Akty prawne

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r.

27 lutego 2014

Ten tekst przeczytasz w 589 minut

(Dz.U. poz. 167)

Na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";

2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".

●Przepisy rozporządzenia mają charakter bezwzględnie obowiązujący w stosunku do pracowników, którzy pozostają zatrudnieni w jednostkach sfery budżetowej - państwowej bądź samorządowej. Oznacza to, że kierownicy tych jednostek nie mogą modyfikować jego postanowień, nawet w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Wprowadzenie do regulaminu wynagradzania, np. urzędu marszałkowskiego, postanowień mniej korzystnych dla pracowników oznaczałoby naruszenie przepisów prawa pracy i wynikających stąd gwarancji. Niedopuszczalne jest także polepszenie sytuacji pracowników w aktach wewnątrzzakładowych z uwagi na ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Rozporządzenie reguluje zasady rozliczania podróży odbywających się zarówno na terenie kraju, jak i tych wyjazdów, które wiążą się z przekroczeniem granicy państwa. Jest to rozwiązanie nowe w stosunku do uprzednio obowiązujących aktów prawnych, które osobno regulowały tematykę podróży krajowej i zagranicznej. Były to, odpowiednio:

- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.);

- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Warto zatem utrwalić sobie kluczowe zmiany, które wprowadziło rozporządzenie w porównaniu z wcześniejszymi regulacjami. Przedstawiamy je w przystępnej, tabelarycznej formie. Najistotniejszą zmianę stanowi wzrost stawki diety za dobę podróży służbowej na terenie kraju. Skutkuje to równoległym zwiększeniem innych, obliczanych na podstawie diet, świadczeń za wyjazd. Podniesiono również należności dla pracowników wyjeżdżających poza granice Polski. Ponadto została wprowadzona możliwość obniżenia diety krajowej w przypadku opłacenia przez podmiot zatrudniający posiłków. Dotychczas było to dopuszczalne jedynie w przypadku wypraw zagranicznych.

Rozporządzenie reguluje przede wszystkim wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących podwładnemu w związku z odbywaniem podróży służbowej. Dotyczy więc przede wszystkim finansowego aspektu odbywania podróży służbowych. W pozostałym zakresie należy posiłkować się kodeksem pracy, m.in. dla wyliczenia nadgodzin powstałych w związku z wyjazdem, co do konieczności pilnowania zachowania dobowych i tygodniowych okresów nieprzerwanego wypoczynku.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

●Połączenie w rozporządzeniu przepisów dotyczących podróży krajowych i zagranicznych było racjonalnie uzasadnione. Z tytułu wyjazdów tak krajowych, jak i zagranicznych przysługują pracownikowi analogicznie nazwane świadczenia. Są to: diety oraz zwroty kosztów.

Chociaż ustawodawca tak samo nazywa świadczenia, które przysługują pracownikowi z tytułu odbywanych podróży, to pomiędzy krajowymi a zagranicznymi wyjazdami zachodzą w tym zakresie istotne różnice. Po pierwsze, znacznie różni się wysokość diet przysługujących na terenie kraju od należnych za granicą. Zdecydowanie bardziej opłacalne są dla pracownika wyjazdy poza teren Polski. Pracodawcy z sektora prywatnego mogą niwelować te różnice poprzez wprowadzenie do odpowiednich aktów wewnątrzzakładowych postanowień dotyczących obniżenia zagranicznych diet. Nie można jednak zmniejszyć wysokości diety zagranicznej poniżej poziomu diety krajowej. Przestrzegać też należy ogólnej zasady, że pracownik nie powinien ponosić jakichkolwiek uzasadnionych kosztów podróży służbowej. Z drugiej strony obecnie obowiązujące stawki diet zagranicznych są zdecydowanie za wysokie i często nieuzasadnione. Trudno znaleźć uzasadnienie dla wyliczenia, zgodnie z którym koszt wyżywienia podczas podróży poza granicami kraju jest 6-7-krotnie wyższy niż przy podróży w Polsce. [przykład 1]

●Kolejnym przykładem rozbieżności w podróżach krajowych i zagranicznych jest uregulowanie w rozporządzeniu stosunku czasu trwania wyjazdu do należnych świadczeń. W przypadku pobytu za granicą dieta w wysokości 1/3 jest należna już od pierwszej minuty wyjazdu (a krótkie podróże, trwające godzinę lub dwie, nie są wcale rzadkością w rejonach przygranicznych). Krajowa podróż już tak łatwo się nie opłaci. Prawo do części diety jest przez pracownika nabywane dopiero po 8 godzinach trwania wyjazdu. Przykładów takiej niekonsekwencji ustawodawcy jest więcej.

Pracodawca prywatny powinien pamiętać, że większość przepisów rozporządzenia może zostać przez niego zmodyfikowana - tak, by np. zbliżyć i ujednolicić zasady przyznawania świadczeń dla pracowników poruszających się po terenie kraju, jak i tych wysyłanych w podróże poza nasze granice.

●Dieta jest szczególnym świadczeniem, wynikającym ze zwiększonych kosztów wyżywienia oraz - w przypadku podróży zagranicznych - również innych drobnych wydatków.

●Zwrot kosztów dotyczy przede wszystkim przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej noclegów bądź innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę - odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Rozporządzenie ustanawia więc otwarty katalog kosztów, które mogą być kwalifikowane jako koszty podróży. Rozwiązanie to należy ocenić pozytywnie, ponieważ wyjazd służbowy ze swojej natury niejednokrotnie wiąże się z wieloma wydatkami, których nie da się z góry przewidzieć.

Należności związane z podróżami służbowymi mają charakter kompensacyjny i chociaż zazwyczaj wypłaca się je razem z wynagrodzeniem, nie są jego składnikiem. Prywatni pracodawcy muszą pamiętać, że wolne od składek na ubezpieczenia społeczne oraz od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych są jedynie te kwoty, które wypłacone zostały w wysokościach nieprzekraczających stawek wyliczonych na podstawie rozporządzenia. Każda nadwyżka przekraczająca sumy wskazane w rozporządzeniu będzie oskładkowana i opodatkowana (tak: par. 2 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm. oraz art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 361 z późn. zm.). [przykład 2]

Koszty podróży przysługują w rzeczywiście poniesionej wysokości (jak ma to miejsce przy kosztach przejazdu, noclegu) albo w formie ryczałtu (w przypadku noclegu, gdy nie został przedstawiony rachunek, kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz diet).

●Pracodawca spoza sfery budżetowej jest uprawniony do ustalenia warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli szef nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Dopuszczalne jest np. uszczegółowienie innych niezbędnych wydatków, tak by pracownicy mieli świadomość, jakiego rodzaju koszty będą im zwrócone. [przykład 3]

●Część innych niezbędnych wydatków, które podlegają kompensacie, jest wskazana bezpośrednio w odrębnych przepisach rozporządzenia. Będą to np. koszty leczenia w zakresie ustalonym na podstawie rozporządzenia bądź aktów wewnątrzzakładowych czy też koszty przewozu powiększonego bagażu, na co wymagana jest jednak zgoda pracodawcy.

Zwrot kosztów podróży służbowej przysługuje pracownikowi pod warunkiem, że wyjazd odbył się w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę. Oznacza to, że przepisom rozporządzenia podlegają jedynie te podróże, które stanowią wyraz realizacji kierowniczej funkcji zatrudniającego. Niedopuszczalne jest, aby pracownik z własnej inicjatywy, bez wiedzy przełożonego, odbył podróż (np. w trakcie urlopu) w celu pozyskania klienta biznesowego, a następnie zgłosił się do szefa o uzyskanie zwrotu poniesionych kosztów.

1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

●Określenie środka transportu, który będzie właściwy do odbycia podróży krajowej bądź zagranicznej, należy tylko i wyłącznie do pracodawcy. Mogą to być publiczne środki komunikacji (pociąg, samolot, autokar, statek), pojazdy służbowe, jak i prywatne.

Pracodawca nie tylko wskaże pojazd, ale zobowiązany będzie również do doprecyzowania rodzaju i klasy wybranego środka komunikacji. Ma to ogromne znaczenie nie tylko dla celów ustalenia przejrzystych zasad rozliczania się z podwładnym, ale może także oszczędzić kłopotów z fiskusem, kwestionującym często niedookreślone wydatki, które nie znajdują bezpośredniego uzasadnienia w aktach wewnętrznych zatrudniającego. Określenie, czym ma jechać podwładny, nie może budzić żadnych wątpliwości. [przykład 4]

Niedostosowanie się podwładnego do złożonej dyspozycji może rodzić dla niego poważne konsekwencje. Jeżeli pani Zosia, wskazana w powyższym przykładzie, odbędzie podróż w wagonie pierwszej klasy, pracodawca nie ma obowiązku zwrócenia jej nadwyżki (ponad cenę biletu drugiej klasy). Nawet więcej - szef nie powinien rozliczać kosztów podróży wygenerowanych niezgodnie z wewnątrzzakładowymi postanowieniami. Rodziłoby to konieczność dokonania dodatkowych rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych. Niezależnie od tego działanie szefa stanowiłoby niebezpieczny precedens na przyszłość. Zmiana zleconego środka transportu jest dopuszczalna na zasadzie wyjątku - w sytuacji, gdy podróż z wyznaczonym przewoźnikiem jest niemożliwa lub znacząco utrudniona. [przykład 5]

●Zatrudniający powinni pamiętać o innych przepisach, które mogą wpłynąć na czas trwania podróży służbowej i dyspozycyjność pracownika po powrocie z wyjazdu. Zgodnie z par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr. 60, poz. 281 z późn. zm.), nieobecność w pracy może być usprawiedliwiona oświadczeniem pracownika, w sytuacji gdy podróż służbowa odbyła się w godzinach nocnych i zakończyła w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach umożliwiających odpoczynek nocny. Warunków takich nie spełnia np. jazda w przedziale II klasy. Nocna podróż w takiej sytuacji będzie więc skutkowała usprawiedliwioną nieobecnością w pracy dzień później, jeżeli pracownik nie miał 8 godzin pomiędzy ukończeniem wyprawy a rozpoczęciem pracy. Aby uniknąć takiej sytuacji, szef powinien przewidzieć możliwość zakupu niewiele droższego biletu na kuszetkę. Po takiej podróży, choćby ukończonej na godzinę przed rozpoczęciem pracy, podwładny nie będzie mógł się zwolnić i usprawiedliwić swojej nieobecności niedawnym wyjazdem.

●Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami, obejmującymi sam transport oraz związane z nim opłaty dodatkowe, w tym miejscówki, z uwzględnieniem posiadanej przez podwładnego ulgi (bez względu na to, z jakiego tytułu ona przysługuje). [przykład 6]

Jeżeli użyty był środek komunikacji publicznej, niedopuszczalne jest ustalenie zwrotu w formie ryczałtu. Tak jak wspomniano już wcześniej, zwrot wydatków powinien nastąpić w udokumentowanej biletem lub fakturą wysokości. Jeżeli pracownik nie przedłoży biletu ani faktury, pracodawca będzie miał prawo odmówić pokrycia kosztów przejazdu.

Na wniosek pracownika przełożony może udzielić zgody na odbycie podróży służbowej w kraju lub za granicą prywatnym (tj. należącym do zatrudnionego lub np. do jego żony lub rodziców) samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Rozporządzenie zmodyfikowało w tym zakresie obowiązujące wcześniej regulacje. Przed 1 marca 2013 r. odbycie zagranicznej podróży służbowej prywatnym środkiem transportu było możliwe tylko, jeżeli był to samochód osobowy. Pracodawca nie był więc uprawniony do rozliczenia kilometrówki za podróż np. motocyklem. Obecnie jest to w pełni dopuszczalne.

Procedura odbycia podróży służbowej prywatnym środkiem lokomocji musi zostać zainicjowana przez pracownika. Najczęściej będzie to jego wniosek. Pracodawca może co prawda zapytać delegowanego o taką możliwość, w żadnym wypadku nie może jednak nakazać użycia prywatnego pojazdu.

Decyzja szefa w zakresie skorzystania przez podwładnego z własnego środka transportu jest zupełnie uznaniowa. Pracownik nie może jej zakwestionować. Nie przysługują mu żadne roszczenia w przypadku odmowy.

Dla celów dowodowych dobrze jest udokumentować cały proces, a zatem wprowadzić wymóg złożenia wniosku na piśmie, jak też w tej formie wydać, bądź odmówić zgody.

Koszty przemieszczania się prywatnym pojazdem ustala się na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez szefa. Różne stawki mogą wynikać z pojemności skokowej silnika. W żadnym wypadku nie mogą być wyższe niż wskazane w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Stawki te wynoszą:

- dla samochodu osobowego:

● o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł;

● o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł;

- dla motocykli - 0,2302 zł;

- dla motoroweru - 0,1382 zł.

Liczbę przejechanych kilometrów ustala się przez porównanie wartości początkowej i końcowej licznika lub na podstawie oświadczenia pracownika, chyba że pracodawcy znana jest odległość konieczna do pokonania przez zatrudnionego (przykładowo, w związku z cyklicznymi wyjazdami firmowymi podwładnych do danej, docelowej miejscowości). Jeśli zatrudniający zapomniał lub zwyczajnie nie chciał tego uczynić w aktach wewnątrzzakładowych, to powinien ustalić kilometrówkę wspólnie z pracownikiem. Najlepiej, by koszty tankowania w podróży podzielić przez liczbę przejechanych kilometrów, a uzyskany w ten sposób wynik ustalić jako obowiązującą kilometrówkę. Treść porozumienia w zakresie rozliczenia konkretnej podróży najlepiej utrwalić na piśmie (w celach rozliczeniowych). [przykład 7]

Oznacza to, że zatrudnionemu, który zatankował paliwo przed wyruszeniem w podróż służbową, nie przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie przedstawionej faktury. Należną kwotę otrzyma w formie ryczałtu, wynikającego ze stosowanej stawki za jeden kilometr oraz liczby przejechanych kilometrów.

Na marginesie należy wspomnieć, że pracownicy udający się w podróż muszą być traktowani jednakowo. Obrazowo mówiąc dyrektor w spółce nie może otrzymać wyższego przelicznika kilometrówki od asystentki. Przyznane koszty transportu mają być rekompensatą za poniesione wydatki, a nie jedną z form wynagrodzenia. W związku z tym muszą pozostać obiektywne i nie mogą mieć żadnego związku z funkcją ani ze stanowiskiem podróżującego.

1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

●Komentowany przepis doprecyzowuje częściowo zakres kosztów, jakie mogą zostać zwrócone pracownikowi. Będą to m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki.

Warto zauważyć, że w katalogu wydatków, które należy zrekompensować, pojawiły się, jako osobne pozycje na liście kosztów, przejazdy drogami płatnymi i autostradami czy postoje w strefie płatnego parkowania. Takie sformułowanie przepisu prowadzi do wniosku, że zwrot tych wydatków, jako osobnych pozycji kosztowych, jest uzasadniony i nie powinien mieścić się w wartości przyznanej pracownikowi kilometrówki. Interpretację odmienną wielokrotnie w przeszłości próbowały forsować organy kontrolne, jednak w obecnym stanie prawnym nie znajduje już ona żadnego uzasadnienia.

Aby pracownik mógł otrzymać odpowiednią kompensatę, wydatek musi być określony lub uznany przez pracodawcę. Podział ten słusznie przewiduje, że nie wszystkie wydatki da się skalkulować z góry i w trakcie podróży mogą pojawić się nieprzewidziane, a konieczne do poniesienia koszty, które następnie zostaną uznane przez przełożonego. Udokumentowanie wydatkowanych kwot jest niezbędne w celu otrzymania przez pracownika należności za podróż służbową. Jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach, gdy uzyskanie właściwych rachunków lub faktur było niemożliwe, a koszt musiał być poniesiony, do dokumentacji należy włączyć oświadczenie pracownika. Dla celów dowodowych pracodawca powinien też spróbować utrwalić w dokumentacji przedmiot poniesionych w ten sposób kosztów (np. gdy konieczna była wymiana opon do pojazdu służbowego, a najbliższy mechanik nie dysponował kasą fiskalną, właściwe będzie dołączenie do oświadczenia pracownika dokumentacji fotograficznej wymienionych opon).

Niezależnie od tego, czy wydatek związany z podróżą był planowany czy też wyniknął niespodziewanie, musi on być niezbędny i bezpośrednio związany z odbywaniem podróży służbowej. Niezbędność i bezpośredniość to obiektywne kryteria, które powinny zostać zastosowane do każdego z wydatków osobno. Należy zaznaczyć, że koszt musi być niezbędny, ale nie musi służyć wyłącznie pracodawcy. [przykład 8]

Jeżeli bez poniesienia danego wydatku zadanie służbowe podczas wyjazdu mogło zostać wykonane bez jakichkolwiek zakłóceń, opóźnień bądź narażania pracownika na niebezpieczeństwo, to wydatek nie jest kosztem niezbędnym. Z drugiej strony, jeśli od poniesienia kosztów zależało powodzenie całej misji lub jej terminowe zakończenie, to mamy do czynienia z kosztem niezbędnym. [przykład 9]

1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

●Pracownikowi przysługuje 14-dniowy termin na rozliczenie kosztów podróży służbowej. Okres ten jest taki sam zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej. Ponadto może on zostać skrócony u pracodawców sektora prywatnego w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, bądź, w przypadku braku wymienionych, w indywidualnej umowie o pracę, np. do 7 dni.

Termin, o którym mowa w par. 5 ust. 1 rozporządzenia, nie jest terminem zawitym, a jego przekroczenie nie oznacza, że pracownik traci prawo do dochodzenia wypłaty należności związanych z odbytą podróżą służbową. Pomimo tego że jest to termin instrukcyjny, nie oznacza to, że szef nie ma narzędzi pozwalających na egzekucję jego zachowania.

Po pierwsze możliwe jest wyciągnięcie odpowiedzialności porządkowej wobec zatrudnionych. W grę wchodzi upomnienie lub nagana. W tym celu zalecane jest jednak przewidzenie tych sankcji za tego typu przewinienie bezpośrednio w regulacjach wewnątrzzakładowych. Ponadto w przypadku gdy pracownik otrzymał zaliczkę na poczet poniesionych wydatków, a następnie nie dokonał ich terminowego rozliczenia, możliwe będzie dokonanie potrącenia zadatku z wynagrodzenia na podstawie art. 87 par. 1 pkt 3 k.p. Pracodawca, który chce z takiej możliwości skorzystać, powinien - już przy udzielaniu zaliczki - uzyskać od pracownika oświadczenie o zgodzie na dokonywanie potrąceń w przypadku niedotrzymania 14-dniowego terminu na rozliczenie odbytej podróży.

●Omawiany przepis używa zwrotu "pracownik dokonuje rozliczenia kosztów", jednak nie ulega wątpliwości, że w zakresie jego obowiązków nie leży prawidłowe wyliczenie należności związanych z podróżą służbową. Jest to zadanie szefa. Zatrudniający powinien mieć świadomość, że niewłaściwe wyliczenie kwot należnych podwładnemu może prowadzić do powstania po jego stronie bezpodstawnego wzbogacenia. W takiej sytuacji kluczowe będzie ustalenie, czy w momencie otrzymania wypłaty pracownik pozostawał w dobrej, czy w złej wierze. Jeżeli okaże się, że pracownikowi nieprawidłowo obliczono należne mu koszty, będzie on zobowiązany do zwrotu nadwyżki tylko do momentu, gdy jej nie zużyje lub nie utraci w taki sposób, że nie będzie już wzbogacony. Zatrudniony pozostanie jednak zobowiązany do zwrotu nadpłaconych kwot (pomimo ich wydania), jeśli powinien był się liczyć z obowiązkiem ich zwrotu (art. 409 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Osoby wypłacające pracownikowi - pomimo powziętych wątpliwości - należności z tytułu odbytej podróży służbowej powinny więc zastrzec, że koszty będą jeszcze podlegać ostatecznej weryfikacji i może zajść konieczność dokonania odpowiedniej korekty.

●Rozliczenie kosztów podróży krajowych i zagranicznych powinno być, co do zasady, dokumentowane. Dowodami będą przede wszystkim rachunki, faktury, jak również bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Dla uwiarygodnienia poniesionych kosztów można załączyć wyciągi z karty płatniczej potwierdzające dokonanie operacji na sumy wykazane na paragonach. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz o przyczynach braku jego udokumentowania. Tego typu sytuacje należy dopuszczać tylko wyjątkowo, w obiektywnie usprawiedliwionych okolicznościach.

Pracownik nie jest zobowiązany do dokumentowania diet oraz kwot objętych ryczałtem. Oczywiście, jeśli poniósł wyższe i jednocześnie niezbędne wydatki objęte ryczałtem oraz jest w stanie je uzasadnić i udokumentować, może żądać zwrotu większej sumy. Nie dotyczy to jednak diet oraz ryczałtu w przypadku braku rachunku za nocleg. Choć koszty wypłacane w zryczałtowanej wysokości nie muszą być udokumentowane, przysługują jedynie wtedy, gdy zostały rzeczywiście poniesione. W tym zakresie wystarczy oświadczenie pracownika.

Brak możliwości udokumentowania poniesionych kosztów może mieć charakter zarówno pierwotny, jak i następczy. Nieprzedstawienie rachunku może wynikać tak z awarii kasy fiskalnej i nieotrzymania potwierdzenia zapłaty, jak i z faktu, że pracownik dokument uzyskał, ale następnie utracił go w wyniku np. kradzieży portfela.

Oczywiście niedopuszczalne jest prokurowanie dokumentacji ani przedstawianie nieprawdziwych oświadczeń w zakresie poniesionych kosztów. Przedstawienie pracodawcy rachunku za rzekomo konieczną, a niewykonaną naprawę pojazdu służbowego w trakcie podróży, czy też złożenie fałszywego oświadczenia, że pracownik nie miał wliczonych w cenę hotelu posiłków w okresie podróży służbowej, jest działaniem na szkodę szefa. Takie zachowanie podwładnego jest tymczasem nie tylko złamaniem podstawowego obowiązku lojalności wobec pracodawcy, ale może także, przy odpowiednio wysokiej kwocie, stanowić przestępstwo wyłudzenia. Pracodawca może w takiej sytuacji dokonać wypowiedzenia umowy o pracę, a nawet rozwiązać ją dyscyplinarnie.

Zgodnie z rozporządzeniem w uzasadnionych przypadkach pracownik ma prawo lub nawet obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach wpływających na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży i ich wysokości. Pracownik ma prawo przedłożyć szefowi dodatkowe oświadczenie, jeżeli - z powodu wykonywania zadania służbowego - nie mógł skorzystać z opłaconego posiłku i chciałby uzyskać wyrównanie diety do pełnej stawki dobowej.

Rozdział 2

Podróż krajowa

1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

2. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

●Par. 6-11 rozporządzenia mają zastosowanie wyłącznie do podróży służbowej odbywanej na terenie kraju.

Zgodnie z par. 6 rozporządzenia do pracodawcy należy określenie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Decyzja ta nie może więc wyjść od pracownika.

Pracodawca może uznać, że miejscem rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej będzie miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. W praktyce przełożeni korzystają z takiej możliwości, gdy zmniejszy to koszty podróży (np. miejscowość zamieszkania pracownika znajduje się bliżej punktu docelowego delegacji niż siedziba pracodawcy).

Określając miejscowość rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego, pracodawca musi mieć na względzie, że konieczne jest przestrzeganie ogólnej reguły, zgodnie z którą nie można przerzucać na pracownika części kosztów odbytej podróży. Oznacza to, że zatrudniony nie może być obciążony kosztem dotarcia do miejscowości innej niż miejscowość pracy (siedziby pracodawcy) bądź pobytu (stałego bądź czasowego). [przykład 10]

1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety;

2) obiad - 50% diety;

3) kolacja - 25% diety.

5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

●Dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł. Przysługuje ona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Oznacza to, że na terenie kraju pracodawca nie ma obowiązku poniesienia pełnych kosztów wyżywienia pracownika w podróży, a jedynie te podwyższone, zryczałtowane w wartości diety.

Wysokość diety określona w rozporządzeniu ma dla pracodawców prywatnych ogromne znaczenie. Kwota 30 zł stanowi granicę, poniżej której nie mogą oni zejść przy określaniu diet w podróżach służbowych w swoich zakładach pracy. Kwota ta stanowi również wartość graniczną przy określeniu diety za podróż zagraniczną dla pracowników prywatnych przedsiębiorstw.

Pomimo że dieta ma stałą wysokość na dobę, jej konkretna wartość zależy od długości podróży służbowej w danym dniu.

W przypadku podróży krajowej, jeżeli wyjazd trwa:

- poniżej 8 godzin na dobę, dieta w ogóle nie przysługuje;

- od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa stawki dobowej (czyli od 1 marca 2013 r. - 15 zł);

- dłużej niż 12 godzin, dieta należy się w pełnej wysokości.

Jeżeli wyjazd wykracza poza jeden dzień, za każdą niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa stawki dziennej, powyżej zaś 8 godzin należy się dieta w pełnej wysokości.

Zarówno w przypadku wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych doba liczona jest jako kolejne 24 godziny od momentu wyruszenia z miejsca rozpoczęcia podróży.

Licząc czas podróży służbowej dla celu ustalania diety, trzeba uwzględnić cały okres przebywania w podróży (czyli dojazd, pobyt i powrót), niezależnie od tego czy stanowi on czas pracy zatrudnionego. [przykład 11]

Ponadto jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie (np. w ramach usługi hotelarskiej), dieta nie przysługuje w ogóle w przypadku podróży krajowej, natomiast w podróży zagranicznej należy się jedynie 25 proc. dobowej stawki. Podobnie dieta nie jest należna, gdy podwładny odbywa podróż służbową do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu lub znajduje się w tej miejscowości w dniu wolnym od pracy (np. gdy miejsce docelowe podróży jest blisko domu podwładnego).

Zasady zmniejszania diety w podróży krajowej przy częściowym bezpłatnym wyżywieniu (lub korzystaniu z usługi hotelowej) są następujące:

- bezpłatne śniadanie lub kolacja - każde zmniejsza dietę o 25 proc.;

- bezpłatny obiad - zmniejszenie o 50 proc.

Rozporządzenie wprowadza możliwość odliczania wartości zapewnionych posiłków w podróży krajowej. Dotychczas opcja taka istniała tylko przy podróżach zagranicznych.

Jeżeli przedsiębiorca dysponuje lokalem mieszkalnym dla pracownika w miejscu delegacji, to może on efektywnie zmniejszyć koszty podróży podwładnego. Tak udostępnione lokum staje się bowiem miejscem czasowego pobytu podwładnego i w związku z tym nie przysługuje mu dieta z uwagi na par. 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia. Potwierdził to SN w wyroku z 11 listopada 2005 r. (sygn. akt I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268).

1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

●Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Nie oznacza to jednak, że wybór miejsca noclegowego należy do zatrudnionego. Wręcz przeciwnie. Kwestia noclegu w trakcie podróży służbowej jest bardzo ważnym elementem planowanego wyjazdu. O doborze hotelu powinien zadecydować sam pracodawca bądź osoby przez niego upoważnione. Z jednej strony pozwoli to na optymalizację kosztów wyjazdu, z drugiej zaś przedsiębiorca będzie miał szansę uniknąć potencjalnych zarzutów o dyskryminację lub mobbing.

Zwrot kosztów noclegu następuje, jeżeli pracownik przedstawi rachunek. Nie powinien on przy tym przekraczać kwoty 600 zł za każdą dobę hotelową, a więc 20-krotności stawki diety. Pracodawca może co prawda wyrazić zgodę na zwrot wyższych kosztów noclegu, odpowiednio udokumentowanych, ale poniesienie takich dodatkowych wydatków powinno mieć racjonalne uzasadnienie. Może to być np. rezerwowanie noclegu z dnia na dzień, w przypadku konieczności nagłego wyjazdu, gdy ceny są wyższe, a dostępność ofert ograniczona. Cena przekraczająca 600 zł za dobę hotelową nie ogranicza prawa do odliczenia składek ubezpieczeniowych ani zaliczek na podatek dochodowy. Zwolnienie będzie przysługiwało od pełnego kosztu noclegu, pod tym jednak warunkiem że miało swoje ekonomiczne uzasadnienie (tak np. interpretacja Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 2 września 2005 r., DM/P/415-0041/05/ŁB).

●Pracodawca prywatny może obniżyć akceptowalny koszt noclegu np. w regulaminie wynagradzania. W pełni dopuszczalny jest zapis, zgodnie z którym podwładnemu zwraca się cenę za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie wyższej jednak niż 250 zł za dobę. Nawet wtedy jeśli uzasadnione i konieczne będzie poniesienie wyższych kosztów, to postanowienie takie nie uchroni pracodawcy przed zwrotem pełnej kwoty.

Zarezerwowanie miejsca noclegowego przez pracodawcę pozwala na racjonalny i uzasadniony ekonomicznie wybór najlepszej oferty hotelowej. Przedsiębiorstwo może zaoszczędzić przy tym nie tylko na cenie, ale także np. na dojazdach komunikacją lokalną. Jeżeli przełożony wynajmie hotel blisko centrum wystawienniczego, w którym odbędą się targi, na które deleguje pracowników, to przez cały okres ich pobytu nie trzeba będzie ponosić wydatków na przejazdy lokalne (poza np. dojazdem pierwszego dnia z dworca do hotelu i ostatniego dnia z powrotem). Ponadto konieczność zapewnienia pracownikom noclegu podczas podróży służbowej nie oznacza, że podwładny musi otrzymać zawsze pokój jednoosobowy. W związku z tym możliwe jest umieszczanie pracowników w pokojach 2-, 3- lub wieloosobowych, oczywiście w zależności od charakteru wykonywanej pracy, o czym poniżej. Organizowanie noclegów może się wiązać z wieloma zagrożeniami, warto więc zawczasu zwrócić na nie uwagę.

Obniżenie kosztów poprzez umieszczenie delegowanych podwładnych w jednym pokoju nie może prowadzić do sytuacji, która byłaby dla nich poniżająca lub wręcz odbierała im podstawowy komfort i intymność. Zapewnienie noclegu wiąże się nie tylko z miejscem do spania, ale także z zagwarantowaniem odpowiedniego wypoczynku i komfortu potrzebnego do regeneracji sił witalnych pracownika. Okoliczności sprawy muszą być rozpatrywane dla każdego przypadku osobno.

Pracodawca musi zwrócić uwagę nie tylko na zapewnienie podwładnemu odpowiedniego standardu, ale też na dobór współlokatorów. Niedopuszczalna jest sytuacja, gdy pracodawca rezerwuje jeden pokój dla delegacji złożonej z kobiety i mężczyzny. Naraża się w ten sposób nawet na naruszenia dóbr osobistych. Podobnie nie powinna mieć miejsca sytuacja, gdy dwóch pracowników tej samej płci otrzymuje pokój z łożem małżeńskim, bez możliwości dostawienia dodatkowego łóżka.

Niezależnie od swoich sympatii i antypatii oraz indywidualnych preferencji podwładnych przełożony powinien unikać sytuacji, gdy dwie osoby zajmujące takie same lub podobne stanowiska w zakładzie pracy zostają wysłane w podróż służbową na innych warunkach. W przyszłości może to bowiem prowadzić do zarzutu dyskryminacji. [przykład 12]

●Jeżeli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłoży on rachunku za nocowanie, przysługuje mu zwrot ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 45 zł, czyli 150 proc. diety krajowej. Bez znaczenia pozostaje przyczyna nieprzedstawienia dokumentu. Może to wynikać nawet z nocowania u rodziny bądź znajomych. Ryczałt i tak będzie należny. Tak orzekł SN w wyroku z 19 lutego 2007 r. (sygn. akt I PK 232/06). Pracownik nie musi bowiem dokumentować, że wydatek na nocleg został faktycznie poniesiony.

Pracodawcy sektora prywatnego mogą jednak samodzielnie określić dopuszczalny koszt noclegu oraz wyłączyć ryczałt albo ustalić jego inną wysokość w razie niezłożenia rachunku.

●Ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeżeli nocleg nie trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godz. 21.00 i 7.00. Ograniczenie to nie jest do końca zrozumiałe, przynajmniej w części, w której określa godziny, pomiędzy którymi 6-godzinny okres noclegu powinien nastąpić. Ustawodawcy nie powinno przecież interesować, czy pracownik dotrze do hotelu na godz. 2.00 w nocy i wyśpi się do godz. 9.00, czy też ten sam czas prześpi pomiędzy godz. 22.00 a 5.00 rano.

Jeżeli szef uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje. Analogicznie zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługują za czas dojazdu. Pracodawcy, którzy decydują się skorzystać z powyższej możliwości, powinni jednak pamiętać o następujących czynnikach:

- możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego pobytu musi mieć charakter realny;

- pracodawca jest zwolniony z kosztów opłacania noclegów, ponosi za to jednak wydatki związane z opłaceniem kosztów dojazdów do i z miejscowości pobytu pracownika;

- nie można w drodze polecenia naruszyć prawa pracownika do minimalnego wypoczynku dobowego.

1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

●Ryczałt w wysokości 6 zł, czyli 20 proc. diety, przysługuje pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Ryczałt nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów komunikacją lokalną, np. otrzymał vouchery na taksówki bądź nocuje w pobliżu centrum konferencyjnego, w którym odbywa się sympozjum, na które został wysłany.

Ponadto ryczałtu nie stosuje się na wniosek samego pracownika, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów poruszania się po miejscowości, do której został delegowany podwładny. Rozwiązanie to jest na pewno zgodne z ogólną zasadą przyjętą w art. 77⁵ k.p., zgodnie z którą pracownikowi przysługuje zwrot wszystkich niezbędnych i uzasadnionych kosztów podróży służbowej i nie może on ponosić wydatków, które powinny obciążać pracodawcę. Należy zauważyć, że przy obecnych cenach komunikacji i usług transportowych kwota 6 zł w dużym mieście nie starcza nawet na zakup dwóch jednorazowych biletów. Dlatego też pracodawca i pracownik co do zasady powinni przed odbyciem podróży służbowej ustalać zasady i zakres finansowania poruszania się pracownika po miejscowości docelowej.

Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

●Komentowany przepis dotyczy sytuacji kiedy pracownik w dniu wolnym od pracy przebywa w podróży służbowej. Przysługuje mu wtedy zwrot kosztów przejazu w takim dniu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Środek transportu określi szef. [przykład 13]

Podwładny może, ale nie musi skorzystać z możliwości powrotu do domu w trakcie podróży krajowej, trwającej ponad 10 dni. Jeżeli z tego nie skorzysta i pozostanie w dni wolne od pracy w miejscowości, gdzie odbywa podróż służbową, przysługiwać będzie mu dieta również za te dni. Jeżeli jednak wróci do miejsca zamieszkania, dieta za ten czas nie będzie mu przysługiwać.

●Możliwość powrotu do domu przysługuje jedynie w przypadku podróży krajowej i stanowi przykład świadczenia, które może być wyłączone przez pracodawcę prywatnego w obowiązującym w placówce układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w indywidualnym angażu.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

●Pracodawca wypłaca zaliczkę na wniosek podwładnego. Wniosek może zostać złożony w dowolnej formie. Nie ma jednak przeciwwskazań, by pracodawcy sektora prywatnego ustalili w aktach wewnątrzzakładowych lub w indywidualnych angażach, że wymagana jest pisemna lub inna (np. e-mailowa) forma.

Prośba podwładnego o zadatek wiąże szefa. Pracownik nie jest przecież zobowiązany do kredytowania działalności pracodawcy. Kalkulacja kosztów powinna zostać dokonana przez zatrudniającego lub przez osobę działającą w tym zakresie w jego imieniu, najlepiej w porozumieniu z pracownikiem.

Co do zasady zaliczka powinna opiewać na kwotę zbliżoną do finalnych kosztów podróży służbowej, oczywiście pomijając nieoczekiwane, niezbędne wydatki, których wcześniejsze uzgodnienie było niemożliwe. Pracodawca powinien w szczególności wypłacić zaliczkę na noclegi, diety w pełnej lub obniżonej wysokości (w zależności od liczby zapewnionych podwładnemu posiłków), koszty przejazdów i dojazdów lokalnych. Pracownik nie powinien ponosić żadnych, poza nieprzewidzianymi, kosztów służbowej delegacji.

Zaliczka może być udzielona m.in. w gotówce, przelewem na konto pracownika bądź poprzez udostępnienie karty kredytowej szefa.

Właściwszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie zasady zaliczkowej wypłaty wydatków, a nie dopiero na wniosek zatrudnionego. Zwracanie się do szefa z prośbą o przekazanie funduszy na wyjazd może być dla podwładnych kłopotliwe lub krępujące. Jednocześnie nie muszą oni przecież dysponować pieniędzmi na zwiększone wydatki służbowe.

Rozdział 3

Podróż zagraniczna

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

●Podróż zagraniczna rozpoczyna się w momencie określonym szczegółowo w komentowanym przepisie rozporządzenia. W przypadku podróży lądowej chwilą rozpoczęcia delegacji zagranicznej będzie przekroczenie granicy państwowej, a zakończenie nastąpi przy powrotnym przekroczeniu granic Polski. Jeżeli pracownik udaje się na wyjazd samolotem, to momentem rozpoczęcia podróży będzie start samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, wyprawa zakończy się zaś w chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w Polsce. Z kolei podróżowanie drogą morską sprawia, że delegacja zacznie się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego. Gdy statek (prom) w drodze powrotnej wejdzie do pierwszego portu polskiego - podróż się zakończy.

Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły, czyli od momentu rozpoczęcia tej podróży nalicza się każdorazowo okres kolejnych 24 godzin, bez uwzględniania różnic np. stref czasowych (tak też wyrok NSA w Lublinie z 22 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Lu 1747/98, Lex nr 46950).

Moment zakończenia podróży nie zawsze da się z góry przewidzieć. W grę wchodzą tu zdarzenia losowe takie jak odwołanie lotu czy też sztorm na morzu. W takich sytuacjach szef zobowiązany jest do dalszego ponoszenia kosztów zagranicznego pobytu podwładnego. Należne mu będą nieprzerwanie świadczenia wskazane w rozporządzeniu, m.in. diety czy noclegi. Pracownik nie może jednak samodzielnie zdecydować o powrocie do kraju innym środkiem transportu, udając się w drogę powrotną bez konsultacji z zatrudniającym. [przykład 14]

1. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

2. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

3. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

4. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

●Dieta w trakcie podróży zagranicznej odgrywa inną rolę niż świadczenie przyznawane w delegacji krajowej. Przede wszystkim jej wartość obejmuje pełne, a nie tylko podwyższone koszty wyżywienia. Przyznana kwota pokrywa także inne drobne wydatki. Ustawodawca ich nie precyzuje. Należy przyjąć, że jest to swoiste kieszonkowe dla pracownika, które może wydać według swojego uznania. Z par. 14 wynika, że kwota na małe przyjemności wynosi 25 proc. diety dla danego kraju i przysługuje zatrudnionemu nawet, gdy ma zapewnione za granicą pełne wyżywienie.

Polecenie odbycia podróży zagranicznej wymaga określenia przez pracodawcę państwa docelowego wyjazdu. Do momentu wejścia w życie rozporządzenia przełożony mógł wskazać tylko jedno państwo docelowe podróży, co pociągało za sobą konieczność stosowania przez cały wyjazd stawki diety właściwej dla tego właśnie kraju. Od 1 marca 2013 r. możliwe jest wskazanie w poleceniu więcej niż jednego państwa docelowego podróży zagranicznej. Pozwala to na różnicowanie stawek diety. [przykład 15]

●Dieta przysługuje za każdą dobę delegacji. Inaczej jednak niż przy podróży krajowej odpowiednia jej część przysługuje już od pierwszej chwili przebywania w podróży, a nie dopiero po 8 godzinach wyjazdu. Jeśli pracownik udał się w krótką podróż, otrzyma 1/3 diety kraju docelowego. Delegacja trwająca między 8 a 12 godzin uprawnia do 50 proc. właściwej stawki, a czas spędzony w podróży powyżej 12 zapewni podwładnemu dietę w maksymalnej wysokości.

Oczywiście, regulacje wewnętrzne pracodawcy mogą przewidywać stawki diet inne niż wskazane w załączniku do rozporządzenia i przykładowo ustali on, że stawka diety przy delegacjach zagranicznych będzie wynosiła 40 euro, niezależnie od docelowego kraju podróży.

1. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

●Dieta w podróży zagranicznej może być podzielona na części według następującego klucza:

- śniadanie - 15 proc.;

- obiad - 30 proc.

- kolacja - 30 proc.

- inne drobne wydatki - 25 proc. diety.

Pracownik nie może być pozbawiony prawa do 25 proc. diety na drobne wypadki. Pozostała część świadczenia nie tylko może, ale nawet musi zostać pomniejszona w przypadku zapewnienia pełnego lub częściowego wyżywienia w trakcie podróży.

Podwładny, który nie skorzystał z posiłków z obiektywnych i usprawiedliwionych powodów, zachowa prawo do diety - w takiej wysokości, jakby wyżywienia mu nie zagwarantowano. [przykład 16]

Zapewnienie pracownikowi wyżywienia w ramach pobytu w hotelu jest równoznaczne z zagwarantowaniem bezpłatnych posiłków. Powoduje analogiczne obniżenie diety. Pracownicy zajmujący się rozliczaniem podróży służbowych powinni zwracać szczególną uwagę na to, czy w cenie noclegu hotelowego zapewnione było jakieś wyżywienie. Przykładowo hotelowe śniadanie obniża dietę za każdy dzień o 15 proc.

Pracownik, który w trakcie delegacji otrzymuje środki na posiłki (oraz - o czym zapomniał ustawodawca - na inne drobne wydatki), nie jest uprawniony do odrębnej diety - ale tylko o ile nie jest na tym stratny. Innymi słowy, wypłaty muszą być równe co najmniej kwocie diety. Jeśli nie są - zatrudniony ma prawo do odpowiedniego wyrównania.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.

●Pobyt w szpitalu wiąże się dla pracownika z obniżeniem diety do 25 proc. Środki te delegowany powinien otrzymać niezależnie od tego, czy ponosi w placówce leczniczej jakiekolwiek dodatkowe koszty.

Przyznana kwota 25 proc. diety nie pokrywa wydatków na leczenie. Ich zwrot reguluje par. 19 rozporządzenia.

W przypadku pobytu w szpitalu świadczenia należne pracownikowi ulegają obniżeniu. Prawodawca ma prawo założyć, że w trakcie hospitalizacji placówka medyczna zapewni choremu posiłki lub wręcz - z uwagi na dolegliwości - ich przyjmowanie nie będzie możliwe.

Na równi z pobytem w szpitalu traktuje się pobyt w innym zakładzie leczniczym. Może to być więc ambulatorium, ośrodek rehabilitacyjny bądź inna placówka spełniająca funkcje ośrodka, w którym poddaje się pacjentów leczeniu.

1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

●Szefowie mają obowiązek dokonania zwrotu kosztów zagranicznego noclegu w trakcie podróży służbowej. W tym celu ważne jest jednak, by były one stwierdzone rachunkiem. Tabela stanowiąca załącznik do rozporządzenia określa maksymalne limity odnoszące się do ceny za jedną dobę hotelową. Pracodawcy sektora prywatnego mogą te limity modyfikować, np. ustalając płaską stawkę 100 euro za nocleg, niezależnie od kraju delegowania.

Wykraczające poza limity z tabeli i z wewnętrznych aktów normatywnych pracodawców wydatki są uzasadnione tylko wtedy, gdy potrzeba ich poniesienia jest obiektywnie uzasadniona. W takim przypadku całość kwoty (a nie tylko jej mieszcząca się w widełkach część) będzie zwolniona ze składek na ubezpieczenie społeczne i z zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. [przykład 17]

●Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku, przełożony zapłaci mu jedynie 25 proc. limitu. Przyznanie podwładnemu tej części nie wymaga żadnych formalności. Nie jest nawet konieczne, by pracownik poniósł jakiekolwiek koszty noclegu. Równie dobrze może spać np. w motelu, jak i u rodziny, czy znajomych. Leży to poza zakresem zainteresowania szefa.

Inaczej, gdy pracownik ma zapewniony nocleg od pracodawcy lub strony zagranicznej. W takim wypadku podwładnemu nie przysługują żadne należności. Zapewnienie noclegu może polegać m.in. na udostępnieniu pracownikowi mieszkania służbowego pracodawcy bądź opłaceniu hotelu przez stronę goszczącą.

1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

4. Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

●Istnieją dwie podstawy przyznania ryczałtu komunikacyjnego. Po pierwsze, ryczałt przysługuje na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska bądź portu w:

- miejscowości docelowej;

- każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Przysługuje on w wysokości jednej diety za każdą miejscowość, w której jest należny. Jeżeli jednak pracownik poniósł koszty dojazdu tylko w jedną stronę, to otrzyma jedynie 50 proc. diety. [przykład 18]

Drugi rodzaj ryczałtu komunikacyjnego to stawki przeznaczone na poruszanie się komunikacją miejscową. Przysługują one w kwocie 10 proc. diety za każdą dobę rozpoczętej delegacji zagranicznej. Służą one pokryciu cen biletów lokalnego transportu. Tak samo jak w przypadku ryczałtów krajowych, są one zdecydowanie zaniżone.

Podwładny nie otrzyma żadnego z ryczałtów lub zostanie mu przyznany tylko jeden z nich, gdy:

- podróż jest odbywana służbowym bądź prywatnym autem bądź jednośladem;

- zostały mu zapewnione bezpłatne dojazdy;

- nie ponosi kosztów tych dojazdów.

Jeżeli pracownik podróżuje służbowym bądź prywatnym środkiem transportu, to rozliczenie jego kosztów nastąpi na podstawie kilometrówki. W takiej sytuacji wyłączona jest możliwość dochodzenia zwrotu kosztów komunikacji publicznej. Niepotrzebnie. W wielu stolicach Europy duże części miasta są wyłączone z ruchu samochodowego albo dojazd do nich jest łatwiejszy np. metrem. W tych sytuacjach uzasadnione byłoby umożliwienie skorzystania przez pracownika z diet komunikacyjnych na podstawie oświadczenia.

Pracownik nie ponosi kosztów dojazdu przede wszystkim wtedy, gdy miejsce, w którym się zatrzymał (np. hotel), jest w bardzo bliskiej odległości od miejsca wykonywania zdań służbowych i dworca czy portu.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

●Pracodawca może pokryć koszty przewozu samolotem bagażu osobistego pracownika o wadze do 30 kg. Może się to odbyć tak z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy. Konieczny jest jednak element zgody przełożonego.

Omawiany przepis dotyczy wyłącznie bagażu osobistego. Osobno należy więc rozpatrywać przewożenie materiałów firmowych, immanentnie związanych z odbywaną podróżą. Koszt ich transportu, bez żadnych limitów, zawsze pokrywa w pełni pracodawca. Będą to np. materiały reklamowe, służbowy laptop, dokumenty i lektury branżowe.

Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów przewozu prywatnego bagażu podwładnego, to jego waga nie może przekraczać 30 kg - łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Wyrażenie zgody na zwrot kosztów za nadbagaż może nastąpić tylko wtedy, gdy podróż zagraniczna trwała ponad 30 dni lub państwem docelowym było państwo pozaeuropejskie. Obie przesłanki zasługują na krytykę.

Już choćby 14-dniowa podróż wiąże się z koniecznością zabrania ze sobą dużej liczby rzeczy osobistych, co powinno uzasadniać możliwość pokrycia kosztów nadbagażu. W przypadku przesłanki podróży pozaeuropejskiej razi brak dookreślenia. Czy chodzi o Europę administracyjną czy geograficzną. Jeśli administracyjną, to podróżą do państwa europejskiego będzie delegacja nawet do Gujany Francuskiej czy na Martynikę, zamorskich departamentów Francji. Jeśli zaś geograficzną, to czy podróż do Rosji należy traktować jako podróż europejską, czy pozaeuropejską, a jeśli poza - to które miejscowości zaliczymy już do Azji, a które do Europy. Ponadto bliskość kraju delegacji nie musi oznaczać mniejszego bagażu. Wysłanie pracownika do mroźnej Skandynawii z pewnością będzie wiązało się z dodatkowymi kilogramami ciepłej odzieży w walizce.

1. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

2. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).

3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

4. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

●Chorujący w trakcie delegacji pracownik otrzyma zwrot kosztów leczenia za granicą. W tym celu musi jednak udokumentować poniesione nakłady oraz udowodnić, że były one niezbędne. W tym zakresie powinno wystarczyć zaświadczenie z wizyty u lekarza. To on bowiem jest władny jako specjalista do określenia, jakie środki lecznicze należy zastosować. Decyzja ta na pewno nie należy do pracownika bądź pracodawcy. Nie można także oznajmić podwładnemu, który zachoruje ostatniego dnia podróży, że jego choroba "odbywa" się już poza podróżą i stanowi własny koszt zatrudnionego. To pracodawca ponosi całkowite ryzyko związane z delegowaniem pracownika.

Z uwagi na to, że koszty nieprzewidzianej choroby mogą znacząco podwyższyć całkowity koszt podróży, pracodawcy często wykupują podwładnym np. ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków, podróżne. Organy podatkowe i sądy zgodnie interpretują koszt takiego ubezpieczenia jako przychód podlegający opodatkowaniu (tak np. wyrok NSA z 1 czerwca 2012 r., sygn. akt II FSK 2351/10). Składka na to ubezpieczenie nie będzie więc zwolniona z danin publicznych.

Zakup leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, nie podlega zwrotom. Oznacza to, że lekarstwo potrzebne do dokończenia kuracji (np. skórnej) nie zawsze będzie refundowane. Nie podlegają zwrotowi także koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, a także koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Takie obostrzenie ma zniechęcić nieuczciwych podwładnych, którzy w trakcie podróży zagranicznej próbowaliby przysporzyć pracodawcy znacznych kosztów, załatwiając swoje prywatne sprawy (np. poprzez oświadczenie, że zgubili okulary i potrzebują nowych szkieł).

●Śmierć pracownika w delegacji wiąże się ze sprowadzeniem zwłok do Polski na koszt pracodawcy.

1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

●Odmiennie niż w przypadku delegacji krajowej, przy podróży zagranicznej ustawodawca nie wymaga wniosku o zaliczkę. Szef musi więc ją wypłacić z własnej inicjatywy, ilekroć podwładny wyjeżdża poza granice Polski. Jeżeli jest to niemożliwe, pracodawca powinien sporządzić notatkę o przyczynach braku wypłaty. Środki na pokrycie wydatków powinno się przekazać w kwocie wynikającej ze wstępnego wyliczenia. Tak samo jak w przypadku podróży krajowej, zaliczka powinna oscylować wokół przewidywanej kwoty wydatków. Należy unikać sytuacji, gdy część podróży jest, choćby tymczasowo, kredytowana przez podwładnego.

Zaliczka wypłacana jest w walucie obcej. Jedynie za zgodą pracownika może ona zostać przekazana w złotówkach. Rozporządzenie reguluje przy tym moment dokonania przeliczenia z waluty polskiej na obcą. Będzie to dzień wypłaty zaliczki, przy zastosowaniu średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez Narodowy Bank Polski.

Koszty delegacji można rozliczyć tak w walucie otrzymanej zaliczki, jak w walucie wymienialnej bądź w walucie polskiej. Waluty wymienialne zostały wskazane w obwieszczeniu prezesa NBP z 23 lutego 2011 r. w sprawie ogłoszenia wykazu walut wymienialnych (M.P. nr 19, poz. 203). Nie należą do nich waluty wirtualne. Pracownik nie może po powrocie z podróży zażyczyć sobie rozliczenia delegacji np. w bitcoinach.

Rozliczając zaliczkę, stosuje się kurs z dnia jej wypłacenia. Jest to racjonalne podejście. Zatrudniony nie powinien bowiem ponosić ryzyka wahań kursowych w trakcie wyjazdu służbowego.

W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

●Podróż zagraniczna będzie w większości przypadków połączona z podróżą na terenie kraju. Jeżeli zatrudniony dojeżdża do granicy Polski w celu jej przekroczenia, to do tego momentu pozostaje w podróży służbowej na zasadach krajowych. W takiej sytuacji całość wyjazdu nie może być rozliczona według reguł delegacji zagranicznej. Do momentu opuszczenia granic Polski (startu samolotu, wyjścia statku z portu) podróż rozliczana jest jak wyjazd krajowy. [przykład 19]

Rozdział 4

Przepisy końcowe

Tracą moc:

1) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990, z 2004 r. Nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, poz. 1554 oraz z 2006 r. Nr 227, poz. 1661);

2) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 2687 oraz z 2005 r. Nr 186, poz. 1555).

●Rozporządzenie zastąpiło dwa wcześniejsze, wymienione w niniejszym paragrafie rozporządzenia, które regulowały osobno zwrot należności z tytułu podróży służbowych w kraju i za granicą. Obecnie regulacje te znajdują się w jednym akcie prawnym.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.

PRZYKŁAD 1

Racjonalne kwoty

Pracodawca określił w regulaminie wynagradzania diety dla podróży zagranicznych, ustalając ich kwotę na 30 zł, niezależnie od państwa, w którym przebywa pracownik. Kwota ta, dla niektórych państw (np. Luksemburg, Francja, Wielka Brytania) będzie zdecydowanie za niska, by pokryć całodzienne koszty wyżywienia i inne drobne wydatki. Pracodawca powinien więc, przy tworzeniu regulacji zakładowych, uwzględnić w sposób racjonalny koszty, jakie wiążą się z podróżami zagranicznymi. Nie musi jednak sugerować się stawkami z rozporządzenia - dozwolona jest ich modyfikacja z uwzględnieniem minimalnego limitu z art. 77⁵ par. 4 k.p. oraz reguły racjonalności.

PRZYKŁAD 2

Bez składek i podatku do kwoty 30 zł

Prywatny przedsiębiorca, pan Andrzej, ustalił w regulaminie wynagradzania, że jego pracownikom - za każdy dzień podróży służbowej przysługuje kwota 45 zł. Postanowienie, jako bardziej korzystne dla pracowników niż przepisy rozporządzenia, jest w pełni skuteczne. Na gruncie podatkowym i ubezpieczeniowym pan Andrzej będzie jednak musiał pamiętać, że od kwoty 15 zł (czyli nadwyżki ponad 30-złotową stawkę diety wynikającą z rozporządzenia) będzie trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

PRZYKŁAD 3

Nie wszystkie koszty do zwrotu

Pracownicy pani Agnieszki zostali wysłani w podróż zagraniczną. Mogli ją odbyć własnym środkiem transportu. Jan, jeden z pracowników, postanowił zadbać o swój samochód na koszt pracodawcy. W tym celu, przed podróżą, wymienił w samochodzie wszystkie opony na nowe. Następnie, po powrocie z wyjazdu, przedstawił w księgowości do rozliczenia fakturę za nowe ogumienie. Ku jego zdziwieniu rachunek nie został przyjęty do rozliczenia.

PRZYKŁAD 4

Wskazanie spółki kolejowej

Pracodawca zlecił pani Zosi odbycie podróży krajowej pociągiem II klasy. Jest to wskazanie niewłaściwe, które może rodzić problemy rozliczeniowe i prowadzić do nieporozumień. Obecnie w Polsce funkcjonuje kilka spółek kolejowych. Prawidłowe polecenie powinno więc brzmieć następująco: "Środkiem komunikacji właściwym do odbycia podróży jest pociąg spółki X, klasa II".

PRZYKŁAD 5

Zmiana środka transportu

Pan Jan ma udać się do Krakowa pociągiem Y, II klasy. Ma być tam na godz. 11.00. Jedyny poranny pociąg, którym mógł jechać, został w dniu podróży odwołany. W takiej sytuacji, aby dostać się na spotkanie w Krakowie, pan Jan będzie mógł skorzystać z innego przewoźnika. Powinien jednak powiadomić wcześniej telefonicznie pracodawcę o zaistniałej sytuacji i ustalić z nim szczegółowe wytyczne co do nowego środku transportu.

PRZYKŁAD 6

W wysokości ceny biletu

Jeżeli zatrudniony jest studentem i posiada z tego tytułu zniżkę na podróż pociągiem, otrzyma zwrot kosztów w wysokości ulgowego biletu wraz z opłatami dodatkowymi. Nie będzie mu więc przysługiwał zwrot ceny standardowego przejazdu.

Porównanie zmian

PRZYKŁAD 7

W formie ryczałtu

Pracownik miał odbyć podróż służbową do miejscowości oddalonej o 200 km. W obie strony przejechał 400 km. Faktura za tankowanie opiewała na kwotę 200 zł. Pracownik poruszał się samochodem o pojemności skokowej 1300 cm³. Przełożony w porozumieniu z podwładnym ustalił, że zryczałtowany zwrot za tę podróż wyniesie 0,50 zł za każdy przejechany kilometr. Następnie zawarli w tym przedmiocie porozumienie na piśmie.

PRZYKŁAD 8

Niezbędny wydatek

Pani Marta miała lecieć na biznesowe spotkanie do USA. Potrzebowała w tym celu wizy. Poniosła koszt i wystąpiła do pracodawcy o zwrot wydatkowanej kwoty. Pracodawca zwrócił pani Marcie wydane pieniądze. Przełożony postąpił słusznie, gdyż wydatek był niezbędny z punktu widzenia planowanej podróży. Gdyby pani Marta nie wyrobiła sobie wizy do Stanów Zjednoczonych, nie zostałaby wpuszczona na teren tego kraju, a negocjacje biznesowe nie doszłyby do skutku. Fakt, że po zakończeniu podróży pani Marta dalej będzie dysponowała wizą, którą będzie mogła wykorzystać np. podczas pracy u kolejnego szefa, pozostaje bez znaczenia. Takie stanowisko potwierdził m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 7 grudnia 2011 r. (sygn. akt I SA/Gl 901/11, Lex nr 1089021).

PRZYKŁAD 9

Koszt konieczny

Pracodawca zlecił podróż w celu wzięcia udziału w szkoleniu. Podmiot zatrudniający nie przewidział jednak, że za wydanie certyfikatu jego ukończenia pobierana będzie dodatkowa opłata. Pracownik, który ją pokrył, będzie mógł domagać się zwrotu. Wydatek był bezsprzecznie konieczny do wykonania zleconego zadania służbowego.

PRZYKŁAD 10

Całość kosztów pokrywa firma

Siedziba firmy mieści się w Łodzi. Pan Marek mieszka w Skierniewicach i zostaje wysłany do Gdańska. Z Warszawy ma bezpośredni pociąg. Pracodawca ustalił, że pan Marek dotrze do stolicy we własnym zakresie, a stamtąd pojedzie opłaconym przez szefa pociągiem. Takie postępowanie jest niedopuszczalne. Panu Markowi należny będzie zwrot kosztów podróży nie tylko z Warszawy do Gdańska, ale także, odpowiednio, z Łodzi bądź Skierniewic do Warszawy i z powrotem.

PRZYKŁAD 11

Za cały okres przebywania w podróży

Pracownik wybiera się w czterodniową podróż pociągiem z Krakowa do Warszawy. Wyjechał o godz. 7.00 w poniedziałek i wrócił o godz. 13.00 w czwartek. Przysługuje mu dieta za trzy pełne doby oraz połowa dobowej diety za 6 godzin podróży od godz. 7.00 do 13.00 w czwartek.

PRZYKŁAD 12

Pokoje tej samej klasy

Pan Łukasz i pani Marta, redaktorzy w wydawnictwie, zostali wysłani w podróż służbową. Pan Łukasz nie miał preferencji co do standardu zarezerwowanego miejsca noclegowego, natomiast pani Marta nalegała na pokój o podwyższonym standardzie, tzw. Junior Suit. Pomimo tego że każde z pracowników może otrzymać pokój o odpowiadającym im standardzie, to dla uniknięcia w przyszłości zarzutów o dyskryminację pracodawca powinien obojgu pracownikom wynająć pokoje tej samej klasy.

PRZYKŁAD 13

Za soboty i niedziele

Pracownik, mieszkający w Poznaniu i pracujący pięć dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, wyjechał zawodowo od środy do środy na dwa tygodnie z Poznania do Gdańska. Firma musi mu zwrócić koszty dojazdu do i z Poznania w soboty i niedziele, przypadające w trakcie tej podróży służbowej.

PRZYKŁAD 14

Konieczna konsultacja z pracodawcą

Pan Michał miał wracać promem z podróży zagranicznej do Szwecji. Na Bałtyku szalał sztorm i wyjście z portu zostało przełożone co najmniej o jedną dobę. W takiej sytuacji pan Michał zarezerwował najbliższy lot w klasie ekonomicznej i wrócił do kraju. Z uwagi na to, że pracownik nie skonsultował tego wydatku z szefem, nie będzie mógł domagać się zwrotu za powrotny bilet lotniczy.

PRZYKŁAD 15

Kilka miejsc docelowych

Podwładny po drodze do Francji na dwutygodniowe szkolenie spędzi jeden dzień w Holandii, gdzie spotka się z klientem. Zamiast wypłacić za cały wyjazd dietę dobową w wysokości 50 euro, pracodawca może wskazać jako drugie państwo docelowe Holandię i za dobę spędzoną w tym kraju wypłacić dietę już w wysokości 48 euro.

PRZYKŁAD 16

Zachowanie prawa do części diety

Pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie. Niestety, negocjacje biznesowe przeciągnęły się o kilka godzin i podwładny nie zdążył do hotelu na obiad. W takim przypadku za ten dzień otrzyma 55 proc. diety (30 proc. za obiad i 25 proc. na drobne wydatki). Powinien jednak złożyć pracodawcy oświadczenie opisujące powody, dla których nie mógł zjeść posiłku.

PRZYKŁAD 17

Dodatkowa opłata

Klient niespodziewanie wyraził gotowość finalizacji transakcji przed planowanym terminem. Pracodawca musiał natychmiastowo wysłać w delegację kilkuosobowy zespół. Zawarcie umowy ma nastąpić w górskiej miejscowości turystycznej w zimie. Ceny wszystkich hoteli są kilkakrotnie wyższe niż poza sezonem i przekraczają limity określone w załączniku do rozporządzenia. W tej sytuacji dodatkowa opłata jest uzasadniona.

PRZYKŁAD 18

Zmniejszone koszty dojazdu

Pracownik został wysłany do Hiszpanii. Docelową miejscowością był Madryt, jednak podróż powrotną, z uwagi na atrakcyjne ceny biletów lotniczych, miał zarezerwowaną z Sewilli, gdzie nocował przed powrotem. Przylatując do Madrytu został odebrany przez taksówkę na koszt kontrahenta. Podwładny otrzyma więc 50 proc. diety na dojazd do dworca przy wyjeździe z Madrytu oraz 100 proc. diety na dojazd z dworca i przejazd na lotnisko w Sewilli. Biorąc pod uwagę, że stawka w Hiszpanii wynosi 50 euro, zatrudniony otrzyma 75 euro ryczałtu na komunikację.

PRZYKŁAD 19

Na zasadach krajowych oraz zagranicznych

Pan Andrzej miał odbyć szkolenie w Szwecji. Wyruszał z Warszawy, jechał pociągiem do Gdańska, tam nocował i następnego dnia rano (o godz. 8.00) wypływał promem. Podróż w Warszawie rozpoczął o godz. 10.00 rano. Pierwszy dzień wyjazdu zostanie rozliczony według zasad krajowych. Oznacza to, że pracownik otrzyma 30 zł diety, a koszt jego noclegu nie będzie mógł przekroczyć 600 zł. Stawka za komunikację lokalną wyniesie zaś jedynie 6 zł. Dopiero wyjście z portu promu oznacza dla pana Andrzeja rozpoczęcie podróży zagranicznej.

ZAŁĄCZNIK:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach.

Załącznik określa stawki diet i limity noclegowe dla poszczególnych krajów. Co do zasady stawki zostały ustalone w sposób płaski, tzn. dla całego kraju w jednej kwocie. Wyjątek stanowią Stany Zjednoczone. Podróż do Nowego Jorku bądź Waszyngtonu wiąże się z wyższymi świadczeniami dla osób udających się w podróż. Wydaje się, że dla prywatnych pracodawców nie ma przeciwskazań, aby również zróżnicowali stawki diety w wybranych państwach w zależności od regionu.


1	Afganistan	EUR	47	140
2	Albania	EUR	41	120
3	Algieria	EUR	50	200
4	Andora	jak w Hiszpanii
5	Angola	USD	61	180
6	Arabia Saudyjska	EUR	45	180
7	Argentyna	USD	50	150
8	Armenia	EUR	42	145
9	Australia	AUD	88	250
10	Austria	EUR	52	130
11	Azerbejdżan	EUR	43	150
12	Bangladesz	USD	50	120
13	Belgia	EUR	48	160
14	Białoruś	EUR	42	130
15	Bośnia i Hercegowina	EUR	41	100
16	Brazylia	EUR	43	120
17	Bułgaria	EUR	40	120
18	Chile	USD	60	120
19	Chiny	EUR	55	170
20	Chorwacja	EUR	42	125
21	Cypr	EUR	43	160
22	Czechy	EUR	41	120
23	Dania	DKK	406	1 300
24	Egipt	USD	55	150
25	Ekwador	USD	44	110
26	Estonia	EUR	41	100
27	Etiopia	USD	55	300
28	Finlandia	EUR	48	160
29	Francja	EUR	50	180
30	Grecja	EUR	48	140
31	Gruzja	EUR	43	140
32	Hiszpania	EUR	50	160
33	Indie	EUR	38	190
34	Indonezja	EUR	41	110
35	Irak	USD	60	120
36	Iran	EUR	41	95
37	Irlandia	EUR	52	160
38	Islandia	EUR	56	160
39	Izrael	EUR	50	150
40	Japonia	JPY	7 532	22 000
41	Jemen	USD	48	160
42	Jordania	EUR	40	95
43	Kambodża	USD	45	100
44	Kanada	CAD	71	190
45	Katar	EUR	41	200
46	Kazachstan	EUR	41	140
47	Kenia	EUR	41	150
48	Kirgistan	USD	41	150
49	Kolumbia	USD	49	120
50	Kongo, Demokratyczna Republika Konga	USD	66	220
51	Korea Południowa	EUR	46	170
52	Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna	EUR	48	170
53	Kostaryka	USD	50	140
54	Kuba	EUR	42	110
55	Kuwejt	EUR	39	200
56	Laos	USD	54	100
57	Liban	USD	57	150
58	Libia	EUR	52	100
59	Liechtenstein	jak w Szwajcarii
60	Litwa	EUR	39	130
61	Luksemburg	jak w Belgii

62	Łotwa	EUR	57	132
63	Macedonia	EUR	39	125
64	Malezja	EUR	41	140
65	Malta	EUR	43	180
66	Maroko	EUR	41	130
67	Meksyk	USD	53	140
68	Mołdowa	EUR	41	85
69	Monako	jak we Francji
70	Mongolia	EUR	45	140
71	Niderlandy	EUR	50	130
72	Niemcy	EUR	49	150
73	Nigeria	EUR	46	240
74	Norwegia	NOK	451	1 500
75	Nowa Zelandia	USD	58	180
76	Oman	EUR	40	240
77	Pakistan	EUR	38	200
78	Palestyńska Władza Narodowa	jak w Izraelu
79	Panama	USD	52	140
80	Peru	USD	50	150
81	Portugalia	EUR	49	120
82	Republika Południowej Afryki	USD	52	275
83	Rosja	EUR	48	200
84	Rumunia	EUR	38	100
85	San Marino	jak we Włoszech
86	Senegal	EUR	44	120
87	Republika Serbii i Republika Czarnogóry	EUR	40	100
88	Singapur	USD	56	230
89	Słowacja	EUR	43	120
90	Słowenia	EUR	41	130
91	Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym: - Nowy Jork - Waszyngton	USD	59	200 350 300
92	Syria	USD	50	150
93	Szwajcaria	CHF	88	200
94	Szwecja	SEK	459	1 800
95	Tadżykistan	EUR	41	140
96	Tajlandia	USD	42	110
97	Tanzania	USD	53	150
98	Tunezja	EUR	37	100
99	Turcja	USD	53	173
100	Turkmenistan	EUR	47	90
101	Ukraina	EUR	41	180
102	Urugwaj	USD	50	80
103	Uzbekistan	EUR	41	140
104	Wenezuela	USD	60	220
105	Węgry	EUR	44	130
106	Wielka Brytania	GBP	35	200
107	Wietnam	USD	53	160
108	Włochy	EUR	48	174
109	Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	33	100
110	Zimbabwe	EUR	39	90
111	Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	39	200
112	Państwa inne niż wymienione w lp. 1-111	EUR	41	140

Przy podróżach do:

- Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,

- Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,

- Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.

Dziękujemy za przeczytanie artykułu!

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.

Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.

premium komentarze ekspertów

Zgłoś błąd


Dobowa dieta za podróż służbową na terenie kraju - 23 zł.	Dobowa dieta za podróż służbową na terenie kraju - 30 zł.
Stawki diety dobowej oraz limity wysokości kosztów noclegu wskazane w załączniku do rozporządzenia dla poszczególnych państw docelowych podróży zagranicznej.	Zwiększenie stawek diety dobowej oraz limitów wysokości kosztów noclegu wskazanych w załączniku do rozporządzenia dla poszczególnych państw docelowych podróży zagranicznej. Przykłady: ● stawka diety oraz limitu na nocleg dla Francji zwiększona z odpowiednio 45 oraz 120 euro do 50 oraz 180 euro, ● do Niemiec z odpowiednio 42 oraz 103 euro do 49 oraz 150 euro, ● do Anglii z odpowiednio 32 oraz 140 funtów do 35 oraz 200 funtów.
Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługiwała dieta podwyższona o 25 proc.	Brak podwyższenia diety dla kurierów dyplomatycznych.
Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej wynosił 20 proc. stawki diety, tj. 4,30 zł.	Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej wynosi 20 proc. stawki diety, tj. 6 zł.
Pracownikowi przysługiwał ryczałt na pokrycie dojazdów z i do dworca lub portu w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której korzystał z noclegu w trakcie podróży zagranicznej.	Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie dojazdów z i do dworca lub portu w wysokości jednej diety w każdej miejscowości, w której korzystał z noclegu w trakcie podróży zagranicznej. Nowość: jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu jedynie w jedną stronę, przysługuje mu ryczał w wysokości 50 proc. diety.
Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów noclegu, na potwierdzenie których zatrudniony nie przedstawił rachunku wynosił 150 proc. stawki diety krajowej, tj. 34,50 zł.	Ryczałt wypłacany przez pracodawcę na pokrycie kosztów noclegu, na potwierdzenie których zatrudniony nie przedstawił rachunku, wynosi 150 proc. stawki diety krajowej, tj. 45 zł.
Pracownikowi przysługiwał zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, bez limitu wysokości.	Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w trakcie podróży krajowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot większych kosztów.
Możliwość zmniejszenia stawki diety w sytuacji, gdy zapewnione było bezpłatne wyżywienie jedynie w przypadku podróży zagranicznej.	Możliwość zmniejszenia stawki diety w sytuacji, gdy zapewnione jest bezpłatne wyżywienie - zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej.
Pracownik otrzymywał na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej.	Pracownik otrzymuje na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Pracownik otrzymywał na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju w walucie obcej lub za jego zgodą w walucie polskiej.	Pracownik otrzymuje na swój wniosek zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów w walucie obcej lub za jego zgodą w walucie polskiej. Przeliczenia należy dokonywać po średnim kursie złotego w stosunku do waluty obcej określony przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
Pracodawca określał środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej i zagranicznej.	Pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej i zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę.
Pracodawca był zobowiązany dokonać zwrotu ceny biletu przy podróży krajowej oraz ceny biletu wraz z opłatami dodatkowymi przy podróży zagranicznej.	Pracodawca jest zobowiązany dokonać zwrotu ceny biletu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi (w tym miejscówkami) zarówno przy podróży krajowej, jak i zagranicznej. Wysokość kosztów przejazdu musi być udokumentowana biletami lub fakturami.
Pracownikowi przysługiwał zwrot wydatków w podróżach zagranicznych oraz udokumentowanych wydatków w podróżach krajowych, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.	Pracownikowi przysługuje zwrot niezbędnych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, w udokumentowanej wysokości, poniesionych w podróży krajowej lub zagranicznej. Rozporządzenie wprost stwierdza, że zatrudniony będzie mógł uzyskać zwrot opłat za bagaż, za przejazd autostradami oraz za parkowanie.
Dieta przysługiwała w trakcie całej podróży zagranicznej w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.	W przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Pracownikowi przysługiwał zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Zwrot kosztów leczenia następował ze środków pracodawcy.	Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych, ale tylko niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.
Pracownik dokonywał rozliczenia wydatków w terminie 14 dni od powrotu na podstawie rachunków lub w ich braku na podstawie pisemnego oświadczenia.	Pracownik dokonuje rozliczenia wydatków w terminie 14 dni od powrotu na podstawie rachunków lub w ich braku na podstawie pisemnego oświadczenia. Nowość: w uzasadnionych przypadkach pracownik może złożyć oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w&#160;państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z&#160;tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r.