Brak ewidencji czasu pracy może być przyczyną przegranej pracodawcy w sądzie

Pracodawca do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Takiego obowiązku nie ma w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 par. 2 k.p.).

Uprawnieniem pracownika jest natomiast możliwość żądania udostępnienia mu ewidencji jego czasu pracy.

Sposób prowadzenia ewidencji

Wymogi formalne, jakim ewidencja powinna sprostać, określone są przede wszystkim w par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W myśl powyższego przepisu pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

●  pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta,

●  w porze nocnej,

●  w godzinach nadliczbowych,

●  w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

●  dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Zatem w przypadku większości pracowników, w sytuacji kiedy ewidencja czasu pracy prowadzona jest prawidłowo, udowodnienie wysokości i zasadności żądanego roszczenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie powinno sprawiać pracownikom żadnego kłopotu. Wystarczy bowiem wnieść, aby sąd zobowiązał pracodawcę do złożenia odpowiedniej dokumentacji i na nią się powołać.

Jak pokazuje praktyka, niejednokrotnie zdarza się, iż ewidencja czasu pracy prowadzona jest nierzetelnie - np. pracownicy nakłaniani są do niewpisywania pracy, którą świadczyli w ponadnormatywnym czasie. Zdarza się także, że pomimo istniejącego obowiązku - ewidencja czasu pracy w ogóle nie jest prowadzona.

Skutki naruszenia obowiązku przez pracodawcę

Nie ulega wątpliwości, że zaniedbania w zakresie prowadzenia prawidłowej ewidencji czasu pracy obciążają pracodawcę, przede wszystkim w sferze dowodowej.

Jeżeli pracodawca narusza obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, to ponosi on konsekwencje tego stanu rzeczy, choćby w zakresie ciężaru dowodu (por. wyroku SN z 4 października 2000 r., I PKN 71/2000, niepublikowany).

Nie oznacza to jednak, że samo wykazanie faktu, że pracodawca naruszał obowiązek związany z rzetelnym dokumentowaniem czasu pracy, jest wystarczające do uzyskania korzystnego dla pracownika wyroku. Pracownik musi bowiem udowodnić, iż rzeczywiście świadczył pracę w ponadnormatywnym czasie.

Ważne jest jednak, iż pracownik nie będzie musiał ściśle i dokładnie wskazać, np. ile nadgodzin przepracował w poszczególne dni (choć oczywiście taka sytuacja jest najbardziej pożądana). Wystarczy, jeśli udowodni, iż w spornym okresie faktycznie pracował w nadgodzinach. W takim przypadku najczęściej zastosowanie znajdzie art. 322 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem w razie uznania przez sąd, że ścisłe udowodnienie wysokości żądania jest niemożliwe lub nader utrudnione, może on w wyroku zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy.

Wskazuje na to Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98, OSNAPiUS 2000/14/535). W orzeczeniu tym stwierdza, że niemożność ścisłego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie uzasadnia oddalenia powództwa.

Oczywiście pracownik będzie mógł wykazywać zarówno okoliczność pracy w godzinach nadliczbowych, jak i faktycznie przepracowaną ilość czasu za pomocą wszelkich dopuszczalnych środków dowodowych. Najczęściej będą to zeznania świadków, czy też dokumenty prywatne. W praktyce bardzo przydatnymi dowodami, bo obiektywnymi i precyzyjnymi, są wydruki z elektronicznych systemów rejestracji wejść i wyjść lub nawet obraz z monitoringu.

Pracownik prowadzący dokumentację

Należy zauważyć, że w czasie trwania stosunku pracy pracownik nie ma obowiązku zgłaszać swoich roszczeń odnośnie do zapłaty za nadgodziny. Nie musi także wskazywać pracodawcy na popełnione przez niego błędy w prowadzonej dokumentacji (postanowienie SN z 22 stycznia 2008 r., II PK 242/07, niepublikowany).

Zatrudnionego zatem, w zasadzie, nie mogą obciążać żadne błędy, jakie w prowadzeniu ewidencji czasu pracy popełnił jego pracodawca. Wyjątkiem są sytuacje, kiedy to sam pracownik jest obowiązany do prowadzenia w imieniu pracodawcy odpowiedniej dokumentacji. Pogląd ten potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00, OSNAPiUS 2002/11/264). W orzeczeniu tym stwierdzono, że kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy własnego i podległych mu pracowników nie może dochodzić wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w wolne soboty. Nie może także wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji.

Jak więc widać w razie stwierdzenia nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy, pracownik ma znacznie ułatwioną drogę do wykazania zasadności swojego roszczenia. Pracodawca naraża się zaś na znaczne ryzyko związane z przegraniem procesu o wynagrodzenie za pracę świadczoną przez pracownika w ponadnormatywnym czasie pracy.

Przykład: Żądanie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe

Jan K. wystąpił z powództwem przeciwko pracodawcy o zapłatę dodatku za pracę w nadgodzinach. Z ewidencji czasu pracy wynikało jednak, że czas jego pracy, podobnie jak innych pracowników, nie przekraczał 8 godzin na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Pracownik ten udowodnił jednak, że ewidencja czasu pracy prowadzona była nierzetelnie, a z zeznań świadków wynikało, że Jan K. przeciętnie w każdym tygodniu musiał dodatkowo pracować pięć godzin. W takim przypadku sąd w zasadzie powinien zasądzić na jego rzecz kwotę stanowiącą iloczyn:

●  5 (jako tygodniowe nadgodziny),

●  tygodni, w których świadczona była praca w nadgodzinach,

●  odpowiedniej stawki godzinowej wynikającej z zaszeregowania powoda, powiększonej odpowiednio o 50 albo 100 proc. w zależności od dnia lub pory, w jakich świadczona była dodatkowa praca.

Przykład: Elektroniczne źródła informacji jako dowody w procesie

Pracownik wniósł pozew o zapłatę na jego rzecz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Pracodawca nie prowadził jednak ewidencji jego czasu pracy. Dlatego w sądzie pełnomocnik pracownika w postępowaniu sądowym wniósł o skorzystanie z dowodu w postaci zapisów w rejestrze tzw. bramek otwieranych indywidualnymi czytnikami. Wskazane źródła dowodu mogą być wykorzystane w procesie.

Renata Jęsiak

gp@infor. pl

Podstawa prawna

Art. 149 ustawy z 26 czerwca 1976 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 231, art. 233, art. 322 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286).