Od kwatery dla pracownika trzeba naliczać składki ZUS

Pracodawca ma obowiązek co miesiąc opłacać za swoich pracowników składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, a także składki na fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz ewentualnie Fundusz Emerytur Pomostowych. Aby obliczyć te składki, musi ustalić podstawę ich wymiaru. W przypadku pracowników podstawę tę stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki są więc naliczane nie tylko od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi, ale także od świadczeń w naturze (chyba, że są one wyłączone z podstawy wymiaru składek na podstawie wskazanego wyżej rozporządzenia).

W czasie delegacji

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Od 1 marca 2013 r. zasady przyznawania tych świadczeń reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. nr 167).

Zgodnie z jego treścią pracownikowi, który odbywa podróż służbową (w kraju lub poza jego granicami), w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę, przysługują diety, a także zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom spoza sfery budżetowej i samorządowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Regulacje te nie mogą jednak przewidywać postanowień mniej korzystnych niż przepisy wskazanego wyżej rozporządzenia. Jeśli w danym zakładzie pracy przepisy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania i umowy o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, zatrudnionemu wysłanemu w taką podróż należą się świadczenia na podstawie i w wysokości określonej w rozporządzeniu z 29 marca 2013 r.

Zgodnie z rozporządzeniem

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (czyli 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za hotel, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (czyli obecnie 45 zł).

Również w przypadku podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla danego państwa (np. w przypadku Niemiec - 150 euro). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi należy się ryczałt w wysokości 25 proc. tego limitu.

Granice kwotowe

Przepisy dotyczące podróży służbowej obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej lub samorządowej mogą przewidywać świadczenia wyższe niż określone w rozporządzeniu. W takim przypadku od nadwyżki trzeba jednak opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i podatek dochodowy.

Powstanie przychodu

Inaczej sytuacja przedstawia się, gdy pracodawca udostępnia mieszkanie pracownikowi, który nie odbywa podróży służbowej. W takim przypadku pracownik uzyskuje przychód, co wiąże się z koniecznością opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wartość świadczenia

Zgodnie z par. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

wdla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

wdla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

wdla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych powyżej, w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

wdla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Najpierw należy więc ustalić, czy przepisy obowiązujące u danego pracodawcy określają wysokość ekwiwalentu, a gdy nie ma takich regulacji, należy obliczyć wartość tego świadczenia w zależności od rodzaju lokalu. [przykład 1]

Gdy mieszkanie zostaje udostępnione pracownikowi w trakcie miesiąca lub pracownik wyprowadza się z mieszkania w trakcie miesiąca, wartość świadczenia powinna być ustalona proporcjonalnie w stosunku do okresu, w którym pracownik w zamieszkiwał w tym lokalu.

Jeśli pracodawca udostępnia mieszkanie, w którym ma mieszkać równocześnie dwóch jego pracowników, wartość czynszu za to mieszkanie jest doliczana po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich.

Podany wyżej sposób ustalania wartości świadczenia polegającego na korzystaniu z mieszkania obowiązuje, gdy pracownikowi udostępniane jest mieszkanie, którego właścicielem jest pracodawca lub wynajęte przez pracodawcę. Jeśli zaś pracownik sam wynajmowałby mieszkanie, a pracodawca zwracałby mu koszty z tym związane, kwota otrzymywana przez pracownika jako zwrot kosztów najmu w całości stanowiłaby podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. [przykład 2]

Konsekwencje podatkowe

Koszty zakwaterowania w ramach podróży służbowej zwolnione są także od podatku dochodowego. Jednak jeśli zakwaterowanie nie jest związane z podróżą służbową, wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Od nadwyżki jest już naliczany podatek. Zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz niekorzystających z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. [przykład 3]

PRZYKŁAD 1

Czynsz do spółdzielni

Pracodawca wynajął w Warszawie mieszkanie, które ma status spółdzielczego, typu własnościowego. Płaci za nie właścicielowi czynsz w wysokości 1400 zł. Czynsz do spółdzielni mieszkaniowej za ten lokal wynosi 500 zł. Od 1 maja pracodawca udostępnił to mieszkanie pracownikowi. Zatrudniony otrzyma w maju wynagrodzenie w wysokości 4000 zł. Z uwagi na korzystanie z mieszkania składki na ubezpieczenia społeczne za maj powinny być jednak opłacone od kwoty 4500 zł.

PRZYKŁAD 2

Zawarcie umowy przez zatrudnionego

Pracownik wynajął mieszkanie, za które płaci co miesiąc 1500 zł. Kwota ta jest mu co miesiąc zwracana przez pracodawcę. W maju pracownik otrzyma od pracodawcy wynagrodzenie w wysokości 5000 zł oraz dodatkowo 1500 zł jako zwrot kosztów najmu. Składki na ubezpieczenia społeczne za maj powinny być w takim przypadku naliczone od kwoty 6500 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne - od tej kwoty pomniejszonej o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika.

PRZYKŁAD 3

Korzystanie z hotelu

Pracodawca zakwaterował pracownika w hotelu pracowniczym. W maju zapłaci z tego tytułu za zatrudnionego 600 zł. Wartość tego świadczenia do kwoty 500 zł jest zwolniona od podatku. Kwota 600 zł stanowi także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 15, par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Art. 21 pkt 16 i 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).