Wypłata za urlop nie może być niższa od przysługującej za pracę

Za czas urlopu wypoczynkowego podwładnemu należy się takie wynagrodzenie, jakie by uzyskał, gdyby pracował. Zasada ta wynika z art. 172 kodeksu pracy. Zatem korzystając z urlopu, pracownik nie powinien pod względem płacowym nic stracić. Okres wypoczynku traktowany jest bowiem jak czas przepracowany.

Dokładne wytyczne co do ustalania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego zawiera rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, tzw. rozporządzenie urlopowe. Zostało ono tak skonstruowane, by możliwa była realizacja przywołanej wyżej zasady wynikającej z kodeksu pracy - by pracownik dostał za czas urlopu wynagrodzenie jak najbardziej zbliżone do tego normalnego, miesięcznego za czas pracy. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy wysokość pensji jest różna ze względu na system wynagradzania.

Aby obliczyć wysokość wynagrodzenia urlopowego, należy wyznaczyć podstawę wymiaru. Ustalając ją, trzeba zwrócić uwagę na:

● rodzaj składników wynagrodzenia wliczanych do podstawy oraz pomijanych,

● stałość bądź zmienność wysokości poszczególnych elementów pensji,

● długość okresów, za które dany składnik wynagrodzenia przysługuje.

Świadczenia z umowy

Pensję za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Oznacza to automatyczne wykluczenie przychodów pracownika z dodatkowych umów cywilnoprawnych, np. zlecenia, o dzieło, zawartych z własnym pracodawcą. Nie są to bowiem przychody ze stosunku pracy.

W następnej kolejności należy sprawdzić, jakie wypłaty są składnikami wynagrodzenia bądź świadczeniami z etatu. Wbrew pozorom nie jest to takie oczywiste. Pracodawcy przekazują bowiem podwładnym różnego rodzaju świadczenia pieniężne bądź w innej postaci. Nie wszystkie mogą tworzyć podstawę urlopową. Dlatego konieczne jest przeprowadzenie selekcji i wybór tylko tych wypłat, które:

● mają charakter roszczeniowy - czyli przysługują pracownikowi na podstawie przepisów rangi ustawowej, np. kodeksu pracy, bądź wewnętrznych aktów płacowych, np. układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę (chodzi o należności za czas pracy w ustalonym wymiarze, odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości świadczonej pracy - związane z wykonywaną pracą, do których pracownik ma prawo bezwarunkowo, bo np. wynegocjował je z pracodawcą przy rekrutacji lub dopiero po wypełnieniu określonych kryteriów) i w razie niewywiązania się pracodawcy z obowiązku ich wypłaty pracownik ma prawo dochodzić ich przed sądem,

● cechuje periodyczność, która polega na tym, że są one dokonywane co pewien czas, np. za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą mieć one charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane.

Najwięcej wątpliwości w zakresie wliczenia do podstawy urlopowej budzą wypłaty określane często przez pracodawców mianem premii uznaniowych. Pamiętać trzeba, że o ich uwzględnieniu nie przesądza nazwa, lecz charakter i cechy. Dlatego trzeba ustalić, czy dana wypłata jest faktycznie premią, czy na przykład nagrodą.

Zasady przyznawania premii powinny być uregulowane w wewnętrznych przepisach płacowych danej firmy. Nie jest to bowiem obowiązkowe świadczenie wynikające z kodeksu pracy, lecz fakultatywne, najczęściej odgrywające rolę motywatora. Dlatego warunki nabycia oraz wysokość premii powinny być zamieszczone np. w regulaminie wynagradzania bądź w oddzielnym regulaminie premiowania.

Premia powinna mieć charakter gwarancyjny po spełnieniu przez pracownika określonych warunków. Oznacza to, że pracodawca powinien sformułować na piśmie kryteria, przesłanki czy wymogi obiektywne i sprawdzalne, po wypełnieniu których pracownik będzie miał prawo do premii. Warunkiem uzyskania premii może być osiągnięcie konkretnych, mierzalnych wyników - efektów pracy, lub też obiektywnie oceniona jakość pracy pracownika. Prawidłowe jest również ustalenie przesłanek negatywnych, które przekreślają prawo do premii lub wpływają na jej obniżenie.

Jeśli premia spełnia powyższe wymogi oraz jest periodyczna, bez wątpienia jest składnikiem wynagrodzenia, a tym samym zwiększa podstawę urlopową.

Zamknięty katalog wyłączeń

Świadczenia, które nie podlegają uwzględnieniu w wynagrodzeniu urlopowym, są wymienione w par. 6 rozporządzenia urlopowego i jest to lista zamknięta. Nie powinny być interpretowane w sposób szerszy, niż wynika to z brzmienia tego przepisu. I tak, poza podstawą wymiaru wynagrodzenia urlopowego, są:

● jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

● gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

● ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

● dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

● kwoty wyrównania pensji do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

● nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

● odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

● wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Nie wchodzą więc do podstawy wymiaru wypłaty jednorazowe oraz niepowiązane z żadnym okresem czasu, a także wszelkie nagrody uznaniowe, których zasady przyznawania nie są uregulowane w przepisach wewnętrznych lub są zapisy, ale na tyle ogólnie sformułowane, że nie można obiektywnie rozstrzygnąć, czy pracownik ma prawo do nich, czy też nie. Przykładowo, gdy istnieje w aktach płacowych zapis: "pracownikowi może być wypłacona premia uznaniowa", ale bez objaśnień, kiedy i w jakiej wysokości, to mamy do czynienia z nagrodą, której nie ujmuje się w podstawie wynagrodzenia urlopowego. Zazwyczaj nagrody są wypłacane w sposób dowolny, wyłącznie według uznania przełożonego, i nie można stwierdzić, że przysługują pracownikowi.

Do podstawy urlopowej nie wchodzą również takie elementy pensji, które przysługują za czas urlopu, albo są tak obliczane, że urlop nie ma wpływu na ich wysokość. Dotyczy to np. premii, której wysokość nie zależy od osobistego wkładu pracy pracownika. Chodzi bowiem o to, aby pracownik nie został wynagrodzony podwójnie - raz poprzez wypłatę takiego składnika i powtórnie poprzez wliczenie go do podstawy i podwyższenie wynagrodzenia urlopowego.

Stała miesięczna stawka

Pensja za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego, może się składać z wynagrodzenia urlopowego i za część przepracowaną. Może też stanowić kwotę, jaką pracownik otrzymuje co miesiąc, bez względu na okoliczność urlopu. Zależy to od rodzaju i systemu wynagradzania.

Gdy pracownik uzyskuje składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, nie ma potrzeby obliczania podstawy wymiaru i samego wynagrodzenia urlopowego. Wówczas pensję wypłaca się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Zatem miesiąc, w czasie którego pracownik jest na urlopie, nie różni się więc pod względem płacowym od przepracowanego w całości.

Do omawianej grupy składników należą m.in.:

● wynagrodzenie zasadnicze w stawce zryczałtowanej - np. 3000 zł miesięcznie,

● premie regulaminowe oraz dodatki miesięczne (za staż pracy, funkcyjny, zmianowy, za pracę w warunkach uciążliwych, za znajomość języków obcych, specjalny

● za zwiększenie obowiązków służbowych itd.), ustalone jako stała kwota bądź stały procent niezmiennego wynagrodzenia zasadniczego, np. 5 proc. wynagrodzenia wynoszącego 3000 zł. [przykład 1]

Składniki zmienne za krótkie okresy

Przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się jeden rodzaj składników wynagrodzenia, tj. przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, inne niż stałe, czyli ruchome, których wysokość nie jest z góry znana lub jest różna w poszczególnych miesiącach ze względu na wymiar godzin. W podstawie urlopowego na pewno ujmuje się więc m.in.:

● wynagrodzenie zmienne, uzależnione od ilości, wartości wykonanej pracy czy godzin do przepracowania w danym miesiącu, np. prowizyjne, godzinowe, akordowe,

● dodatki: za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych dobowych, a także z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym oraz inne ustalone np. jako stały procent, ale od zmiennej pensji podstawowej, premie regulaminowe zmienne, ustalone przykładowo w procentowych widełkach (np. od 10 do 30 proc. płacy zasadniczej) lub premie uzależnione od poziomu zysku, wykonanych zadań.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Ponieważ w rozporządzeniu urlopowym brakuje definicji "znacznych wahań", od pracodawcy zależy stwierdzenie, czy one występują i z ilu miesięcy przyjmie składniki. Zatem zsumowane wynagrodzenie zmienne z 3 (lub więcej) miesięcy stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Jeżeli pensja pracownika jest mieszana - składa się zarówno z części stałej (stała stawka, stały dodatek), jak i zmiennej (za godziny ponadwymiarowe, pracę w porze nocnej), to wynagrodzenie urlopowe ustala się według zasad właściwych dla danej grupy składników. Pracownik otrzyma stałe wynagrodzenie (bez przeliczania w normalnej wysokości) oraz wyliczone ze zmiennych składników wypłaconych w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wakacji. [przykład 2]

Wzór wynika z rozporządzenia

Wynagrodzenie urlopowe w myśl par. 9 przywołanego wyżej rozporządzenia oblicza się:

● dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ona ustalona, a następnie

● mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Należy podkreślić, że przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, bierze się pod uwagę wszystkie faktycznie przepracowane godziny (a niewynikające z nominału), a więc również godziny nadliczbowe, dyżuru, w których wykonywana była praca, przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Odejmuje się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie np. za przestój czy chorobę. Trzeba bowiem pamiętać, że wynagrodzenia z tych tytułów są wyłączone z podstawy urlopowej na podstawie par. 6 rozporządzenia urlopowego. [przykłady 3, 4]

Zmiana w zasadach wynagradzania

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia (przyznania lub likwidacji danego składnika) lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Wynika to z par. 10 rozporządzenia urlopowego. W przedstawionej w tym przepisie sytuacji podstawę wymiaru trzeba ustalić ponownie tak, jakby składnik przysługiwał w nowej wysokości przez cały okres uwzględniany przy liczeniu podstawy wymiaru. Zasada ta ma urealnić wynagrodzenie bieżące (czyli już po zmianach), które pracownik uzyska w miesiącu wykorzystania urlopu. Może ona jednak wpłynąć zarówno korzystnie na wynagrodzenie urlopowe, jak i negatywnie. Zależy, jakie zmiany wprowadził pracodawca w warunkach wynagradzania. [przykłady 5, 6]

Zmiana systemu wynagradzania wymaga dokonania przeliczeń wynagrodzeń. O ile nie jest to trudne przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w przypadku przejścia z systemu zmiennego na stały miesięczny (np. z akordu na stały ryczałt) lub na godzinowy, o tyle problematyczna wydaje się zamiana systemu stałego wynagrodzenia na oparty na wynikach pracy, np. prowizyjny czy akordowy. Rodzi się wówczas pytanie - jak ustalić wynagrodzenie akordowe czy prowizyjne w poprzednich 3 miesiącach, jeżeli wtedy pracownik dostawał stałą stawkę miesięczną? Nie wiemy, jakie pracownik osiągnąłby efekty pracy. W takim przypadku najrozsądniejsze wydaje się uwzględnienie wynagrodzenia z okresu po zmianie systemu opłacania pracy pracownika. [przykłady 7, 8]

Oddzielnie czy łącznie

Jeżeli urlop wypoczynkowy przypada na przełomie dwóch miesięcy, to nie ma podstaw, aby oddzielnie obliczać wynagrodzenie urlopowe za części każdego miesiąca. Podstawa pozostaje taka sama (ustalona z 3 lub maksymalnie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu). Nie trzeba więc ustalać nowej podstawy w przypadku urlopu przypadającego w drugim miesiącu. [przykład 9]

Istotne jest przeanalizowanie sytuacji, gdy urlop wykorzystywany jest na przełomie miesięcy, a w drugim miesiącu następuje zmiana warunków wynagrodzenia. Wówczas zasadne jest wykonanie odrębnych obliczeń dla miesiąca, w którym dokonano zmian (par. 10 rozporządzenia urlopowego). W drugim miesiącu pracownik otrzymałby już bowiem nowe wynagrodzenie. [przykład 10]

Przerwy w wykonywaniu pracy

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne (za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc), przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (par. 11 rozporządzenia urlopowego). Chodzi tu o sytuację, gdy w którymś z 3 (bądź maksymalnie 12) miesięcy lub w całym tym okresie, z którego liczona jest podstawa do urlopu, pracownikowi nie przysługiwało żadne wynagrodzenie zmienne. Musi to być pełny miesiąc (okres pusty), za który pracownik nie nabył prawa do jakiegokolwiek zmiennego składnika, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego. Jeśli natomiast choć za część miesiąca pracownik dostał ruchomy składnik, to trzeba go wliczyć do podstawy urlopowej i przywołany wyżej par. 11 nie ma zastosowania. W przeciwnym razie należy cofnąć się do najbliższego miesiąca (miesięcy) sąsiadującego z tym pustym okresem, w którym zmienne pobory przysługiwały. [przykład 11]

Gdy pracownik ma prawo do kilku rodzajów zmiennych składników i w okresie, z którego liczona jest podstawa wymiaru urlopowego w każdym z miesięcy przysługiwał mu choćby jeden z nich, to nie ma potrzeby szukania w miesiącach poprzednich tych brakujących, pozostałych składników. Ważne, że pracownik otrzymał jakiekolwiek zmienne wynagrodzenie w tym czasie. [przykład 12]

Zdarza się, że pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Chodzi tu głównie o pracowników, którzy nie zdążyli przepracować jeszcze 3 miesięcy. Wówczas podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany. [przykłady 13, 14]

Premie kwartalne i nagrody roczne

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy

czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (par. 12 rozporządzenia urlopowego). Zatem przykładowo z premii kwartalnych czy nagród rocznych nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Są one po prostu wypłacane w normalnych terminach po upływie danego okresu, za jaki przysługują. Jeśli na przykład pracownik ma prawo do zmiennych kwartalnych premii i w maju skorzystał z kilkudniowego urlopu, to w czerwcu powinien dostać premię za II kwartał w takiej wysokości, jakby cały kwartał pracował.

Urlop nie powinien negatywnie wpływać na prawo do premii czy nagrody, choć w praktyce nie zawsze udaje się potraktować urlop jak okres pracy. Wiele składników wynagrodzenia jest bowiem uzależnionych od efektów pracy, zysku, zrealizowanych zadań, czyli wskaźników, które można osiągnąć, tylko pracując. Zatem pracownik, przebywając na urlopie, nie zawsze będzie mógł otrzymać premię czy nagrodę taką, jaką by uzyskał, gdyby wykonywał swoje obowiązki. Pracodawca powinien zadbać, aby urlop nie stanowił przeszkody w uzyskaniu standardowej premii (nagrody).

Pamiętać trzeba, że dodatki za nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, przy okresie rozliczeniowym dłuższym niż jeden miesiąc, należy traktować jako składniki, o których mowa w par. 12 rozporządzenia urlopowego (składniki za okresy dłuższe niż jeden miesiąc) i dlatego nie należy ich uwzględniać w podstawie urlopowej.

Ekwiwalent pieniężny

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy gwarantuje pracownikowi kodeks pracy. W myśl art. 171 k.p. ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Obowiązek jego wypłaty nie zależy od rodzaju umowy o pracę, czasu trwania zatrudnienia ani trybu czy przyczyny ustania stosunku pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego tylko wówczas, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej z tym pracodawcą. Zatem o wypłacie ekwiwalentu przesądzają dwie przesłanki:

● rozwiązanie stosunku pracy lub jego wygaśnięcie, oraz

● niewykorzystanie przysługującego urlopu w naturze.

W innych niż wyżej wymienione okolicznościach ekwiwalentu się nie wypłaca.

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę i tego dnia pracodawca ma obowiązek wypłacić to świadczenie. Gdy firma ociąga się z uregulowaniem tej należności, naraża się na dodatkowe koszty w postaci odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty, których pracownik ma prawo zażądać. Pracodawcy muszą wiedzieć, że za urlop zaległy a nieprzedawniony ekwiwalent przysługuje w pełnej wysokości. Natomiast gdy stosunek pracy ustaje w trakcie roku, urlop bieżący ulega proporcjonalnemu obniżeniu, a więc również ekwiwalent należy się za urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego.

Ekwiwalent za urlop podlega takiej samej ochronie jak wynagrodzenie za pracę, co oznacza, że potrąceń dokonuje się według zasad i w granicach przewidzianych w kodeksie pracy. W razie śmierci pracownika, gdy stosunek pracy wygasa, ekwiwalent wypłaca się małżonkowi i innym osobom uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej. Gdy takich osób nie ma, prawa majątkowe ze stosunku pracy powiększają masę spadkową.

Pracodawca w świadectwie pracy powinien zamieścić informację o liczbie dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jeżeli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop należny w roku, w którym ustaje stosunek pracy, to taka informacja również powinna znaleźć się w świadectwie pracy. Umożliwia to ustalenie uprawnień urlopowych pracownika u kolejnego pracodawcy.

Konieczne uśrednienie

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, jednak są pewne różnice wynikające z rozporządzenia urlopowego. Analogia występuje, jeśli chodzi o składniki nieruchome wynagrodzenia. Te, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu, tj. w dniu ustania stosunku pracy. Natomiast elementy zmienne, przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z tego okresu. Zatem trzeba je uśrednić. [przykład 15]

Trzeba uzupełnić

Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Trzeba więc uzupełnić wynagrodzenie do pełnego okresu. [przykład 16]

Składniki za okresy dłuższe

W przeciwieństwie do zasady obowiązującej przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, w podstawie ekwiwalentu za urlop uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Chodzi o te wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu. Przykładowo więc premię roczną przyjmuje się w wysokości 1/12. [przykład 17]

Jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu, przedstawione wyżej zasady uzupełniania obowiązujące przy składnikach miesięcznych stosuje się także do składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc. Należy zatem wynagrodzenie faktycznie uzyskanie przez pracownika w tym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem (par. 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). [przykład 18]

Odpowiednie stosowanie regulacji

Do wyznaczenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące podstawy wynagrodzenia urlopowego, które wcześniej zostały omówione. Chodzi o:

● zasadę przeliczania składników zmiennych w razie wprowadzenia zmian w warunkach płacowych (par. 10 rozporządzenia urlopowego),

● cofnięcie się do najbliższych miesięcy, w których zmienny składnik wynagrodzenia pracownikowi przysługiwał, jeżeli przez cały 3-miesięczny okres lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy, pracownikowi nie przysługiwało takie wynagrodzenie (par. 11 rozporządzenia urlopowego).

Ustalenie współczynnika w każdym roku

Kolejnym etapem po ustaleniu podstawy jest podzielenie jej przez odpowiedni współczynnik. Jest on obliczany dla każdego roku kalendarzowego. Stosuje się go przy obliczaniu ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Aby go wyliczyć, należy:

● od liczby dni w danym roku kalendarzowym odjąć łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

● otrzymany wynik podzielić przez 12.

W 2012 roku wynosi 21 dla pracujących w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku. W 2012 roku jest bowiem (przy założeniu, że sobota jest dniem wolnym): 366 dni kalendarzowych, 53 niedziele, 9 dni świątecznych w inne dni niż niedziela, 52 dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Należy zatem dokonać następujących obliczeń:

● 366 - (53 + 9 + 52) = 252,

● 252 : 12 = 21.

Ponieważ pracodawca może wybrać inny dzień jako wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wartość współczynnika urlopowego może być różna.

Ustalony w powyższy sposób współczynnik pracodawca stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w bieżącym roku, nawet jeżeli chodzi o niewykorzystany urlop zaległy za wcześniejsze lata. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego zatrudnionego. Przykładowo dla pracownika zajmującego pół etatu współczynnik wynosi 10,5 (1/2 x 21), a dla ćwierci etatu - 5,25 (1/4 x 21).

Współczynnik ekwiwalentowy służy nie tylko do obliczenia świadczenia za urlop, ale także do wyznaczania wysokości wynagrodzenia za jeden dzień w celu obliczenia np. kary pieniężnej za nieprzestrzeganie przepisów bhp. Natomiast nie wolno go używać przy obliczaniu wysokości odpraw czy odszkodowań ze stosunku pracy, choć zasady ustalania ekwiwalentu mają zastosowanie do ich wyznaczania (por. rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy). Jeżeli więc odprawa czy odszkodowanie należne są w wysokości stanowiącej miesięczne wynagrodzenie (lub jego wielokrotność) bądź dwutygodniowe, wystarczy zakończyć liczenie na ustaleniu średniego miesięcznego wynagrodzenia, czyli podstawy wymiaru.

Po podzieleniu podstawy przez współczynnik otrzymujemy ekwiwalent za jeden dzień urlopu, który z kolei trzeba podzielić przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika (standardowo 8 godzin, ale inaczej dla niektórych grup zawodowych, np. w służbie zdrowia lub dla pracowników niepełnosprawnych). Następnie należy pomnożyć tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

W sytuacji analizowanej w przykładzie 17 Marek D. powinien w lipcu otrzymać za 128 godzin (16 dni) urlopu ekwiwalent w wysokości 3489,28 zł (4579,17 zł : 21 = 218,06 zł, 218,06 zł : 8 godz. = 27,26 zł, 27,26 zł x 128 godzin = 3489,28 zł).

Opodatkowanie i oskładkowanie

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi przychód ze stosunku pracy. Potwierdza to definicja przychodu zawarta w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 12 ust. 1). Ponieważ nie został on wymieniony w wykazie przychodów zwolnionych z opodatkowania, podlega obciążeniu. Pracodawca pełniący rolę płatnika musi zatem doliczyć wypłacony w danym miesiącu ekwiwalent do pozostałych składników wynagrodzenia i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Ekwiwalent za urlop stanowi także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Należy więc je naliczyć i odprowadzić do ZUS. [przykład 18]

PRZYKŁAD 1

Pełny etat, premia i dodatek

Anna P. zatrudniona na pełen etat otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 5500 zł. Do tego premię regulaminową stanowiącą 10 proc. płacy zasadniczej - 550 zł oraz dodatek stażowy - 825 zł. W maju 2012 roku pracownica przebywała 40 godzin na urlopie wypoczynkowym. Za maj przysługuje jej normalne wynagrodzenie w łącznej kwocie 6875 zł.

PRZYKŁAD 2

Zasady obliczeń przy różnych składnikach

Z umowy o pracę wynika, że Karolina P. otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 17,50 zł za godzinę. Do tego co miesiąc dostaje stały kwotowy dodatek za pracę w warunkach uciążliwych 80 zł. W czerwcu korzystała z 24 godzin urlopu (3 dni x 8 godz.). W marcu, kwietniu i maju uzyskała wynagrodzenia w wysokości: 3080 zł (17,50 zł x 176 godz.), 2800 zł (17,50 zł x 160 godz.), 2940 zł (17,50 zł x 168 godz.). Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego wyniesie więc 8820 zł: (3080 zł + 2800 zł + 2940 zł). Przeliczenia nie wymaga natomiast kwota stałego dodatku za warunki pracy.

PRZYKŁAD 3

Ustalenie czasu pracy

W maju 2012 roku pracownik korzystał z 5 dni urlopu, czyli 40 godzin (5 dni x 8 godz.). Otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 4500 zł oraz premie miesięczne, które wynoszą od 5 do 15 proc. płacy podstawowej. W okresie od lutego do kwietnia 2012 roku premie wyniosły: 450 zł, 225 zł, 675 zł. W kwietniu pracownik chorował 3 dni, a więc nie pracował przez 24 godziny (3 x 8 godzin). W marcu natomiast przepracował 10 godzin nadliczbowych dobowych, za które otrzymał 50-proc. dodatek w wysokości 127,85 zł oraz normalne wynagrodzenie za te godziny w kwocie 268,47 zł. Podstawa ze zmiennych składników wynosi 1746,32 zł (450 zł + 225 zł + 675 zł + 127,85 zł + 268,47 zł). W powyższym okresie pracownik zatrudniony na pełen etat przepracował łącznie 490 godzin [w kwietniu - 136 godzin (160 godzin - 24 godziny), w marcu - 186 godzin (176 godzin + 10), w lutym - 168 godzin)]. Pracownik gdyby nie korzystał z urlopu, przepracowałby 40 godzin. Należy więc dokonać następujących wyliczeń:

● 1746,32 zł : 490 godzin = 3,56 zł,

● 3,56 zł x 40 godz. = 142,40 zł.

Zatem za maj pracownik powinien otrzymać łącznie 4642,40 zł (4500 zł + 142,40 zł) oraz premię za ten miesiąc.

PRZYKŁAD 4

Do dziesiątego następnego miesiąca

W maju 2012 roku pracownik przez 72 godziny (9 dni x 8 godz.) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie składa się z:

● pensji zasadniczej - 1500 zł,

● prowizji od sprzedaży - w wysokości od 10 do 25 proc. wartości podpisanych umów z klientami (w lutym prowizję wypłacono w kwocie 1853,20 zł, w marcu - 2230 zł, w kwietniu - 1772 zł),

● dodatku za trudne warunki pracy - 200 zł.

Składniki płacowe wypłacane są 10. dnia każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni.

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego za maj, należy uwzględnić prowizje w kwotach wypłaconych w okresie od lutego do kwietnia, czyli przysługujące odpowiednio za styczeń, luty i marzec. Po zliczeniu trzech zmiennych prowizji sumę trzeba podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego została ustalona podstawa, czyli w okresie luty - kwiecień. Takie postępowanie jest zgodne z literalnym brzmieniem par. 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia urlopowego, choć podzielenie podstawy wymiaru przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, za który zmienne składniki przysługiwały, czyli styczeń - marzec, dawałoby adekwatną stawkę za godzinę pracy. Zmienne składniki zostały bowiem obliczone za pracę wtedy świadczoną. Stosując jednak bezpośrednio rozporządzenie urlopowe, wynagrodzenie za urlop wynosi 836,64 zł, co wynika z następujących obliczeń:

● 5855,20 zł (1853,20 zł + 2230 zł + 1772 zł) : 504 godziny (liczba godzin przepracowanych w okresie luty - kwiecień) = 11,62 zł,

● 11,62 zł x 72 godz. = 836,64 zł

Za maj pracownik otrzyma 2536,64 zł (1500 zł + 200 zł + 836,64 zł) i prowizję od wartości zrealizowanych w tym miesiącu umów.

PRZYKŁAD 5

Prowizja od nowej stawki

Do końca maja 2012 roku pracownik otrzymywał stałą pensję zasadniczą - 4200 zł, dodatek za kierownicze stanowisko w wysokości 350 zł oraz miesięczną premię od zysku z działalności w wysokości 1 proc. Od 1 czerwca 2012 roku zmieniły się zasady wynagradzania - stałą miesięczną pensję zmniejszono do 3900 zł, zlikwidowano dodatek funkcyjny, ale wysokość prowizji wzrosła do 1,5 proc. W lipcu pracownik skorzysta ze 112 godzin urlopu (14 dni x 8 godzin).

Obliczając wynagrodzenie urlopowe za lipiec, pracodawca uwzględni tylko zmienny składnik, czyli premię za okres od kwietnia do czerwca. Skoro od czerwca premia wzrosła z 1 do 1,5 proc., to jej wysokość należy przeliczyć ponownie za kwiecień i maj, uwzględniając podwyżkę.

 

kwiecień	119 455,20 zł	1194,55 zł	1791,83 zł
maj	98 362,11 zł	983,62 zł	1475,43 zł
czerwiec	149 093,45 zł	-	2236,40 zł

 

Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego za lipiec z uwzględnieniem premii przeliczonych według nowej stawki za kwiecień i maj wyniesie 5503,66 zł (1791,83 zł + 1475,43 zł + 2236,40 zł), a stawka za jedną godzinę 11,28 zł [5503,66 zł : 488 godz. (160 godzin + 168 godziny + 160 godzin)]. Wynagrodzenie urlopowe wyniesie 1263,36 zł (11,28 zł x 112 godzin urlopu). Oprócz wynagrodzenia urlopowego pracownik otrzyma w lipcu stałą pensję w wysokości 3900 zł. Nie otrzyma już dodatku funkcyjnego.

PRZYKŁAD 6

Skutki podwyższenia dodatku

Pracownica otrzymuje stałą pensję zasadniczą 3550 zł oraz dodatek za znajomość języka hiszpańskiego, przydatnego w kontaktach z zagranicznymi kontrahentami w wysokości 5 proc. stałej płacy, tj. 177,50 zł. Wybiera się w czerwcu na 10-dniowy urlop wypoczynkowy (80 godz.). Od 1 czerwca pracodawca postanowił podwyższyć dodatek z 5 do 8 proc., czyli do kwoty 284 zł. Za czerwiec pracownica otrzyma więc wynagrodzenie 3550 zł oraz 284 zł dodatku.

PRZYKŁAD 7

Wprowadzenie nowego systemu płacowego

Aleksandra K. pracuje w fabryce wyrobów opatrunkowych, w dziale płatków kosmetycznych. Jest wynagradzana w systemie akordowym. Dostaje 1,10 zł za każde opakowanie płatków. W lipcu będzie korzystała z 80 godzin urlopu (10 dni x 8 godz.). W okresie od kwietnia do czerwca otrzymała wynagrodzenia: 2240 zł, 1932,55 zł, 2145,90 zł. Od 1 lipca pracodawca wprowadzi nowy sposób wynagradzania w dziale - godzinowy (12 zł za godzinę). Ponieważ zmiany nastąpią w trakcie trwania urlopu pracownicy, otrzyma ona wynagrodzenie według stawki godzinowej. Za lipiec pracownica otrzyma wynagrodzenie urlopowe w wysokości 960 zł (12 zł x 80 godzin). Przy wynagrodzeniu godzinowym właściwie nie ma potrzeby wyodrębniania wynagrodzenia urlopowego, gdyż wystarczy pomnożyć stawkę godzinową przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika (urlop traktuje się jak czas pracy).

PRZYKŁAD 8

Przejście z pensji miesięcznej na akordową

Pracownica przebywała w maju na 4-dniowym urlopie wypoczynkowym (32 godziny). Od 1 kwietnia jest wynagradzana w systemie prowizyjnym. Wcześniej - w lutym i marcu otrzymywała stałe miesięczne wynagrodzenie. W związku z tym, że nie można było przeliczyć stawki stałej na prowizję w lutym i marcu, do obliczenia wynagrodzenia urlopowego za maj pracodawca przyjął wynagrodzenie akordowe za kwiecień. W kwietniu pracownica trzymała 2859,30 zł, a przepracowała 160 godzin. Zatem wynagrodzenie urlopowe wynosi 571,84 zł (2859,30 zł : 160 zł = 17,87 zł; 17,87 zł x 32 godziny = 571,84 zł).

PRZYKŁAD 9

Bez podwójnych wyliczeń

Pracownica zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego od 25 czerwca do 5 lipca (9 dni x 8 godz. = 72 godz.). Otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce w kwocie 3500 zł oraz zmienne premie zadaniowe, które w marcu, kwietniu i maju wyniosły: 228,55 zł, 184,32 zł, 150 zł. Za czerwiec i lipiec pracownica otrzyma normalną stałą pensję - po 3500 zł, a wynagrodzenie urlopowe zostanie obliczone ze zmiennych składników z okresu marzec - maj, w którym pracowała 504 godziny. Podstawa będzie więc wynosiła 562,87 zł (228,55 zł + 184,32 zł + 150 zł). Natomiast wynagrodzenie urlopowe za czerwiec 44,80 zł (562,87 zł : 504 godziny = 1,12 zł; 1,12 zł x 40 godzin = 44,80 zł), a za lipiec 35,84 zł (1,12 zł x 32 godziny).

PRZYKŁAD 10

Czasami trzeba ponownie przeliczyć

Pracownik otrzymuje stałą pensję zasadniczą - 2900 zł, dodatek za staż pracy - 150 zł oraz prowizję od przychodów firmy w wysokości 1 proc. Od 1 lipca zmienią się zasady wynagradzania - stałe wynagrodzenie wzrośnie do 3000 zł, dodatek do 200 zł, a wysokość prowizji do 2 proc. Pracownik będzie korzystał z urlopu od 26 czerwca do 6 lipca. Za czerwiec pracownik otrzyma jeszcze pensję według starych stawek, tzn. 2900 zł, 150 zł oraz wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennego składnika, jakim jest prowizja od przychodów, ustalone z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc czerwiec. Tego miesiąca nie dotyczą bowiem zmiany w wysokościach składników płacowych. Nie ma więc potrzeby dokonywania przeliczeń. Natomiast za lipiec pracownik otrzyma wynagrodzenie według nowych stawek, czyli 3000 zł, 200 zł oraz wynagrodzenie urlopowe, którego podstawą wymiaru będzie prowizja obliczona z 3 miesięcy poprzedzających lipiec (kwiecień, maj, czerwiec), ale przeliczona. Dokonując przeliczenia, należy przyjąć, że pracownik przez cały ten okres otrzymywał prowizję w wysokości 2 proc. przychodów.

PRZYKŁAD 11

Pusty miesiąc pomijamy

Pracownica planuje 80-godzinny (10-dniowy) urlop w lipcu. Ponieważ jej wynagrodzenie składa się ze zmiennych składników, podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinna być ustalona z uwzględnieniem należności przysługujących w kwietniu, maju i czerwcu. Jednakże przez cały czerwiec pracownica ta przebywała na urlopie bezpłatnym i nie otrzymała zmiennego wynagrodzenia za pracę. Wobec tego do ustalenia podstawy należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone w marcu, kwietniu i maju.

PRZYKŁAD 12

Ważne jakiekolwiek zmienne elementy

Krzysztof P. otrzymuje zmienne wynagrodzenie prowizyjne i zmienną miesięczną premię regulaminową. W maju korzystał z urlopu wypoczynkowego. Podstawę wynagrodzenia urlopowego stanowiło wynagrodzenie zmienne wypłacone w okresie luty - kwiecień. W lutym Krzysztof P. wypracował nadgodziny dobowe i otrzymał, oprócz prowizji i premii, wynagrodzenie oraz dodatek 50 proc. W marcu i w kwietniu nie pracował w godzinach nadliczbowych, ale otrzymał pozostałe zmienne składniki. Wobec tego podstawę urlopową należy ustalić, sumując wszystkie zmienne wynagrodzenia wypłacone we wskazanym okresie (premie, prowizje oraz wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe). Nie ma potrzeby cofania się np. do stycznia, by szukać wynagrodzenia za nadgodziny.

PRZYKŁAD 13

Wypoczynek w pierwszym miesiącu zatrudnienia

Magda D. została zatrudniona 1 czerwca 2012 r. Jest wynagradzana w systemie akordowym. Pod koniec czerwca, tj. 28 i 29, skorzysta z urlopu wypoczynkowego (16 godzin). Z uwagi na to, że do 27 czerwca zarobi 2045 zł, przepracowując 144 godziny, za urlop otrzyma 227,20 zł (2045 zł : 144 godz. = 14,20 zł; 14,20 zł x 16 godz. = 227,20 zł).

PRZYKŁAD 14

Istotna wypłata za czas faktycznie przepracowany

Jakub L. został zatrudniony 10 maja 2012 r. i w tym miesiącu otrzymał pensję zasadniczą (wynosi 4100 zł) w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu i zmienną premię regulaminową - 155 zł. W czerwcu jego premia wyniosła 385,20 zł. Załóżmy, że w lipcu skorzysta z 16 godzin (2 dni) urlopu wypoczynkowego. W przypadku stałego wynagrodzenia nie trzeba dokonywać żadnych obliczeń. To, że w 3-miesięcznym okresie poprzedzającym miesiąc wykorzystywania urlopu, czyli w maju, pracownik otrzymał niższą wypłatę ze względu na zatrudnienie w trakcie miesiąca, nie ma znaczenia. Oprócz stałego składnika wynagrodzenia Jakub L. otrzymuje również zmienne premie. W analizowanej sytuacji można uwzględnić tylko wypłacone w maju i czerwcu. Podstawa wymiaru wynosi 540,20 zł (155 zł + 385,20 zł). W celu ustalenia wysokości wynagrodzenia za urlop należy dokonać następujących obliczeń:

● 540,20 zł : 288 (liczba godzin przepracowanych w maju i czerwcu; 128 + 160) = 1,88 zł,

● 1,88 zł x 16 godzin (2 dni urlopu x 8 godzin) = 30,08 zł.

Za lipiec pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie w wysokości: 4100 zł + 30,08 zł + premia.

PRZYKŁAD 15

Przeciętna wysokość

Pracodawca wypłaca Waldemarowi K. stałe wynagrodzenie zasadnicze - 5500 zł oraz premie miesięczne w zróżnicowanej wysokości. Wraz z końcem maja rozwiązała się jego umowa o pracę na czas określony. Przysługuje mu ekwiwalent za 11 dni niewykorzystanego urlopu. Premie wypłacone w okresie luty, marzec, kwiecień wyniosły odpowiednio: 879 zł, 658 zł, 550 zł. Podstawę obliczenia ekwiwalentu stanowi średnia z premii, czyli 695,67 zł (2087 zł : 3) oraz płaca zasadnicza - 5500 zł, czyli łącznie 6195,67 zł.

PRZYKŁAD 16

Zasady uzupełniania

Umowa o pracę z Kamilem K. rozwiązuje się 30 czerwca. Będzie miał on prawo do ekwiwalentu pieniężnego za 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Jest wynagradzany stawką godzinową (16 zł/godzinę) oraz miesięczną prowizją zmienną uzależnioną od wyników sprzedaży. W okresie marzec - maj prowizje wynosiły odpowiednio: 790 zł, 1100 zł, 220 zł. W maju pracownik był na zwolnieniu lekarskim 15 dni (10 roboczych).

Zarobki Kamila K. w okresie od marca do maja wyniosły:

● w marcu - 2816 zł (16 zł x 176 godz.) + 790 zł = 3606 zł,

● w kwietniu - 2560 zł (16 zł x 160 godz.) + 1100 zł = 3660 zł,

● w maju - 1408 zł (16 zł x 88 godz. przepracowanych) + 220 zł = 1628 zł.

Faktycznie pracownik zarobił 8894 zł (3606 zł + 3660 zł + 1628 zł).

Trzymiesięczną podstawę do obliczenia ekwiwalentu należy uzupełnić o dni nieprzepracowane w maju. W tym miesiącu pracownik powinien przepracować 21 dni, a przepracował mniej, bo chorował. W celu uzupełnienia wynagrodzenia należy podzielić je przez liczbę dni pracy, za które zostało ono wypłacone, czyli przez 53 dni: 8894 zł : 53 dni (22 dni + 20 dni + 11 dni) = 167,81 zł.

Otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez liczbę dni pracy, jakie pracownik powinien przepracować w powyższym okresie zgodnie z normatywnym czasem pracy, czyli 63 dni: 167,81 zł x 63 dni (22 dni + 20 dni + 21 dni) = 10 572,03 zł. Następnie podstawę tę należy podzielić przez 3, aby otrzymać przeciętne miesięczne wynagrodzenie do obliczenia ekwiwalentu: 10 572,03 : 3 = 3524,01 zł.

PRZYKŁAD 17

Uwzględnienie premii kwartalnych

Marek D. otrzymuje stałe zasadnicze wynagrodzenie w wysokości 4000 zł oraz premie kwartalne uzależnione od wyników pracy. Jego umowa o pracę rozwiąże się 31 lipca, a nie wykorzysta on całego przysługującego mu urlopu. Pracodawca będzie musiał wypłacić ekwiwalent za 16 dni urlopu obliczonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w 2012 roku (7/12 z 26 dni). Za cztery kwartały poprzedzające miesiąc zwolnienia Marek D. otrzymał premie w kwotach: 1500 zł, 2100 zł, 1850 zł, 1500 zł, łącznie 6950 zł. Średnia premia z tego 12-miesięcznego okresu wynosi zatem 579,17 zł (6950 zł : 12). Podstawa ekwiwalentu to 4579,17 zł (4000 zł + 579,17 zł).

PRZYKŁAD 18

Rozliczenie uprawnionego do świadczenia

Pracodawca wypłacając ekwiwalent Markowi D., którego sytuacja była analizowana w przykładzie 17, musi opłacić składki do ZUS i zaliczkę na podatek. Za lipiec Marek D. otrzyma wynagrodzenie - 4000 zł oraz ekwiwalent za urlop w wysokości 3489,28 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek (PIT-2). Rozliczając pracownika, pracodawca musi dokonać poniższych obliczeń:

● podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - 7489,28 zł (4000 zł + 3489,28 zł),

● składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika - 1026,78 zł (7489,28 zł x 13,71 proc.),

● podstawa wymiaru składki zdrowotnej - 6462,50 zł (7489,28 zł - 1026,78 zł),

● składka zdrowotna przekazywana do ZUS - 581,63 zł (6462,50 zł x 9 proc.),

● składka zdrowotna do odliczenia od podatku - 500,84 zł (6462,50 zł x 7,75 proc.),

● podstawa opodatkowania - 7489,28 zł - 1026,78 zł - 111,25 zł = 6351,25 zł (po zaokrągleniu 6351 zł),

● zaliczka na podatek dochodowy - (6351 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 1096,85 zł,

● zaliczka na podatek do zapłaty do urzędu skarbowego - 1096,85 zł - 500,84 zł = 596,01 zł (po zaokrągleniu 596 zł).

Wynagrodzenie do wypłaty wynosi 5284,87 zł [7489,28 zł - (1026,78 zł + 581,63 zł + 596 zł)].

Krok po kroku

Jak obliczyć urlopowe

Trzeba pominąć wyłączenia wymienione w par. 6 rozporządzenia urlopowego (patrz: strona 5).

Nie można uwzględnić składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

W przypadku stałych składników przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc nie ma potrzeby dokonywania dodatkowych obliczeń.

Należy zsumować zmienne składniki wynagrodzenia z 3 lub najwyżej 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Ustalając liczbę godzin, trzeba uwzględnić faktycznie przepracowane w okresie, z którego ustalono podstawę wymiaru.

Krok po kroku

Jak obliczyć ekwiwalent

Należy uwzględnić wyłączenia takie jak przy wynagrodzeniu urlopowym wynikające z par. 6 rozporządzenia urlopowego (patrz: strona 5).

Trzeba dokonać podziału na składniki:

● określone w stałej stawce miesięcznej,

● zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc,

● zmienne przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Pierwszą grupę składników należy przyjąć w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Ze składników z drugiej grupy trzeba obliczyć średnią z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu.

Składniki za okresy dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania stosunku pracy pracownika (należy ustalić średnią z tego okresu).

W ten sposób ustalona zostaje podstawa wymiaru ekwiwalentu.

Zasady jego ustalania zostały przedstawione na stronach 7 i 8

Najpierw trzeba podzielić podstawę wymiaru przez wysokość aktualnego współczynnika. Następnie uzyskany wynik (dniówkę) należy podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika. Ostatnim krokiem jest pomnożenie otrzymanej stawki ekwiwalentu za jedną godzinę przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

@RY1@i02/2012/114/i02.2012.114.217000500.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 171, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).