Sposób ujęcia wydatków na służbowe samochody powinien wynikać z przyjętej polityki rachunkowości

W spółce pracownicy mają zadaniowy czas pracy i w związku z tym potencjalnie mogą użytkować samochody do celów prywatnych. Jak w związku ze zmienionymi od 1 kwietnia przepisami ujmować w księgach rachunkowych koszty eksploatacji tych aut?

Zmiana przepisów w zakresie możliwości odliczania VAT naliczonego od zakupów eksploatacyjnych (poza paliwem) od samochodów niebędących ciężarowymi nie wywarła istotnego wpływu na sposób księgowania kosztów eksploatacji samochodów osobowych w księgach rachunkowych.

Koszty z tytułu używania samochodów osobowych obejmują wszelkie wydatki poniesione przez spółkę. Zalicza się do nich zarówno czynsz, jeśli są to samochody wynajmowane lub dzierżawione, jak i wydatki eksploatacyjne, takie jak zakup paliwa, oleju, bieżące naprawy i wymiana zużytych części, konserwacja (w kwotach wynikających z dowodów źródłowych).

Dla celów bilansowych nakłady te stanowią koszty w pełnej wysokości. Na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie ujmuje się je w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych:

wkoszty paliwa jako koszty Zużycia materiałów, paliw i energii;

wVAT niepodlegający odliczeniu od paliwa w całości - w zależności od przyjętej metody ujmowania zapasów - albo jako koszt Zużycia materiałów, paliw i energii, jeśli jednostka stosuje ceny nabycia, lub na koncie Podatki i opłaty, jeśli jednostka stosuje na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości ceny zakupu;

wkoszty olejów, smarów, części zamiennych, jako zużycia materiałów, paliw i energii;

wkoszty napraw, przeglądów, mycia czy czynszów - jako koszty Usług obcych.

VAT podlega odliczeniu od wydatków eksploatacyjnych (poza paliwem), jeśli auta mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych. W przypadku większości aut konieczna jest w takiej sytuacji ewidencja przebiegu pojazdu. Ten fakt musi być zgłoszony do urzędu skarbowego.

Zwrócić należy uwagę, że jeśli istnieje możliwość użytkowania aut na cele prywatne, to od 1 kwietnia 2014 r. możliwe jest odliczenie tylko 50 proc. VAT naliczonego. VAT niepodlegający odliczeniu może być ujmowany jako koszt na koncie właściwym dla zakupu, z którym był związany (konto Zużycie materiałów, paliw i energii lub usługi obce), albo na koncie Podatki i opłaty. Zależy to od rozwiązań przyjętych w polityce rachunkowości - czy jednostka stosuje ceny nabycia (art. 28 ust. 11 pkt 1 ustawy o rachunkowości), czy ceny zakupu (art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości) dla ewidencji materiałów i usług.

Prowadząc księgi rachunkowe należy pamiętać, że z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT wynika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku dochodowego za rok podatkowy. Realizacja tego przepisu w praktyce oznaczać może konieczność zaprowadzenia np. odpowiednio rozbudowanej ewidencji analitycznej, z której powinna wynikać kwota kosztów nieuwzględnianych w rachunku podatkowym. Innym rozwiązaniem może też być ewidencja pozabilansowa kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Każda jednostka sama powinna zdecydować o rodzaju takiej ewidencji, jej zakresie i szczegółowości.

Dodać należy, iż w przypadku samochodów niebędących składnikami majątku firmy konieczne jest też prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Mówią o tym art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Liczbę faktycznego przebiegu ustala się na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie to nie dotyczy samochodów użytkowanych na podstawie umów leasingu. Ewidencja dla celu podatku dochodowego nie musi być zgłaszana do urzędu skarbowego.

Przyjmując, że spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, warto wydzielić w ramach odpowiedniego konta zespołu 5 oddzielne konta analityczne, na których księgowano by koszty dotyczące poszczególnych samochodów osobowych.

Kwotę faktycznie poniesionych kosztów dotyczących najmowanych, dzierżawionych czy zastępczych samochodów, ujętą na właściwym koncie w zespole 5, należałoby, co miesiąc porównywać z limitem (kilometrówką) wynikającym z prowadzonej dla każdego samochodu ewidencji przebiegu pojazdu. Kwota kosztów niemieszcząca się w danym miesiącu w limicie (który w trakcie roku prowadzony jest w rachunku narastającym) podlegałaby wyksięgowaniu z konta zespołu 5 i ujęciu na wyodrębnionym koncie przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP).

PRZYKŁAD

Umowa najmu

Spółka użytkuje samochody osobowe na podstawie umowy najmu. Samochody te są użytkowane przez pracowników do celów służbowych, jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Nie została ona jednak zgłoszona do urzędu skarbowego. W sierpniu samochód X przejechał 1950 km (pojemność sinika auta to 1600 cm sześc.), udokumentowane koszty paliwa to 900 zł (netto) i inne koszty eksploatacji to 800 zł + 184 zł VAT, a koszty usług obcych to 246 zł.

Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, zatem, iż jako koszty uzyskania przychodu można ująć kwotę 1950 zł x 0,8358 zł = 1629,81 zł, łączne koszty użytkowania wyniosły netto 1900 zł i postanowiono, iż do kosztów podatkowych nie zostanie zaliczona część kosztów paliwa.

Zaznaczyć należy, iż VAT niepodlegający odliczeniu nie wchodzi do limitu kilometrówki i w całości może być kosztem podatkowym.

@RY1@i02/2014/178/i02.2014.178.00800070o.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za koszty paliwa w kwocie 1107 zł: strona Wn konta - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta - Rozrachunki z dostawcami;

2. Rozliczenie kosztów paliwa:

a) 629,81 zł KUP strona Wn konta - Zużycie materiałów;

b) 270,19 zł NKUP strona Wn konta - Zużycie materiałów;

c) 207 zł KUP strona Wn konta - Podatki i opłaty;

3. Faktura za koszty eksploatacyjne - materiały w kwocie 984 zł: strona Wn konta - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta - Rozrachunki z dostawcami;

4. Rozliczenie kosztów paliwa:

a) 800 zł KUP strona Wn konta - Zużycie materiałów;

b) 92 zł KUP strona Wn konta - Podatki i opłaty;

c) 92 zł strona Wn konta - VAT naliczony;

d) 984 zł strona Ma konta - Rozliczenie zakupu;

5. Faktura za usługi obce w kwocie 246 zł: strona Wn konta - Rozliczenie zakupu, strona Ma konta - Rozrachunki z dostawcami;

6. Rozliczenie kosztów usług obcych:

a) 200 zł KUP strona Wn konta - Usługi obce;

b) 23 zł KUP strona Wn konta - Podatki i opłaty;

c) 23 zł strona Wn konta - VAT naliczony;

d) 246 zł strona Ma konta - Rozliczenie kosztów.

Karolina Pawlak

ekspert z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).