Jak prawidłowo rozliczyć wydatki na wynajęcie auta podczas podróży służbowej

Nasi pracownicy często wysyłani są w podróże służbowe. Zdarza się, iż do docelowego miasta jadą pociągiem czy autobusem, a następnie na miejscu wynajmują samochód osobowy. Jak rozliczyć wydatki poniesione przez pracownika w związku z wynajęciem samochodu podczas podróży służbowej? Czy przysługuje nam prawo do odliczenia VAT od otrzymanych faktur za wynajem?

Kosztami uzyskania przychodów (dalej: KUP) są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Przy czym przy ustalaniu KUP każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla osiągnięcia przychodu.

Jednak zgodnie z dyspozycją przepisu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT do podatkowych KUP mogą być zaliczone jedynie te wydatki ponoszone w związku z używaniem, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, które zawierają się w kwocie wyznaczonej przez iloczyn liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika (wykonywanej działalności) oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Do wysokości limitu

Oznacza to, że w przypadku tego rodzaju samochodów podatnik może zaliczyć do kosztów wydatki związane z ich eksploatacją tylko do wysokości limitu określonego kilometrówką. Dodatkowym warunkiem, który musi być spełniony, aby podatnik mógł zaliczyć ww. wydatki do kosztów podatkowych, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

W konsekwencji nie stanowią bowiem KUP te wydatki (np. benzyna, koszty czynszu), które nie mieszczą się w limicie liczonym w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu jako iloczyn obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Aby więc koszty z tytułu wydatków na samochód niebędący środkiem trwałym spółki, ale użytkowany do celów działalności gospodarczej, stanowiły KUP do wysokości wyznaczonego limitu, muszą być spełnione określone warunki:

wpodatnik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,

wprzebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów osobowych nie stanowią KUP. Sposób prowadzenia ewidencji został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Elementy, które musi zawierać tego rodzaju ewidencja (dane minimum), są następujące:

wnazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

wnumer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

wkolejny numer wpisu,

wdata i cel wyjazdu,

wopis trasy (skąd - dokąd),

wliczba faktycznie przejechanych kilometrów,

wstawka za 1 km przebiegu,

wkwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

wpodpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu będą niższe niż kwota limitu, niewykorzystana jego część przechodzi na następny miesiąc. W sytuacji odwrotnej - gdy wydatki w danym miesiącu są wyższe niż limit - nadwyżkę tę można uwzględnić w kosztach w następnych miesiącach, jeśli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu na to pozwoli.

Opłata czynszowa

Kwestia związana z rozliczaniem wydatków na wynajmowany samochód od wielu lat budzi kontrowersje. W mojej opinii wydatki takie nie powinny być rozliczane w ramach kilometrówki, bowiem nie stanowią kosztów o charakterze eksploatacyjnym. W mojej opinii opłata za wynajmowane auta jest kosztem samodzielnym i niezależnym od ewidencji przebiegu pojazdu, dlatego też nie powinien się odnosić do niej limit.

Stanowisko takie potwierdza orzecznictwo sądowe, w tym wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 marca 2012 r., sygn. akt II FSK 2030/10 [tabela]. Podobne stanowisko zaprezentował WSA w Warszawie w wyroku z 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09.

Jednak zdarzają się również niekorzystne wyroki dla podatników, czego przykładem jest wyrok NSA z 25 października 2010 r., sygn. akt II FSK 1890/08. [tabela]

Skutkiem braku jednolitej linii orzeczniczej są niekorzystne interpretacje organów podatkowych, czego przykładem jest pismo dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, nr IPTPB3/423-197/12-3/GG, z 22 sierpnia 2012 r. [tabela].

Warto wskazać, że korzystne stanowisko w tej sprawie zajął naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie stwierdzając, iż w przypadku gdy samochód wynajęty jest w podróży służbowej pracownika, a jest ona związana z uzyskaniem przychodów przez spółkę, to wydatki na wynajem samochodu osobowego są kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości. [tabela]

Jak widać, zarówno stanowiska organów podatkowych, jak i sądów nie są jednolite. Dlatego rekomenduję wykazanie się znaczną ostrożnością podczas ich rozliczania.

VAT

Podatnikowi przysługuje prawo o obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Warunkiem skorzystania z odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT dokumentującej nabycie przez niego towarów i usług. Jednak, co niezwykle istotne, faktury powinny być wystawione na spółkę, jeżeli faktura jest wystawiona na pracownika spółki, nie może ona odliczyć podatku naliczonego.

Przy założeniu, że pracownik jedynie pośredniczy w najmie samochodu, tj. wynajmuje go w imieniu pracodawcy, faktury związane z najmem będą wystawione na spółkę. Wówczas podatnikom przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 60 proc. kwoty podatku od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma odliczenia nie może jednak przekroczyć 6000 zł. Limit ten odnosi się do całego okresu użytkowania i dotyczy jednego samochodu osobowego.

W świetle powyższego firmie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w kwocie 60 proc. od opłaty wynikającej z faktury wystawianej za wynajem osobowego samochodu.

Stanowisko takie potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, w piśmie nr ITPP2/443-502/11/AW, z 24 stycznia 2011 r.

Aktualne stawki

Za 1 km stawka wynosi:

● dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

● dla motocykla - 0,2302 zł,

● dla motoroweru - 0,1382 zł.

Różne stanowiska

"(...) Zgodzić należy się ze stanowiskiem sądu pierwszej instancji, że opłaty czynszowe nie stanowią kosztów o charakterze eksploatacyjnym. Jednocześnie nie ma racji organ interpretacyjny, wskazując, że »koszty używania« samochodu osobowego w rozumieniu powołanego art. 16 ust. 1 pkt 51 oznaczają również inne koszty niż koszty eksploatacji samochodów osobowych. Świadczy o tym część przytoczonego przepisu po średniku »wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu«. Przebieg pojazdu nie może być utożsamiany w jakikolwiek sposób z opłatami, które nie podlegają tego rodzaju statystycznej kalkulacji (...)".

"(...) W odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego nie będzie miał zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wyliczenie limitu, o którym mowa w ww. przepisie, podatnik obowiązany jest dokonać na podstawie prowadzonej obligatoryjnie ewidencji przebiegu pojazdu. Poniesione za granicą wydatki (w związku z podróżą służbową pracowników) na wynajem samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo - w całości stanowią koszty uzyskania przychodu. (...)".

"(...) W odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego nie będzie miał zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wyliczenie limitu, o którym mowa w ww. przepisie, podatnik obowiązany jest dokonać na podstawie prowadzonej obligatoryjnie ewidencji przebiegu pojazdu. Poniesione za granicą wydatki (w związku z podróżą służbową pracowników) na wynajem samochodu osobowego i na zużyte w czasie korzystania z tego samochodu paliwo - w całości stanowią koszty uzyskania przychodu. (...)".

@RY1@i02/2013/091/i02.2013.091.07100080f.101.jpg@RY2@

Rafał Styczyński doradca podatkowy

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).