Dokumentacja wydatków jako kosztów

szef Departamentu Podatkowego Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna

Dość częste są poglądy, aby w zakresie dokumentacji wydatków stosować traktujące o dowodach księgowych przepisy ustawy o rachunkowości, w szczególności jej art. 21. Podstawę tej koncepcji stanowią art. 9 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, zobowiązujące podatników do prowadzenia – zgodnie z odrębnymi przepisami – stosownej dokumentacji, która umożliwiać ma ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku. Koncepcja ta nie wydaje się jednak słuszna i mająca uzasadnienie w obowiązujących normach prawa podatkowego, a opowiedzenie się za nią w sposób bezwarunkowy bezpodstawnie wykluczałoby określone wydatki z możliwości zaliczenia ich do kosztów. Gdyby do kosztów podatkowych zaliczać jedynie takie wydatki, które zostały potwierdzone dokumentami wyczerpującymi cechy prawidłowego dowodu księgowego, doszlibyśmy do sytuacji, w której każdy taki dokument – zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości – zawierać musiałby co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Takie podejście do zagadnienia dokumentacji wydatków spowodowałoby, że bezzasadnie zdyskwalifikowana zostałaby część dokumentów wykazujących rzeczywiście poniesione wydatki. Przykładowo dotyczyłoby to przesyłanych kontrahentowi pocztą elektroniczną rachunków w formie zeskanowanej, co automatycznie pociąga za sobą fakt, że taki dokument nie byłby opatrzony odręcznym podpisem wystawcy, wymaganym dla dowodu księgowego przez art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Tego rodzaju zawężanie dopuszczalności dokumentowania kosztów należy ocenić krytycznie, jako bezpodstawnie wykluczające z kosztów podatkowych wydatki, których poniesienie nie jest przecież kwestionowane. Stanowisko uznające dopuszczalność dokumentowania kosztów na podstawie szerokiego zakresu dowodów – które nie muszą spełniać wymogów ustawy o rachunkowości – nie jest odosobnione, znajduje ono bowiem potwierdzenie w wielu interpretacjach podatkowych oraz orzecznictwie (np. interpretacje: naczelnika Urzędu Skarbowego w Prudniku, nr PD-I/423-4/MG/04; naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, nr 1471/DPD1/423-50/06/KK oraz wyroki: NSA w Łodzi z 12 czerwca 2003 r., sygn. akt I SA/Łd 332/02; NSA w Warszawie z 13 marca 2001 r., sygn. akt III SA 68/00, WSA w Warszawie z 5 marca 2004 r., sygn. akt III SA 1240/02).

W związku z tym uznać należy, że normami, które wyłączyć mogą wydatki z kosztów podatkowych, są jedynie te wynikające z art. 16 ustawy o CIT oraz art. 23 ustawy o PIT.