Urząd musi mieć informację o przekazaniu ksiąg

Spółka czytelnika prowadzi księgi rachunkowe. Podmiot nie ma jednak warunków do przechowywania dokumentacji w firmie.

- Jak możemy poradzić sobie z tym problemem - pyta pan Czesław z Katowic.

Podmioty, które podlegają ustawie o rachunkowości, są zobowiązane do archiwizacji zbiorów księgowych. Mowa tu zarówno o źródłowych dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych, jak i po zatwierdzeniu rocznego raportu - przyjętych zasadach rachunkowości, księgach rachunkowych, sprawozdaniach finansowych, w tym również sprawozdaniu z działalności jednostki.

Spółka nie ma jednak obowiązku przechowywać zbiorów księgowych we własnej siedzibie.

Artykuł 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości zezwala na przechowywanie ksiąg poza jednostką.

Beata Gerczak z Auxilium podkreśla, że jeżeli podmiot zdecyduje się na skorzystanie z tego rozwiązania, wówczas - zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości - musi powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia i przechowywania dokumentacji. Ma na to 15 dni od dnia jej wydania. Niezbędne jest też zapewnienie do niego dostępu uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu (za zgodą organu kontroli lub nadzoru).

- Dodatkowo od 10 kwietnia księgi rachunkowe mogą być nie tylko prowadzone, ale również przechowywane poza Polską - przypomina ekspert.

Należy w tym przypadku jednak pamiętać, że spółka musi zabezpieczyć dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom.

agnieszka.pokojska@infor.pl