Jak zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentów

Od 1 stycznia 2013 r. będą obowiązywały nowe przepisy w zakresie fakturowania papierowego oraz elektronicznego. Do zmian trzeba się przygotować, choć wyjaśnijmy, że jeśli podatnik będzie chciał wystawiać faktury papierowe, tak jak dotychczas, będzie musiał jedynie sprawdzić, czy zawierają one wszystkie obowiązkowe elementy określone w par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniającym powyższe. Zmian w wyglądzie faktury w praktyce nie jest wiele. Ważna jest więc kontrola, czy wszystkie faktury są prawidłowe, a więc czy spełniają wymogi prawne. Ważny jest również nowy wymóg, czyli konieczność zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Zgodnie z par. 20a rozporządzenia w sprawie faktur podatnik określa sposób zapewnienia powyższych cech. Co więcej, przepisy nie wskazują sposobu, czyli tego, jak powinien to zrobić. Sposób jest dowolny, a jego wybór należy do podatnika. Przepisy proponują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można (czytaj: nie trzeba) zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

O co chodzi

Wyjaśnijmy, że zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie faktur przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność pochodzenia jest więc spełniona, gdy podatnik, jego kontrahent oraz np. urzędnik przeprowadzający kontrolę podatkową mają pewność, kto wystawił fakturę, czyli kto jest sprzedawcą towaru lub świadczącym usługę.

Co więcej, można mieć również pewność, że faktura, na której nie ma żadnych dopisków, skreśleń i która jest czytelna, a więc nie pozwala na różną interpretację jej zapisów, spełnia wymóg integralności treści. Przy czym chodzi o to, aby różnego rodzaju zmiany w fakturze nie pojawiły się w trakcie jej przesyłania do kontrahenta.

Jaki jest więc sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści? Podatnik może wyjaśnić, że działa zgodnie z następującą procedurą: wystawia faktury za pomocą programu komputerowego, który uwzględnia aktualne wymogi prawne dotyczące faktur, przed wydrukowaniem sprawdza, czy wszystkie elementy na fakturze się zgadzają, a następnie je drukuje oraz wysyła do kontrahenta. Ponadto zgodnie z przepisami księguje fakturę i ją rozlicza.

Taki sposób postępowania oznacza, że faktury spełniające wszystkie wymogi prawne, które przedsiębiorca włoży do koperty i prześle pocztą do odbiorcy, a ten je odbierze oraz zarówno sprzedawca, jak i nabywca uwzględnią tę fakturę w swoich rozliczeniach podatkowych, spełniają wymóg autentyczności pochodzenia i integralności treści.

- Moim zdaniem, de facto, w przypadku faktur papierowych podatnicy nie muszą zmieniać dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Ważne oczywiście, żeby w ogóle jakieś procedury kontrolne były stosowane - mówi Ernest Frankowski, doradca podatkowy i dyrektor w Deloitte. - Nie wyobrażam sobie - dodaje ekspert - żeby do tej pory żadne procedury weryfikujące nie były stosowane.

Wyjaśnia więc, że chodzi o to przede wszystkim w biznesowych kontrolach, aby w procesie fakturowania były miejsca, w których jest szansa na odkrycie/zidentyfikowanie ewentualnych pomyłek czy nadużyć.

- Takie procedury nie muszą dawać 100-proc. pewności wykrycia błędów. Muszą to jednak uprawdopodobniać. Biznesowe kontrole mają także za zadanie w sposób pewny powiązać treść transakcji z treścią dokumentu. A zatem np. zamówienie i umowę z fakturą. W opisanym powyżej przykładzie wymogi wydają się zachowane - stwierdza Ernest Frankowski.

Wyjaśnijmy również, że ustawodawca proponuje podatnikom możliwość wprowadzenia dodatkowego zabezpieczenia, jakim jest kontrola biznesowa, o której mówił ekspert. Kontrola ta ma ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Mówiąc w uproszczeniu, chodzi o to, aby podatnik potrafił pokazać, jak wygląda proces związany z wystawieniem i przesłaniem faktury oraz że faktura ma związek z konkretną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z prawem UE

Wyjaśnijmy, że kontrole biznesowe mogą być sposobem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności zarówno faktury papierowej, jak i elektronicznej.

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur oraz faktur elektronicznych odwzorowują definicję kontroli biznesowych określoną w art. 233 ust. 1 dyrektywy 2010/45/UE. Zgodnie z tym przepisem każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które jak wskazaliśmy, ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dyrektywa precyzuje też, czym są kontrole biznesowe. Jest to proces stworzony, wdrożony i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarządy, pracowników i właścicieli) w celu zapewnienia poprawnego działania finansów, rachunkowości i sprawozdawczości finansowej podmiotu oraz zagwarantowania, że wymogi prawne są przestrzegane.

Z dyrektywy wynika więc, że kontrole biznesowe to proces. Co więcej, podatnik musi ten proces monitorować, kontrolować i aktualizować. Celem stosowania tego procesu jest zapewnienie fakturom zgodności z prawem. Z kolei ścieżką audytu jest po prostu zaplanowany sposób sprawdzania faktury oraz powiązania tego dokumentu z faktycznymi dostawami towarów lub świadczeniem usług.

Sposobów jest wiele

Obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści nie jest nowością w przypadku faktur elektronicznych. Istnieje on obecnie i będzie również obowiązywał od 1 stycznia 2013 r. Zgodnie z par. 4 nowego rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (w dniu, w którym zamykaliśmy numer, jest to projekt, który - jak zapewnia Ministerstwo Finansów - czeka już tylko na podpis ministra finansów), faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W przypadku e-faktur wypełnienie tych wymogów wydaje się dużo prostsze niż w przypadku faktur papierowych. Decyzja co do sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, identycznie jak w przypadku faktur papierowych, należy do podatnika. Przepisy mówią o przykładowych trzech sposobach. Projekt rozporządzenia przewiduje, że cechy te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ponadto autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane, gdy podatnik stosuje bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu oraz w przypadku elektronicznej wymiany danych (EDI).

Firmy w przypadku e-faktur wypracowały jednak inne sposoby niż e-podpis lub EDI, które również zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści. Chodzi przykładowo o przesyłanie faktur drogą e-mailową. Kontrahenci mogą ustalić między sobą sposób przesyłu e-faktur. Wymóg autentyczności pochodzenia i integralności treści będzie spełniony np. w sytuacji, gdy sprzedawca i nabywca ustalą, z jakiego adresu poczty elektronicznej (e-maila) będą wysyłane e-faktury. Dostęp do takiego adresu powinien być chroniony np. hasłem, aby osoby nieupoważnione nie miały możliwości wysłania e-faktur z takiego e-maila.

Innym sposobem jest udostępnienie na serwerze e-faktur, które odbiorca, po zalogowaniu, będzie pobierał do swojego systemu finansowo-księgowego. Dostęp do takiego serwera powinien być również zabezpieczony hasłem.

Nie ma również wątpliwości, że podpisanie wysyłki e-faktury podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem spełnia wymogi autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Dodajmy, że zamysłem ustawodawcy europejskiego było zrównanie faktur papierowych i elektronicznych oraz upowszechnienie tych ostatnich. Komisja Europejska szacowała, że e-faktury pozwalają na znaczne oszczędności w firmach.

Czego wymaga dyrektywa

Dyrektywa wymaga, aby kontrolę biznesową wdrożyły osoby odpowiedzialne w firmie za finanse, rachunkowość i sprawozdawczość finansową. Można to zrobić, przyjmując np. uchwałę zarządu określającą zasady fakturowania w firmie, a więc zasady, które określą ścieżkę sprawdzania faktury. Można przyjąć regulamin fakturowania w firmie albo np. wdrożyć oprogramowanie, które pozwoli na pokazanie procedury wystawiania faktur, powiązania z dostawą lub usługą oraz dokumentów z nią powiązanych. Wystarczy, aby program umożliwiał wygenerowanie raportu, z którego będzie wynikało, kiedy faktura została wystawiona, jaki jest jej numer, kiedy doszło do sprzedaży, jakie dokumenty są z nią powiązane (np. dokument magazynowy lub dokument potwierdzający płatność) oraz jaka jest wartość sprzedaży i kwota VAT.

Pomocne rejestry

Jeśli podatnik VAT prowadzi rejestry oraz rozliczenia podatkowe i wystawi fakturę papierową dokumentującą dostawę towarów, które faktycznie trafiły do kontrahenta, to jest pewność co do autentyczności pochodzenia dokumentu. Nie ma bowiem wątpliwości, że to sprzedawca, a nie ktoś inny wystawił fakturę. Co więcej, w przypadku kontroli można sprawdzić, że sprzedawca jest podatnikiem VAT, nadano mu NIP, jest zarejestrowany oraz rzeczywiście prowadzi działalność pod wskazanym w fakturze adresem, a także składa deklaracje VAT, na których podaje te same dane i wpłaca VAT należny do urzędu skarbowego. Mówiąc wprost, jeśli podatnik działa zgodnie z prawem, to nikt nie powinien mieć wątpliwości, że wystawiane przez niego faktury spełniają wymóg autentyczności pochodzenia. Dodajmy, że wymóg ten jest spełniony zarówno dziś, jak i będzie spełniony po 1 stycznia 2013 r.

Ważne

Osobą, która wystawiła fakturę po Nowym Roku, może być również nabywca, o ile umówił się ze sprzedawcą, że to on będzie wystawiał faktury oraz gdy kontrahenci ustalili procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę

@RY1@i02/2012/252/i02.2012.252.071000300.803.jpg@RY2@

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r., poz. 1428).