Jak prawidłowo rozliczyć w VAT i podatkach dochodowych kanapki dla pracowników
X spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) działa w branży IT i prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. Spółka od 1 kwietnia 2024 r. wprowadziła benefit pracowniczy w postaci kanapek udostępnianych nieodpłatnie w pomieszczeniach socjalnych dla załogi. Pracownicy mają pełną dobrowolność w korzystaniu z kanapek, a spółka nie prowadzi ewidencji pobranych przez nich kanapek, gdyż zarówno ich miesięczna nabywana ilość, jak i kilka lokalizacji, w których są udostępniane, stanowią obiektywną przeszkodę w prowadzeniu takiej ewidencji. Kanapki nie stanowią posiłków profilaktycznych, a ani przepisy prawa pracy, ani przepisy bhp nie nakładają obowiązku zapewnienia ich pracownikom. Kanapki są udostępniane tylko w dni robocze, w godzinach pracy. Możliwość ich konsumpcji nie jest powiązana z faktem uczestniczenia w służbowych spotkaniach (np. narady pracownicze, spotkania z kontrahentami, szkolenia odbywane w biurze firmy). Wydatki na zakup kanapek nie są w jakikolwiek sposób zwracane spółce, która finansuje je w całości ze środków obrotowych. Kanapki spółka nabywa od firmy Y (podatnik VAT czynny). Zgodnie z umową z firmą Y zakup kanapek jest rozliczany za okresy miesięczne i udokumentowany fakturą. Za kwiecień 2024 r. firma Y wystawiła 2 maja 2024 r. fakturę na łączną kwotę netto 20 000 zł (plus VAT w kwocie 1000 zł). Firma Y klasyfikuje przedmiotowe kanapki do działu 16 lub 19 Nomenklatury scalonej (CN) i do ich dostawy od 1 kwietnia 2024 r. stosuje 5-proc. stawkę VAT. Spółka X otrzymała fakturę 2 maja 2024 r., a 6 maja 2024 r. uregulowała ją przelewem na rachunek figurujący na białej liście podatników VAT. Pomiędzy spółką X a firmą Y nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Rokiem podatkowym dla spółki X jest rok kalendarzowy, a VAT i zaliczki na CIT rozlicza ona na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Jak spółka powinna rozliczyć zakup i nieodpłatne przekazanie ww. kanapek pracownikom na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)? © ℗
CIT
Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego KUP, musi:
- zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
- zostać właściwie udokumentowany;
- nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Organy podatkowe akceptują, że wydatki na zakup tych artykułów spożywczych dla pracowników mogą być uznane jako KUP prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej na zasadach ogólnych (interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2019 r., nr 0115-KDIT2-3.4011.251.2019.2.AWO; z 22 sierpnia 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.342.2022.2.ŚS, a także wyrok WSA w Poznaniu z 19 sierpnia 2020 r., sygn. akt I SA/Po 374/20). Wskazują one przy tym, że wydatki na zakup artykułów spożywczych dla pracowników są niewątpliwie przejawem i wyrazem starań pracodawcy dążącego do poprawy atmosfery pracy, co w konsekwencji zwiększa wydajność pracy i w efekcie nie pozostaje bez wpływu na uzyskiwane przychody (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 21 lipca 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.270.2022.1.AND).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.