Nieważne, kim jesteś, ważne, kogo znasz czyli negocjacje po chińsku

Jako radca prawny współpracuje pani z prawnikami z Chin. Tego, jak pokonywać różnice kulturowe, nie uczą w żadnych szkołach. W jaki sposób przygotowywała się pani do spotkań z ludźmi o zupełnie innej mentalności niż nasza?

Znaczną część informacji dotyczących chińskiej etyki biznesu, kultury oraz sposobu prowadzenia negocjacji z inwestorami chińskimi nasza kancelaria uzyskała dzięki współpracy z Polsko-Chińską Izbą Gospodarczą oraz spotkaniom z chińskimi klientami. Aby poczuć i chociażby w części zrozumieć chińską mentalność, percepcję oraz relacje społeczne, warto sięgnąć po "Dialogi konfucjańskie". Podstawowe wartości Konfucjusza nadal są żywe w chińskiej kulturze i biznesie. W szczególności dotyczy to hierarchicznej struktury społeczeństwa i organizacji, znaczenia rodziny, przywiązania do autorytarnego zarządzania, paternalizmu, przywiązania do tradycji, działania w grupie oraz siły osobistych powiązań. Człowiek postrzegany jest w odniesieniu do swoich relacji, związków i kontaktów, a nie jako indywidualność. W Chinach nie pyta się osoby, kim jest, lecz kogo zna i do jakiej grupy przynależy. Przed negocjacjami z chińskimi inwestorami przeczytałam dokładnie "Sztukę wojny" Sun Tzu oraz "Metody wojskowe" Sun Pina. W Chinach dzieci uczą się tych zasad, aby w przyszłości skutecznie stosować je w życiu. Zasady opisane w tych traktatach mają charakter ponadczasowy i pozwoliły mi zrozumieć strategie chińskich kontrahentów. Polecam tę lekturę wszystkim, którzy prowadzą lub zamierzają prowadzić negocjacje z chińskimi inwestorami.

Czego można dowiedzieć się z tej lektury?

Zawarte w "Sztuce wojny" taktyki i strategie konfrontacji z przeciwnikiem uczą, jak osiągać założone cele zarówno w interesach, jak i w życiu osobistym. Jest to uniwersalna wiedza dla każdego - lidera, negocjatora, biznesmena, jak również pani domu zarządzającej gospodarstwem domowym czy singielki szukającej partnera. Sun Tzu pisze: "Do boju stawać należy tylko wtedy, kiedy zwycięstwo jest pewne". Przypominam sobie o tej zasadzie zawsze, gdy emocje, naciski z zewnątrz dominują i próbują przejąć stery nad moim działaniem. Jeśli nie znajduję w danym momencie rozwiązania, zgodnie ze wskazówkami autora "Sztuki wojny" czekam na rozwój wypadków i zaczynam działać dopiero wówczas, gdy przewiduję osiągnięcie korzyści.

Czy praca z chińskim partnerem różni się od pracy z Europejczykami?

Tak, różnice są istotne. My, Europejczycy, często powtarzamy: "czas to pieniądz", tymczasem, ta zasada nie sprawdza się w negocjacjach z Chińczykami, którzy znaczną wagę przywiązują do budowania relacji. Odniosłam wrażenie, że wręcz kontemplują sam proces negocjacji. Chińczycy mają własne powiedzenie: "czas to czas, pieniądze to pieniądze". Dlatego ważne jest zachowanie spokoju i poddanie się z optymizmem procesowi rozmów i wzajemnych ustaleń, mimo że efekt do samego końca jest całkowicie nieprzewidywalny. Należy pamiętać, że dla Chińczyków niezwykle ważny jest szacunek dla partnera i wartości moralne, dlatego podczas prezentacji warto podkreślić etyczne aspekty działalności firmy.

Oznacza to, że negocjancie będą długie?

Negocjacje mogą trwać długo. Jednak kiedy docenimy wartość tworzenia wzajemnych relacji i zrozumiemy, że ważny jest sam proces dochodzenia do konsensu, uzyskamy niewymierne korzyści i wzbogacimy się o nowe doświadczenia niezależnie od osiągniętego efektu. Chińczycy nauczyli mnie cierpliwości i koncentracji na każdej wykonywanej czynności, czerpania przyjemności z bycia "tu i teraz". Zrozumiałam, że proces dochodzenia do celu jest równie ważny, jeśli nie ważniejszy od końcowego efektu.

Czy musiała się pani nauczyć chińskiego?

Wszelkie negocjacje odbywają się w języku angielskim. Część dokumentów na życzenie klienta tłumaczymy na język chiński. Zdarzały się jednak przypadki, że strona chińska korzystała z usług tłumacza podczas negocjacji, a odnosiłam wrażenie, że tłumacz nie przekazuje w pełni sensu moich wypowiedzi. Z tego powodu, gdy tylko możliwe, staram się negocjować w języku angielskim. Warto pamiętać, że w takim przypadku trzeba używać prostych słów, krótkich zdań i weryfikować na bieżąco, czy chiński partner w ten sam sposób rozumie wzajemne ustalenia. Kiedy Chińczyk przytakuje, to nie znaczy, że się z nami zgadza czy potwierdza sens dokonanych uzgodnień. Dlatego warto powtórzyć najistotniejsze kwestie, używając tych samych lub podobnych słów. Jest to bardzo istotne, gdyż dla Chińczyków ustne ustalenia i wola stron są ważniejsze od ton papieru. Chiński partner będzie przede wszystkim przestrzegał i stosował się do tego, co zostało wypowiedziane i zrozumiane przez niego w trakcie negocjacji, a dopiero w drugiej kolejności do tego, co zostało wyrażone w formie pisemnej. W Chinach znane jest powiedzenie: "słowo na papierze nie jest warte więcej niż sama kartka papieru".

A jak poradziła sobie pani z różnicami kulturowymi?

Przyznam, że nie odbyło się bez małych fauxpas. Mam dość silny ucisk dłoni z racji licznych sportów, które uprawiam. W naszej kulturze silny ucisk dłoni nie jest żadnym nietaktem, a wręcz jest wyrazem zdecydowania i charakteru. W Chinach może zostać zinterpretowany jako wyraz agresji, braku wewnętrznej równowagi i harmonii. Pamiętam, jak podczas pierwszego spotkania na powitanie podałam rękę przedstawicielowi chińskiego inwestora. Dość mocno uścisnęłam jego dłoń. Delegat był bardzo zaskoczony i niezwykle uważnie obserwował mnie podczas całych negocjacji, utrzymując wyraźny dystans. Jednak najbardziej zaskoczyło mnie, kiedy chiński kontrahent na pytanie: "Kawa czy herbata?" odpowiedział "Gorąca woda". Dlaczego? Otóż Chińczycy wiedzą, jaką quasi-herbatę piją Europejczycy, dlatego proszą o wodę. Na kolejne negocjacje byłam przygotowana - kupiłam zieloną liściastą herbatę i kubki ceramiczne do jej parzenia, czym pozytywnie zaskoczyłam moich rozmówców. Jak już wcześniej wspominałam, dla Chińczyków bardzo ważne jest budowanie i utrzymywanie przyjacielskich relacji, a także szacunek do partnera. Z tego powodu warto ofiarować drugiej stronie drobny upominek, może to być album o Warszawie, płyta z muzyką Chopina czy polska wódka, która jest niezwykle ceniona przez Chińczyków.

A czy są jeszcze inne różnice kulturowe?

Chińczycy przyjeżdżający na negocjacje do Polski nie mają problemów w negocjowaniu z kobietami. Jednak z uwagi na uznawany przez Chińczyków kult statusu i hierarchii, zawsze wskazuję na swoją pozycję w korporacji. Odniosłam kilkakrotnie wrażenie, że dopiero po określeniu sprawowanego stanowiska byłam traktowana jako partner do dyskusji. Takie zachowanie jest uwarunkowane kulturowo i nigdy nie traktowałam tego osobiście, przechodząc tym samym ponad uprzedzenia.

@RY1@i02/2013/006/i02.2013.006.07000070b.802.jpg@RY2@

Ewa Ciborowska radca prawny, partner Łukowicz, Świerzewski & Partners Legal Service

Rozmawiała Paulina Bąk