Jak rozliczyć podróże służbowe

Wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób o nieograniczonym obowiązku podatkowym, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

W celu skorzystania z częściowego zwolnienia przychodów pracowników przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody ze stosunku pracy konieczne jest, aby osoba ta pozostawała w stosunku pracy i uzyskiwała z tego tytułu przychody. Wysokość zwolnionego przychodu zależy przede wszystkim od pobytu - kwota zwolniona przysługuje za każdy dzień pobytu za granicą (w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy). W związku z tym kwotę wyliczoną zgodnie z tym przepisem (30 proc. diety wynikającej z odrębnych przepisów) należy przemnożyć przez liczbę dni faktycznego pobytu za granicą, w których podatnik był w stosunku pracy. Za okres, w jakim podatnik przebywał w Polsce, diety nie przysługują. Warto wiedzieć, że do okresu pobytu za granicą wlicza się także dni wolne od pracy (np. urlop), jeśli w tym czasie podatnik pozostawał w stosunku pracy i przebywał za granicą.

Wskazane zwolnienie nie ma zastosowania do wynagrodzenia:

● pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

● pracownika w związku z jego pobytem poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w celu udziału w konflikcie zbrojnym lub dla wzmocnienia sił państwa albo państw sojuszniczych, misji pokojowej, akcji zapobieżenia aktom terroryzmu lub ich skutkom, a także w związku z pełnieniem funkcji obserwatora w misjach pokojowych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych, o ile otrzymuje świadczenia zwolnione od podatku,

● uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej.

Zatem przy obliczaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, w przypadku pracowników przebywających poza Polską, pozostających w stosunku pracy firma nie może uwzględniać diet za dni pobytu pracownika w Polsce.

Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

W przypadku takiego udostępnienia i wykorzystywania składników majątkowych nie sposób uznać, że pracownicy, w tym prezes zarządu, uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy uzyskiwaliby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu, gdyby korzystali z tego samochodu do celów prywatnych, natomiast spółka ponosiłaby koszty takiego korzystania w całości lub w części. Zatem gdy samochód wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy wyłącznie celom służbowym) - wydatki ponoszone przez spółkę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu z nieodpłatnych świadczeń.

Udostępnienie przez firmę pracownikowi samochodu służbowego w celu umożliwienia mu właściwej realizacji obowiązków służbowych nie może generować dla tego pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

Art. 9, 11, 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, podróż musi: być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą; służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, a wysokość diety winna mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.

W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. W przypadku przedsiębiorcy przyjmuje się, że zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością poza siedzibą firmy, w tym poza granicami kraju.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi, do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. - jedno rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), drugie dotyczy wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Jeśli wyjazdy w ramach realizacji zleceń krajowych i zagranicznych, jakie podatnik odbywa, są podróżami służbowymi, związanymi z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, prawidłowo udokumentowanymi dowodami wewnętrznymi, to do kosztów uzyskania przychodów tej działalności może zaliczyć diety związane z tymi podróżami. Jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w odrębnych przepisach (wymienionych w rozporządzeniach).

Art. 22, 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki: został poniesiony przez podatnika, jest definitywny, a więc bezzwrotny, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (katalog wydatków, które nie mogą być kosztem).

Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego. Niezależnie od tego, czy wypłacane pracownikom środki związane z wyjazdami służbowymi poza ich stałe miejsce pracy będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, zgodnie z przepisami prawa pracy - dietą lub inną należnością - mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów.

Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy i poza granicami kraju. Okoliczność, że podróże stanowią istotę prowadzonej działalności, nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów w czasie podróży służbowych. W konsekwencji, jeśli wyjazdy w ramach realizacji zleceń zagranicznych, jakie podatnik odbywa, są podróżami służbowymi związanymi z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, to do kosztów uzyskania przychodów tej działalności może zaliczyć diety związane z tymi podróżami, jednak w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach.

Art. 22, 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl