Jak rozliczać pracownicę, która wyszła za mąż za właściciela firmy i nadal pozostaje w stosunku pracy

Kobieta jest zatrudniona w firmie na umowę o pracę od 2 stycznia 2010 r. 12 stycznia 2013 r. wyszła za mąż za właściciela i uzyskała w ZUS status osoby współpracującej. Umowa o pracę nadal jednak trwa. Jej wynagrodzenie wynosi 3850 zł (podstawowe koszty uzysku, złożony PIT-2). Jak po ślubie rozliczać te przychody z podatku dochodowego - czy nadal jest to przychód ze stosunku pracy? Jak rozliczyć składki za styczeń, jeśli do 11 stycznia kobieta była traktowana przez ZUS jako pracownik, a od 12 stycznia jest osobą współpracującą?

W opisanym przypadku nie zmieni się źródło przychodów dla celów podatkowych, nadal będzie nim stosunek pracy. Wynagrodzenie należy więc rozliczać na ogólnych zasadach, czyli tak jak dochód z etatu, a zaliczki pobierać z zastosowaniem pracowniczych miesięcznych kosztów uzysku oraz kwoty zmniejszającej podatek. Wyjątek w obliczaniu miesięcznych zaliczek dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Z uwagi, że są one w całości finansowane przez przedsiębiorcę, z którym żona współpracuje, to nie mogą być odliczane od dochodu ze stosunku pracy ani od zaliczek na podatek (składki zdrowotne). Zaliczki pracownicze należy więc ustalać bez uwzględniania składek na ZUS.

Osoba współpracująca

Z punktu widzenia ubezpieczeń społecznych odrębną kategorią ubezpieczonych są osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność. Innymi słowy, taka współpraca jest tytułem do ubezpieczeń społecznych oraz do zdrowotnego. Pojęcie osoby współpracującej jest zdefiniowane w art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Jest nią małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzic, macocha i ojczym oraz osoba przysposabiająca, jeżeli pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności. Powyższa definicja osoby współpracującej nie ma zastosowania do osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Członek rodziny jest traktowany jak osoba współpracująca, jeżeli:

wwzajemna kooperacja przynosi korzyści, przychody w wyższym wymiarze niż gdyby tej współpracy nie było - nie stanowi współpracy jedynie okazjonalna, sporadyczna pomoc w firmie np. w razie choroby właściciela czy jego wyjazdu;

Sąd Najwyższy w wyroku z 6 stycznia 2009 r. (II UK 134/08, OSNP 2010/13-14/170) orzekł, że cechami konstytutywnymi pojęcia "współpraca przy działalności gospodarczej", o której mowa w art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są występujące łącznie:

- istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, które nie mogą mieć charakteru wtórnego,

- bezpośredni związek z przedmiotem działalności gospodarczej,

- systematyczność, stabilność i zorganizowanie,

- znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.

wprowadzi z właścicielem wspólne gospodarstwo domowe - polega to na wspólnym pokrywaniu wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania, zaspokajaniu bytu rodziny, wychowywaniu dzieci.

Cechami charakterystycznymi dla prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego mogą być udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, niezarobkowanie i pozostawanie w związku z tym na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą się gospodarstwo domowe prowadzi, a wszystko to dodatkowo uzupełnione cechami stałości, które tego typu sytuację charakteryzują (wyrok Sądu Najwyższego z 2 lutego 1996 r., II URN 56/95).

Zmiana tytułu do ubezpieczeń

W przedstawionym stanie faktycznym pracownica dotąd zatrudniona na umowę o pracę wyszła za mąż za szefa. Jeżeli spełniła kryteria dla osoby współpracującej (dalej wykonuje pracę, prowadzi z mężem przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe), to dla celów ubezpieczeniowych zmieniła tytuł z pracownika na osobę współpracującą (art. 8 ust. 2 ustawy systemowej). Od dnia podjęcia tej współpracy powinna zostać wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jako pracownica i zgłoszona ponownie jako osoba współpracująca, z kodem 05 11 XX.

Z prawnego punktu widzenia możliwe jest zawieranie umów o pracę, w których stronami są członkowie rodziny, małżonkowie. Zatem, zawarta w przeszłości umowa o pracę po ślubie nie musi być rozwiązana. Dalej pracodawca ma wobec pracownika te same obowiązki. Zmienią się jedynie schemat ubezpieczeń, zasady finansowania składek oraz obliczanie zaliczek na podatek od dochodu z etatu.

Inaczej jest w przypadku, gdy osoba prowadzi działalność w formie spółki osobowej, np. cywilnej, jawnej, i pracę w tej spółce podejmuje jej małżonek (członek rodziny jednego ze wspólników). Pracodawcą jest tu spółka, a nie bezpośrednio małżonek wspólnik. Zatrudniony podlega więc pracowniczym ubezpieczeniom, a nie jak osoba współpracująca.

Przychód z umowy o pracę

Osoba współpracująca nie osiąga dochodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza. W relacji pracodawca - pracownik ten drugi rozliczany jest z podatku dochodowego według źródła przychodów, czyli ze stosunku pracy.

Osoba prowadząca działalność (pracodawca) ma obowiązek pełnić funkcję płatnika, pobierać zaliczki na podatek dochodowy od dochodu ze stosunku pracy na zasadach ogólnych, tak jak w przypadku obcych pracobiorców (z wyjątkiem odliczania składek, o czym mowa niżej). Potem, po zakończeniu roku podatkowego, należy wystawić pracownikowi imienną informację PIT-11.

Obliczanie miesięcznych zaliczek

Małżonka zatrudnionego na etat, będącego z punktu widzenia ubezpieczeń osobą współpracującą, trzeba co miesiąc rozliczać z podatku według nieco zmodyfikowanych zasad, jakie wyznacza art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawy o pdof). Według tego przepisu miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy płatnik nalicza od osiągniętego przez pracownika dochodu, a więc przychodu ze stosunku pracy pomniejszonego o miesięczne, kwotowe koszty uzyskania przychodów (lub koszty autorskie 50 proc.) oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalną, rentową, chorobową). Obliczoną w ten sposób zaliczkę pomniejsza się o składkę zdrowotną według określonych w przepisach zasad. Chodzi tu o składki potrącane przez pracodawcę z dochodu pracownika.

W przypadku osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (dobrowolne) i wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne oblicza, odprowadza i finansuje w całości z własnych środków osoba prowadząca działalność. W związku z tym, pracodawca, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od wypłaconego osobie współpracującej wynagrodzenia, nie pomniejsza dochodu o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, a zaliczki o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Nie zostały one bowiem pobrane ze środków tej osoby. Zaliczkę należy więc obliczyć od dochodu tzn. przychodu brutto pomniejszonego tylko o pracownicze, miesięczne koszty uzyskania przychodów. Dodatkowo, jeśli pracownik złożył oświadczenie PIT-2, płatnik pomniejsza zaliczkę o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca jest obowiązany wystawić pracownikowi - małżonkowi - informację PIT-11 na ogólnych zasadach z tym wyjątkiem, że pola dotyczące pobranych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pozostawia puste.

Reasumując, zaliczkę na podatek za dany miesiąc, od wynagrodzenia małżonki - osoby współpracującej z prowadzącym działalność - oblicza się w następujący sposób:

Trzeba ustalić kwotę przychodu osiągniętego w tym miesiącu, zaliczonego do przychodów ze stosunku pracy.

Należy pomniejszyć przychód o zryczałtowane miesięczne koszty uzyskania przychodów.

. Trzeba zastosować do dochodu stawkę podatku według tabeli skali podatkowej (18 proc. albo 32 proc. - w przypadku przekroczenia górnej granicy progu podatkowego).

Otrzymaną zaliczkę należy obniżyć o kwotę zmniejszającą podatek (zaokrąglić ją do pełnych złotych).

W przedstawionym na wstępie stanie faktycznym pracownica stała się osobą współpracującą 12 stycznia i z tym dniem została zgłoszona do ubezpieczeń z kodem 05 11 XX. Wobec tego za okres od 1 do 11 stycznia trzeba ustalić jej składki ze stosunku pracy, od wynagrodzenia proporcjonalnie zmniejszonego. Z kolei za okres od 12 do 31 stycznia składki będą opłacane z tytułu współpracy.

Wysokość wynagrodzenia trzeba podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca stycznia i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu, z tytułu etatu (3850 zł : 31 dni x 11 dni = 1366,13 zł). Składki na ubezpieczenia społeczne należne od tej kwoty to 187,29 zł, a zdrowotna - 106,10 zł [(1366,13 zł - 187,29 zł) x 9 proc.]. Do odliczenia od zaliczki na podatek pozostanie 91,36 zł z tytułu składki zdrowotnej (7,75 proc.). Oczywiście przy obliczaniu wynagrodzenia styczniowego trzeba będzie pracownicy potrącić naliczone składki (patrz: tabela - lista płac).

Składki odlicza przedsiębiorca

Za osobę współpracującą składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, w całości z własnych środków opłaca osoba prowadząca działalność. Ma więc prawo je sobie odpowiednio odliczyć. Podstawę obliczenia podatku, co do zasady, stanowi dochód, po odliczeniu kwot składek określonych w ustawie systemowej, zapłaconych w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących (art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o pdof). Wydatki na powyższe cele podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym lub od dochodu na podstawie ustawy o podatku tonażowym albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Z kolei podatek dochodowy w pierwszej kolejności ulega obniżeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w ustawie zdrowotnej, opłaconej w roku podatkowym bezpośrednio przez podatnika zgodnie z przepisami tej ustawy. A ona wskazuje, że za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność składkę zdrowotną oblicza, odprowadza i finansuje ze środków własnych osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Zatem zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę zdrowotną odlicza odpowiednio od swojego dochodu i podatku osoba prowadząca działalność gospodarczą. Składki na Fundusz Pracy podlegają wyłącznie zaliczeniu w koszty uzyskania przychodów, natomiast w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne - zamiast odliczenia od dochodu - również można wybrać wliczanie ich bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, po zapłacie do ZUS.

Lista płac za styczeń 2013 roku

Przychód	3850 zł	3850 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	187,29 zł	podstawa wymiaru - 1366,13 zł składka emerytalna - 1366,13 zł x 9,76 proc. = 133,33 zł składka rentowa - 1366,13 zł x 1,5 proc. = 20,49 zł składka chorobowa - 1366,13 zł x 2,45 proc. = 33,47 zł suma składek - 187,29 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	106,10 zł 91,36 zł	- podstawa wymiaru - 1178, 84 zł (1366,13 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 187,29 zł) 1178,84 zł x 9 proc. = 106,10 1178,84 x 7,75 proc. = 91,36 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	501 zł	przychód do opodatkowania - 3850 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 3551 zł [3850 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 187,29 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - zaliczka do US - 501 zł [(3551 zł x 18 proc.) - 46,33 zł - 91,36 zł = 501,49 zł]
Kwota do wypłaty	3055,61 zł	3850 zł - (187,29 zł - 106,10 zł - 501 zł)

@RY1@i02/2013/017/i02.2013.017.217001000.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 pkt 1, pkt 5, art. 8 ust. 1, art. 8 ust. 2, art. 8 ust. 2a, art. 8 ust. 11, art. 16 ust. 5a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1, art. 32, art. 39 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. Z 2012 r., poz. 361 późn. zm.).

Art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c), art. 85 ust. 14 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.)

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).