Czy dokumentację pracowniczą można prowadzić elektronicznie

Zagraniczny inwestor chce rozpocząć działalność na polskim rynku. W tym celu zamierza założyć spółkę i zatrudniać pracowników, co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czy może mieć ona formę elektroniczną, a jeśli nie jest to dopuszczalne, czy można przechowywać dokumenty w siedzibie inwestora za granicą?

Spółka nie będzie mogła skorzystać z takich rozwiązań.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika polski pracodawca, którym będzie spółka, ma obowiązek założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe (składające się z trzech części: dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - część A, dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu - część B oraz te związane z ustaniem zatrudnienia - część C). Musi także prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Dla każdego pracownika należy ponadto odrębnie założyć i prowadzić: kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu w tym zakresie).

Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą i akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zarówno nieprowadzenie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników, jak i pozostawianie tych dokumentów w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za nie grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Obecnie obowiązujące przepisy nie zezwalają na prowadzenie, przechowywanie i archiwizowanie tej dokumentacji w formie elektronicznej. W przypadku gdy pracodawca chce prowadzić dokumentację pracowniczą i akta osobowe w formie elektronicznej (np. skanując oryginały dokumentów i zapisując skany na twardym dysku), co jest coraz częstszym zjawiskiem, musi jej towarzyszyć w dalszym ciągu forma papierowa. W przyszłości możemy jednak spodziewać się zmian w tym zakresie, gdyż - jak informuje minister pracy i polityki społecznej w odpowiedzi z 3 stycznia 2012 r. na interpelację poselską nr 354 w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej, www.sejm.gov.pl - prowadzone są prace analityczne nad dopuszczeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji.

Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych przewiduje, że wszelkie dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty (czyli np. listy płac czy karty wynagrodzeń), powinny być przechowywane przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia tych dokumentów pracodawcom grozi ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza w stosunku do pracownika, który z powodu zniszczenia dokumentacji nie może np. ustalić rzeczywistej podstawy wymiaru swojej emerytury. Przepisy nie ustanawiają obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych w siedzibie firmy. Można zlecić to podmiotowi zewnętrznemu. Należy jednak pamiętać, iż nawet w takiej sytuacji odpowiedzialność ustawową w przypadku zaginięcia lub zniszczenia dokumentacji ponosi pracodawca (przechowujący ponosi jedynie odpowiedzialność kontraktową). Z uwagi na to, że pracodawca ma obowiązek udostępnić dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe pracowników m.in. inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy oraz innym organom państwowym, dokumenty te muszą być ponadto przechowywane fizycznie w miejscu, do którego pracodawca w krótkim czasie będzie miał dostęp. Dlatego też w praktyce nie wydaje się możliwe przechowywanie tych dokumentów za granicą, choć przepisy wprost tego nie zabraniają.

@RY1@i02/2013/017/i02.2013.017.21700110b.803.jpg@RY2@

Agnieszka Szczodra-Hajduk, adwokat, kancelaria Hogan Lovells

Agnieszka Szczodra-Hajduk

adwokat, kancelaria Hogan Lovells

@RY1@i02/2013/017/i02.2013.017.21700110b.804.jpg@RY2@

Marta Paluszyńska, aplikant adwokacki, kancelaria Hogan Lovells

Marta Paluszyńska

aplikant adwokacki, kancelaria Hogan Lovells

Podstawa prawna

Art. 94 pkt 9b, art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Par. 6-8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).