Poradnia rachunkowa

Czy osoby materialnie odpowiedzialne muszą składać oświadczenia

menedżer w Deloitte Doradztwo Podatkowe

Wydatki te należy ujmować w kosztach podatkowych jako koszty pośrednie w całości w momencie ich poniesienia, rozumianym jako jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach rachunkowych. Wskazuje na to regulacja art. 15 ust. 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o CIT), zgodnie z którym za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W opisanej sytuacji nie ma bowiem podstaw do tego, aby ujmować poniesione wydatki jako zwiększające wartość początkową środków trwałych dla celów podatkowych, lub też odnosić je w koszty podatkowe w czasie, w okresie zgodnym z okresem ich amortyzacji dla celów rachunkowych. Tym samym ujęcie rachunkowe wydatków nie powinno determinować ich ujęcia podatkowego, tym bardziej że na gruncie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (dalej: MSSF) wydatki remontowe mogą być ujmowane w różny sposób, zależny od decyzji danej jednostki.

W związku z tym należy podkreślić istotną różnicę (wskazywaną zresztą w dotychczasowym orzecznictwie NSA), między pojęciami "ujęcia kosztu w księgach rachunkowych" (tj. ujęcia wydatku pod jakąkolwiek postacią zapisu księgowego, nierównoznacznego z ujęciem w kosztach bilansowych) i "ujęcia wydatku jako kosztu w księgach rachunkowych" (tj. ujęcia wydatku jako kosztu dla celów bilansowych, na koncie kosztowym). Przywołany art. 15 ust. 4e ustawy o CIT wyraźnie odnosi się do tej pierwszej sytuacji, tym samym nie można twierdzić, że dla celów podatkowych przez dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu należy rozumieć dzień, w którym dany wydatek został uznany za koszt w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Byłoby to bowiem niezgodne z autonomią prawa podatkowego wobec regulacji rachunkowych. Taką konkluzję zawiera np. wyrok NSA z 20 lipca 2012 r., sygn. akt II FSK 2406/11, zgodnie z którym faktyczna data dokonania zapisu w księgach rachunkowych nie może zmieniać kwalifikacji danego wydatku i wpływać na moment zaliczenia go jako kosztu uzyskania przychodu.

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

ekspert z zakresu rachunkowości

Oświadczenie jest przydatne w sytuacji ewentualnych późniejszych zastrzeżeń, dlatego warto je mieć. Procedurę przeprowadzenia inwentaryzacji jednostka powinna dokładnie opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej. Jeśli mają tam państwo zapis o tej formie potwierdzenia prawidłowości przeprowadzenia spisu, to należało tego dopełnić. Potwierdzenie poprawności przeprowadzonego spisu jest często dokonywane poprzez wpisanie klauzuli "Nie zgłaszam zastrzeżeń do wyników spisu" (na arkuszu spisowym lub w formie odrębnego dokumentu). W skład komisji inwentaryzacyjnych nie powinni wchodzić pracownicy materialnie odpowiedzialni za inwentaryzowane składniki majątku. Spis z natury jest elementem kontrolnym mającym na celu m.in. ocenę jakości pracy tych osób. Jednak nie mogą być one pozbawiane możliwości bezpośredniego obserwowania prac zespołu spisowego. W przypadku ich nieobecności - spis z natury przeprowadza się w obecności osób przez nich upoważnionych. Jeżeli w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tej czynności innej osoby, spis z natury powinien być przeprowadzony przez co najmniej trzyosobową komisję.

Generalnie komisja inwentaryzacyjna/zespół spisowy powinny rozpocząć spis na danym polu spisowym od przyjęcia oświadczenia od osoby materialnie odpowiedzialnej za znajdujące się na nim składniki majątkowe. W tym oświadczeniu powinna być zawarta informacja o tym, że przekazała ona wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe składników majątkowych do komórki księgowości, a wszystkie składniki majątkowe, za które ponosi odpowiedzialność, znajdują się na terenie jednostki we właściwych pomieszczeniach. Następnie osoby materialnie odpowiedzialne jako obserwatorzy powinny udzielać zespołom wszelkich niezbędnych informacji i wyjaśnień. Powinny dopilnować, aby wszystkie składniki zostały zinwentaryzowane. Mogą również na bieżąco zgłaszać ewentualne zastrzeżenia, które są rozstrzygane (rozwiązywane) bezpośrednio przez zespół spisujący.

Na koniec osoba odpowiedzialna za mienie obserwująca prace zespołu spisowego może być proszona o podpisanie arkuszy spisowych na znak, że nie ma zastrzeżeń do poprawności dokonywanego spisu. Jeśli będzie to odrębny dokument, to powinno być w nim zawarte sformułowanie: Jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, znajdujące się w pomieszczeniach nr ... oświadczam, że wszystkie składniki majątkowe znajdujące się na polu spisowym zostały spisane i nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do wyników i sposobu jego przeprowadzenia. Powinna być też data sporządzenia i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).