Wypowiedzenie zmieniające musi określać nowe warunki

Wypowiedzenie wynikających z umowy o pracę warunków pracy lub płacy, tzw. wypowiedzenie zmieniające, jest instytucją uwzględniającą interes pracodawcy i pracownika. Ustalenia poczynione w umowie o pracę są dla pracodawcy wiążące. W sytuacjach gdy konieczne jest zmodyfikowanie ich treści, przepisy prawa pracy przewidują specjalną procedurę. Pracodawca może zatem dokonać zmiany tych warunków, ale jednocześnie regulacje te gwarantują pracownikowi taką samą ochronę jak w przypadku definitywnego wypowiedzenia umowy o pracę.

Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronną czynnością pracodawcy, która modyfikuje warunki zatrudnienia. Powinno mieć formę pisemną, a także wskazywać warunki umowy o pracę mające ulec zmianie i zawierać propozycję nowych warunków (podstawowe elementy wypowiedzenia zmieniającego). Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy uważa się bowiem za dokonane dopiero wówczas, gdy pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Nieprawidłowe jest zatem wysłanie do pracownika odrębnego pisma z propozycją nowych warunków.

Pracodawca w przypadku wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy lub płacy związany jest takim samym okresem wypowiedzenia jak przy definitywnym wypowiedzeniu umowy o pracę oraz zobowiązany jest do jego merytorycznego uzasadnienia (wyrok SN z 20 marca 2009 r., I PK 185/2008). W treści wypowiedzenia należy zawrzeć także pouczenie o skutkach odmowy przyjęcia nowych warunków oraz prawie wniesienia odwołania do sądu.

Pracodawca nie powinien bagatelizować wymogów formalnych, ponieważ pracownik może zakwestionować wadliwą czynność lub zasadność jego decyzji przed sądem pracy. Nieprzestrzeganie przez pracodawcę obowiązujących zasad umożliwia bowiem pracownikowi wystąpienie z roszczeniami przysługującymi w razie wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z art. 42 par. 1 k.p. przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy.

Wypowiedzenie zmieniające jest zatem prawidłowe, jeżeli:

● zostało dokonane na piśmie,

● w piśmie wskazano, które elementy umowy ulegają zmianie,

● w tym samym piśmie zaproponowano nowe warunki na tyle skonkretyzowane, że pracownik może ocenić swoją przyszłą sytuację.

Warunki zaproponowane pracownikowi muszą być określone na tyle precyzyjnie, aby miał on możliwość oceny, jak w razie ich przyjęcia zmieni się jego sytuacja. Jeżeli pracownik zgadza się na propozycje pracodawcy, po upływie okresu wypowiedzenia nowe zapisy zastąpią dotychczasowe postanowienia umowy.

Natomiast gdy pracownik nie przyjmie zaproponowanych warunków pracy lub płacy, z upływem okresu wypowiedzenia nastąpi rozwiązanie umowy, niezależnie od intencji pracownika (wyrok SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 116/99; OSNAPiUS 2000/17/645). Brak akceptacji pracownika spowoduje zatem definitywne ustanie zatrudnienia.

Pracownik, który uzna, że nowe warunki są nie do przyjęcia, musi złożyć stosowane oświadczenie w określonym czasie. Jeżeli bowiem do połowy okresu wypowiedzenia lub do jego końca (w razie braku pouczenia pracodawcy) nie złoży oświadczenia, uważa się, że wyraził zgodę na oferowane warunki i zaczną one obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia. Nie jest wymagana pisemna forma dla oświadczenia pracownika, chociaż w jego interesie jest złożenie go na piśmie i uzyskanie potwierdzenia od pracodawcy.

Oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych warunków powinno być złożone pracodawcy. Dlatego odwołanie się pracownika do sądu pracy z reguły nie zastępuje tego oświadczenia (wyrok SN z 22 lipca 1998 r., I PKN 254/98, OSNAPiUS 1999/16/514).

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują, czy wypowiedzenie zmieniające należy stosować w przypadku każdej zmiany warunków umownych czy tylko w razie pogarszania sytuacji pracownika. Praktyka zakładowa również nie rozstrzyga jednoznacznie tej kwestii, tj. kiedy zmiana konkretnych warunków pracy jest istotna i wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego, a kiedy może być dokonana przez pracodawcę w ramach przysługujących mu uprawnień kierowniczych.

Nie ulega jednak wątpliwości, że zmiany niekorzystne dla pracownika powinny być zawsze wprowadzone w drodze wypowiedzenia, chyba że pracownik wyrazi na nie zgodę, zawierając porozumienie z pracodawcą. Zmianą niekorzystną jest zawsze obniżenie wynagrodzenia, ale istotna dla pracownika może być także zmiana miejsca wykonywania pracy czy wymiaru czasu pracy. Strony stosunku pracy decydują zatem, czy zmiana warunków jest istotna. Natomiast kodeks pracy jednoznacznie rozstrzyga tę kwestię jedynie w przypadku wprowadzenia w życie niekorzystnych dla pracownika postanowień układu zbiorowego pracy oraz regulaminu wynagradzania.

Jednym z podstawowych i obligatoryjnych elementów umowy o pracę jest wysokość wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi. W trakcie stosunku pracy mają miejsce sytuacje, które oddziałują na sferę płacową i wymagają zmiany ustaleń umowy o pracę dotyczących wysokości pensji. W przypadku zmian płacowych na korzyść pracownika wystarczy wyraźna lub dorozumiana zgoda pracownika.

Natomiast w razie obniżenia poborów pracownika pracodawca powinien posłużyć się wypowiedzeniem zmieniającym. Procedurę tę należy bowiem stosować w celu dokonania istotnej zmiany warunków wynikających z umowy o pracę, a taką zmianą są zawsze niekorzystne zmiany w sferze płacowej pracownika.

Niekorzystne zmiany mogą dotyczyć pensji zasadniczej pracownika lub innych składników jego wynagrodzenia. Zmiana przyznawania lub ustalania wysokości innych dodatkowych świadczeń związanych z pracą może również pogarszać sytuację pracownika.

W przypadku dokonywania zmian organizacyjnych w zakładzie pracy, które modyfikują strukturę zakładu lub poszczególne stanowiska pracy albo wprowadzają nową organizację pracy, często pojawia się problem wypowiedzenia zmieniającego. Sfera organizacyjna pozostaje w zasadzie w gestii pracodawcy, ale niekiedy podjęte w tym zakresie decyzje bezpośrednio oddziaływają na sytuację konkretnych pracowników. W takich przypadkach może powstać wątpliwość, czy należy wypowiedzieć warunki umów o pracę pracowników objętych zmianami.

Należy uznać, że ustalenie nowej struktury organizacyjnej w zakładzie pracy wymaga zastosowania wypowiedzenia zmieniającego, gdy zmiany obejmują warunki uzgodnione w umowie o pracę i pogarszają sytuację pracownika. Natomiast w pozostałych przypadkach uruchomienie tej procedury jest z reguły zbędne. Przyjęcie nowej struktury organizacyjnej powodującej wyłącznie zmianę nazwy stanowiska przy zachowaniu innych warunków pracy i płacy mieści się w ramach pracowniczego podporządkowania i nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego.

Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego będzie konieczne z uwagi na fakt, że taka zmiana organizacyjna stanowi istotny element w zgodnej ocenie stron. Jeżeli strony zgodnie potraktują daną zmianę jako element podmiotowo istotny, np. gdy nazwa określa prestiż stanowiska, to może ona wymagać wypowiedzenia warunków pracy (wyrok SN z 7 września 1999 r., I PKN 265/99; OSNAPiUS 2001/1/17).

Podobnie jest w przypadku zmian organizacji czasu pracy. Kwestie te stanowią bowiem element organizacji pracy i pozostają w gestii pracodawcy. Jeżeli więc strony nie zastrzegły indywidualnego rozkładu czasu pracy w umowie o pracę albo odrębnym porozumieniu, to zmiana organizacji czasu pracy nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego i zgody pracownika.

Natomiast gdy w umowie o pracę ustalono organizację czasu pracy, takie postanowienie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana będzie wymagała porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego (wyrok SN z 17 lipca 2009 r., I BP 6/2009). W wyroku z 2 kwietnia 1998 r. (I PKN 559/97, OSNAPiUS 1999/6/205) SN wskazał, że istotna zmiana rozkładu czasu pracy, uzgodnionego przez pracodawcę z pracownikiem, wymaga wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 par. 1 k.p.) lub porozumienia stron.

Składniki umowy o pracę dzieli się na obligatoryjne i fakultatywne. Składniki obligatoryjne strony zobowiązane są umieścić w umowie. Natomiast składniki fakultatywne pracownik i pracodawca wprowadzają do umowy tylko wówczas, gdy uznają to za uzasadnione lub konieczne.

Jedną z takich dodatkowych klauzul zamieszczanych przez strony w umowie o pracę jest klauzula o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Przepisy kodeksu pracy nie regulują wprost kwestii, czy zmiana takich zapisów wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Należy zauważyć, że klauzula konkurencyjna, nawet gdy została zamieszczona w umowie o pracę, nie stanowi jej obligatoryjnego elementu. Ponadto wyrażany jest pogląd, że zobowiązanie wynikające z umowy o zakazie konkurencji nie jest zobowiązaniem ze stosunku pracy, pomimo że jest z nim ściśle związane.

W konsekwencji do klauzuli konkurencyjnej nie stosuje się instytucji wypowiedzenia zmieniającego. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy nie jest elementem umowy o pracę, a więc pracodawca nie może zmienić jej treści, wręczając pracownikowi wypowiedzenie zmieniające (wyrok SN z 12 listopada 2003 r., I PK 591/2002; OSNP 2004/20/349).

W celu zmiany warunków pracy lub płacy określonych w umowie pracodawca powinien dokonać wypowiedzenia zmieniającego albo zawrzeć z pracownikiem porozumienie zmieniające. Odstępstwem od tej zasady jest przewidziana w przepisach kodeksu pracy możliwość czasowej zmiany pracy. Pracodawca może przejściowo powierzyć pracownikowi inną pracę, gdy:

● potrzeba powierzenia innej pracy niż umówiona jest uzasadniona potrzebami pracodawcy,

● okres wykonywania innej pracy nie przekracza trzech miesięcy w roku kalendarzowym,

● praca, do której pracownik zostaje przeniesiony, nie powoduje obniżenia dotychczasowego wynagrodzenia i odpowiada jego kwalifikacjom.

W takim przypadku pracodawca nie uruchamia procedury związanej z wypowiedzeniem warunków pracy. Ponadto czasowe powierzenie pracy innego rodzaju nie wymaga szczególnej formy. Zmiana może bowiem nastąpić w drodze ustnego polecenia służbowego lub pisemnego zawiadomienia. Pracownik zaś zobowiązany jest przyjąć nowe obowiązki.

Jednak uprawnienie pracodawcy jest ograniczone czasowo. Powierzenie pracownikowi innych obowiązków nie może trwać dłuższej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym. Po tym czasie pracownik ma prawo powrócić do umówionej pracy, a pracodawca zobowiązany jest mu to umożliwić. Ponadto pracodawca nie może powierzyć pracownikowi jakiejkolwiek innej pracy, ale jedynie pracę, która odpowiada kwalifikacjom pracownika. Nie jest zatem dozwolone nawet przejściowe zatrudnienie pracownika przy pracy, do której wykonania nie ma on koniecznych kwalifikacji lub przekraczającej jego możliwości. W okresie wykonywania zastępczej pracy nie może również ulec obniżeniu wynagrodzenie pracownika.

Ponadto wypowiedzenie zmieniające nie jest konieczne w obszarach, w których pracodawca może korzystać z uprawnień kierowniczych. Obowiązkiem pracownika jest bowiem stosowanie się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, które nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy lub umową o pracę. Pracownik nie może więc odmówić wykonania polecenia dotyczącego pracy określonej w umowie o pracę. W przypadku polecenia dotyczącego wykonywania czynności wynikających z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę pracodawca nie musi dokonywać wypowiedzenia warunków pracy oraz nie ma obowiązku stosowania art. 42 par. 4 k.p. (wyrok SN z 4 października 2004 r., I PK 663/2003; OSNP 2005/19/298).

Pracodawca wręczył pracownikowi pismo, w którym jedynie wypowiedział warunki pracy. Następnie w kolejnym piśmie, które zostało doręczone później, przedstawił pracownikowi nowe warunki. Wypowiedzenie warunków pracy i płacy zostało dokonane, gdy pracownikowi na piśmie zaproponowano nowe warunki. Dopiero od tego dnia biegnie okres wypowiedzenia, w którym pracownik ma możliwość przyjęcia lub odrzucenia warunków zaproponowanych przez pracodawcę. Nowe warunki zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, którego długość liczona jest tak samo jak przy definitywnym wypowiedzeniu umowy o pracę.

W umowie o pracę jako miejsce stałej pracy pracownika wskazano adres jednego z zakładów pracodawcy. Pracodawca zamierza powierzyć pracownikowi pracę w innej jednostce organizacyjnej. Praca będzie wykonywana i wynagradzana na dotychczasowych warunkach, ale pracownik będzie musiał dojeżdżać do miejscowości znacznie oddalonej od dotychczasowego miejsca pracy. Miejsce wykonywania pracy stanowi istotny element umowy o pracę i jego zmiana może być dokonana tylko w drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Jednak pewne komplikacje mogą powstać z uwagi na różne określanie w umowach miejsca stałej pracy. Jeżeli umowa wskazuje jako stałe miejsce pracy konkretny zakład z podaniem jego adresu, to przeniesienie pracownika do jednostki organizacyjnej pracodawcy usytuowanej w innej miejscowości wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego lub akceptacji pracownika w ramach porozumienia zmieniającego.

Pracownik zatrudniony w szpitalu został przeniesiony na inny oddział na takie samo stanowisko i z zachowaniem dotychczasowej płacy. Przeniesienie pracownika na inny oddział w tym samym szpitalu, przy zachowaniu dotychczasowego stanowiska pracy i wynagrodzenia, nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego ani też zgody pracownika, jeżeli w umowie o pracę wymieniony jest jedynie zakład pracy, bez wskazania konkretnej komórki organizacyjnej. W takiej sytuacji pracodawca może bowiem w drodze polecenia przenieść pracownika do innego działu. Jednak gdyby przeniesienie spowodowało obniżenie pensji pracownika albo zmianę rodzaju wykonywanej pracy, pracodawca musiałby wypowiedzieć mu warunki pracy lub uzyskać jego zgodę w drodze porozumienia zmieniającego (wyrok SN z 7 września 2005 r., II PK 292/2004; OSNP 2006/7-8/114).

Pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora oddziału zakładu na podstawie umowy o pracę otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej miesięcznej kwocie 4000 zł, miesięczną premię stanowiącą 20 proc. pensji zasadniczej wypłacaną za efekty pracy oraz dodatek funkcyjny w wysokości 800 zł. Pracodawca zamierza pozbawić pracownika dodatku funkcyjnego, a w jego miejsce podwyższyć do 40 proc. miesięczną premię. W takim przypadku pracodawca powinien dokonać wypowiedzenia zmieniającego, mimo że w sytuacji płacowej pracownika nic się nie zmieni (podwyżka premii o 20 proc. stanowić będzie kwotę 800 zł, czyli tyle samo, ile wynosi dodatek funkcyjny). Zmiany tej nie można jednak zakwalifikować jako korzystnej dla pracownika. Prawo do premii zależy bowiem od efektów pracy i w danym miesiącu pracownik może jej w ogóle nie otrzymać. Natomiast dodatek funkcyjny jest składnikiem przysługującym z tytułu pełnionej funkcji i niezależnym od spełnienia jakichkolwiek innych przesłanek.

Pracodawca poinformował pracownika, że powierza mu inną pracę w dziale księgowości. Pracownik miał wykonywać nowe obowiązki od 1 marca 2010 r. przez miesiąc. Pracownik, oczekując konkretnego pisma ze strony pracodawcy, nie podjął nowej pracy we wskazanym dniu. Oczekiwanie pisma w tej sprawie jest nieuzasadnione. Pracownik ma bowiem obowiązek podjąć nowe obowiązki, jeżeli zostały one powierzone na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w danym roku kalendarzowym, odpowiadają jego kwalifikacjom i nie obniżają wynagrodzenia, także gdy pracodawca poinformował go o tym ustnie. Forma pisemna służy bowiem jedynie celom dowodowym.

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w dniu 15 marca 2010 r. otrzymał od pracodawcy pismo informujące o wypowiedzeniu mu warunków pracy i płacy z informacją, że nowe warunki wchodzą w życie z dniem 30 kwietnia br. Pracownik zatrudniony jest w firmie od pięciu lat. Do wypowiedzenia zmieniającego zastosowanie mają przepisy dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę. Oznacza to, że obowiązuje ten sam okres wypowiedzenia co przy wypowiedzeniu definitywnym. Identycznie dokonuje się także jego wyliczenia. Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony wynosi trzy miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej trzy lata. Pracodawca nie może więc ustalić dowolnego okresu wyjścia w życie nowych warunków, chyba że zmiana następuje na podstawie porozumienia zmieniającego.

Pracownik zajmujący się sprawami płacowymi w firmie zachorował i od 15 listopada minionego roku przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca na okres półtora miesiąca w minionym roku powierzył obowiązki chorego pracownika innemu pracownikowi z działu finansowego. Z uwagi na to, że chory pracownik nie wrócił do pracy, okres wykonywania jego obowiązków został przedłużony do końca marca tego roku. Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż umówiona bez dokonywania wypowiedzenia zmieniającego maksymalnie na trzy miesiące w roku kalendarzowym. W opisanej sytuacji pracodawca mógł powierzyć pracownikowi inną pracę na kolejne trzy miesiące przypadające w tym roku (półtora miesiąca przypadało w roku ubiegłym), przy spełnieniu pozostałych przesłanek określonych w kodeksie pracy.

Danuta Klucz

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).