Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przez internet

Zawiązywanie w sieci spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i jej rejestracja w uproszczony sposób nie wymaga wizyty u notariusza. Nie jest nawet konieczna obecność w tym samym miejscu potencjalnych wspólników. Co więcej, wszystkie czynności, które w standardowej procedurze prowadzą przyszli wspólnicy, a potem członkowie zarządu, w wypadku logowania się do systemu teleinformatycznego Ministerstwo Sprawiedliwości można załatwić przez pełnomocnika.

Do powstania spółki zawiązywanej na formularzach - podobnie jak w wypadku każdej innej spółki z o.o. - konieczne jest:

● zawarcie umowy spółki,

● wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego,

● powołanie zarządu,

● ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, o ile tak postanowią wspólnicy,

● wpisanie nowego podmiotu do rejestru.

Nowa procedura rozpoczyna się od założenia konta w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/).

Potrzebny PESEL

Po to, żeby stać się użytkownikiem systemu, trzeba podać imiona, nazwiska i numer PESEL. I chociaż spółka została pierwotnie pomyślana również dla nierezydentów, czyli przede wszystkim cudzoziemców, to w praktyce nie można zweryfikować się w systemie bez tego numeru. Jarosław Paszke, dyrektor Departamentu Informatyzacji Ministerstwa Sprawiedliwości uważa, że nie może to być traktowane jako niedoróbka systemu, skoro każdemu obcokrajowcowi wolno wystąpić w Polsce o nadanie mu numeru PESEL.

System teleinformatyczny wymaga również podania miejsca urodzenia i identyfikatora dokumentu tożsamości (serię, numer, kod lub inne cechy pozwalające jednoznacznie go określić) oraz jego nazwę. Trzeba przy tym napisać, kto wydał dowód lub paszport, ze wskazaniem siedziby i państwa organu. System pyta również o adres poczty elektronicznej i o adres do korespondencji. Najważniejsze jest jednak wskazanie przez użytkownika hasła, a następnie zweryfikowanie się przez PESEL. Wszystko to prowadzi do możliwości uwierzytelnienia się, od której to czynności zależy udostępnienie użytkownikowi konta.

Uwierzytelnienie się następuje za pomocą podpisu elektronicznego. Może on być dowolny, niekoniecznie weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Uwierzytelnić się można także z wykorzystaniem profilu zaufanego na ePUAP. Niemniej nie ma takiego obowiązku.

Gdyby więc osoba, która chce założyć spółkę, użyła podpisu niecertyfikowanego, to jest on potem składany w systemie przez podanie wybranej nazwy i hasła.

Ważne jest przy tym, że nie każdy wspólnik, podobnie jak nie każdy członek władz przyszłej spółki, musi być użytkownikiem systemu. Oznacza to, że nie każdy zainteresowany utworzeniem elektronicznej spółki z o.o. ma obowiązek założyć sobie konto. Jeśli go nie ma, musi działać przez pełnomocnika.

Na formularzach

Na stronie administrowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości zostały zamieszczone formularze. Ich wypełnienie i opatrzenie podpisem elektronicznym wspólników albo ich pełnomocników pozwala zawiązać spółkę.

Wypełniając urzędowy wzór umowy, trzeba więc przede wszystkim wpisać wysokość kapitału zakładowego, dane wspólników, a także członków zarządu. Konieczny jest przy tym wybór wariantu spółki, a co za tym idzie - formularza. Pozwala to zdecydować, czy wspólnik ma mieć jeden udział, czy więcej, albo czy zbycie albo zastawienie udziałów wymaga zgody spółki, czy nie. Pewnym problemem jest więc kolizja formularza z przepisem kodeksu spółek handlowych, który wymaga dla rozporządzenia prawem o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego uchwały wspólników. Tym bardziej że przy zawiązaniu spółki o minimalnym dopuszczalnym kapitale zakładowym wynoszącym 5 tys. złotych wspólnicy będą stawali w tej trudnej sytuacji dość często.

Określając we wzorcu zakres działalności, wspólnicy muszą posługiwać się systematyką Polskiej Klasyfikacji Działalności (jej słownik został zamieszczony w systemie teleinformatycznym).

Sędziowie rejestrowi testujący system uważają, że wypełnienie formularzy wymaga znajomości kodeksu spółek handlowych i kodeksu cywilnego, jaką rzadko ma osoba trafiająca do biznesu. Tymczasem w wypadku s24 decyzje dotyczące wypełniania dokumentów każdy potencjalny wspólnik musi podjąć bez pomocy notariusza. Wypełniając elektroniczne druki (wzór umowy obok), trzeba bowiem wpisać firmę, jaką będzie miała spółka, nie mając najczęściej wiedzy, czy takie samo oznaczenie innego przedsiębiorcy nie zostało już zarejestrowane na tym samym rynku. Formularz wymaga również określenia wysokości kapitału zakładowego i udziałów. Trzeba przy tym pamiętać, że w s24 mogą być one pokrywane wyłącznie w pieniądzu. Z tą specyfiką wiąże się konieczność podawania - przez cały czas do chwili dokonania przelewów - w pismach i zamówieniach handlowych stosownej informacji. Wzmianka, że kapitał zakładowy spółki nie został jeszcze pokryty, zostaje także zamieszczona w rejestrze przedsiębiorców. Można ją będzie wykreślić dopiero po dokonaniu przez wspólników wpłaty.

Wypełniając formularz, należy również podjąć decyzję o sposobie obejmowania udziałów. Tak samo trzeba zastanowić się, czy zarząd powinien móc wypłacać zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, czy nie.

Wspólnikom nie wolno jednak przyjąć, że ich spółka będzie miała tzw. krzywy rok obrotowy, tzn. niezaczynający się i niekończący się wraz z rokiem kalendarzowym. Znowu więc cudzoziemcy nie będą mogli zastosować dopuszczalnego w standardowej polskiej sp. z o.o. rozwiązania takiego, jakie nierzadko przyjmują w krajach pochodzenia.

Nie należy również zapominać, że spółkę elektroniczną da się zawiązać wyłącznie na czas nieograniczony.

Przez pełnomocnika

Podpisujący dokumenty związane z zakładaniem spółki z o.o. w internecie mogą działać sami lub przez pełnomocników.

W imieniu udziałowców, którzy są osobami prawnymi, czyli np. za inne spółki kapitałowe, spółdzielnie czy stowarzyszenia działają członkowie ich zarządów. W imieniu podmiotów pozbawionych osobowości prawnej, takich jak spółki jawne albo partnerskie czy komandytowe będą występowali wspólnicy reprezentujący je. I wszyscy ci reprezentanci będą musieli wskazywać podstawę umocowania. Tym samym, jeżeli będzie to działanie w imieniu spółki, umocowany będzie miał obowiązek określać sposób jej reprezentacji. W sytuacjach zaś, w których podstawą umocowania miałoby być przedstawicielstwo ustawowe (chodzi o rodziców małoletniego dziecka, które ma udziały, o kuratora osoby ubezwłasnowolnionej lub o wspólnika reprezentującego członków spółki cywilnej), obowiązkowe jest wskazanie jego podstawy.

Kiedy podstawą działania ma być pełnomocnictwo, to teoretycznie niezbędne jest oświadczenie wskazujące fakt udzielenia go. Chodzi o określenie udzielającego pełnomocnictwa lub osoby reprezentującej mocodawcę (np. rodziców wyznaczających pełnomocnika dla swojego dziecka). Zawsze trzeba też oznaczyć datę i zakres umocowania.

Z uwagi zaś na to, że pełnomocnictwa przeważnie udzielane są na piśmie, w razie działania w systemie teleinformatycznym umieszcza się oświadczenia pełnomocników o ich prawie do działania w imieniu mocodawcy. Taka wzmianka powinna być dołączana do każdego dokumentu, którego miałoby pełnomocnictwo dotyczyć. Gdybyśmy natomiast mieli do czynienia z pełnomocnictwem udzielonym w systemie teleinformatycznym i obejmowałoby ono czynności związane z utworzeniem spółki, konieczne byłoby wskazywanie tego dokumentu przy podejmowaniu każdej czynności w systemie.

Listę wspólników, którą składa się w KRS, i wniosek o wpis spółki do rejestru muszą parafować wszyscy członkowie zarządu. Może się jednak zdarzyć, że tylko jeden z nich będzie miał status użytkownika, czyli założy sobie konto na stronie https://ems.ms.gov.pl/, a pozostali nie. Wówczas ten właśnie użytkownik przy podpisywaniu wniosku musi wskazać, że działa nie tylko w swoim imieniu, lecz również pozostałych członków zarządu, czyli w zasadzie jako ich pełnomocnik. Nie można więc i tu wykluczyć, że - idąc na skróty - będzie działał bez umocowania. Poza tym jest kwestią wielce wątpliwą możliwość udzielania pełnomocnictw przez jednego członka zarządu drugiemu. Gdyby więc żaden taki członek władz spółki nie miał statusu użytkownika, wniosek o rejestrację spółki złoży osoba w ogóle niezaangażowana w proces jej tworzenia. Tak więc i tu pojawia się kolejna możliwość złamania przepisu kodeksu spółek handlowych. Stanowi on bowiem, że wniosek obowiązani są złożyć członkowie zarządu.

Podpisanie umowy

Osoby uprawnione, a więc wspólnicy lub ich pełnomocnicy, podpisują w internecie umowę. Działa to tak, że potencjalni udziałowcy, którzy nie zapewnią sobie statusu użytkownika, czyli nie utworzą własnego konta, będą mogli dokonać tej czynności przez pełnomocnika.

Podpisanie umowy spółki przez pierwszego uprawnionego sprawi, że nie będzie już można zmienić jej treści. Na wypełnienie formularza umowy spółki w wybranej wersji i na podpisanie go zainteresowani mają 24 godziny.

Opłata i wniosek o rejestrację

Przed przekazaniem wniosku o rejestrację trzeba uiścić opłatę sądową w kwocie 500 zł. Przelew powinien być dokonany w sposób pozwalający zidentyfikować wnoszącego należność.

Dopiero po zatwierdzeniu, czyli podpisaniu przez wspólników wzorca umowy spółki w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości i po wniesieniu opłaty sądowej, zarząd musi spowodować wpisanie jej do rejestru przedsiębiorców. Wniosek w tej sprawie także składa się w internecie, na udostępnionych przez ministra sprawiedliwości formularzach. Żeby więc tego dokonać, użytkownik loguje się w systemie. Czyni to przez swoje konto, na którym uwierzytelnia się, podając swoją nazwę i hasło, o ile nie może posłużyć się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tak samo zostanie podpisany wniosek. Kodeks spółek handlowych wymaga jednak podpisania wniosku o rejestrację spółki przez wszystkich członków jej zarządu. Tak więc ci spośród nich, którzy nie założą sobie stosownego konta w systemie teleinformatycznym resortu sprawiedliwości, będą zdani na pełnomocnika.

Do wypełnionego na formularzu wniosku o wpis spółki użytkownik dołącza umowę spółki (także w formie dokumentu elektronicznego). Potrzebuje też listy wspólników oraz - jeżeli zostanie sporządzone w tym czasie i systemie - oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione. Ten ostatni dokument nie jest jednak obowiązkowy, ponieważ w s24 - wyjątkowo - wkłady wolno pokryć w ciągu kolejnego tygodnia.

Jeżeli wniosek o wpis spółki ma złożyć pełnomocnik, ponieważ członkowie zarządu nie założyli sobie kont w systemie MS, to powinien on wypełnić oświadczenie, że spółka go do tego umocowała. Musi przy tym wskazać osoby działające w jej imieniu, datę udzielenia pełnomocnictwa oraz zakres umocowania. Oświadczenie takie powinno zostać dołączone do wniosku o rejestrację. I tu zagrożeniem dla bezpieczeństwa obrotu jest jednak samodzielne określenie przez pełnomocnika jego statusu. Oświadcza on bowiem jedynie, że działa w imieniu określonej osoby niebędącej użytkownikiem systemu. Nie ma natomiast standardowo obowiązku przekazywania sądowi dokumentu potwierdzającego umocowanie, choć sąd, nabrawszy wątpliwości, może się o niego upomnieć.

Użytkownik systemu powinien po wypełnieniu formularzy wskazać tych członków zarządu, którzy nie założyli sobie kont w systemie. Wszyscy bowiem powinni zgodnie z ustawą sygnować wniosek. Tym samym będzie on zatwierdzony dopiero po podpisaniu go przez ostatniego z użytkowników.

Następnie posiadacze elektronicznych kont podpisujący pismo i załączone do niego dokumenty otrzymają elektroniczne potwierdzenie złożenia wniosku. Po odebraniu takiej informacji przez użytkownika system teleinformatyczny wytworzy elektroniczne potwierdzenie odbioru. I chociaż pierwotnie założono, że spółka zostanie zarejestrowana w ciągu doby, to trzeba pamiętać, że jest to jedynie termin instrukcyjny. Poza tym na stronie MS pojawił się napis mówiący, że wnioski o założenie spółki s24 są rozpatrywane przez wydziały Krajowego Rejestru Sądowego w dni robocze i tylko w godzinach pracy sądu.

NIP, REGON i ZUS

Trzeba pamiętać, że w elektronicznej procedurze rejestracji spółki z o.o. nie ma etapu jednego okienka. Dlatego członkowie zarządu będą musieli sami złożyć wnioski do urzędu skarbowego o nadanie spółce NIP i do urzędu statystycznego o wyznaczenie dla niej numeru REGON. Nie mogą również zapomnieć o zgłoszeniu spółki jako płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zmiany umowy

Skoro do s24 dopuszczalne jest wniesienie wyłącznie pieniędzy, a wspólnicy mogą potrzebować do funkcjonowania ich przedsiębiorstwa aportów, czyli wkładów rzeczowych, takich jak nieruchomości, samochody czy maszyny, to wolno je wnieść, ale dopiero w procedurze podwyższenia kapitału zakładowego. Stosownej zmiany umowy spółki można dokonać po wpisie elektronicznej spółki do rejestru. Aneks można sporządzić już tylko przed notariuszem, tak jak w standardowych spółkach z o.o.

WAŻNE

W praktyce może się okazać, że weryfikacja użytkownika systemu teleinformatycznego przez PESEL jest niewystarczająca. Taka osoba, nie pokazując się notariuszowi ani - jak w wypadku uzyskiwania konta na ePUAP-ie - żadnemu urzędnikowi, może podać cudze dane, których uzyskanie nie jest wcale trudne. To zaś rodzi niebezpieczeństwo założenia spółki na kogoś, kto nawet o tym nie wie. Potem oszust może prowadzić bezkarnie interesy na cudzy rachunek

WZÓR

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępniana w systemie teleinformatycznym (wzorzec umowy)

z dnia .......................................

Stawający

1) ..... ;

2) ..... ;

3) .....

oświadczają, że na podstawie niniejszej umowy zawiązują spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, zwaną dalej "Spółką".

Firma Spółki brzmi: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Siedzibą Spółki jest

Przedmiotem działalności Spółki jest:

1) (PKD ................)

2) (PKD ................)

3) (PKD ................)

Kapitał zakładowy Spółki wynosi zł (słownie: )

i dzieli się na (słownie: ) udziałów, z których każdy ma wartość nominalną zł (słownie: ).

Udziały w Spółce obejmują:

1) wspólnik obejmuje (słownie: )

udziałów o łącznej wartości nominalnej zł (słownie: złotych);

2) wspólnik obejmuje (słownie: ) udziałów o łącznej wartości nominalnej zł (słownie: złotych).

Czas trwania Spółki jest nieograniczony.

Wariant A

1. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.

2. Na każdy udział przypada jeden głos.

Wariant B

1. Udziały w Spółce są równe i niepodzielne. Każdy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział.

2. Na każdy udział przypada jeden głos.

3. Udział może być umorzony za zgodą wspólnika w drodze nabycia udziału przez Spółkę.

Udziały w Spółce są pokrywane wkładami pieniężnymi.

Wariant A

Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki.

Wariant B

Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki.

Wariant C

1. Zbycie oraz zastawienie udziału wymaga zgody Spółki.

2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.

Wariant D

1. Zbycie oraz zastawienie udziału nie wymaga zgody Spółki.

2. Zastawnik i użytkownik mogą wykonywać prawo głosu z udziału, na którym ustanowiono zastaw lub użytkowanie, jeżeli przewiduje to czynność prawna ustanawiająca ograniczone prawo rzeczowe oraz gdy w księdze udziałów dokonano wzmianki o jego ustanowieniu i o upoważnieniu do wykonywania prawa głosu.

Wariant A

Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy.

Wariant B

1. Spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy.

2. Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, a w szczególności jeżeli spółka posiada wystarczające środki na wypłatę.

Wariant A

Organami Spółki są:

1) Zarząd;

2) Zgromadzenie wspólników.

Wariant B

Organami Spółki są:

1) Zarząd;

2) Rada Nadzorcza;

3) Zgromadzenie wspólników.

Wariant C

1. Organami Spółki są:

1) Zarząd;

2) Rada Nadzorcza;

3) Zgromadzenie wspólników.

2. Wspólnikowi nie przysługuje prawo indywidualnej kontroli, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Wspólnik może wykonywać prawo indywidualnej kontroli, jeżeli Rada Nadzorcza nie została ustanowiona lub jeżeli liczba członków Rady Nadzorczej jest niższa niż wymagana umową.

1. Zarząd składa się z jednego lub więcej członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników.

Uchwała wspólników może określać funkcje poszczególnych członków Zarządu.

2. Kadencja członka Zarządu wynosi .............................

3. Mandat członka Zarządu wygasa z chwilą upływu kadencji, odwołania ze składu Zarządu, śmierci albo rezygnacji.

Wariant dodatkowy, który ma zastosowanie w przypadku powołania rady nadzorczej, tj. wyboru wariantów B albo C w § 12.

4. Rada Nadzorcza składa się co najmniej z .............. członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników.

5. Kadencja członka Rady Nadzorczej wynosi ......

6. Mandat członka Rady Nadzorczej wygasa z chwilą upływu kadencji, odwołania ze składu Rady Nadzorczej, śmierci albo rezygnacji.

Wariant A

W przypadku Zarządu jednoosobowego oświadczenia w imieniu spółki składa członek Zarządu. W przypadku Zarządu składającego się z dwóch lub większej liczby osób do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie dwóch członków Zarządu albo jednego członka Zarządu łącznie z prokurentem.

Wariant B

Do składania oświadczeń w imieniu spółki jest upoważniony każdy z członków Zarządu samodzielnie.

A. W skład pierwszego Zarządu Spółki wspólnicy powołują:

1) ,/ funkcja: ;

2) ,/ ;

3) ,/ .

Wariant dodatkowy, który ma zastosowanie w przypadku powołania rady nadzorczej, tj. wyboru wariantów B albo C w § 12

B. W skład pierwszej Rady Nadzorczej wspólnicy powołują:

1) ,/ funkcja: ;

2) ,/ ;

3) ,/ .

Wariant A

Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego Spółki wymaga uchwały wspólników.

Wariant B

Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego Spółki nie wymaga uchwały wspólników.

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Pierwszy rok obrotowy kończy się w dniu 31 grudnia roku.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (Dz.U. nr 299, poz. 1774).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 29 grudnia 2011 r. w sprawie trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposobu korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wymagań dotyczących podpisu elektronicznego (Dz.U. nr 297, poz. 1762).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 29 grudnia 2011 r.

w sprawie sposobu i trybu złożenia wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (Dz.U. nr 297, poz. 1761).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dotyczących formy wniosków i dokumentów oraz ich składania drogą elektroniczną do sądów rejestrowych i Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu posługiwania się dokumentami wydanymi w postaci elektronicznej (Dz.U. nr 299, poz. 1773).

Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. nr 299, poz. 1775).