Jak odliczyć VAT z duplikatu faktury

doradca podatkowy w Ernst & Young

konsultant podatkowy w Ernst & Young

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT warunkiem dla odliczenia VAT jest m.in. posiadanie przez podatnika faktury VAT. Odliczenie podatku naliczonego może być dokonane w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, bądź w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Posiadana faktura jest dokumentem potwierdzającym prawo podatnika do odliczenia VAT. W praktyce mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których dojdzie do zniszczenia lub zgubienia faktury. Wówczas podatnik może wystąpić do kontrahenta o wystawienie duplikatu faktury. Taki duplikat z punktu widzenia przepisów o VAT jest, co do zasady, traktowany tak samo jak faktura pierwotna. Przepisy w zakresie VAT nie odnoszą się jednak bezpośrednio do kwestii, w jakim okresie można lub należy odliczyć VAT naliczony zawarty w duplikacie faktury VAT.

Z praktycznego punktu widzenia możemy wyróżnić trzy sytuacje, w których dochodzi do wystawienia duplikatu faktury:

● kontrahent wystawia oryginalną fakturę, która następnie ulega zniszczeniu lub zaginięciu jeszcze przed otrzymaniem jej przez podatnika;

● podatnik otrzymuje oryginał faktury (odbiór faktury został zarejestrowany w ewidencji korespondencji przychodzącej przedsiębiorcy), jednak dokument ulega zniszczeniu lub zaginięciu jeszcze przed ujęciem tej faktury w rejestrach oraz deklaracji VAT;

● oryginał faktury zaginął po odebraniu faktury i odliczeniu VAT przez podatnika.

W celu odpowiedzi na pytanie, kiedy w opisanych przypadkach można dokonać odliczenia VAT, należy odwołać się do podstawowej zasady powstania prawa do odliczenia VAT. Zgodnie z nią prawo do odliczenia powstaje w chwili otrzymania faktury. W konsekwencji w pierwszym z omawianych przypadków, czyli w sytuacji, gdy faktura została wystawiona przez kontrahenta, ale nie dotarła do podatnika, moment otrzymania duplikatu tej faktury będzie decydujący dla odliczenia VAT. Podatnik nie otrzymał bowiem nigdy faktury pierwotnej i, w konsekwencji, faktura ta nie spowodowała powstania u niego prawa do odliczenia VAT.

W drugim przypadku natomiast należy uznać, iż uprawnienie do odliczenia VAT powstaje w momencie otrzymania przez podatnika oryginału faktury potwierdzającej nabycie towaru lub usługi. Bez znaczenia będzie w tym przypadku fakt, że faktura pierwotna nie została ujęta w rejestrach i deklaracji VAT. Liczy się fakt otrzymania faktury przez podatnika. W konsekwencji, jeżeli podatnik nie odliczył VAT z faktury oryginalnej, to będzie musiał skorygować deklarację za okres, w którym powstało prawo do odliczenia VAT.

W trzeciej sytuacji, tj. gdy podatnik odliczył VAT naliczony z oryginalnej faktury VAT, która następnie uległa zniszczeniu lub zaginięciu, nie będzie on zobowiązany do dokonywania korekt deklaracji. Wówczas podatnik powinien jedynie zadbać o to, aby duplikat faktury znalazł się w dokumentacji podatnika.

Powyższe podejście wydaje się akceptowane przez sądy administracyjne oraz organy podatkowe. Przykładem tego może być wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 29 lipca 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 368/10) oraz interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 4 października 2010 r. (nr ITPP1/443-679/10/MN).

Oprac. Ewa Ciechanowska

Art. 86 ust. 1, 10, 11, 12 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Par. 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).