Nie zawsze wymagane jest zawarcie umowy o dokształcanie

Pracownik, który chce podnosić swoje kwalifikacje, musi pamiętać o tym, iż po stronie pracodawcy nie powstaje nigdy obowiązek finansowania każdego szkolenia czy kursu, który chciałby odbyć. Pogląd taki podziela również Sąd Najwyższy, który w wyroku z 25 maja 2000 r. (I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660) stwierdził, iż obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych wynikający z art. 94 pkt 6 k.p. nie oznacza, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia.

W opinii Sądu Najwyższego ze wskazanego przepisu nie wynika, aby pracodawca miał w ogóle obowiązek takiego szkolenia pracowników, które prowadziłoby do podnoszenia ich kwalifikacji zawodowych.

Poszczególni pracownicy nie mają więc prawa domagać się od pracodawcy przeprowadzania jakichkolwiek szkoleń podnoszących ich kwalifikacje zawodowe.

Powinnością pracodawcy jest zatem wyłącznie ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a nie organizowanie czy finansowanie takiego szkolenia, co nastąpić może wyłącznie na zasadzie dobrowolności.

Sąd Najwyższy zwrócił uwagę na to, iż dbałość o zawodowe kwalifikacje jest w systemie gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych, warunkującą ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie kwalifikacji zawodowych jest bowiem dobrem o wymiernej wartości na rynku pracy, wobec czego sami pracownicy muszą troszczyć się o ich zdobywanie lub podwyższanie. Przejawiają w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie - pracodawca zaś ma jedynie obowiązek im to ułatwić.

Pamiętać należy, że w obecnym stanie prawnym nawet samo wyrażenie zgody na dokształcanie pracownika może wiązać się w konkretnych przypadkach z dużymi obciążeniami organizacyjnymi dla pracodawcy. Dlatego nie może znaleźć akceptacji pogląd, że odmowa wyrażenia zgody na podjecie szkolenia, nawet związanego tematycznie z wykonywaną pracą, mogłaby zostać uznana za rażące naruszenie obowiązków przez pracodawcę, uprawniające do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy. Stanowisko takie jest o tyle uzasadnione, iż pracownik nie potrzebuje zgody na realizację swoich planów szkoleniowych, ponieważ może się dokształcać bez zgody, a nawet wiedzy pracodawcy. Podnosząc kwalifikacje w ten sposób, pracownik, którego zajęcia wyznaczono w czasie pracy - wykorzystać może urlop wypoczynkowy. Ma ponadto uprawnienie, aby na podstawie porozumienia z pracodawcą - nawet już po rozpoczęciu nauki uzyskać od niego stałe lub doraźne bezpłatne urlopy lub zwolnienia z pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Podobna zależność występuje z drugiej strony, ponieważ również pracodawca co do zasady nie ma prawa zmuszać pracownika do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeśli zatrudniając go uznał te kwalifikacje za wystarczające. Jednak od tej zasady po pierwsze istnieje kilka wyjątków, a po drugie niepodnoszenie kwalifikacji zawodowych może zaszkodzić pracownikowi, gdy pracodawca podejmuje decyzje o zwolnieniach.

Dobrowolność szkoleń dotyczy tych z nich, które odbywają się w czasie wolnym. Zasadą jest natomiast to, iż obowiązkowy charakter mają zawsze szkolenia, które odbywają się w czasie pracy. Pracownik jest bowiem zobowiązany do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Szkolenie, nawet jeśli ma na celu tylko podniesienie kwalifikacji zawodowych, zawsze przynajmniej w sposób pośredni wiąże się z wykonywaną pracą. Skierowanie do odbycia takiego szkolenia należy zatem zawsze traktować jako polecenie pracodawcy, które pracownik musi wykonać, ponieważ wynika to z zasady podporządkowania wobec pracodawcy.

Odmowę wykonania takiego polecenia uznać można za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych uzasadniające tak rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, jak i jej wypowiedzenie.

Za czas szkolenia odbywającego się w czasie pracy pracownik otrzymać musi wynagrodzenie.

Pracodawca nie może również zmusić pracownika do opłacenia takiego szkolenia.

W przypadku szkoleń, które odbywają się poza czasem pracy, w piśmiennictwie prawniczym zgłaszane są wątpliwości nie tylko co do ich obowiązkowości, ale również co do tego, czy należy zaliczać je do czasu pracy.

Rozbieżności w poglądach dotyczą także tego czy wyjazd na takie szkolenie stanowi podróż służbową.

Spółka wprowadza całkowicie nowy system produkcji wymagający intensywnego przeszkolenia pracowników. Szkolenie musi zostać przeprowadzone po godzinach pracy z uwagi na dużą ilość zamówień uniemożliwiających jakiekolwiek przestoje w pracy. Kilku pracowników odmówiło udziału w szkoleniu, stwierdzając, iż pracodawca nie może zmusić ich do odbywania szkoleń w czasie wolnym. Pracodawca może wypowiedzieć tym pracownikom umowy o pracę, skoro bez odbycia szkolenia kontynuacja zatrudnienia będzie niemożliwa. W takiej sytuacji to nie sama odmowa udziału w szkoleniu, a brak umiejętności potrzebnych do dalszego wypełniania swych obowiązków będzie stanowić podstawę do wypowiedzenia umowy o pracę.

W sferze stosunków pracownik - pracodawca obowiązkowego charakteru nie mają szkolenia oraz jakiekolwiek inne formy nauki, które odbywają się z inicjatywy pracownika, nawet wtedy gdy pracodawca wyraża zgodę lub decyduje się je finansować. W takim przypadku jedyną negatywną konsekwencją dla pracownika uchylającego się od nauki może być utrata dofinansowania lub konieczność zwrotu wypłaconych przez pracodawcę kwot.

Problematyczna może być ocena sytuacji, w których pracodawca wydaje pracownikowi polecenie dokształcania się poza czasem pracy.

Przepisy kodeksu pracy nie zawierają w tym zakresie żadnej regulacji.

Za niebudzący jakichkolwiek wątpliwości uznać należy pogląd, iż odmowa udziału w szkoleniu odbywającym się w czasie wolnym nie stanowi rażącego naruszenia obowiązków pracownika. Wykluczone jest zatem dyscyplinarne zwolnienie pracownika za taką odmowę. Mając jednak na uwadze to, iż w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem stanowi zwykły sposób jej rozwiązania, w konkretnych sytuacjach nie można wykluczyć, iż odmowa udziału w szkoleniu finansowanym przez pracodawcę - odbywającym się poza godzinami pracy - będzie mogła stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę. Stać się może tak w szczególności wówczas, gdy szkolenie takie ma istotny związek z rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika, zaś przeprowadzenie go w czasie pracy nie jest możliwe lub jest utrudnione.

Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika ponadto, iż brak doskonalenia zawodowego pracownika może ponadto osłabić szanse na utrzymanie zatrudnienia pracownika w firmie, która przeprowadza zwolnienia grupowe, zaś kryterium wyboru zwalnianych pracowników są ich kwalifikacje zawodowe, w tym ukończone kursy i szkolenia. Zwykle bowiem przy podobnym poziomie wykształcenia pracowników o zbliżonych kwalifikacjach zawodowych czynnikiem różnicującym sytuację takich pracowników w aspekcie kwalifikacji są właśnie ukończone szkolenia, kursy czy studia podyplomowe.

W opinii Sądu Najwyższego kryterium doboru pracowników do zwolnień mogą być natomiast umiejętności, które wynikają z dokształcania się na własną rękę pracowników (wyrok SN z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNAPiUS 2001/22/660).

Niedopuszczalne byłoby natomiast wymierzenie kary porządkowej za odmowę udziału w szkoleniu odbywającym się w czasie wolnym. Pracodawca może bowiem zastosować kary porządkowe wobec pracowników wyłącznie wtedy, gdy naruszą oni obowiązki, które określone zostały w art.108 k.p. Pracownik odpowiada za:

● nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,

● nieprzestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych,

● nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Za powyższe przewinienia pracodawca może zastosować wobec pracownika kary niemajątkowe - upomnienia i nagany.

Za nieprzestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych pracodawca może zastosować również karę pieniężną.

Kara pieniężna może zostać wymierzona także za cięższe przewinienia, jakimi są opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia i stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Wina pracownika dotyczyć musi zatem naruszenia obowiązków wyraźnie określonych w kodeksie pracy - związanych z wykonywaniem stosunku pracy.

Nieobecność na szkoleniu odbywającym się poza godzinami pracy nie stanowi naruszenia żadnego z tych obowiązków, co uniemożliwia pracodawcy wymierzenie za takie zachowanie kary porządkowej bez względu na to, jaki związek ma temat szkolenia z pracą wykonywaną przez pracownika. Inaczej sytuacja przedstawiałaby się tylko wtedy, gdyby szkolenie odbywało się w czasie pracy, ponieważ nieobecność na szkoleniu czy spóźnienie na nie można by uznać za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia lub nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, co daje podstawy do zastosowania kary porządkowej.

Za niedopuszczalne uznać należy także zmuszanie pracownika przez pracodawcę do podnoszenia kwalifikacji zawodowych na swój własny koszt.

Jeśli pracodawca uważa, iż odbycie określonego szkolenia przez pracownika jest konieczne dla dalszego prawidłowego wykonywania przez niego obowiązków, to powinien sam opłacić pracownikom takie szkolenie, o ile wyrażają oni chęć jego odbycia.

Jeśli pracodawca uważa, iż pewne dodatkowe kwalifikacje pracowników niezwiązane bezpośrednio z wykonywaną pracą są dla niego ważne, a nie chce ponosić kosztów doskonalenia zawodowego pracowników, powinien postawić odpowiednio wysokie wymagania już w procesie rekrutacji załogi, zatrudniając pracowników, którzy dysponują świadectwami preferowanych przez pracodawcę kursów lub szkoleń.

Nadmienić też należy, że obowiązek odbywania przez pracownika szkoleń może wynikać z ustaw określających prawa i obowiązki niektórych pracowników, zakładowych przepisów prawa pracy lub umów o pracę.

Pracodawca, typując pracowników do szkoleń, musi pamiętać, aby bezpodstawnie nie pomijać niektórych z nich przy doborze do szkoleń.

Pomijanie jednego lub określonej grupy pracowników przy doborze do odbycia szkoleń może wskazywać na to, iż są oni dyskryminowani.

Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się bowiem różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika z jednej lub kilku przyczyn wymienionych w art. 18^3a k.p., którego skutkiem jest w szczególności:

● odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku pracy,

● niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą,

● pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe - chyba że pracodawca udowodni, iż kierował się obiektywnymi powodami.

Jednym z typowych przejawów dyskryminacji może być pomijanie pracowników przy kierowaniu na szkolenia. Aby można jednak mówić, że doszło do dyskryminacji, taka nierówność traktowania w dostępie do szkoleń nastąpić musi w szczególności ze względu na:

● płeć,

● wiek,

● niepełnosprawność,

● rasę,

● religię,

● narodowość,

● przekonania polityczne,

● przynależność związkową,

● pochodzenie etniczne,

● wyznanie,

● orientację seksualną,

● zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Jeśli pracownik lub grupa pracowników stwierdzi, iż jedna ze wskazanych okoliczności miała wpływ na pomijanie ich przy doborze do odbycia szkoleń, a pracodawca nie będzie w stanie wskazać obiektywnych przyczyn swojego postępowania, może to skutkować powstaniem u tych pracowników roszczeń o odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Obecnie zasady dokształcania zawodowego pracowników uregulowane są w kodeksie pracy.

Pracodawcy realizujący świadczenia na podstawie umów szkoleniowych zawartych w 2010 roku i wcześniej muszą pamiętać, iż do części z nich stosuje się w dalszym ciągu przepisy, które obowiązywały wówczas. Datą graniczną jest w tym przypadku 16 lipca 2010 r., kiedy weszły w życie nowe przepisy, bowiem do pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed dniem wejścia w życie nowych zasad doskonalenia zawodowego, stosuje się przepisy regulujące zasady i warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, obowiązujące przed 11 kwietnia 2010 r. Było to rozporządzenie z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.).

Udział pracodawcy w doskonaleniu zawodowym pracowników w oparciu o poprzednio obowiązujące przepisy przybierać mógł dwojaką postać - z tym wiązały się zróżnicowane rygory prawne, którym podlegały umowy dotyczące dokształcania zawarte pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Kwestią mającą decydujące znaczenie dla określania rodzaju obowiązków i uprawnień zarówno pracownika, jak i pracodawcy było to, z czyjej inicjatywy doszło do podjęcia nauki przez pracownika. Po pierwsze pracownik mógł zostać skierowany przez pracodawcę do pobierania nauki. Druga możliwość wiązała się z udzieleniem przez pracodawcę wsparcia pracownikowi podejmującemu kształcenie z własnej inicjatywy, wówczas wszelkie świadczenia, których udzielał, oparte były na swobodzie umów.

Obecnie obowiązujące przepisy kodeksu pracy jako podnoszenie kwalifikacji określają zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Z tego powodu w obecnym stanie prawnym niezwykle istotne jest pojęcie zgody na dokształcanie zawodowe pracownika.

Dokształcanie pracowników, którego dotyczą wskazane przepisy, odbywać się może w dowolnych formach. Obejmuje zatem dokształcanie w szkołach różnego typu, na uczelniach zarówno prywatnych, jak i publicznych. Przepisy dotyczą też popularnych wśród pracowników studiów podyplomowych.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy wreszcie rozumieć najbardziej powszechną wśród pracowników formę dokształcania, jaką są szkolenia i kursy zawodowe.

Kwestia udzielania zgody na dokształcanie pracownika ma tak duże znaczenie dla każdego z pracodawców wyrażających taką zgodę, ponieważ jej udzielenie automatycznie przesądza o nabyciu przez pracownika tych uprawnień związanych z nauką, które gwarantują mu przepisy kodeksu pracy. Także wówczas, gdy pracodawca decyduje się zaoferować pracownikowi dodatkowe świadczenia - już sam ten fakt przesądzi o tym, iż wyraził zgodę na jego naukę. W tej sytuacji wszystkie pozostałe uprawnienia, nawet jeśli nie zostały zawarte w umowie szkoleniowej, pracownik nabędzie z mocy ustawy.

Umowa zawarta z pracownikiem nie może zawierać mniej korzystnych postanowień niż przepisy kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W praktyce oznacza to, iż przepisy ustawowe zastąpią nie tylko mniej korzystne dla pracownika postanowienia umowy, ale przede wszystkim to, iż w kwestiach, które w ogóle nie zostały ujęte w umowie, pracownik będzie miał prawo się domagać przyznania mu przez pracodawcę uprawnień gwarantowanych przez kodeks pracy.

Pracownik otrzymał od pracodawcy zgodę na finansowanie mu czesnego na zaocznych studiach magisterskich. Umowa szkoleniowa dotyczyła tylko wysokości dofinansowania i obowiązku zwrotu uzyskanej pomocy w przypadku wypowiedzenia umowy przez pracownika w ciągu roku po zakończeniu studiów. Pomimo braku zapisów w umowie - na ostatnim roku studiów pracownikowi będzie przysługiwał urlop szkoleniowy, należący się z mocy ustawy.

Wyrażenie zgody na odbycie nauki przez pracownika bądź skierowanie go do niej z inicjatywy pracodawcy wymaga udokumentowania tych kwestii.

Pracodawca kierujący pracownika do odbycia szkolenia czy innej formy nauki robi to zawsze z pełną świadomością, uznając za konieczne zdobycie konkretnych umiejętności przez pracownika. Z tego powodu skierowanie pracownika do odbycia szkolenia czy studiów ma w takim przypadku charakter bardziej sformalizowany.

Pracodawca będący stroną inicjującą odbycie szkolenia przez pracownika zorientowany jest już wcześniej zarówno co do kosztów wiążących się z jego nauką, jak i szczegółów organizacyjnych dotyczących czasu i wymiaru zajęć, na które pracownik będzie musiał być zwalniany. Skoro w tym przypadku inicjatorem odbycia szkolenia czy innej formy nauki jest pracodawca, musi on uzyskać zgodę pracownika na odbycie szkolenia, ponieważ w sytuacji gdy odbywa się ono poza czasem pracy, nie ma możliwości zmuszenia pracownika do odbycia nauki.

Pracodawca kierujący pracownika do odbycia szkolenia nie musi uzyskiwać wcześniej jego zgody w formie pisemnej, ponieważ wyrazem uzyskania takiej zgody będzie zwykle umowa szkoleniowa. Jeśli umowa taka nie jest spisywana, w interesie obydwu stron leży jednak udokumentowanie tego faktu poprzez sporządzenie dokumentu skierowania pracownika na studia czy szkolenie, z którego w sposób wyraźny będzie wynikało to, iż dokształca się on z woli pracodawcy.

Przepisy kodeksu pracy nie nakładają też obowiązku zachowania określonej formy udzielenia przez pracodawcę zgody na studia czy szkolenie, w sytuacji gdy sam pracodawca nie wydaje takiego skierowania. Uznać zatem należy, iż zgoda taka wyrażona być może w dowolnej formie.

Pracownik wyraził zgodę na skierowanie go do odbycia studiów podyplomowych finansowanych przez UE, ponieważ pracodawca uzależniał od tego dalsze zatrudnienie. Skierowanie pracownika było jednak ustne i nie zostało w żaden sposób udokumentowane. Po rozpoczęciu studiów pracodawca uznał, iż studia pracownika są jednak nieprzydatne dla firmy, i odmówił udzielania mu zwolnień na czas zajęć. W tej sytuacji pracownik może nie mieć instrumentów do wyegzekwowania od pracodawcy wynikającego z kodeksu pracy obowiązku udzielania bezpłatnych zwolnień na czas zajęć, ponieważ nie będzie w stanie udowodnić tego, iż na studia został skierowany przez pracodawcę.

Pracownik we własnym interesie powinien jednak zadbać o udokumentowanie wyrażenia przez pracodawcę zgody na odbycie szkolenia lub studiów. Nastąpić to może w dowolnej formie. Jeżeli pracodawca decyduje się udzielać pracownikowi jakichkolwiek dodatkowych świadczeń, wyrazem udzielenia zgody na naukę jest zwykle pisemna umowa określająca prawa i obowiązki stron. W innym przypadku za wystarczające należy uznać sporządzenie pisma, w którym pracodawca w sposób wyraźny oświadcza, że wyraża zgodę na naukę pracownika.

W interesie pracodawcy, szczególnie w przypadku trwających przez dłuższy czas studiów czy długotrwałych kursów, leży dokładne określenie przedmiotu studiów czy planowanego przez pracownika kursu oraz okresu ich trwania.

Wyrażenie zgody w formie zbyt ogólnej może dawać pracownikowi zbyt dużą swobodę w wyborze studiów, co może później obligować pracodawcę do udzielania pracownikowi nieprzewidzianych w momencie udzielania zgody zwolnień czy urlopów.

Pracownik poprosił pracodawcę o wyrażenie zgody na odbywanie studiów z dziedziny zarządzania zasobami ludzkimi. Pracodawca wyraził pisemną zgodę na studia, będąc przekonanym, iż są to trzyletnie studia licencjackie. Pracodawca nie wyjaśnił jednak tej kwestii z pracownikiem. W porozumieniu o wyrażeniu zgody na podjęcie studiów określono ich przedmiot, uczelnię oraz przewidywany termin rozpoczęcia studiów. Pracownik podjął jednak pięcioletnie studia magisterskie. Pracodawca ma obowiązek udzielania pracownikowi zwolnień od pracy przez cały czas trwania studiów, ponieważ z pisma dokumentującego udzielenie zgody na ich podjęcie nie wynika, że dotyczyła ona studiów licencjackich, pomimo iż pracodawca tak uważał.

W praktyce zdarza się nieraz, że pracownik nie zabiega u pracodawcy o wyrażenie zgody na podjęcie nauki, tylko zawiadamia go o tym zdarzeniu.

Brak reakcji pracodawcy na takie zawiadomienie nie może być uznany za wyrażenie zgody na dokształcanie.

Po zawiadomieniu pracodawcy o podjęciu studiów przez pracownika pracodawca nie ma bowiem obowiązku składania oświadczenia w jego przedmiocie, ponieważ dopiero zgoda pracodawcy na podjęcie nauki rodzi skutek w postaci konieczności udzielania pracownikowi zwolnień lub urlopu. Samo zawiadomienie pracodawcy o podjęciu przez pracownika nauki jest tylko jego oświadczeniem wiedzy. Aby wywarło ono skutek w postaci konieczności udzielania pracownikowi zwolnień związanych z odbywaniem zajęć czy udzielenia urlopu szkoleniowego, musiałby on to oświadczenie pracownika zaakceptować. Zgoda taka dla celów dowodowych powinna być udzielona na piśmie. Nie można jednak wykluczyć, że mogłaby zostać udzielona w sposób dorozumiany, np. poprzez faktyczne wielokrotne udzielanie zwolnień na odbycie zajęć. Jeżeli natomiast pracodawca ignoruje złożone przez pracownika oświadczenie o podjęciu nauki, nie ma jakichkolwiek podstaw aby uznać takie zachowanie za dorozumiane udzielenie zgody na podjęcie nauki.

Spółka finansowała pracownikowi studia licencjackie, które ukończył w maju. W sierpniu pracownik złożył w dziale kadr zaświadczenie o podjęciu od października uzupełniających studiów magisterskich. Jeśli pracodawca nie chce finansować tych studiów ani udzielać urlopów czy zwolnień, nie musi reagować na to oświadczenie. Finansowanie przez pracodawcę pierwszego etapu dwustopniowych studiów pracownika nie oznacza, iż pracodawca automatycznie wyraża zgodę na kontynuację nauki. Umowa pomiędzy pracodawcą a pracownikiem dotyczyła bowiem tylko studiów licencjackich.

Innego typu wątpliwości mogą powstać wtedy, gdy pracodawca informuje pracowników o przekazywanych do niego ofertach firm szkoleniowych czy uczelni, a pracownicy, korzystając z tej informacji, podejmują naukę.

Brak jest podstaw, aby w tej sytuacji uznać, że pracodawca skierował pracownika do odbycia nauki. Za inicjatywę pracodawcy w rozumieniu art. 103¹ par.1 k.p. nie można bowiem uznać przekazania wszystkim pracownikom informacji o ofercie zewnętrznych firm szkoleniowych.

Przekazując ofertę pracownikom, pracodawca nie komunikuje tego, że jego wolą jest odbycie któregokolwiek z oferowanych szkoleń przez pracownika. Pracodawca jest w tym przypadku wyłącznie pośrednikiem umożliwiającym pracownikom zaznajomienie się z ofertami zewnętrznych organizatorów szkoleń lub studiów.

Uznanie, że studia czy szkolenia odbywają się z inicjatywy pracodawcy, wymaga przynajmniej dorozumianego wykazania przez pracodawcę chęci skierowania pracownika do odbycia nauki. Najczęściej jednak za wyraz inicjatywy pracodawcy można uznać złożenie wprost propozycji dokształcania konkretnemu pracownikowi bądź grupie chętnych pracowników. Przykładowo studia odbywałyby się z inicjatywy pracodawcy, gdyby do oferty firmy zewnętrznej pracodawca dołączył własne pismo deklarujące pokrycie kosztów szkolenia i prośbę o wyrażenie chęci odbycia szkolenia przez zainteresowanych pracowników w zakreślonym przez siebie terminie.

Uprawnieniami kształcącego się pracownika gwarantowanymi przez kodeks pracy są prawo do urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień od pracy.

O nabyciu prawa do urlopu szkoleniowego decyduje już skierowanie do odbycia nauki bądź decyzja pracodawcy o wyrażeniu zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Można więc przyjąć, że pracownik nabędzie prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnień od świadczenia pracy nawet wtedy, gdy pracodawca nie zobowiąże się do udzielania mu jakichkolwiek dodatkowych świadczeń pieniężnych, wyrażając jednak zgodę na doskonalenie zawodowe pracownika w zaproponowanej przez niego formie.

Liczba dni urlopu szkoleniowego należnego pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zależy od rodzaju dokształcania. Przysługuje on w następującym wymiarze:

● 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego lub egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,

● 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Większą niż udzielenie urlopu uciążliwością dla pracodawcy zatrudniającego szkolącego się pracownika może być konieczność zwalniania go z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Zgodnie z poprzednio obowiązującymi przepisami zwolnienia od świadczenia pracy oraz dodatkowe urlopy na udział w zajęciach określone były w dniach roboczych i godzinach.

W świetle przepisów stosowanych do pracowników podejmujących naukę na nowych zasadach bardzo istotną okolicznością staje się to, aby przed wyrażeniem zgody na podjęcie doskonalenia zawodowego pracodawca ustalił, w jakich dniach i godzinach odbywały się będą obowiązkowe zajęcia pracownika, nawet jeśli nie chce udzielać mu żadnych dodatkowych świadczeń.

Nowa regulacja jest bowiem korzystna dla tych pracodawców, których pracownicy szkolą się poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy.

Wiedza o czasie odbywania zajęć jest istotna, ponieważ jeśli znaczna część zajęć miałaby się odbywać w godzinach pracy, częsta nieobecność pracownika stać się może istotnym problemem.

Przyjmując na siebie zobowiązania związane z udzieleniem zgody na naukę pracownika, pracodawca nie może się zwolnić z nich, stwierdzając, iż liczba nieprzewidzianych zwolnień od pracy jest zbyt duża, bądź że nie przewidywał uciążliwości, jakie wywołać może konieczność zwalniania pracownika z pracy.

Informacje o przewidywanej liczbie zwolnień uzyskać można najłatwiej po przedstawieniu programu studiów przez pracownika czy przewidywanego planu zajęć, z których wynikać powinny liczba godzin obowiązkowych zajęć i dni tygodnia, w których będą się one odbywać.

Jeżeli pracodawca dojdzie do przekonania, iż problem stanowi nie absencja pracownika, ale obciążenie finansowe związane z koniecznością wypłacania mu wynagrodzenia za czas uczestnictwa w zajęciach, może on umożliwić pracownikowi odbycie studiów bez wyrażania zgody.

Pracownikowi odbywającemu studia bez zgody pracodawcy mogą być bowiem przyznane zwolnienia od całości lub części dnia pracy - tyle że bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Szczegółowy tryb udzielania tych zwolnień określa w takim przypadku porozumienie zawierane pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Oprócz niepłatnych zwolnień od pracy, przedmiotem takiego porozumienia może być również objęty urlop bezpłatny dla pracownika udzielany np. w celu przygotowania się do egzaminów.

Zwolnienie od pracy, jak i urlop szkoleniowy mają charakter identyczny jak inne okolicznościowe zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy. Oznacza to, iż w przypadku nieskorzystania z nich w celu, dla którego zostały ustanowione, pracownik nie będzie miał prawa żądać od pracodawcy udzielenia urlopu lub zwolnienia w późniejszym terminie czy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent taki wypłacany jest bowiem wyłącznie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Pracodawca skierował pracownika na dwuletnie studia podyplomowe. Pracownik chciał do końca wykorzystać ofertę dodatkowych zajęć i zapisał się na wiele fakultatywnych wykładów. Odbywały się one w czasie pracy. Pracodawca nie ma obowiązku zwolnienia pracownika od świadczenia pracy na czas tych zajęć, ponieważ powinność ta dotyczy wyłącznie zajęć obowiązkowych. Zwolnienie pracownika z pracy na te zajęcia zależy zatem od decyzji pracodawcy, który może się na przykład na nie zgodzić, ale bez wypłaty wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny.

Pracownik na ostatnim roku studiów nie wyrażał chęci wykorzystania 21 dni urlopu szkoleniowego. Miesiąc po obronie pracy magisterskiej złożył jednak wniosek o udzielenie całego urlopu, chcąc połączyć go z urlopem wypoczynkowym i wyjechać na dwa miesiące za granicę. Pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika, ponieważ cel urlopu szkoleniowego jest ściśle związany z edukacją pracownika, a skoro pracownik zakończył już naukę, to nie ma prawa go wykorzystać.

Zarówno na podstawie poprzednio obowiązujących przepisów, które stosuje się do umów szkoleniowych zawartych przed 16 lipca 2010 r., jak i w przypadku umów zawartych po tym terminie, udzielenie przez pracodawcę dodatkowej pomocy dla pracownika zależy od dobrej woli pracodawcy.

Fakultatywne świadczenia, które pracodawca może przyznać pracownikowi, to pokrycie opłat za:

● kształcenie,

● przejazdy na zajęcia,

● podręczniki

● zakwaterowanie.

Wyliczenie wskazane powyżej nie jest jednak wyczerpujące, zatem wyłącznie porozumienie pracownika i pracodawcy decyduje o tym, jaki ostatecznie zakres świadczeń uzyska pracownik od pracodawcy.

Poza świadczeniami wskazanymi wyżej można wymienić chociażby koszty utrzymania, jeśli szkolenie odbywa się poza miejscem zamieszkania, koszty sporządzenia prac dyplomowych lub udostępnienia samochodu służbowego na cele przejazdu do miejsca odbywania zajęć.

Pracodawca może się wreszcie zgodzić na udzielenie pracownikowi urlopu szkoleniowego w wymiarze wyższym, niż przewidują to przepisy, bądź przyznać taki urlop lub zwolnienie od obowiązku świadczenia pracy w sytuacji, gdy w ogóle nie ma takiego obowiązku.

Pracownik za zgodą pracodawcy podejmuje studia magisterskie. Pracodawca może się zgodzić na udzielenie pracownikowi dodatkowego płatnego lub bezpłatnego urlopu na przygotowanie się do egzaminów podczas każdej sesji poza urlopem przysługującym mu na ostatnim roku studiów.

Szczegóły wzajemnych zobowiązań stron stosunku pracy związanych z doskonaleniem zawodowym pracownika określa umowa. Musi ona zostać zawarta w formie pisemnej.

Od obowiązku zawarcia umowy przepisy zwalniają w tych sytuacjach, gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Wydaje się jednak, że ze względów dowodowych zawarcie umowy na piśmie jest pożądane również w takiej sytuacji.

Z uwagi na to, iż obecne regulacje prawne dotyczące szkoleń mają charakter znacznie ograniczony, warto, aby umowa, którą pracodawca podpisuje z pracownikiem, jak najbardziej szczegółowo określała wszystkie wzajemne zobowiązania. Może być to bardzo pomocne, jeśli dojdzie do sporów na tle jej wykonania.

Pracodawca, który w poprawę wykształcenia pracownika wnosi własny wkład finansowy, może określić w ten sposób swoje oczekiwania wobec dalszego zatrudnienia pracownika i rzetelnego podchodzenia przez pracownika do obowiązków związanych z nauką oraz konsekwencje łamania tych obowiązków.

Aby cele zawarcia umowy zostały osiągnięte, musi ona zostać prawidłowo zredagowana przy uwzględnieniu przewidywanych przez strony sytuacji, które pojawić się mogą przy jej wykonaniu.

Zawarcie umowy w innej formie niż pisemna, np. ustnej lub w sposób dorozumiany, nie powoduje nieważności umowy, ponieważ rygor pisemności zastrzeżony jest tylko dla celów dowodowych.

W przypadku sporów na tle wykonania umowy udowodnienie zasadności jakichkolwiek roszczeń przed sądem będzie bardzo utrudnione. Szczególnie dotyczy to pracodawcy, który jako profesjonalista powinien dochowywać należytej troski i staranności, dbając o własne interesy. Wyrażane są jednak poglądy, iż ważność zobowiązania pracownika do odpracowania uzgodnionego przez strony okresu zależy od tego, czy zostało ono stwierdzone na piśmie.

Niezależnie od formy dokształcania pracownika oraz rodzaju świadczeń, jakie pracownik otrzymać ma od pracodawcy, umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy normujące podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 103⁴ par. 2 k.p.). Oznacza to, iż umieszczanie w umowie takich niedozwolonych klauzul nie ma jakiegokolwiek sensu. Jeśli dojdzie bowiem do sprzeczności postanowienia umowy z przepisem kodeksu pracy będzie on nieważny i w jego miejsce wejdzie przepis kodeksu pracy.

Żadnego znaczenia dla stwierdzenia nieważności niezgodnych z prawem klauzul nie miałby fakt, iż zostały one umieszczone w umowie za zgodą obydwu stron lub nawet z inicjatywy pracownika, który np. w zamian za rezygnację z uprawnień wynikających z kodeksu pracy chce uzyskać pomoc finansową pracodawcy związaną z jego dokształcaniem.

Pracownik stara się o to, aby pracodawca sfinansował mu kosztowne studia. Przełożony początkowo nie chciał opłacać tych studiów i bał się dezorganizacji pracy z powodu nieobecności pracownika w pracy w czasie zajęć. Pracownik zaoferował, iż jeśli tylko otrzyma dofinansowanie, to po pierwsze ustali rozkład zajęć tak, aby nie przeszkadzał w pracy, a jeśli będzie taka konieczność - na czas zajęć będzie korzystał z urlopów wypoczynkowych, zrzekając się w umowie prawa do zwolnień od pracy i urlopu szkoleniowego. Klauzula o zrzeczeniu się zwolnień na czas zajęć i urlopu szkoleniowego jest nieważna. Pomimo niej pracownik będzie miał roszczenie o ich udzielenie.

W umowie szkoleniowej wskazać należy jej strony, czyli pracodawcę i jego adres oraz dane personalne pracownika i jego adres.

Wskazanie adresu jest konieczne np. dlatego, że umowa może przewidywać składanie przez strony oświadczeń czy ponagleń.

Pracodawca będący osobą fizyczną umowę szkoleniową powinien podpisać osobiście, natomiast za pracodawcę - osobę prawną lub jednostkę organizacyjną - podpisuje ją osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

Umowę podpisać może także pełnomocnik ustanowiony do tej czynności lub osoba wyznaczona przez pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.

Umowa określać powinna termin rozpoczęcia nauki czy szkolenia oraz przewidywany termin ich zakończenia. Wpisanie tych terminów do umowy umożliwia wyciągnięcie wobec pracownika konsekwencji za nierozpoczęcie lub przerwanie nauki, czy sankcji za ukończenie nauki z opóźnieniem, jeśli przewiduje to umowa.

Jeśli nauka odbywa się w kilku etapach, należy wyraźnie sprecyzować, czy umowa odnosi się do wszystkich z nich, czy tylko jednego. Dotyczy to szczególnie dwuetapowych studiów (licencjackich i magisterskich).

Kolejna istotna kwestia to określenie przedmiotu umowy, czyli rodzaju lub formy dokształcania pracownika (szkolenia, studiów czy innej formy nauki).

Szkoły wyższe i ich poszczególne wydziały prowadzą studia na różnych kierunkach, dlatego za niewystarczające uznać należy wskazanie samej nazwy uczelni lub nazwy wydziału, na którym pracownik ma odbyć studia. Najczęściej w interesie pracodawcy leży zdobycie przez pracownika dodatkowych kwalifikacji w konkretnej dziedzinie, co ma dać korzyści przy wypełnianiu przez niego obowiązków pracowniczych.

Brak precyzyjnego określenia w umowie kierunku studiów pozostawia natomiast zbyt dużą swobodę ich wyboru pracownikowi.

W umowie nie ma potrzeby powtarzania kodeksowych przepisów dotyczących urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy, chyba że pracodawca decyduje się udzielić pracownikowi tych świadczeń w zakresie szerszym, niż przewiduje to kodeks pracy. Zwykle dotyczy to dodatkowego urlopu szkoleniowego. W takim przypadku określić należy jego wymiar oraz przesądzić, czy za czas dodatkowego urlopu pracownikowi przysługiwało będzie wynagrodzenie, a jeśli tak, to w jakiej wysokości.

Wymiar dodatkowego urlopu określony być może poprzez odniesienie do całego okresu nauki lub poszczególnych jej etapów.

Pracodawca ma prawo pokryć koszty dokształcania w pełni lub tylko częściowo, ponieważ zobowiązanie wynika tylko z jego woli.

Umowa przewidywać może, że pracodawca ureguluje opłaty za naukę przed terminem ich płatności bezpośrednio na rzecz uczelni czy innego podmiotu prowadzącego szkolenie. Wymaga to zawarcia w umowie zastrzeżenia zobowiązującego pracownika do przedstawienia z wyprzedzeniem, przed terminem płatności, zaświadczenia uczelni lub własnego oświadczenia o wysokości należnej opłaty.

Strony umowy umówić się mogą także, że pracownik sam pokrywał będzie czesne za naukę, natomiast pracodawca dokona pracownikowi jego zwrotu po przedstawieniu faktury lub innego dowodu uiszczenia opłaty.

Za dopuszczalne w świetle zasady swobody umów uznać można zastrzeżenie, że pracodawca pokryje koszty tylko pomyślnie ukończonej nauki lub jej etapu. Wymaga to zakreślenia w umowie terminu, w jakim pracownik powinien złożyć zaświadczenie o ukończeniu szkolenia czy semestru studiów, np. wraz z oświadczeniem czy fakturą określającą wysokość poniesionych przez pracownika kosztów pod rygorem utraty prawa do refundacji czesnego.

Pracodawca może też zrefundować szkolącemu się koszty dojazdu na uczelnię. W tym celu w umowie można określić ryczałt za dojazdy w stałej kwocie. Nie wymaga to od pracownika rozliczania się z poniesionych rzeczywiście kosztów.

Dopuszczalne jest także ustalenie, iż pracodawca będzie zwracał pracownikowi koszty dojazdów na takich zasadach jak rozlicza się podróże służbowe.

Zwrot kosztów w zależności od woli stron umowy może obejmować zwrot ceny biletów kolejowych lub autobusowych albo tzw. kilometrówki. To, czy wypłata odbywała się będzie na podstawie oświadczenia pracownika, czy po przedstawieniu biletów, zależy od woli stron umowy. Pracodawca może się też zdecydować na pokrycie kosztów zakwaterowania pracownika, jeśli uczy się on poza miejscem zamieszkania. W takiej sytuacji dopuszczalne jest określenie ryczałtu lub rozliczanie się na podstawie faktur z ewentualnym wskazaniem w umowie szkoleniowej kwoty maksymalnej refundacji za nocleg.

Pracodawca może wreszcie udzielić pracownikowi pomocy w zakupie podręczników lub innych pomocy naukowych.

Ze względu na pominięcie w przepisach kwestii powtarzania roku przez pracownika pożądane jest, aby stosowne postanowienie dotyczące takiej ewentualności znalazło się w umowie, która może przewidywać, że przypadku powtarzania roku (semestru) przez pracownika z powodu niezadowalających wyników w nauce świadczenia wynikające z umowy nie będą mu udzielane przez czas powtarzania roku (semestru), zaś pracodawca nie będzie miał obowiązku ponoszenia kosztów egzaminów poprawkowych.

Jak się wydaje, strony mogą również określić warunki, w jakich może dojść do wypowiedzenia umowy z powodu zawinionych zachowań pracownika lub pracodawcy, choć należy się liczyć z tym, iż ich legalność ostatecznie ocenić może sąd w przypadku ewentualnego sporu.

Artykuł 103⁵ k.p. wskazuje okoliczności, w których pracownik ma obowiązek zwrotu dodatkowych świadczeń udzielonych przez pracodawcę. Nie ma potrzeby recypowania tych przepisów do umowy. Wprowadza się je najwyżej po to, by podkreślić wagę odpowiedzialności pracownika za przerwanie edukacji lub doprowadzenie do rozwiązania stosunku pracy.

Obowiązek zwrotu świadczeń dotyczy pracowników, którzy bez uzasadnionych przyczyn nie podejmują podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerywają podnoszenie tych kwalifikacji.

Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, albo pracownik sam wypowie w tym czasie umowę o pracę, również będzie miał on obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę. Wyjątek od tej zasady dotyczy wypowiedzenia umowy, którego przyczyną jest mobbing ze strony pracodawcy.

Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę dotyczy ponadto pracownika, który rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę, w tym z powodu mobbingu mimo braku przyczyn uprawniających do tego.

Zwrot poniesionych przez pracodawcę kosztów nastąpić powinien w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia pracownika po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Nałożenie na pracownika obowiązku przepracowania określonego okresu po zakończeniu nauki odbywanej za zgodą lub na polecenie pracodawcy wymaga natomiast wyraźnego zastrzeżenia w umowie.

Maksymalny okres odpracowania świadczeń udzielonych przez pracodawcę to 3 lata od ukończenia szkolenia czy studiów. Okres ten może być też krótszy. Jeśli w umowie wskazany zostanie okres dłuższy, jej postanowienie będzie w tej części nieważne i w jego miejsce pracownik będzie zobowiązany do przepracowania maksymalnie trzech lat.

Okres odpracowania przez pracownika świadczeń udzielonych przez pracodawcę powinien zostać wskazany w miesiącach lub latach od ukończenia nauki, a nie poprzez odwołanie do konkretnego terminu. Należy mieć bowiem na względzie możliwość opóźnienia planowanego terminu zakończenia kształcenia pracownika.

Umowa określać może w sposób bardziej korzystny, niż przewiduje to kodeks pracy, katalog wyłączeń zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów (np. z uwagi na stan zdrowia pracownika).

Obowiązek zwrotu dotyczyć może wyłącznie tych świadczeń, których pracodawca udzielał dobrowolnie. Nie wolno zatem wprowadzić do umowy obowiązku zwrotu wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za czas zwolnień od pracy i urlopów szkoleniowych, do których uprawniają przepisy kodeksu pracy.

@RY1@i02/2011/174/i02.2011.174.209.0005.001.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 103¹ - 103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).