamer i mikrofonami muszą wypowiadać się niekoniecznie zorientowani w temacie przedstawiciele władz. Często dziennikarze dzwonią do przypadkowych pracowników urzędu. Ci bez głębszego zastanowienia przedstawiają swoje prywatne stanowisko, które nie zawsze jest zgodne z tym, co sądzą jego przełożeni. Żeby uniknąć tego rodzaju nieporozumień, warto ustalić zasady współpracy z mediami. Wpłynie to nie tylko na kreowanie pożądanego wizerunku samorządu, ale może pomóc w wypromowaniu danej jednostki samorządowej.

Na wstępie należy zaznaczyć, że samorząd powinien pamiętać, aby ustawicznie monitorować pojawiające się informacje na jego temat. Nie chodzi tu jednak o żadne statystyki, lecz przede wszystkim przezorność. Nigdy nie wiadomo, czy materiał prasowy czy program telewizyjny nie będzie mijał się z prawdą do tego stopnia, że trzeba będzie wystąpić o sprostowanie, a może nawet wytoczyć proces. Warto też stworzyć w urzędzie archiwum z wszelkiego rodzaju artykułów prasowych i nagrań telewizyjnych, w których występowali przedstawiciele jednostki samorządu.

Każdy urząd powinien przyjąć w drodze uchwały lub zarządzenia regulujące wewnętrzną dotyczącą współpracy z mediami. Powinien on określać sposób informowania rzecznika o ważnych wydarzeniach oraz sposobie i formie kontaktów zewnętrznych. Podstawową kwestią jest ułożenie sobie dobrych relacji z lokalną prasą, radiem czy telewizją. Warto więc, by rzecznik już na początku swojej działalności zorganizował z nimi spotkanie, na którym wyjaśniłby zasady współpracy.

Usprawnianie zasad współpracy z mediami powinno rozpocząć się od powierzenia zadań w tym zakresie jednemu posiadającemu odpowiednie predyspozycje i kwalifikacje pracownikowi urzędu (lub zatrudnieniu dodatkowej osoby spoza grona pracowników urzędu). Chodzi o funkcję rzecznika prasowego. Do jego kompetencji należeć będzie m.in. przygotowywanie informacji dla prasy, radia i telewizji, a także organizowanie wydarzeń na potrzeby mediów. Może on również inicjować wywiady z przedstawicielami jednostki samorządowej czy organizować konferencje prasowe. Dobry rzecznik ma stały kontakt z dziennikarzami (w szczególności mowa tu o lokalnych mediach), gdyż przydaje się to w momencie, gdy trzeba przekonać ich do realizacji ciekawej inicjatyw. Na jego barki spada także przygotowywanie materiałów do publicznych wystąpień przedstawicieli władz samorządowych, materiałów prasowych dla dziennikarzy, jak i udzielanie wypowiedzi do mediów.

Osoby powołane na rzeczników prasowych muszą wykazać się pewnymi dodatkowymi cechami i dobrze wiedzieć, jak działają dziennikarze i jakich informacji potrzebują. Muszą być otwarte na dziennikarzy i posiadać umiejętność płynnego i logicznego wypowiadania się. Na rzeczniku spoczywa też cała odpowiedzialność za informacje o pracach urzędu, które trafiły do prasy czy telewizji. Dlatego musi on być osobą dobrze poinformowaną o wszelkich wydarzeniach w gminie lub powiecie, tak by w razie potrzeby niezwłocznie udzielić wypowiedzi. W większości gmin i powiatów może jednak nie wystarczyć zajęć dla dodatkowego pracownika, który zajmowałby się tylko i wyłącznie kontaktami z mediami. Dlatego w mniejszych jednostkach można powierzyć jego funkcje pracownikowi na stanowisku do spraw komunikacji społecznej.