Jak rozliczyć niepełnoetatowca, który otrzymał szczepienie i zapomogę oraz był nieobecny z powodu rozprawy w sądzie

Do opodatkowanych, październikowych przychodów pracownika należy zaliczyć zapomogę pieniężną, ale tylko w wysokości 20 zł (czyli kwotę przekraczającą limit zwolnienia podatkowego) oraz wartość szczepionki w kwocie 25 zł. Pełna kwota zapomogi oraz wartość szczepionki nie stanowią natomiast podstawy wymiaru składek na ZUS. Wynagrodzenie zasadnicze powinno zostać pomniejszone o jedną dniówkę z tytułu nieobecności usprawiedliwionej stawiennictwem pracownika w sądzie.

Przychody ze stosunku pracy

Przychodami ze stosunku pracy są nie tylko wypłaty pieniężne, lecz także wartość świadczeń innej natury (w formie rzeczowej, usług), ponoszonych w pełni lub częściowo za pracownika, bez względu na źródło ich finansowania. Do przychodów z pracy na etacie zalicza się praktycznie wszystkie świadczenia otrzymane przez pracownika w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym pracodawcą. Nie przesądza to jednak o tym, że wszystkie one podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Niektóre rodzaje świadczeń są bowiem objęte zwolnieniem przedmiotowym. Należą do nich m.in. świadczenia, które przysługują pracownikowi na podstawie odrębnych przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Zagadnienia te reguluje m.in. rozporządzenie ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. nr 81, poz. 716 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią w celu ochrony pracowników przed zagrożeniami spowodowanymi przez szkodliwy czynnik biologiczny pracodawca jest obowiązany do stosowania, na warunkach określonych w rozporządzeniu, wszelkich dostępnych środków eliminujących narażenie lub ograniczających stopień tego narażenia ("środki zapobiegawcze"). Jednym z wymienionych w rozporządzeniu szkodliwych czynników biologicznych jest wirus grypy. W załączniku nr 2 do tego aktu prawnego zawarty jest wykaz prac narażających pracowników na działanie takiego czynnika. Są to m.in. prace w zakładach produkujących żywność, w rolnictwie, w jednostkach ochrony zdrowia, w zakładach gospodarki odpadami czy laboratoriach klinicznych, weterynaryjnych, a także inne prace, podczas wykonywania których potwierdzono narażenie na działanie chorobotwórczego bodźca.

Jeżeli więc pracodawca zapewnił szczepienie przeciw grypie na podstawie tych przepisów, to jego wartość nie stanowi u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Jeśli jednak akcja szczepień przebiega w oparciu o regulamin wynagradzania i pracodawca organizuje te świadczenia dobrowolnie, z myślą o ograniczeniu absencji w sezonie jesienno-zimowym, to wartość szczepionki zwiększa przychód po stronie pracownika, od którego należy pobrać stosowną zaliczkę na podatek. Oczywiście w przypadku świadczeń częściowo odpłatnych przychodem pracownika jest tylko różnica między wartością świadczenia ustaloną według ceny zakupu - w przypadku usług zakupionych a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Innymi słowy, jest to ta część świadczenia, którą zafundował pracodawca. W sytuacji opisanej w pytaniu przychód pracownika wynosi więc 25 zł (30 zł - 5 zł).

Jeśli chodzi o składki na ZUS, zastosowanie będzie miało zwolnienie dotyczące korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. W omawianym przypadku szczepionki przysługują na podstawie regulaminu wynagradzania, a chętni pracownicy dopłacają do nich po 5 zł. Warunki zwolnienia zostały więc spełnione. Nie ma przy tym znaczenia, jak duża jest dopłata ze strony pracownika. Ważne jest, iż dopłaca on do artykułu medycznego.

Pomoc pieniężna

Zapomoga pieniężna od pracodawcy również jest przychodem ze stosunku pracy. Zapomoga losowa korzysta jednak ze zwolnienia od podatku do wysokości 2280 zł na rok podatkowy, bez względu na źródło sfinansowania. Bez podatku pozostają bowiem zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci. Tylko te okoliczności powodują, że zapomoga może podlegać zwolnieniu. Pracodawca wypłacający zapomogę powinien każdorazowo ocenić, czy przesłanki do jej otrzymania przez pracownika mieszczą się w tych podanych powyżej oraz czy kwota zapomogi nie przekracza wskazanego limitu. Przez zapomogę należy rozumieć jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej. Natomiast przez długotrwałą chorobę należy rozumieć chorobę wymagającą długotrwałego leczenia w sposób stały lub przez długi okres. Analizując, czy choroba jest długotrwała, nie sposób odwołać się do konkretnych ram czasowych przesądzających o tym, jak długo ma ona trwać, aby możliwe było objęcie zapomogi wypłaconej w związku z tą chorobą zwolnieniem z opodatkowania. Z medycznego punktu widzenia długotrwałe choroby to choroby przewlekłe, nieuleczalne, wrodzone. Pracodawca dokonujący wypłaty zapomogi jest zobowiązany do analizowania każdego przypadku indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy. W przypadku długotrwałej choroby fakt jej zaistnienia może być udokumentowany np. zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza specjalistę lub lekarza rodzinnego (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 lipca 2011 r., ITPB2/415-393/11/BK). Zapomogi losowe w przypadku m.in. długotrwałej choroby wyłączone są również z podstawy wymiaru składek na ZUS. Zwolnienie to nie jest ograniczone kwotowo ani pod względem źródła sfinansowania.

W przypadku opisanym w pytaniu pracownik w 2012 roku otrzymał dwie zapomogi w kwotach: 1700 zł oraz 600 zł. Ich suma przekroczyła limit zwolnienia o 20 zł (2300 zł - 2280 zł). Oznacza to, że nadwyżka podlega doliczeniu do przychodu i opodatkowaniu.

Stawiennictwo w charakterze świadka

Przyczynami usprawiedliwiającymi absencję w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się przez zatrudnionego w pracy, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność. Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest m.in. wystawione przez sąd imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się w charakterze strony lub świadka w postępowaniu toczącym się przed tym organem, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na wezwanie sądu. Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na takie wezwanie sądu. Za czas zwolnienia pracownikowi nie przysługuje jednak wynagrodzenie. Pracodawca wystawia wówczas pracownikowi zaświadczenie o utraconym zarobku. Zatrudniony przedstawia je zaś w sądzie, aby uzyskać zapłatę za stracony dzień pracy. Wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca oblicza się w tej sytuacji w następujący sposób:

- dzielimy miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- otrzymaną kwotę za jedną godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu stawiennictwa w sądzie,

- tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Pracownik uzyska zatem wynagrodzenie za październik w wysokości:

750 zł : 92 godziny (do przepracowania przy 1 etatu w październiku) = 8,15 zł,

8,15 zł x 4 godz. nieobecności = 32,60 zł,

750 zł - 32,60 zł = 717,40 zł.

Lista płac za październik 2012 roku

przychód	1342,40 zł	717,40 zł + 25 zł + 600 zł
składki na ubezpieczenia społeczne	98,36 zł	podstawa wymiaru - 717,40 zł składka emerytalna - 717,40 zł x 9,76 proc. = 70,02 zł składka rentowa - 717,40 zł x 1,5 proc. = 10,76 zł składka chorobowa - 717,40 zł x 2,45 proc. = 17,58 zł suma składek - 98,36 zł
składka na ubezpieczenie zdrowotne - odliczana od podatku - wyliczona - do zapłaty do ZUS	47,98 zł 55,71 zł 48,17 zł	podstawa wymiaru - 619,04 zł (717,40 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 98,36 zł) 619,04 zł x 7,75 proc. = 47,98 zł 619,04 zł x 9 proc. = 55,71 zł składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, czyli ulega obniżeniu do wysokości tej zaliczki
zaliczka na podatek dochodowy	0 zł	przychód do opodatkowania - 762,40 zł (717,40 zł + 20 zł + 25 zł) podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 525 zł [762,40 zł (przychód) - 139,06 zł (koszty uzyskania przychodów) - 98,36 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] zaliczka do US - 0 zł [(525 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 48,17 zł ] - zaliczka na podatek jest niższa od składki zdrowotnej wyliczonej wg stopy 9 proc. 48,17 zł - 47,98 zł (składka zdrowotna) = 0,19 zł; po zaokrągleniu 0 zł
do wypłaty	1170,87 zł	(717,40 zł + 600 zł) - 98,36 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 48,17 zł (składka zdrowotna do ZUS)

Zasady obowiązujące przy udzielaniu świadczeń

● Wartość szczepionki przeciw grypie stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Wartość pieniężną ustala się według ceny zakupu. Przychód ze świadczeń częściowo odpłatnych to różnica między wartością świadczenia a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

● Szczepionka w części sfinansowana przez pracownika i przyznana na podstawie regulaminu wynagradzania jest zwolniona ze składek na ZUS.

● Zapomoga pieniężna z tytułu długotrwałej choroby korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego do limitu 2280 zł na rok podatkowy. Zwolnienie takiego świadczenia ze składek na ZUS nie jest limitowane.

● Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na czas stawienia się w sądzie w roli świadka. Za ten czas nie przysługuje wynagrodzenie.

@RY1@i02/2012/217/i02.2012.217.217001000.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 i pkt 26 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 22 i pkt. 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Par. 3 pkt 4, par. 6, par. 16 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

Par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).