Łączenie sądów: wskazujemy rozwiązania, wyjaśniamy wątpliwości

Z 1 stycznia 2013 r. 79 sądów zostało połączonych z większymi jednostkami sądownictwa, stając się ich wydziałami zamiejscowymi. Zarówno dla sądów przejmujących, jak i sądów likwidowanych ma to wiele konsekwencji ewidencyjnych i księgowych.

Wszelkie zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym również zasady postępowania z księgami w przypadku likwidacji lub połączenia jednostek, reguluje ustawa o rachunkowości. Przy czym w przypadku zamknięcia ksiąg rachunkowych sądów zastosowanie będzie miał tu przepis art. 12 ust. 2 pkt 2 mówiący o zamknięciu ksiąg na dzień zakończenia działalności, ponieważ z 1 stycznia 2013 r. sąd przyłączany przestał istnieć jako samodzielna jednostka, dlatego w stosunku do ksiąg rachunkowych należy zastosować przywołany przepis. W art. 12 znajdują się co prawda zapisy mówiące o postępowaniu w przypadku połączenia jednostek, dotyczą one jednak jednostek gospodarczych (ze względu na odwołanie się do stosownych rejestrów) lub sytuacji, kiedy w wyniku połączenia jednostek powstaje zupełnie nowa jednostka (a w przypadku sądów tak się nie dzieje). Również w zakresie inwentaryzacji należy zastosować przepisy rozdziału 3 ustawy o rachunkowości.

Przekazanie majątku

Sądy istniejące, które przejmują likwidowaną jednostkę, nie są zobligowane do przeprowadzenia inwentaryzacji z tego tytułu. Stosują one ogólnie obowiązujące zasady wynikające z ustawy o rachunkowości i przeprowadzają inwentaryzację tylko wtedy, kiedy zgodnie z przyjętymi terminami w danym roku przypadał termin inwentaryzacji okresowej, chyba, że (kierownik finansowy) dyrektor sądu zdecyduje inaczej i zarządzi inwentaryzację, mimo iż termin go do tego nie obliguje.

Natomiast w myśl art. 26 ust. 4 ustawy do przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązane są sądy likwidowane, ponieważ inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę. Przypadek połączenia sądów jest jednak tym przypadkiem, kiedy ustawa pozwala odstąpić od inwentaryzacji w sądzie likwidowanym, jeśli pomiędzy nim a sądem przejmującym zostanie zawarta pisemna umowa o odstąpieniu od przeprowadzenia inwentaryzacji. Jest to rozwiązanie godne polecenia szczególnie w przypadku, kiedy w trakcie roku 2012 w sądzie likwidowanym była przeprowadzona inwentaryzacja okresowa lub doraźna. [wzór nr 3]

Warto tu jednak zaznaczyć, że osobą decyzyjną w tej kwestii będzie dyrektor sądu przejmującego, ponieważ to on bierze odpowiedzialność za przekazywany mu majątek jednostki i ma prawo żądać, aby został on przed przekazaniem zinwentaryzowany. W przypadku zawarcia umowy i odstąpienia od przeprowadzenia inwentaryzacji dyrektor połączonego sądu ma prawo po 1 stycznia 2013 r. zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji w każdym czasie, także w wydziale zamiejscowym. [patrz przypadki]

Trwały zarząd

W związku z połączeniem sądów należy również uregulować stan prawny budynku, w którym funkcjonuje sąd likwidowany. Sądy powszechne zarządzają nieruchomościami Skarbu Państwa na mocy decyzji o trwałym zarządzie wydanych przez starostów powiatów.

W związku z łączeniem sądów nastąpi wygaszenie dotychczasowego trwałego zarządu, ze względu na likwidację jednostki, na rzecz której został on ustanowiony. Sąd przejmujący musi więc wystąpić do odpowiedniego starosty z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu na jego rzecz na nieruchomości zajmowanej przez sąd likwidowany. [wzór nr 2]

Pozostałe dokumenty

Tak jak przekazanie majątku, również przekazanie ksiąg rachunkowych oraz dowodów księgowych i innej dokumentacji musi nastąpić protokolarnie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się m.in. na dzień kończący rok obrotowy, a w przypadku likwidacji - na dzień zakończenia działalności przez jednostkę. W przypadku sądów likwidowanych jest to ten sam dzień, zamknięcie ksiąg nastąpi więc na 31 grudnia. Nie oznacza to jednak, że sądy likwidowane mają mieć tego dnia zamknięte księgi rachunkowe, ponieważ ze względu na złożoność tej operacji przepisy dają czas na jej przeprowadzenie. Artykuł 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że księgi rachunkowe zamyka się na dzień zakończenia działalności przez jednostkę (bądź na dzień kończący rok obrotowy), nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. Tak więc sąd likwidowany ma czas do 31 marca 2013 r. na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego, co oznacza, że sąd przejmujący przejmie niezamknięte księgi rachunkowe. Protokół przekazania ksiąg rachunkowych powinien uwzględniać ujęte w nich obroty i salda do 31 grudnia 2012 r. [wzór 1]

Dowody księgowe wystawione na sąd zlikwidowany, dotyczące roku 2012 r., a otrzymane w 2013 r. zostaną ujęte w księgach rachunkowych zlikwidowanego sądu zgodnie z zasadą memoriału (stąd m.in. niemożność zamknięcia ksiąg 31 grudnia). Natomiast zobowiązania wynikające z tych dokumentów zostaną bilansem otwarcia przejęte przez sąd przejmujący i przez niego uregulowane. Faktury, rachunki dotyczące roku 2013 muszą zostać wystawione na sąd przejmujący, dlatego należy poinformować kontrahentów o zaistniałej zmianie i przejęciu praw i zobowiązań wynikających z zawartych przez zlikwidowany sąd umów bądź podpisanie aneksów lub nowych umów (w przypadku takiej woli wyrażonej przez kontrahenta).

Sprawozdania

Sąd likwidowany ma obowiązek sporządzenia wszystkich sprawozdań budżetowych za rok 2012 zgodnie z obowiązującymi terminami, a także sprawozdania finansowego za rok 2012 (w tym przypadku ma na to czas do 31 marca 2013 r.).

Oczywiście wszyscy dotychczasowi pracownicy likwidowanego sądu, również pracownicy oddziałów finansowych, stali się 1 stycznia pracownikami sądu przejmującego, do dyrektora tego sądu należy więc powierzenie obowiązków w zakresie zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdań sądu przyłączonego.

Dyrektor sądu oraz główny księgowy sądu przejmującego są również osobami odpowiedzialnymi za sporządzenie sprawozdawczości sądu zlikwidowanego.

Umowy wcześniej zawarte

Sąd, który od 1 stycznia 2013 r. stał się wydziałem zamiejscowym, posiada zawarte umowy np. na dostawy mediów, materiałów. Nie tracą one ważności. W przypadku połączenia jednostek sąd przejmuje zobowiązania likwidowanej jednostki, a także wszystkie prawa i obowiązki wynikające z zawartych, a niewygasłych umów. Nie ma potrzeby zawierania ich na nowo, chyba że kontrahent ma takie życzenie (nie ma przeszkód, aby taką umowę zawrzeć). W innym przypadku wystarczy, że kontrahenci zostaną o tym poinformowani.

Wykonywanie niektórych czynności po 1 stycznia 2013 r.

Sąd macierzysty i wydział zamiejscowy znajdują się w różnych, oddalonych od siebie miejscowościach. Po połączeniu konieczne będzie rozstrzygnięcie kwestii związanych ze zorganizowaniem obsługi finansowo-księgowej i administracyjnej. Możliwości są różne. Oddział finansowy może mieścić się tylko w jednym z sądów (np. w siedzibie głównej sądu) lub w obu. Nie zmienia to jednak faktu, że organ finansowy - dyrektor sądu - władny podejmować niektóre decyzje jest tylko jeden. Ponieważ niektóre z tych decyzji muszą być podejmowane na bieżąco, np. zatwierdzanie rachunków wypłat świadkom, najlepszym rozwiązaniem jest upoważnienie przez dyrektora jednego z pracowników wydziału zamiejscowego do wykonywania w jego imieniu określonych czynności i podpisywania określonych dokumentów.

Księgowanie faktur

Jak zaksięgować fakturę za energię elektryczną otrzymaną w styczniu 2013 r. (wystawioną 12 stycznia) na sąd przejmujący, dotyczącą zużytej w grudniu ubiegłego roku energii w wydziale zamiejscowym?

Zgodnie z zasadą memoriału fakturę tą należy zaksięgować w księgach rachunkowych roku 2012 zlikwidowanego sądu i ująć w jego sprawozdaniu finansowym za rok 2012 r. Dokument należy tylko odpowiednio opisać. Oczywiście zobowiązania wynikające z tej faktury zostaną przeniesione wraz z bilansem otwarcia do sądu przejmującego, w związku z tym przez ten sąd zostaną uregulowane.

Księgowania będą wyglądać następująco:

@RY1@i02/2013/049/i02.2013.049.00800020j.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zużytą w wydziale zamiejscowym (przed likwidacją) w 2012 r. energię elektryczną.

2. Przeniesienie kosztów na wynik finansowy pod datą 31.12.2012 r.

@RY1@i02/2013/049/i02.2013.049.00800020j.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zapłata zobowiązań za energię elektryczną wynikających z bilansu otwarcia.

W zakresie inwentaryzacji przy łączeniu sądów mogą wystąpić następujące sytuacje:

Sąd likwidowany zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przeprowadzi inwentaryzację na dzień zakończenia działalności, tj. na dzień 31 grudnia 2012 r. Podstawą przekazania majątku pomiędzy sądami mogą być wtedy arkusze spisu z natury stanowiące załącznik do protokołu przekazania majątku. Sąd przejmujący nie przeprowadza inwentaryzacji w związku z przejęciem sądu likwidowanego, a jedynie inwentaryzację wynikającą z przepisów ustawy (okresową).

Sąd przejmujący oraz likwidowany zawierają umowę o odstąpieniu od przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień zakończenia działalności. Zarówno w jednym i drugim sądzie nie przeprowadza się inwentaryzacji w związku z połączeniem sądu, a jedynie inwentaryzację okresową na zasadach określonych w ustawie. Przekazanie majątku następuje protokolarnie na podstawie ksiąg inwentarzowych. Nie podejmuje się żadnych dodatkowych czynności poza ewentualną weryfikacją stanu majątku po 1 stycznia 2013 r.

Sąd przejmujący oraz likwidowany zawierają umowę o odstąpieniu od przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień zakończenia działalności. Zarówno w jednym i drugim sądzie nie przeprowadza się inwentaryzacji w związku z połączeniem sądu, a jedynie inwentaryzację okresową na zasadach określonych w ustawie. Przekazanie majątku następuje protokolarnie na podstawie ksiąg inwentarzowych. Po 1 stycznia 2013 r. dyrektor sądu przejmującego zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji majątku w powstałym wydziale zamiejscowym sądu (sądzie zlikwidowanym).

W związku z połączeniem sądów dyrektor sądu przejmującego zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji w swoim sądzie. Sąd likwidowany przeprowadza inwentaryzację na dzień zakończenia działalności.

Wzór 1

Sądu Rejonowego w .................................

Sporządzony dnia ....................................................

Pomiędzy Sądem Rejonowym w ................................ (sąd przejmowany) zwany dalej "Przekazującym" reprezentowanym przez ...........................................................................

A Sądem Rejonowym w ..................(sąd przejmujący) zwanym dalej "Przyjmującym" reprezentowanym przez..............

1. Sąd Rejonowy w .... (sąd przejmowany) przekazuje księgi rachunkowe wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r., tj.

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienie obrotów i sald sporządzone wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r.

- inwentarz (księgi inwentarzowe wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 r.).

Księgi rachunkowe przekazywane są w formie elektronicznej, w postaci zasobów systemu F-K ...............................(nazwa systemu), zarchiwizowanych i zabezpieczonych zgodnie z przyjętymi procedurami bezpieczeństwa. Zestawienie obrotów i sald przekazywane jest również w formie papierowej i stanowi załącznik do niniejszego protokołu.

2. Sąd Rejonowy w .... (sąd przejmowany) przekazuje również:

- dowody księgowe za rok 2012, tj. wyciągi bankowe, raporty kasowe, dowody źródłowe (faktury, rachunki) i inne,

- deklaracje podatkowe za rok 2012 r.,

- sprawozdania budżetowe za rok 2012 r.,

- dokumentację przyjętych zasad rachunkowości obowiązującą w 2012 r.,

- dokumentację związaną z planem finansowym (projekty, plan, zmiany) za rok 2012 i 2013,

- dokumentację archiwalną za lata poprzednie znajdującą się w archiwum sądu.

3. Przekazujący oświadcza, że dokumentacja została przygotowana z dochowaniem należytej staranności, odpowiednio opisana i ponumerowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

4. Sąd Rejonowy w ........ (sąd przejmujący) przejmuje wyżej opisaną dokumentację.

5. Przyjmujący oświadcza, że zapoznał się z przekazywaną dokumentacją i jest ona pełna i kompletna.

........................................................ .....................................................

Podpis osoby przekazującej Podpis osoby przejmującej

Wzór 2

Miejscowość, data.....................

Starosta powiatu.....................

W związku z przejęciem 1 stycznia 2013 r. przez Sąd Rejonowy w .... dotychczasowego Sądu Rejonowego w ....... na mocy rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 30 listopada 2012 r. zwracam się z prośbą o ustanowienie trwałego zarządu na nieruchomości zabudowanej w ...... przy ul. ......., wpisanej w księdze wieczystej nr .... oznaczonej jako działka nr ...... o powierzchni .......mkw. Wyżej wymieniona nieruchomość jest siedzibą Sądu Rejonowego w ........ - Wydziałów Zamiejscowych w .........

Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy gospodarce nieruchomościami właściwy organ albo minister właściwy do spraw Skarbu Państwa w odniesieniu do nieruchomości ujętych w ewidencji, o której mowa w art. 60a ust. 2 pkt 1, orzeka o wygaśnięciu trwałego zarządu przysługującego likwidowanej jednostce organizacyjnej albo o wygaśnięciu trwałego zarządu przysługującego likwidowanej jednostce organizacyjnej z równoczesnym ustanowieniem trwałego zarządu na rzecz jednostek organizacyjnych utworzonych w wyniku tych przekształceń lub na rzecz jednostek przejmujących zadania jednostki likwidowanej.

W związku z powyższym proszę o wygaszenie trwałego zarządu na nieruchomości przy ul. ......... przysługującego Sądowi Rejonowemu w ........ z dniem 31 grudnia 2012 r., z równoczesnym ustanowieniem go na rzecz Sądu Rejonowego w ...... od 1 stycznia 2013 r.

.........................................

(podpis)

Wzór 3

Zawarta dnia ......................... w ......................................................... pomiędzy Sądem Rejonowym w ............................................................... reprezentowanym przez .........................................................................................................................................................................................

(właściwy organ sądu przejmującego - prezes lub kierownik finansowy)

a Sądem Rejonowym w .....................................................................

reprezentowanym przez ..........................................................................

(właściwy organ sądu likwidowanego - prezes lub kierownik finansowy)

Na podstawie art. 26 ust. 5 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2009 r. Dz.U. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) odstępuje się od przeprowadzenia inwentaryzacji majątku w Sądzie Rejonowym w ...................................(sąd likwidowany) na dzień zakończenia jego działalności, tj. na dzień 31 grudnia 2013 r.

Składniki majątku podlegające inwentaryzacji okresowej* w myśl przepisów ustawy o rachunkowości Sąd Rejonowy w ...... (sąd likwidowany) zinwentaryzuje na ogólnych zasadach.

Podstawą przekazania majątku pomiędzy sądami będą protokoły zdawczo-odbiorcze sporządzone na podstawie ksiąg inwentarzowych. Przed sporządzeniem protokołów osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji majątku w Sądzie Rejonowym w ... (sąd likwidowany) jest zobowiązana do ujęcia w urządzeniach ewidencyjnych wszelkich dowodów przychodu i rozchodu majątku.

Podstawą przekazania dokumentacji będą protokoły zdawczo-odbiorcze.

............................................

(podpisy stron umowy)

*np. środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych, należności.

Wzór 4

Miejscowość, data...........

Firma .....................

W związku z przejęciem 1 stycznia 2013 r. przez Sąd Rejonowy w ...................... dotychczasowego Sądu Rejonowego w ....... na mocy rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 30 listopada 2012 r. informuję, że Sąd Rejonowy w .... (sąd przejmujący) przejmuje wszelkie prawa i obowiązki wynikające z umowy zawartej pomiędzy Waszą firmą a Sądem Rejonowym w ........ (sąd przejmowany).

W związku z powyższym proszę o wystawianie i przesyłanie faktur na poniższy adres:

Sąd Rejonowy w .............., ul. ................, kod..............., miejscowość................, NIP ...............

Jednocześnie informuję, że możliwe jest również podpisanie nowej umowy lub aneksu do umowy obowiązującej.

.................................

(podpis)

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Ustawa z 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. nr 98, poz. 1070 z późn. zm.).

EKSPERT RADZI

@RY1@i02/2013/049/i02.2013.049.00800020j.803.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska, dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Otrzymano fakturę za zużycie energii w budynku wydziału zamiejscowego wystawioną jednak na stare dane adresowe (sądu zlikwidowanego). Czy należy żądać korekty?

Niekoniecznie, Ponieważ Zgodnie Z Przepisami Dotyczącymi Faktur VAT, Jeśli Błąd W Fakturze Dotyczy Danych Odbiorcy, Może On Wystawić Stosowną Notę Korygującą I Przesłać Dostawcy.

Czy w wydziale zamiejscowym można upoważnić jakiegoś pracownika do zatwierdzania zarządzeń wypłat świadkom. Są one realizowane na bieżąco z kasy. Czy konieczny jest podpis dyrektora sądu?

Tak, Dyrektor Ma Prawo Upoważnić Pracownika Sądu (W Tym Także Wydziału Zamiejscowego) Do Wykonywania Niektórych Czynności W Jego Imieniu, W Tym Podpisywania Niektórych Dokumentów.

W sądzie likwidowanym funkcjonowały pewne procedury wewnętrzne, np. zasady zwrotu pracownikom kosztów podróży służbowej własnym samochodem. Czy obowiązują one również po 1 stycznia 2013 r.?

Nie. Od 1 Stycznia Sąd Likwidowany Staje Się Wydziałem Zamiejscowym Sądu Macierzystego I Obowiązują W Nim Takie Procedury, Jakie Zostały Określone Dla Sądu Macierzystego. Oczywiście Dyrektor Sądu Może Zmienić Dotychczasowe Na Inne, Jednak Procedury Dotychczas Obowiązujące W Sądzie Zlikwidowanym Tracą Moc Z Dniem Likwidacji.

Czy zobowiązania dotyczące przejętego sądu, zapłacone w styczniu przez sąd po połączeniu (przejmujący), należy jakoś wyodrębnić lub oznaczyć w sprawozdawczości?

Nie, Zgodnie Z Przepisami Jednostka Przejmująca Przejmuje Również Wszystkie Zobowiązania I Należności Jednostki Likwidowanej. Tak Więc Zobowiązania Sądu Zlikwidowanego Z 1 Stycznia Stały Się Zobowiązaniami Sądu Połączonego. Księguje On Je I Reguluje Jak Własne.

Czy sąd przejmujący powinien zawrzeć nowe umowy z dotychczasowymi dostawcami wydziału zamiejscowego lub też je aneksować ze względu na zmianę odbiorcy (strony umowy)?

Nie, Ponieważ Z Mocy Prawa Wszystkie Należności I Zobowiązania Likwidowanego Sądu Stają Się Należnościami I Zobowiązaniami Sądu Przejmującego, Chyba Że Z Jakieś Względów Dostawca Życzy Sobie Podpisania Umowy Na Nowo Lub Sporządzenia Aneksu. W Innych Przypadkach Wystarczy Przesłanie Informacji Do Kontrahentów O Zaistniałych Zmianach.

Czy dyrektor sądu może upoważnić pracownika w wydziale zamiejscowym do wyrażania zgody na skorzystanie przez pracowników z przysługujących im urlopów wypoczynkowych i okolicznościowych?

Tak. Dyrektor Może Upoważnić Pracownika Sądu, Aby Wykonywał Niektóre Czynności W Jego Imieniu. Dotyczy To Także Podpisywania Niektórych Dokumentów. Dlatego Może Upoważnić Pracownika Do Wyrażania Zgody Na Korzystanie Z Urlopów.