Szczepienia profilaktyczne dla pracowników ujmuje się w kosztach operacyjnych

Aby przeciwdziałać zachorowaniu pracowników na grypę, pracodawcy często przeprowadzają dla nich profilaktyczne szczepienia w tym zakresie. Warto więc pamiętać, że wartość takiego świadczenia stanowi dla pracownika przychód, co wpływa na ujęcie takiego zdarzenia w księgach rachunkowych.

Wyjaśnienia w zakresie opodatkowania PIT szczepionek przedstawiło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 12560). Resort podkreślił, że na pracodawcy nie ciąży obowiązek sfinansowania szczepień przeciwko grypie. Opłacenie szczepień należy traktować jako dobrowolny przejaw dbałości o zdrowie zatrudnianych osób.

Ministerstwo wskazało, że zgodnie z kodeksem pracy wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie są przeprowadzane na koszt pracodawcy. Pracodawca ponosi ponadto inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy. Przepisy w tym zakresie nie regulują jednak kwestii profilaktycznych szczepień ochronnych przeciwko grypie.

Pracownicy, którzy otrzymali od pracodawcy nieodpłatne świadczenie w postaci szczepienia przeciw grypie, uzyskują przychód ze stosunku pracy. Według resortu, decyzja o poddaniu się szczepieniu ma charakter indywidualny i jest podyktowana dbałością o własne zdrowie.

W związku z tym należy też odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Zgodnie bowiem z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Analogicznie będzie w przypadku składek na ubezpieczenie zdrowotne.

W związku z tym, że szczepienie stanowi przychód dla pracownika, pracodawca może rozliczyć je wraz z wynagrodzeniem, potrącając od niego składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy.

W księgach może to zostać odzwierciedlone następującymi zapisami.

1. Ewidencja wynagrodzenia brutto: strona Wn konta 430 - Wynagrodzenie, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

2. Obciążenia, które ponosi pracownik:

- (składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od kwoty wynagrodzenia wraz z wartością szczepienia: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 222 - Rozrachunki z ZUS,

- zaliczka na PIT od wartości wynagrodzenia wraz z wartością pakietu medycznego: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 223 - Rozrachunki z urzędem skarbowym,

3. Obciążenia pracodawcy (część składki emerytalnej, rentowej, składka wypadkowa oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych): strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 222 - Rozrachunki z ZUS.

Z kolei poniesione przez pracodawcę wydatki na profilaktyczne szczepienia pracowników odnosi się w koszty działalności operacyjnej, przykładowo na koncie 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.

Usługę w tym zakresie można zaksięgować w następujący sposób (usługa medyczna zwolniona jest z podatku od towarów i usług, w przeciwieństwie do samych szczepionek):

1. Wartość usługi na podstawie otrzymanej faktury: strona Wn konta 300 - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 - Rozrachunki z dostawcami lub 240 - Inne rozrachunki,

2. Zarachowanie wartości usługi szczepienia pracowników na grypę w koszty działalności operacyjnej: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 300 - Rozliczenie zakupu.

Spółka zakupiła usługę medyczną zaszczepienia na grypę 20 pracowników za 1000 zł. Ponieważ wartość szczepienia (50 zł) stanowi dla pracowników przychód, podatek i składki ZUS są potrącane z wynagrodzenia.

Pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę, a jego wynagrodzenie brutto wynosi 2000 zł.

Obciążenia, które musi pokryć pracownik z tytułu - 555,26 zł:

- składek na ubezpieczenie społeczne - 281,06 zł (2050 x 13,71 proc.), składek na ubezpieczenie zdrowotne - 159,20 zł (1768,94 zł x 9 proc.),

Zaliczka na podatek dochodowy po odliczeniu składki zdrowotnej w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. - 137,09 zł (1768,94 x 7,75 proc.) 252,11 - 137,09 zł = 115,02 zł po zaokrągleniu - 115 zł

- podatek dochodowy w wysokości 18 proc. podstawy wymiaru (1768,84 - 111,25 koszty uzyskania przychodu = 1657,59), czyli 298,44 zł (1658,00 x 18 proc.)

- odjęcie ulgi podatkowej 298,44 - 46,33 = 252,11 zł

Obciążenie pracodawcy 365,11 zł:

część składki emerytalnej, rentowej (2050 x 14,26) i składka wypadkowa (w wysokości 1 proc.) - 312,83 zł oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (2050 x 2,55 proc.) - 52,28 zł.

@RY1@i02/2010/173/i02.2010.173.086.0014.101.jpg@RY2@

1 .Zarachowanie wartości usługi szczepienia pracowników na grypę w koszty działalności operacyjnej - 1000 zł

2. Zaksięgowanie wynagrodzenia - brutto 2000 zł

3. Składka na ubezpieczenie społeczne obciążające pracownika - 281,06 zł

4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne - 159,20 zł

5. Zaliczka na podatek dochodowy - 115,00 zł

6. Zarachowanie w ciężar kosztów obciążeń pracodawcy - 365,11 zł

7. Wypłata wynagrodzenia (2000 - 281,06 - 159,20 - 115) - 1444,74 zł

* dla uproszczenia rozliczenie dokonane jest na przykładzie jednego pracownika

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.)