Kiedy dokument może być przekazany drogą elektroniczną

@RY1@i02/2011/110/i02.2011.110.207.007b.001.jpg@RY2@

Katarzyna Wróblewska, prawnik w kancelarii radcowskiej Chmaj i Wspólnicy Sp. k.

W postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada pisemności, zgodnie z którą sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Forma elektronicznego załatwiania sprawy została wprowadzona do k.p.a. niespełna rok temu.

Załatwianie spraw w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, w toku postępowania administracyjnego wymaga od organu uzyskania potwierdzenia, że strona lub inny uczestnik postępowania otrzymał pismo, z czym w przeważającej większości przypadków ustawa wiąże określone skutki prawne. Z tego powodu właściwe doręczenie pisma jest istotne nie tylko dla stwierdzenia, że dany skutek w ogóle nastąpił, ale również do określenia momentu - od którego zaczynają biec określone terminy postępowania administracyjnego. Doręczenie drogą elektroniczną następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli - jak to określa ustawa - takich rozwiązań technicznych (urządzeń), które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi. W szczególności takim środkiem jest poczta elektroniczna. W orzecznictwie administracyjnym uznano natomiast, iż doręczenie pisma za pośrednictwem faksu nie jest doręczeniem za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Organ może dokonywać doręczeń w omawiany sposobie wyłącznie wówczas, gdy strona lub inny uczestnik postępowania wystąpił do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub wyraził zgodę na dostarczenie mu pism za pomocą tych środków. W innym przypadku dokonanie doręczenia pisma przez organ w drodze np. e-maila będzie nieskuteczne, czyli nie zrodzi żadnych uprawnień czy obowiązków dla strony lub innego uczestnika postępowania.

Organ administracji publicznej ma obowiązek przesłania na adres elektroniczny adresata informacji o tym, że może on odebrać dokument w formie dokumentu elektronicznego, a ponadto wskazania adresu elektronicznego, z którego może on pobrać dokument i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia korespondencji. Organ musi też pouczyć adresata o sposobie odbioru, a w szczególności o sposobie identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Doręczenie drogą elektroniczną jest skuteczne, jeżeli w terminie siedmiu dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo w sposób określony dla pisma w innej formie, np. za pokwitowaniem przez pocztę.

LJ