Jak zgodnie z prawem obniżyć pensje załodze

Sylwia Puzynowska, radca prawny, ekspert prawa pracy

Jednym ze sposobów jest zawarcie z pracownikiem odpowiedniego porozumienia. Z reguły takie porozumienie stanowi równocześnie aneks do umowy o pracę. Dokument ten powinien zawierać oznaczenie umowy o pracę, której warunki w zakresie wynagrodzenia będą modyfikowane oraz powinien określać nową wysokość pensji. Porozumienie podpisuje zarówno pracodawca, jak i podwładny.

Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy (tzw. wypowiedzenie zmieniające) jest natomiast jednostronną czynnością, dokonywaną przez pracodawcę niezależnie od woli pracownika. Składając wypowiedzenie zmieniające, pracodawca musi stosować odpowiednio te same przepisy, które dotyczą wypowiedzeń definitywnych, na mocy których rozwiązaniu ulega stosunek pracy. Wobec tego wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony wymaga podania przyczyny wypowiedzenia. Podobnie jak w przypadku zwolnienia z pracy, przyczyna powinna być prawdziwa, konkretna oraz rzeczywista. Jeżeli w danym zakładzie pracy działają związki zawodowe, pracodawca ma również obowiązek zawiadomić na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze dokonania zmiany warunków zatrudnienia i o jej przyczynie. Należy pamiętać, że uchybienie przepisom regulującym kwestię dopuszczalności i procedury składania wypowiedzeń zmieniających może stanowić podstawę odwołania przez pracownika do sądu pracy. W takim przypadku wypowiedzenie może zostać uznane za bezskuteczne, a sąd orzec może o przywróceniu poprzednich warunków pracy i płacy lub zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie.

Zaletą zmiany warunków zatrudnienia w drodze wzajemnego porozumienia stron stosunku pracy jest fakt, że redukcja wynagrodzenia będzie mogła nastąpić już z dniem jego podpisania. W razie składania pracownikom wypowiedzeń zmieniających mniejsze pensje będą mogły być wypłacane dopiero po upływie okresu wypowiedzenia, określonego dla każdego pracownika indywidualnie, zgodnie z art. 36 k.p.

Składając wypowiedzenie zmieniające, pracodawca musi wziąć pod uwagę, że podwładny ma prawo odmowy przyjęcia zaproponowanej zmiany, o czym należy pracownika pouczyć w piśmie zawierającym wypowiedzenie. Jeżeli przed upływem jego okresu pracownik złoży oświadczenie o odmowie zaproponowanych warunków płacy, wypowiedzenie zmieniające przekształci się w wypowiedzenie definitywne i stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu z upływem określonego w nim okresu. Może się zatem okazać, że na odejście zdecydują się najlepsi pracownicy lub taka ich grupa, że zachowanie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa pracodawcy okaże się niemożliwe.

Redukując wynagrodzenie załogi w drodze wypowiedzenia zmieniającego, należy także pamiętać o tym, że rozwiązanie stosunku pracy – w razie odmowy przyjęcia przez pracownika nowych warunków płacy – może rodzić po jego stronie roszczenie o zapłatę odprawy na podstawie przepisów ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844). Orzeczenia Sądu Najwyższego potwierdzają powyższy pogląd. Dla przykładu można podać wyrok z 16 listopada 2000 r. (I PKN 79/00, OSNAPiUS 2002/10/240) lub wyrok z 4 lipca 2001 r. (I PKN 521/00, OSNAPiUS 2002/8/185).

Co więcej, w doktrynie prawa pracy oraz w orzecznictwie wskazuje się, że użyty w art. 1 ustawy wyraz wypowiedzenie dotyczy zarówno wypowiedzenia definitywnego, jak i wypowiedzenia warunków pracy i płacy (wypowiedzenia zmieniającego). Płynie stąd wniosek, że jeżeli pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zamierza w okresie 30 dni złożyć wypowiedzenia pracownikom w liczbie przekraczającej progi ustawowe z art. 1 ustawy, składanie ich powinno zostać poprzedzone przeprowadzeniem procedury zwolnień grupowych.

Dla ustalenia, czy ustawa ta znajdzie zastosowanie, miarodajna jest liczba składanych wypowiedzeń, a nie liczba pracowników, którzy nie wyrażą zgody na zmianę ich warunków pracy. Wynika to z faktu, że w chwili ich wręczania pracodawca nie jest w stanie przewidzieć, w ilu przypadkach doprowadzi to do definitywnego rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli przedsiębiorca zaniecha przeprowadzenia obowiązkowej procedury zwolnień grupowych, pracownicy będą mieli podstawę do odwołania od wypowiedzeń na podstawie art. 45 k.p. W takiej sytuacji pracownicy mieliby roszczenie albo o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach zatrudnienia albo o odszkodowanie.

Jeżeli obowiązek wypłacania pracownikom określonych składników wynagrodzenia, na przykład dodatków jubileuszowych czy premii, wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, pracodawca musi w pierwszej kolejności zmienić lub wypowiedzieć przepisy układu, aby następnie w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego pozbawić załogę określonego składnika wynagrodzenia.

W razie istotnej zmiany sytuacji ekonomicznej lub finansowej przedsiębiorcy może on wystąpić do związków zawodowych z inicjatywą podjęcia rozmów celem zmiany układu zbiorowego pracy, na przykład w części dotyczącej dodatkowych składników wynagrodzenia, zwiększających koszty zatrudnienia. W takim wypadku związki zawodowe mają prawny obowiązek podjęcia rokowań.

Układ zbiorowy pracy może zostać także rozwiązany przez pracodawcę w drodze pisemnego wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące, chyba że strony zamieściły w układzie odmienną regulację. Liczony on jest w taki sam sposób, jak oblicza się okres wypowiedzenia umowy o pracę. Podkreślenia wymaga, że pracodawca nie musi wypowiadać układu w całości, ale może to uczynić wyłącznie w zakresie zapisów dotyczących przyznania pracownikom dodatkowych składników wynagrodzenia. Po upływie okresu wypowiedzenia układu pracodawca może podjąć dalsze kroki, a mianowicie może już składać pracownikom wypowiedzenia zmieniające lub podpisywać porozumienia o zaprzestaniu wypłaty określonego świadczenia. W przypadku wypowiedzenia warunków pracy lub płacy wynikających z rozwiązanego układu zbiorowego pracy nie mają jednak zastosowania przepisy ograniczające ich dopuszczalność, a więc możliwe jest modyfikowanie warunków zatrudnienia między innymi pracownicom w ciąży, pracownikom przebywającym na urlopie wypoczynkowym czy pracownikom będącym członkami zarządu zakładowej organizacji związkowej.

Ze względu na sytuację finansową pracodawcy strony układu zakładowego mogą zawrzeć porozumienie o zawieszeniu jego w całości lub w części. Co istotne, w przypadku zawarcia takiego porozumienia pracodawca może automatycznie zaprzestać stosowania postanowień zawieszonego aktu (lub jego części), bez konieczności składania każdemu pracownikowi indywidualnego wypowiedzenia zmieniającego. Okres zawieszenia nie może jednak przekraczać trzech lat.

Obecnie bardzo często pracodawcy stosują system wynagradzania premiowego, zgodnie z którym pierwszą część wynagrodzenia pracownika, tak zwane wynagrodzenie zasadnicze, stanowi stała kwota, natomiast drugą część wynagrodzenia stanowi premia, której wysokość uzależniona jest od spełnienia przez pracownika obiektywnych kryteriów. Z reguły szczegółowe zasady i warunki przyznania premii ustalane są nie w umowach o pracę, ale w regulaminie premiowania. Umowy o pracę zawierają jedynie odesłanie do takiego regulaminu.

W myśl orzeczenia Sądu Najwyższego z 13 grudnia 1996 r. (I PKN 35/96, OSNAPiUS 1997/15/267) zmiana regulaminu premiowania polegająca na zmianie podstawy obliczania premii lub wprowadzeniu nowych przesłanek warunkujących nabycie prawa lub określających jej wysokość wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Z powyższego wynika, iż wszelkie modyfikacje w zakresie określenia zasad i warunków przyznawania premii bądź wskazania jej wysokości nie mogą być przez pracodawcę dokonane samodzielnie i jednostronnie. Jeżeli pracownicy nie wyrażą zgody na zmiany poprzez podpisanie odpowiednich porozumień, pracodawca będzie zmuszony składać każdemu z nich wypowiedzenie zmieniające, z uwzględnieniem wszystkich koniecznych wymogów formalnych.

W wielu spółkach pracownicy z początkiem nowego roku otrzymywali podwyżkę wynagrodzenia w wysokości ustalonej przez pracodawcę, chociaż ani w umowach o pracę, ani w innych wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy nie przyznano im takiego prawa. Obecnie, gdy duża część przedsiębiorców odnotowuje straty finansowe związane z kryzysem gospodarczym, przyznanie podwyżek nie jest możliwe. Należy jednak zauważyć, że podwyżka pensji ma charakter uznaniowy. Pracodawca nie jest zobowiązany do podwyższania wynagrodzenia swoim pracownikom, a oni nie mogą się tego domagać na drodze sądowej.

Pracodawca może również zdecydować o przyznaniu podwyżki tylko wybranym pracownikom, w uznaniu dla ich zasług. Podobnie, podwyżki przyznane poszczególnym pracownikom mogą mieć zróżnicowaną wysokość. Warto przy tym zauważyć, że jeżeli z wieloletniej praktyki pracodawcy wynikałoby, iż wszyscy pracownicy otrzymują podwyżkę w takiej samej wysokości, to nie można wykluczyć, że odstępstwo od powyższej zasady mogłoby zostać uznane za przejaw dyskryminacji. Dlatego w takiej sytuacji pracodawca powinien być w stanie uzasadnić nierówny ich zakres.

Z uwagi na fakt, że podwyżka jest świadczeniem uznaniowym, pracodawca nie ma obowiązku przyznać jej danemu pracownikowi, o ile nie naruszy w ten sposób przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Jeżeli pracownik przebywa na kilkumiesięcznym zwolnieniu chorobowym, wydaje się, że przedsiębiorca może pozostawić pensję tej osoby na niezmienionym poziomie, nawet jeśli wynagrodzenie pozostałej części załogi uległo w tym czasie wzrostowi. Tak samo pracodawca może ustalić, że jednym z kryteriów przyznania pracownikowi premii jest określony poziom frekwencji.

Inna sytuacja ma jednak miejsce, jeżeli nieobecność pracownika wiąże się z przebywaniem na urlopie macierzyńskim. W takim wypadku, zgodnie z przepisem art. 183² k.p., pracodawca ma nie tylko obowiązek dopuszczenia pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, ale również wypłaty takiego wynagrodzenia za pracę, jakie podwładny otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu. Jeśli więc podwyżki dokonane w czasie nieobecności pracownika objęłyby również i jego, pracodawca po powrocie zatrudnionego z urlopu macierzyńskiego powinien płacić mu wyższe wynagrodzenie.