Kiedy opodatkować ekwiwalent dla pracowników

doradca podatkowy w SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Ekwiwalent pieniężny, który pracodawca wypłaca pracownikowi za używanie prywatnego sprzętu komputerowego, np. laptopa, do celów służbowych stanowi, co do zasady, przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT. Kwota tego ekwiwalentu może jednak korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Muszą tylko zostać łącznie spełnione następujące warunki: ekwiwalent ma formę pieniężną; laptop stanowi własność pracownika (fakt ten trzeba udokumentować, np. fakturą); laptop jest wykorzystywany przez pracownika w związku z wykonywaną pracą (celom dokumentacyjnym mogą służyć np. wydruki wskazujące, że pracownik faktycznie używał laptopa w celu komunikowania się z pracodawcą, przekazywania informacji itp.); kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, co oznacza, że musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanego dla celów służbowych sprzętu oraz stopniem jego zużycia w trakcie używania.

Jeżeli pracodawca właściwie udokumentuje i wykaże związek wydatku z prowadzoną działalnością, wypłata ekwiwalentu za korzystanie przez pracownika z prywatnego laptopa do celów służbowych powinna stanowić koszt podatkowy pracodawcy.

Jeżeli pracownik używa w sposób ciągły laptopa stanowiącego jego własność do celów służbowych i nie otrzymuje od pracodawcy zwrotu wydatków z tym związanych, istnieje ryzyko przypisania po stronie pracodawcy dodatkowego przychodu z tytułu otrzymanego nieodpłatnego świadczenia.

EM

Podstawa prawna

Art. 11, 12, 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).