Czy forma prowadzenia akt jest dowolna

Nie. Wymagania, jakim powinny odpowiadać akta osobowe, zostały wyraźnie określone w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Akta osobowe każdego pracownika składają się z trzech części: część A – obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Najważniejszymi dokumentami, które powinny znaleźć się w części A akt osobowych, są kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami pracownika, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika. Odnotować należy, iż pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów, jakich ma prawo żądać od kandydata na pracownika, zaś przedłożenia oryginałów tych dokumentów może żądać tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii. Część B akt osobowych jest najobszerniejsza. Powinny znaleźć się w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Wymienione one zostały w rozporządzeniu wyłącznie przykładowo. W związku z tym pracodawca ma prawo przechowywać w tej części akt osobowych również inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia. Podstawowym dokumentem, który powinien znaleźć się w tej części każdych akt osobowych, jest umowa o pracę. Wśród dokumentów przechowywanych w części C akt osobowych wymienić należy przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę i kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.