Jak rozliczyć dofinansowanie posiłków

@RY1@i02/2014/225/i02.2014.225.217000600.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Tak, będzie tu przysługiwało zwolnienie, ale tylko ze składek na ZUS i do limitu miesięcznego wynoszącego 190 zł. Nadwyżka ponad tę kwotę, tj. w podanym przypadku 13 zł, podlega oskładkowaniu.

Wszystko przychodem

Zapewnienie pracownikom wyżywienia jest dla nich przychodem pochodzącym ze źródła jakim jest stosunek pracy. Przychodami są tu bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychód powstaje nawet wówczas, gdy pracodawca ma ustawowy obowiązek zagwarantowania pracownikowi określonych świadczeń, np. posiłków profilaktycznych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (dla pracowników pracujących w warunkach szczególnie uciążliwych), czy pokrycia kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych (wypłata diet bądź zapewnienie posiłków).

A co z ZUS

Jednak powstanie przychodu nie zawsze wiąże się z zapłatą podatku dochodowego i składek na ZUS. Niektóre pozycje są objęte zwolnieniem z tych danin. Przywołane, przykładowe należności akurat z takiej ulgi korzystają. Jednak nie dotyczy to wyżywienia, które pracodawca finansuje pracownikom jako dodatkowy profit z zatrudnienia. Jest to przychód w sensie podatkowym i ze względu na brak stosownego przepisu, który by zwalniał takie świadczenia z podatku PIT, podlega doliczeniu do innych przychodów z pracy i opodatkowaniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem przychodów zwolnionych. Z podstawy wymiaru wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł. Zatem, oprócz obowiązkowych posiłków regeneracyjnych (bhp) czy diet delegacyjnych, poza podstawą składkową znajdują się również posiłki o charakterze fakultatywnym.

Pracodawca może wybrać formę i miejsce konsumpcji posiłków. Przez udostępnienie pracownikom posiłków rozumie się bowiem nie tylko fizyczną możliwość zjedzenia dania na miejscu (na terenie zakładu pracy), ale także np. przekazanie bonów, kuponów, karnetów żywieniowych, na podstawie których można dokonać konsumpcji w różnych placówkach gastronomicznych.

Warunkiem zwolnienia wartości posiłków udostępnianych przez pracodawcę - do 190 zł miesięcznie jest więc ich spożywanie w naturze, bez możliwości zamiany czy zastąpienia jedzenia pieniądzem. Jeśli przykładowo regulamin wynagradzania dopuszcza wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w razie pominięcia posiłku czy niezrealizowania bonu, to wartość posiłków, w tym równoważnika pieniężnego, podlega obłożeniu składkami na ZUS.

Nie jako ekwiwalent

W opisanym przypadku pracownik otrzymuje dofinansowanie posiłków spożywanych w pobliskim barze. Zatem, mimo że są to pieniądze, nie można traktować ich jak ekwiwalentu. Pracownik otrzymuje bowiem określoną kwotę faktycznie przeznaczoną na posiłki. Innymi słowy, pieniądz nie zastępuje tu jedzenia. Jeżeli kwota dofinansowania przekroczy miesięcznie limit 190 zł, to nadwyżka podlega oskładkowaniu. W listopadzie próg został przekroczony o 13 zł (203 zł - 190 zł), co skutkuje wliczeniem tej kwoty do podstawy składkowej.

Lista płac za listopad (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek, wynagrodzenie 2980 zł)

	3183 zł	(2980 zł + 203 zł)
	410,35 zł	l podstawa wymiaru - 2993 zł (2980 zł + 13 zł) l składka emerytalna - 2993 zł x 9,76 proc. = 292,12 zł l składka rentowa - 2993 zł x 1,5 proc. = 44,90 zł l składka chorobowa - 2993 zł x 2,45 proc. = 73,33 zł l łączna kwota składek - 410,35 zł
	232,44 zł 200,16 zł	- podstawa wymiaru (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne) - 2582,65 zł (2993 zł - 410,35 zł) 2582,65 zł x 9 proc. = 232,44 zł 2582,65 zł x 7,75 proc. = 200,16 zł
	232 zł	Przychód do opodatkowania - 3183 zł - podstawa opodatkowania po zaokrągleniu - 2661 zł [3183 zł (przychód) - 111,25 zł - 410,35 zł (składki ZUS)] - zaliczka do US - 232 zł (2661 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 432,65 zł (zaliczka na podatek) - 200,16 zł (składka zdrowotna) = 232,49 zł
	2308,21 zł	3183 zł - (410,35 zł + 232,44 zł + 232 zł)

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).