Systemy księgowe firm trzeba dostosować do zmian w VAT

Dostosowanie systemu finansowo-księgowego bądź systemu klasy ERP do zmieniających się przepisów podatkowych jest dość regularnie powracającym wyzwaniem dla użytkowników tych systemów. Kwestia ta nabiera szczególnego znaczenia w przypadku rozliczeń VAT, dla których większość systemów zawiera rozwiązania bardziej kompleksowe i zautomatyzowane niż w przypadku innych podatków.

Nowe zasady

Co do nowości w samych przepisach, to przede wszystkim od stycznia 2010 r. obowiązują nowe zasady ustalania tzw. miejsca świadczenia (opodatkowania VAT) usług w obrocie międzynarodowym. W miejsce dotychczasowej zasady ogólnej wprowadzono dwie osobne reguły - dla usług w obrocie profesjonalnym (opodatkowanie w kraju siedziby nabywcy) i usług świadczonych dla kontrahentów nieprowadzących działalności gospodarczej (opodatkowanie w kraju siedziby usługodawcy) wraz z katalogiem wyjątków. Z systemowego punktu widzenia zmiany te mogą mieć istotne znaczenie dla podatników korzystających z rozwiązań pozwalających na zautomatyzowanie określania natury danej transakcji dla celów VAT, a co za tym idzie - wyboru właściwej stawki VAT bądź braku konieczności jej zastosowania. Przykładowo, na podstawie kombinacji parametrów, takich jak klasyfikacja podatkowa kontrahenta i kategoria usługi, system sam (bez ingerencji użytkownika) może ustalać, czy dana sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, czy też poza terytorium kraju. Mając na względzie zmiany w zakresie ustalania miejsca opodatkowania usług, jest to dobry moment na przeprowadzenie weryfikacji merytorycznej omawianych algorytmów. Pozwoli to uniknąć ryzyka błędnej klasyfikacji dla celów VAT transakcji księgowanych w systemach finansowo-księgowych, a co za tym idzie - konieczności późniejszych korekt.

Rejestry i deklaracje

Istotną nowością jest także wymóg podawania w rejestrze VAT nazw usług świadczonych w obrocie międzynarodowym (niepodlegających opodatkowaniu polskim VAT). Może to być dla podatników praktyczny problem, gdyż w ewidencji VAT generowanej bezpośrednio z poziomu systemu finansowo-księgowego zazwyczaj nie jest podawana dokładna nazwa sprzedawanych usług. Stąd aby zadośćuczynić nowym obowiązkom ewidencyjnym, należałoby dokonać odpowiedniej modyfikacji w mechanizmach systemowych. W przeciwnym razie podatnik dokonujący tego typu sprzedaży zmuszony będzie do ręcznego uzupełniania rejestru VAT o nazwę świadczonej usługi.

Od stycznia bieżącego roku zmieniły się także zasady sprawozdawczości w zakresie informacji podsumowujących. Mianowicie dodano obowiązek raportowania w deklaracjach VAT-UE sprzedaży usług opodatkowanych VAT poza Polską, ale wyłącznie takich, dla których: stosuje się ogólną regułę w zakresie ustalania miejsca świadczenia (wyrażoną w art. 28b ustawy o VAT) oraz miejsce świadczenia przypada w innym kraju UE. Skutkować to może koniecznością odpowiedniego dostosowania w systemie siatki kodów (tzw. markerów) podatkowych dla tych kategorii usług oraz zmianami w module generującym raporty potrzebne dla wypełniania formularzy VAT-UE i nowych załączników VAT-UE/C.

Zmianie uległa również częstotliwość składania informacji podsumowujących (co do zasady - miesięcznie) oraz termin na złożenie formularzy (będzie to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu referencyjnym).

Opcją korzystną dla podatników jest możliwość wydłużenia tego terminu o 10 dni w przypadku deklaracji VAT-UE składanych drogą elektroniczną, co skutkuje zrównaniem terminu złożenia informacji podsumowującej z terminem na złożenie deklaracji VAT-7.

Taka możliwość zachęca do usprawnienia procesu raportowania dla celów VAT poprzez integrację wszystkich jego etapów w środowisku informatycznym, włącznie z generowaniem i wysyłaniem e-formularzy.

@RY1@i02/2010/016/i02.2010.016.055.003c.001.jpg@RY2@

Igor Roman, starszy konsultant w Deloitte

Igor Roman

starszy konsultant w Deloitte

@RY1@i02/2010/016/i02.2010.016.055.003c.002.jpg@RY2@

Tomasz Stankiewicz, doradca podatkowy, menedżer w Deloitte

Tomasz Stankiewicz

doradca podatkowy, menedżer w Deloitte