Kiedy firma płaci składki do ZUS od delegowanych pracowników

Osoba zatrudniona tylko w swoim kraju podlega jego prawu. Wątpliwości pojawiają się, gdy trzeba ustalić, gdzie należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, gdy pracuje ona jednocześnie w kilku państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) lub Szwajcarii. Podstawę prawną w tej sytuacji stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 166/1) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Zasada jest prosta - ta sama osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu tylko jednego państwa. Decyduje o tym miejsce wykonywania pracy. Pracownik najemny zatrudniony na terytorium danego kraju podlega jego ustawodawstwu, nawet jeżeli zamieszkuje gdzie indziej. Ta reguła działa także wtedy, gdy przedsiębiorstwo lub pracodawca, który go zatrudnia, ma zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium innego państwa członkowskiego. Ważne przy tym jest, że pojęcie "pracownik" należy - zgodnie z prawem wspólnotowym - interpretować szerzej, niż ma to miejsce np. w polskim prawie. Jest nim każdy, kto wykonuje przez pewien czas pracę na rzecz i pod kierownictwem innej osoby w zamian za wynagrodzenie. Zatem jest nim zatrudniony zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i umowy-zlecenia.

Pracownicy w delegacji

Prawo wspólnotowe przewiduje szczególne przepisy dla pracowników delegowanych będące wyjątkiem od zasady, że zatrudniony podlega ubezpieczeniu społecznemu państwa, w którym wykonuje swoje obowiązki. Delegowani to takie osoby, które zostały odesłane do pracy na pewien czas do innego państwa, np. przez polską firmę. Podlegają oni ubezpieczeniom w Polsce, jeśli przewidywany okres wykonywania tam pracy nie przekracza 24 miesięcy i nie zostali skierowani w miejsce innej osoby. [Przykład 1]

Firma będzie płaciła składki do ZUS, o ile ten wyda jej formularz A1. Zrobi to, gdy prowadzi znaczącą działalność w Polsce, czyli gdy przedsiębiorca generuje tu około 25 proc. całości obrotów, zatrudnia w kraju pracowników (poza personelem administracyjnym) oraz realizuje umowy i kontrakty (zarówno w Polsce, jak i za granicą).

Wskazane kryteria nie są wyczerpujące. Powinny być one dostosowane do każdego konkretnego przypadku i uwzględniać charakter działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo w państwie, w którym ma ono siedzibę. Przesłanki te należy rozpatrywać łącznie. Jedynie całościowa ocena pozwala na możliwie obiektywne ustalenie, czy przedsiębiorstwo wysyłające pracowników spełnia warunek prowadzenia w macierzystym kraju znacznej części działalności. Przy czym to ZUS decyduje, czy firma spełniła te warunki. Jeśli nie wyda jej formularza, ta może się odwołać do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. [Przykład 2]

Bezpośredni związek

Warunkiem delegowania (oprócz na przykład wymaganego poziomu obrotów) jest to, aby między zatrudnionym a firmą istniał bezpośredni związek przez cały okres delegowania. To oznacza, że w tym czasie (i potem) umowa między stronami musi obowiązywać. Prawo do jej rozwiązania (zwolnienia) powinno przysługiwać wyłącznie przedsiębiorstwu delegującemu. To ono określa też wynik pracy wykonywanej przez pracownika delegowanego lub podstawowej usługi, jaka ma być świadczona. Natomiast firma ta nie może ustalać szczegółów dotyczących rodzaju pracy czy sposobu jej wykonywania. To robi przedsiębiorstwo w państwie unijnym, na którego rzecz pracownik delegowany świadczy pracę.

Zobowiązanie w zakresie wynagradzania pracownika spoczywa natomiast na polskim przedsiębiorstwie. Nie wpływa to jednak na jakiekolwiek porozumienia pomiędzy pracodawcą w państwie delegującym i przedsiębiorstwem w państwie zatrudnienia w kwestii sposobu dokonywania faktycznych płatności na rzecz pracownika.

Przedsiębiorstwo delegujące zachowuje prawo do stosowania działań dyscyplinarnych wobec pracownika. [Przykład 3]

Kiedy nie można

W kilku przypadkach przepisy wspólnotowe wykluczają stosowanie delegowania. Ma to miejsce w szczególności, gdy przedsiębiorstwo, do którego pracownik został oddelegowany, pozostawia go do dyspozycji innej firmy w państwie członkowskim, w którym się znajduje, lub w innym kraju UE. Delegowanie nie jest możliwe także w sytuacji, kiedy pracownik jest rekrutowany w danym państwie w celu wysłania go przez przedsiębiorstwo znajdujące się w drugim państwie do firmy w trzecim kraju bez spełnienia wymogu wcześniejszego podlegania tego zatrudnionego systemowi zabezpieczenia społecznego państwa delegującego. Zakazem delegowania jest objęta także sytuacja, kiedy pracownik jest rekrutowany w jednym państwie członkowskim przez przedsiębiorstwo znajdujące się w drugim kraju w celu wykonywania pracy w pierwszym państwie. Wreszcie wspomniany zakaz dotyczy przypadków, gdy pracownik jest delegowany w celu zastąpienia innego delegowanego albo zawarł umowę o pracę z przedsiębiorstwem, do którego jest delegowany.

Zakazy te funkcjonują ze względu na złożoność relacji wynikających z niektórych z tych sytuacji, jak również brak gwarancji co do istnienia bezpośredniego związku między pracownikiem a delegującym przedsiębiorstwem. Konieczne jest również zapobieganie niezgodnemu z prawem wykorzystywaniu przepisów w zakresie delegowania.

Porozumienia państw

Okres delegowania nie może być dłuższy niż 24 miesiące. Jednakże art. 16 rozporządzenia nr 883/2004 pozwala władzom dwóch lub kilku państw członkowskich na zawarcie porozumienia przewidującego wyjątki od tej zasady. Na przykład jeżeli wiadomo, że przewidywany okres delegowania pracownika przekroczy 24 miesiące, kraj delegujący i państwo (państwa) zatrudnienia muszą zawrzeć porozumienie, jeśli dany pracownik ma nadal podlegać ustawodawstwu kraju go wysyłającego.

W takiej sytuacji pracodawca lub zainteresowany niezwłocznie składa wniosek do organu rentowego kraju, którego ustawodawstwu chce podlegać (w zakresie opłacania składek; organy rentowe obu krajów zawierają porozumienie). Jeżeli jest to możliwe, wniosek taki należy wysłać z wyprzedzeniem. Jeśli nie został on złożony, ustawodawstwo kraju członkowskiego, w którym dana osoba aktualnie pracuje, będzie miało zastosowanie, gdy tylko zakończy się okres delegowania.

Następny wyjazd

Po zakończeniu przez pracownika okresu delegowania firma nie może wysłać go ponownie za granicę przed upływem co najmniej dwóch miesięcy od daty zakończenia poprzedniego okresu delegowania. W szczególnych okolicznościach dopuszcza się jednak odstępstwo od tej zasady. Otóż, jeśli pracownik delegowany nie mógł wykonać swojej pracy z powodu nieprzewidzianych okoliczności, on lub jego pracodawca mogą wnioskować o wydłużenie wstępnego okresu delegowania do czasu ukończenia tej pracy (łącznie maksymalnie do 24 miesięcy), nie uwzględniając koniecznej przerwy wynoszącej co najmniej dwa miesiące.

Taką nieprzewidzianą okolicznością jest choroba zatrudnionego, ale nie np. trudności związane z ukończeniem projektu budowlanego w terminie. W tym drugim przypadku (projekt budowlany) państwo delegujące (ZUS) nie może udzielić zezwolenia na wydłużenie początkowego okresu delegowania następujące bezpośrednio po upływie 24 miesięcy. Jedynym sposobem rozwiązania tego problemu byłoby zawarcie porozumienia na mocy art. 16 przez zainteresowane instytucje (ZUS i zagraniczny organ rentowy). W przypadku braku takiego porozumienia delegowanie zakończy się po upływie 24 miesięcy.

Ważne

Ta sama osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu tylko jednego państwa. Firma może przez dwa lata płacić składki do ZUS od delegowanego pracownika do państwa unijnego, potem uiszcza je do zagranicznego organu rentowego

PRZYKŁADY

1 Czy delegowany podwładny może pracować za granicą w kilku firmach

To, że osoba delegowana pracuje w trakcie różnych okresów lub tego samego okresu w kilku przedsiębiorstwach, ale w tym samym państwie członkowskim, nie wyklucza stosowania przepisów dotyczących delegowania. W tym przypadku podstawowym i decydującym elementem jest to, że praca musi być nadal wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego. W konsekwencji zawsze konieczne jest sprawdzenie istnienia i utrzymywania przez cały okres delegowania bezpośredniego związku między delegowanym pracownikiem a delegującym przedsiębiorstwem. Jeśli w tym czasie przedsiębiorca nadzoruje i wydaje polecenia podwładnemu i umowa między nimi nie została zerwana, wówczas taki bezpośredni związek istnieje.

2 Czy polska spółka może zapłacić składki w państwie Unii Europejskiej

Rzeczywiście stanowisko prezentowane przez ZUS jest słuszne. W tej sytuacji ubezpieczony (pracownik tymczasowy) został zatrudniony przez agencję wyłącznie w celu wykonywania pracy na terenie Francji. Żaden z delegowanych pracowników tymczasowych tej agencji (poza administracją) nie wykonywał pracy w Polsce. Polska agencja była właściwie jedynie skrzynką kontaktową, która znajdowała dla francuskich przedsiębiorców polskich pracowników tańszych od rodzimych.

Przy ocenie znacznej części działalności prowadzonej w Polsce ZUS musi również sprawdzić też, czy pracodawca wnioskujący o delegowanie jest faktycznym pracodawcą danego pracownika. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy pracodawca korzysta zarówno z personelu stałego, jak i pracowników agencji pracy tymczasowej. Ponadto ZUS bierze pod uwagę miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani i to w którym zawierana jest większość umów z klientami, prawo mające zastosowanie do umów zawartych przez delegujące przedsiębiorstwo z pracownikami i z klientami oraz liczbę umów wykonanych w państwie delegującym i państwie zatrudnienia.

3 Czy firma zapłaci składki za pracownika delegowanego na urlopie bezpłatnym

Ponieważ w czasie urlopu bezpłatnego bezpośredni związek między macierzystym pracodawcą a podwładnym zostaje zerwany, nie może on być uznany za pracownika delegowanego i będzie podlegać niemieckiemu ustawodawstwu podczas wykonywania pracy w Niemczech. Zatem przedsiębiorca nie może opłacać składek do ZUS w okresie, kiedy jego pracownik jest na urlopie bezpłatnym, mimo że uzyskał z ZUS dokument, który mu na to zezwala. W Polsce będzie mógł je płacić, gdy zatrudniony wróci do pracy na budowę w Niemczech.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 11 - 13 oraz 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 166/1).

Art. 6 i 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 09.284.1).