Jedna ewidencja wystarczy, ale GPS jej nie zastąpi

Wprzeddzień wejścia w życie nowych regulacji podatkowych dotyczących zasad rozliczania VAT związanego z pojazdami samochodowymi podatnicy analizują różne opcje postępowania. Pojawiają się pomysły na "ominięcie" obowiązku prowadzenia ewidencji. Niektóre rozwiązania mogą okazać się pomocne, jednak zanim podejmiemy konkretne decyzje, należy wziąć pod uwagę ich ewentualne konsekwencje.

Uchwalając zmiany dotyczące VAT związanego z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej pojazdów samochodowych (które szeroko opisaliśmy w PiK nr 52 z 17 marca 2014 r.), prawodawca zaznaczył, że ograniczenie VAT naliczonego nie będzie miało zastosowania, gdy pojazdy będą wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności podatnika. Problem w tym, że w przypadku pojazdów będących samochodami osobowymi jedynym sposobem na wykazanie, iż samochód służy wyłącznie prowadzonej działalności (z zastrzeżeniem, że podatnik nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu lub sprzedaży samochodów i takiej działalności miałyby służyć samochody) będzie stworzenie zasad korzystania z niego oraz prowadzenie ewidencji przebiegu. Podkreślić trzeba, że wymogi tutaj są dwa: zasady + ewidencja przebiegu.

Ważne jest to, że nie będzie to zwykła ewidencja, którą od lat znamy w podatku dochodowym. Prawodawca nie pozostawia żadnych złudzeń co do tego, jakie dane będą musiały znaleźć się w ewidencji, i jest ich więcej niż w tej prowadzonej na potrzeby CIT czy PIT.

Chociaż, wbrew wcześniejszym wersjom projektu zmian do ustawy o VAT, ustawodawca nie wprowadził zapisu, wedle którego ewidencja dla VAT i dla podatków dochodowych może być wspólna, uważam, że nic jednak nie będzie stało temu na przeszkodzie, jeżeli spełni ona wymagania obu podatków.

Tu uwaga: przepisy ustaw o podatkach dochodowych wymagają dla ewidencji podpisu podatnika, natomiast przepisy o VAT - NIE!

Brak wymogu podpisania ewidencji prowadzonej dla VAT w pośredni sposób potwierdza, że może ona być prowadzona w formie elektronicznej. Jednak należy pamiętać, że przepisy będą specyfikowały, jakie dane muszą się znaleźć w ewidencji (w tym np. opis trasy). Oznacza to, że - wbrew pojawiającym się odkrywczym pomysłom - typowy system monitoringu GPS jej nie zastąpi. Owszem, różnego rodzaju systemy śledzenia mogą pomóc w prowadzeniu ewidencji poprzez opcje raportowania danych, ale aby jednocześnie pełniły funkcje ewidencji, muszą być prawidłowo przygotowane i zawierać wszystkie informacje wskazane w ustawie podatkowej (czyli zgodnie z przepisami obowiązującymi od jutra).

Wprowadzane przepisy, chociaż z pozoru mogłyby wydawać się tylko formalnymi, stworzonymi na potrzeby udowodnienia, jak wykorzystywany jest pojazd, będą miały znaczenie materialne. Jest to efekt tego, że prawodawca nie tylko wprowadzi ustawowy katalog danych, ale wyraźnie wskaże, że ewidencja ma być prowadzona w całym okresie używania pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności. Ponadto nie tylko brak ewidencji, ale nawet niepoinformowanie o jej zaprowadzeniu będzie skutkowało stosowaniem 50-proc. ograniczenia VAT. Jeżeli do tego dodamy regulacje wprowadzające obowiązek korekty przy zmianie sposobu wykorzystania oraz dotkliwe sankcje za uchybienie obowiązkowi informacyjnemu dotyczącemu prowadzenia ewidencji (VAT-26), to nie może być wątpliwości, że każde naruszenie regulacji dotyczących ewidencjonowania przebiegu (w tym w zakresie danych ewidencji) będzie skrupulatnie sankcjonowane (również podatkowo) przez organy.

Warto dodać, że zastosowana konstrukcja opiera się na fikcji prawnej, w ramach której ustawodawca przyjmie, że jeżeli podatnik nie prowadzi ewidencji, to wykorzystuje pojazdy nie tylko na potrzeby prowadzonej działalności. Takie teoretyczne i utworzone wyłącznie na potrzeby VAT założenie, jak również (faktycznie) materialny charakter przepisów odnoszących się do ewidencji powinny wyeliminować ryzyko, iż odliczanie 50 proc. VAT naliczonego wpłynie na wysokość kosztów uzyskania przychodu. Brak jest bowiem podstaw, aby podatnikowi, który nie prowadzi ewidencji dla VAT i rozlicza tylko połowę VAT, w jakikolwiek sposób z tego powodu ograniczać koszty (np. do 50 proc. poniesionych).

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych wymagają podpisu podatnika, a przepisy o VAT - nie

@RY1@i02/2014/062/i02.2014.062.07100020b.802.jpg@RY2@

Radosław Kowalski doradca podatkowy

Radosław Kowalski

doradca podatkowy