Pracodawca rozlicza składki, których nie wpłaca do ZUS, za pracownika na urlopie wychowawczym lub zasiłku macierzyńskim

Pracodawcy zobowiązani są do rozliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby, którym udzielili urlopu macierzyńskiego, jeżeli wypłacają im zasiłki macierzyńskie. Gdy zasiłek macierzyński wypłaca ZUS (bo płatnik nie jest do tego uprawniony, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych), to na nim ciąży obowiązek złożenia dokumentów i rozliczenia składek.

Wyjaśnić trzeba, że prawo do zasiłku macierzyńskiego przysługuje nie tylko pracownikom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo, ale także innym osobom, które przystąpią do tego ubezpieczenia dobrowolnie, np. zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia czy też prowadzącym własną działalność. Ubezpieczeni dobrowolnie nie mogą nabyć prawa do urlopu macierzyńskiego, ale przysługują im świadczenia w razie macierzyństwa.

Ubezpieczenie w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego

Od 1 września 2009 r. każda osoba pobierająca zasiłek macierzyński bezwarunkowo obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Do końca sierpnia 2009 r. podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie miała ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń. Z uwagi na tę zmianę od 1 września 2009 r. osoby pobierające zasiłek macierzyński nie muszą informować płatnika składek o prawie do emerytury lub renty bądź innym tytule do ubezpieczeń. Płatnik zobowiązany jest bowiem do wykazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 00) za każdą osobę, której będzie wypłacał zasiłek macierzyński.

Przeanalizujmy powyższe na podstawie następującego stanu faktycznego: Małgorzata N. od 13 lipca 2009 r. przebywa na urlopie macierzyńskim. Złożyła pracodawcy, który wypłaca jej zasiłek, oświadczenie, iż równocześnie prowadzi działalność gospodarczą. Małgorzata N. do 31 sierpnia 2009 r. nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego, gdyż miała inny tytuł do ubezpieczeń (prowadzenie działalności gospodarczej). W lipcu i w sierpniu płatnik nie wykazywał za nią składek z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Sytuacja uległa zmianie od 1 września 2009 r. Od tego dnia tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych stanowi pobieranie zasiłku macierzyńskiego. Natomiast z tytułu działalności ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne. Małgorzata N. powinna złożyć druk ZUS ZWUA i z działalności wyrejestrować się z obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, wpisując w pole data ustania ubezpieczeń 1 września 2009 r. Z tą samą datą musi z tytułu działalności zgłosić się na druku ZUS ZAA do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Zaznaczyć trzeba, że mimo iż w okresie od 13 lipca do 31 sierpnia 2009 r. ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu prowadzonej działalności były dla Małgorzaty N. obowiązkowe, nie musi opłacać składek. 1 września 2009 r. weszła bowiem w życie nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którą na wniosek osoby prowadzącej działalność w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego należności składowe z tytułu działalności zostaną umorzone. Zaznaczyć trzeba, że nawet wówczas gdy Małgorzata N. złoży wniosek o umorzenie należności, za lipiec i sierpień powinna złożyć deklarację ZUS DRA z wykazanymi kwotami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z działalności.

Wyjaśnić trzeba, że osoby pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają pozostałym ubezpieczeniom społecznym, czyli ubezpieczeniu wypadkowemu i chorobowemu (dotyczy to także osób przebywających na urlopie wychowawczym).

Płatnicy muszą pamiętać, iż nowe zasady podlegania ubezpieczeniom trzeba stosować do zasiłków macierzyńskich wypłacanych za okres od 1 września 2009 r. Jeśli zatem płatnik we wrześniu będzie wypłacał zasiłek macierzyński należny za okres do 31 sierpnia, to od kwoty zasiłku powinien naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko wówczas, gdy uprawniony do zasiłku nie miał ustalonego prawa do emerytury, renty oraz innych tytułów do ubezpieczeń.

Marzena M. ma ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy i równocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na 1/4 etatu. Od 16 sierpnia 2009 r. pobiera zasiłek macierzyński, do którego prawo nabyła z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Do 31 sierpnia 2009 r. z uwagi na ustalone prawo do renty z tytułu zasiłku macierzyńskiego nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Od 1 września 2009 r. pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi dla niej tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Agnieszka D. od 5 sierpnia 2009 r. przebywa na urlopie macierzyńskim. Równocześnie prowadzi wraz z mężem działalność gospodarczą. Zasiłek macierzyński za sierpień został jej wypłacony przez pracodawcę 10 września. W związku z tym, iż zasiłek wypłacony we wrześniu dotyczy sierpnia, a Agnieszka D. w sierpniu nie spełniała warunków do podlegania ubezpieczeniom z tytułu zasiłku, gdyż miała inny tytuł do ubezpieczeń, nie należy wykazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłaconego zasiłku. Składki od kwoty wypłaconego zasiłku muszą być wykazywane począwszy od zasiłku macierzyńskiego należnego za wrzesień i kolejne miesiące.

Magda D. od 12 sierpnia 2009 r. otrzymuje od pracodawcy zasiłek macierzyński. Pracodawca wykazuje za nią składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tego tytułu. We wrześniu Magda D. zawarła z pracodawcą, który wypłaca jej zasiłek macierzyński, umowę zlecenia. Pomimo zawarcia umowy zlecenia Magda D. w dalszym ciągu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Z umowy zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dla niej dobrowolne, a obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne. Gdy Magda D. nie złoży wniosku o dobrowolne podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, z umowy zlecenia powinna zostać zgłoszona wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zasiłek macierzyński i inny tytuł do ubezpieczeń społecznych

Od 1 września 2009 r. osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego jednocześnie:

● wykonuje pracę nakładczą,

● wykonuje pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

● prowadzi pozarolniczą działalność lub współpracuje przy wykonywaniu działalności,

● wykonuje odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

● jest duchownym,

- obowiązkowo podlega ubezpieczeniom z zasiłku macierzyńskiego, a z tytułów wymienionych wyżej może przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Zgodnie z przedstawioną wyżej zasadą, wynikającą z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, od 1 września 2009 r. osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego wykonuje umowę zlecenia (zawartą z własnym lub innym pracodawcą), podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego, a z umowy zlecenia ubezpieczenia są dobrowolne. W stanie prawnym obowiązującym do 31 sierpnia 2009 r. zleceniobiorca podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom. Obecnie również osoba, która w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego zdecyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej, z działalności będzie podlegała dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń będzie zasiłek macierzyński.

Zmiana zasad podlegania ubezpieczeniom nie dotyczy umowy o dzieło. Umowa o dzieło wykonywana w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego (nawet zawarta z własnym pracodawcą) zarówno do 31 sierpnia 2009 r., jak i po tej dacie nie stanowi bowiem tytułu do ubezpieczeń.

W myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych od 1 września 2009 r. pracownik, członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych oraz funkcjonariusz Służby Celnej, który jednocześnie będzie spełniał warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obydwu tytułów. W okresie do 31 sierpnia osoba znajdująca się w takiej sytuacji podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznych tylko jako pracownik, członek spółdzielni lub funkcjonariusz Służby Celnej.

Może zdarzyć się sytuacja, że ubezpieczony pobiera równocześnie dwa lub więcej zasiłków macierzyńskich. Gdy przykładowo kobieta jest równocześnie zatrudniona na podstawie dwóch umów o pracę i rodzi dziecko, nabywa prawo do dwóch zasiłków macierzyńskich. W takiej sytuacji zarówno do 31 sierpnia, jak i od 1 września 2009 r. będzie ona podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania każdego z tych zasiłków. Prawo do dwóch zasiłków może przysługiwać również osobie, która była zatrudniona na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia. Jeżeli wynagrodzenie z umowy o pracę było niższe niż minimalne, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegała zarówno z umowy o pracę, jak i umowy zlecenia. Gdy z umowy zlecenia przystąpiła do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i urodzi dziecko, nabędzie prawo do dwóch zasiłków (jeden będzie wypłacany z tytułu z umowy o pracę, drugi z umowy zlecenia). Z każdego z nich będzie obowiązkowo podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Obowiązki zgłoszeniowe i rozliczeniowe płatnika

Podkreślić trzeba, że prawo do zasiłków macierzyńskich ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

● płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,

● Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

- ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

- ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

- ubezpieczonym będącym duchownymi,

- osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

- ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Płatnicy nie sporządzają zgłoszenia do ubezpieczeń osób pobierających zasiłki macierzyńskie na formularzach ZUS ZUA, ponieważ wykazanie osoby ubezpieczonej w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 40 XX jest traktowane jako zgłoszenie do ubezpieczeń. Nie dokonują również wyrejestrowania takiej osoby z dotychczasowego tytułu, z którego nabyła ona prawo do zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, że przykładowo osoba która nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego z umowy o pracę nie jest wyrejestrowywana z ubezpieczeń społecznych jako pracownik.

Podkreślić trzeba, że płatnik zasiłku macierzyńskiego wykazuje tylko należne składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych. Nie dokonuje natomiast żadnych potrąceń z tytułu składek ani wpłat składek do ZUS.

@RY1@i02/2009/187/i02.2009.187.168.0005.001.jpg@RY2@

Dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane przez płatnika ZUS

Imienne raporty miesięczne w czasie pobierania świadczenia

Jeśli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest pracodawca musi on za osoby pobierające ten zasiłek co miesiąc sporządzać następujące raporty:

● ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia właściwym dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę (01 10 XX) oraz z kodem świadczenia/przerwy 311 (raport ten jest sporządzany za miesiąc, w którym zasiłek macierzyński został wypłacony; jeżeli w danym miesiącu zasiłek nie został wypłacony raportu za ten miesiąc nie sporządza się),

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 12 40 XX, w którym wykazuje składki naliczone od kwoty wypłaconego zasiłku (gdy w danym miesiącu zasiłek nie został wypłacony, to za ten miesiąc należy złożyć raport z zerowymi podstawami wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe), oraz ewentualnie

● ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia, z którego osoba nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego - w przypadku pracowników 01 10 XX, jeżeli za część miesiąca osoba ta miała również wypłacone przychody ze stosunku pracy.

Z powyższego wynika, że złożenie kompletu dokumentów za daną osobę z kodem tytułu ubezpieczenia osoby pobierającej zasiłek macierzyński (12 40 XX) nie zwalnia płatnika od złożenia za tę osobę imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z tytułu którego nabyła prawo do zasiłku, np. z umowy o pracę.

Sylwia K. od 1 czerwca 2009 r. przebywa na urlopie macierzyńskim i pobiera zasiłek macierzyński. Od 1 sierpnia podjęła zatrudnienie (u innego pracodawcy) na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu. Od 1 do 31 sierpnia 2009 r. Sylwia K. podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym wyłącznie z umowy o pracę. Natomiast od 1 września 2009 r. podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego i ze stosunku pracy.

Joanna K. jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. 14 września 2009 r. urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. 30 września otrzyma wynagrodzenie w wysokości 1,5 tys. zł oraz zasiłek macierzyński w wysokości 1,4 tys. zł. W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego będzie obowiązkowo podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z zasiłku macierzyńskiego. Za wrzesień płatnik składek powinien złożyć za nią do ZUS następujące dokumenty:

● ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, w którym wykaże okres od 14-30 września, jako okres przerwy w opłacaniu składek, kwotę zasiłku 1,4 tys. zł i kod świadczenia przerwy 311,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 XX, w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wykaże kwotę 1,4 tys. zł i od kwoty tej naliczy składki na te ubezpieczenia,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykaże kwotę 1,5 tys. zł i od tej podstawy naliczy składki na ubezpieczenia społeczne, a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne kwotę 1294,35 zł (1500 x 13,71 proc. = 205,65, 1500 zł - 205,65 zł = 1294,35).

Monika B. w maju 2009 r. osiągnęła kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek i pracodawca nie wykazuje już za nią składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. 25 sierpnia Monika B. urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński wypłaca jej pracodawca. Rozliczając składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik musi pamiętać, iż Monika B. osiągnęła w 2009 roku kwotę rocznego ograniczenia podstawy. W składanych za nią raportach ZUS RCA z kodem 12 40 XX płatnik musi zatem wykazywać zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Obliczanie i wykazywanie składek od kwoty zasiłku

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Od tej kwoty płatnik wykazuje składki na ubezpieczenia emerytalne (19,52 proc.) i na ubezpieczenie rentowe (6 proc.). Jeżeli w danym miesiącu osoba nie otrzymała zasiłku macierzyńskiego, gdyż na przykład urodziła dziecko 20 września, a zasiłek macierzyński za wrzesień zostanie jej wypłacony w październiku, to za wrzesień płatnik musi złoży za nią raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 40 XX, w którym wykaże zerową podstawę wymiaru i zerowe kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki od zasiłku za wrzesień wypłaconego w październiku powinny być wykazane w raporcie składanym za październik.

Należy pamiętać, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona i w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2009 r. jest to kwota 95 790 zł). Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczy wszystkich tytułów do ubezpieczeń w danym roku kalendarzowym (w tym również pobierania zasiłku macierzyńskiego).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III. B IV. B. w polu 04. Natomiast składki należy wykazać w bloku III. B w polu 11 (kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez płatnika) i w bloku III. B, w polu 12 (kwota składki na ubezpieczenia rentowe finansowana przez płatnika). Następnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zsumowane z raportów ZUS RCA należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV polu 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa).

Podkreślić trzeba, że płatnicy składek sporządzają dokumenty rozliczeniowe za osoby, którym wypłacają zasiłki macierzyński, w których wykazują należne składki. Płatnicy nie dokonują natomiast wpłat składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za te osoby. Składki te są bowiem finansowane z budżetu państwa.

Ubezpieczenie korzystającego z urlopu wychowawczego

Urlop wychowawczy stanowi odrębny od umowy o pracę tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Oczywiście, aby przebywać na urlopie wychowawczym, trzeba mieć status pracownika. W okresie tym jednak osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, a nie jako pracownik.

Osoba korzystająca z urlopu wychowawczego podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu, ale tylko wówczas gdy nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń społecznych. Gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, podlega obowiązkowo również ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podkreślić trzeba, że nowe zasady dotyczące podlegania ubezpieczeniom, które obowiązują od 1 września 2009 r., dotyczą wyłącznie osób pobierających zasiłki macierzyńskie. Nie dotyczą one osób przebywających na urlopie wychowawczym. Oznacza to, że nadal osoba korzystająca z urlopu wychowawczego musi przekazywać płatnikowi informację o prawie do emerytury lub renty oraz innych tytułach do ubezpieczeń.

Może zdarzyć się, że pracownica korzysta jednocześnie z urlopów wychowawczych udzielonych przez dwóch pracodawców. Wówczas podlega ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na wybranym przez nią, jednym urlopie wychowawczym. Powinna poinformować jednego z płatników, aby wykazywał za nią składki z tytułu urlopu, a drugiego, aby tego nie robił.

Gdy w okresie trwania urlopu wychowawczego kobieta urodzi dziecko i nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Nie powinny być za nią wówczas wykazywane składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Dopiero po upływie okresu zasiłkowego będzie podlegała ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego, jeśli oczywiście będzie korzystała z tego urlopu.

Skutki podjęcia pracy zarobkowej w czasie urlopu

Jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym osoba podejmuje dodatkowe zatrudnienie na przykład na podstawie umowy zlecenia, wówczas w czasie wykonywania tej umowy nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z urlopu wychowawczego. W okresie tym podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z umowy zlecenia. Również w sytuacji, gdy przebywający na urlopie wychowawczym rozpocznie prowadzenie działalności gospodarczej, to od dnia rozpoczęcia jej prowadzenia nie podlega już ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z urlopu wychowawczego. Obowiązkowo podlega ubezpieczeniom z tytułu prowadzonej działalności.

Zaznaczyć jednak trzeba, że na podleganie ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego nie ma wpływu wykonywanie w okresie korzystania z niego umowy o dzieło (dotyczy to także umowy z własnym pracownikiem). Umowa ta nie stanowi bowiem samoistnego tytułu do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli więc osoba przebywająca na urlopie wychowawczym będzie tym okresie wykonywała pracę na podstawie umowy o dzieło, to w dalszym ciągu będzie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tytułu urlopu. O podjęciu takiego zatrudnienia nie musi więc informować pracodawcy, który udzielił jej urlopu.

Obowiązki rozliczeniowe wobec ZUS pracodawcy płatnika

Obowiązek rozliczania składek za osoby przebywające na urlopach wychowawczych dotyczy wszystkich płatników składek, którzy udzielili swoim pracownikom tych urlopów. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopach wychowawczych dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA (gdy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Płatnicy składek nie przekazują do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń na drukach ZUS ZUA, ZUS ZZA, gdyż wykazanie osoby ubezpieczonej na druku ZUS RCA albo ZUS RZA jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Trzeba także pamiętać, że nie należy wyrejestrowywać osób przebywających na urlopach wychowawczych z dotychczasowego tytułu do ubezpieczeń. Oznacza to, że w związku z przebywaniem danej osoby na urlopie wychowawczym nie dokonuje się wyrejestrowania jej z ubezpieczeń z umowy o pracę.

Pracodawca musi składać za osobę, której udzielił urlopu wychowawczego, raport miesięczny ZUS RSA o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z umowy o pracę. Raport ten musi złożyć z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 XX, wykazać w nim okres urlopu, a w pole kod świadczenia/przerwy wpisać 121 (urlop wychowawczy).

Podkreślić trzeba, że płatnicy muszą wykazać należne składki w dokumentach rozliczeniowych. Nie dokonują natomiast wpłat składek, gdyż są one finansowane z budżetu państwa.

Kwota minimalnego wynagrodzenia podstawą wymiaru składek

Od 1 stycznia 2009 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia (w 2009 roku wynosi ono 1276 zł). Do 31 grudnia 2008 r. podstawę wymiaru stanowiła kwota świadczenia pielęgnacyjnego.

Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, stosuje się zasadę proporcjonalnego jej zmniejszania. Za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie lub ustanie obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym i ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca, kwotę podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Przeanalizujmy zasadę zmniejszania podstawy wymiaru na podstawie następującego stanu faktycznego: Marta K. od 22 sierpnia 2009 r. przebywa na urlopie wychowawczym i spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tego tytułu. Za sierpień płatnik z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym musiał naliczyć za nią składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne od podstawy wynoszącej 411,61 zł (1276 zł : 31 dni x 10 dni). Składka na ubezpieczenie emerytalne wyniosła 80,35 zł (411,61 zł x 19,52 proc.), a na ubezpieczenie rentowe - 24,70 zł (420 zł x 6 proc.). Z uwagi, że składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna (o czym piszemy niżej) płatnik musiał naliczyć ją od podstawy wynoszącej 420 zł (kwoty świadczenia pielęgnacyjnego). Składka wyniosła 37,80 zł (420 zł x 9 proc.). Za wrzesień 2009 r. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny być naliczone od 1276 zł, a na zdrowotne od podstawy 420 zł. Za wrzesień płatnik powinien złożyć za Martę K. następujące dokumenty rozliczeniowe:

● raport ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 00, w którym wykaże okres od 1 do 30 września 2009 r., tj. okres przerwy w opłacaniu składek z umowy o pracę z powodu przebywania na urlopie wychowawczym i kod świadczenia przerwy 121 (urlop wychowawczy),

● raport ZUS RCA z kodem 12 11 00 (urlop wychowawczy), w którym w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik wykaże 1276 zł i od tej podstawy płatnik naliczy składkę na ubezpieczenia emerytalne 249,08 zł (1276 zł x 19,52 proc.), rentowe 76,56 zł (1276 zł x 6 proc.), a w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 420 zł i od tej podstawy płatnik naliczy składkę na ubezpieczenie zdrowotne 37,80 zł (420 zł x 9 proc.).

Przykład: Zmiana tytułu do ubezpieczeń wskutek urodzenia dziecka

Anna D. przebywa na urlopie wychowawczym i podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu. W okresie korzystania z tego urlopu 12 września urodziła dziecko i tym samym nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński za wrzesień zostanie wypłacony w październiku. W okresie od 1 do 11 września Anna D. podlega ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, a od 12 do 30 września z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Za wrzesień 2009 r. pracodawca powinien złożyć za nią następujące dokumenty rozliczeniowe:

● ZUS RSA z kodem pracowniczym 01 10 00, w którym wykaże okres od 1 do 11 września jako okres przerwy w opłacaniu składek z powodu urlopu wychowawczego i kod świadczenia/przerwy 121,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń urlopu wychowawczego 12 11 00, w którym naliczy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wynoszącej 467,87 zł (1276 zł : 30 dni x 11 dni), a składkę na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy wynoszącej 420 zł,

● ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń zasiłku macierzyńskiego 12 40 00, w którym w podstawie wymiaru składek wpisze 0, gdyż zasiłek macierzyński we wrześniu nie zostanie wypłacony.

Anita B. od stycznia 2008 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Poinformowała swojego pracodawcę, składając stosowne oświadczenie na piśmie, iż spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tytułu przebywania na urlopie. 10 września 2009 r. Anita B. została wybrana na członka rady nadzorczej w spółdzielni mieszkaniowej. Powinna poinformować o tym swojego pracodawcę, gdyż pełnienie obowiązków członka rady nadzorczej stanowi tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Zatem od 10 września 2009 r. przebywanie na urlopie wychowawczym nie stanowi tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak z uwagi na to, że składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna, w raporcie RCA z kodem 12 11 XX składanym za wrzesień pracodawca musi wykazać składkę na ubezpieczenie zdrowotne od pełnej podstawy wymiaru, tj. 420 zł. Natomiast w raportach RCA składanych za kolejne miesiące składka zdrowotna nie powinna być już wykazywana.

Renata W. 31 sierpnia 2009 r. zakończyła korzystanie z urlopu macierzyńskiego i od 1 września powróciła do pracy. W takiej sytuacji zgodnie z wyjaśnieniami ZUS składka na FP i FGŚP nie powinna być naliczana już od 1 września. Okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania składki na te fundusze upłynie 31 sierpnia 2012 r.

Monika N. jest zatrudniona na podstawie umowy zlecenia w spółce z o.o. Z umowy tej podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz przystąpiła do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. W związku z urodzeniem dziecka do 31 sierpnia 2009 r. pobierała zasiłek macierzyński. Od 1 września wróciła do pracy. Płatnik nie korzysta ze zwolnienia z opłacania składki na FP, bo ma ono zastosowanie tylko do pracowników. Jeżeli Monika N. otrzymuje z umowy zlecenia wynagrodzenie równe co najmniej minimalnemu (1276 zł), płatnik ma obowiązek naliczać za nią składkę na FP. Z uwagi, że płatnik jest przedsiębiorcą i Monika N. podlega z umowy zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, należy także naliczyć składkę na FGŚP.

Naliczenie składki zdrowotnej za pracownika w czasie urlopu

Obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego zostały objęte wszystkie osoby przebywające na urlopach wychowawczych, które nie podlegają temu ubezpieczeniu z innego tytułu (np. nie wykonują w tym okresie umowy zlecenia czy też nie prowadzą działalności gospodarczej). Podkreślić trzeba, że osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie może być w tym okresie zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego - aktualnie jest to kwota 420 zł. Od tej podstawy płatnik nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 proc.

Należy zaznaczyć, iż przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc kalendarzowy nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. W związku z tym, w przypadku gdy dana osoba rozpoczyna lub kończy urlop w trakcie miesiąca, a więc z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu tylko przez cześć miesiąca, płatnik nalicza składkę na ubezpieczenie zdrowotne od pełnej podstawy wymiaru.

Zwolnienie z obowiązku opłacenia składek na FP i FGŚP

Dla płatnika zatrudniającego osoby korzystające z zasiłku macierzyńskiego i urlopu wychowawczego istotne są nie tylko przedstawione wyżej zasady podlegania ubezpieczeniom w tym okresie, lecz także obowiązujące od 1 stycznia 2009 r. zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, wychowawczego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego (udzielanego od 2010 roku).

Przypomnieć trzeba, że składka na FP wynosi 2,45 proc. podstawy wymiaru, a składka na FGŚP 0,10 proc. Podstawą do naliczania tych składek jest podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia podstawy do tzw. 30-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Składki na FP i FGŚP są w całości finansowane przez płatnika składek. Wykazywane są wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.

Od początku 2009 roku nastąpiła zmiana w naliczaniu składek na FP i FGŚP za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego. ZUS przyjmuje, że za powrót z urlopu macierzyńskiego uznaje się także powrót z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (udzielonego od 2010 roku). Przez okres 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z wymienionych urlopów, płatnicy nie opłacają składek na te fundusze. Zmiana ta ma zastosowanie do osób, które powróciły z urlopów 1 stycznia 2009 r. lub po tej dacie. Należy podkreślić, iż zwolnienie obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. Jeśli przykładowo pracownica zakończyła korzystanie z urlopu wychowawczego 15 sierpnia 2009 r. i 16 sierpnia wróciła do pracy, to pracodawca jest zwolniony z opłacania za nią składki na FP i FGŚP, począwszy od września. Składka na FP i FGŚP powinna być natomiast naliczona od wynagrodzenia, jakie zostanie jej wypłacone w sierpniu.

Podkreślić trzeba, że zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przysługuje tylko w odniesieniu do pracowników. Oznacza to, że składki te trzeba opłacać za zleceniobiorców czy od przychodów uzyskiwanych z umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług albo umowy o dzieło przez pracowników, którzy zawarli takie umowy z własnym pracodawcą lub jeżeli w ramach takich umów praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy.

36 miesięcy bez składek na fundusze

Okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania składki na FP i FGŚP liczony jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu macierzyńskiego, do miesiąca, w którym następuje rozpoczęcie urlopu wychowawczego lub jego części. Okres ten biegnie także po powrocie z każdej części wykorzystanego urlopu wychowawczego - od pierwszego dnia miesiąca po powrocie do miesiąca rozpoczęcia kolejnej części urlopu wychowawczego. Okresy te są sumowane aż do wyczerpania 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania tych składek.

Do 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania składek na FP należy wliczać wszystkie okresy zwolnienia z opłacania składek, które będą miały miejsce po powrocie z urlopu udzielonego z tytułu urodzenia dziecka lub dzieci przy jednym porodzie. Urodzenie kolejnego dziecka powoduje, że pracodawca nabywa nowe uprawnienie do zwolnienia z opłacania składek na FP po powrocie tej osoby z urlopu macierzyńskiego na okres kolejnych 36 miesięcy.

W przypadku gdy pracodawca wykorzysta 36-miesięczny okres zwolnienia z opłacenia składki na FP, a następnie udzieli pracownikowi urlopu wychowawczego (na to samo dziecko), to nie będzie mu przysługiwało kolejne 36-miesięczne zwolnienie z opłacania składki. Jeśli natomiast pracownik korzysta z urlopu wychowawczego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, to 36-miesięczny okres zwolnienia z opłacania składki na FP należy liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpił powrót z urlopu wychowawczego.

Gdy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, wychowawczego pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, dni wolnych od pracy z tytułu opieki nad członkiem rodziny lub też zwolnienia lekarskiego, należy uznać, że jego powrót do pracy nastąpił po zakończeniu urlopu, a nie od daty faktycznego podjęcia pracy. Wobec tego początkiem 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania składek za daną osobę będzie pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. Jeśli przykładowo pracownica do 31 lipca 2009 r. przebywała na urlopie macierzyńskim, a od 1 do 27 sierpnia przebywała na zaległym urlopie wypoczynkowym, a następnie od 28 do 31 sierpnia była chora i za ten okres otrzymała wynagrodzenie za czas choroby, to należy uznać, iż powrót do pracy nastąpił od 1 sierpnia i tym samym za sierpień nie należy za nią opłacać składki na FP i FGŚP.

Anna B. 20 stycznia 2009 r. wróciła do pracy po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego. Od 1 marca 2009 r. pracodawca udzielił jej urlopu wychowawczego do 25 czerwca 2009 r. Anna B. poinformowała już pracodawcę, że od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. ponownie chce skorzystać z urlopu wychowawczego. W przedstawionej sytuacji pracodawca jest zwolniony z opłacania za nią składki na FP i FGŚP za okres:

● od 1 do 28 lutego 2009 r. (1 miesiąc),

● od 1 lipca do 31 grudnia 2009 r. (6 miesięcy),

● od 1 stycznia 2011 r. do 31 maja 2013 r. (29 miesięcy).

Elżbieta W. 16 czerwca 2009 r. wróciła do pracy po urlopie wychowawczym. Jej pracodawca od 1 lipca zwolniony jest z obowiązku opłacania za nią składki na FP i FGŚP. W sierpniu Elżbieta W. zawarła z własnym pracodawcą dodatkowo umowę zlecenia. We wrześniu otrzymała 2 tys. zł wynagrodzenia z umowy o pracę oraz 1,5 tys. zł z umowy zlecenia. W imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym za wrzesień płatnik musi wykazać:

● w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwotę 3,5 tys. zł i od tej podstawy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne,

● w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne kwotę 3020,15 zł (3500 zł x 13,71 proc. = 479,85 zł, 3500 - 479,85 zł = 3020,15 zł).

Natomiast składka na FP i FGŚP powinna zostać naliczona od podstawy wynoszącej 1,5 tys. zł, tj. od wynagrodzenia z umowy zlecenia.

Michał Jarosik

gp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 4 pkt 2, art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 1c, 1d, art. 13 pkt 13, art. 16 ust. 8, art. 18 ust. 5b, 6, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Art. 16 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 237, poz. 1654).

Art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 73 pkt 15, art. 79, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).

Art. 104, 104a, 105 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 z późn. zm.).

Art. 9, 9a, 10, 29 ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. nr 158, poz. 1121 z późn. zm.).

Art. 1 pkt 75, art. 18 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 6, poz. 33).

Art. 1, 3 - 10 ustawy z 24 kwietnia 2009 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy - Prawo bankowe (Dz.U. nr 71, poz. 609).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 112, poz. 717).